企业档案管理制度范本

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1、企业档案管理制度范本篇一：公司文件档案管理制度公司档案管理制度总则为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。一、适用范围1、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。2、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等3、公司的请示与上级批复文件4、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告5、公司成立、合并、撤销、更改名称、股东会决议、董事会决议等相关文件资料6、公司制定的章程、制度等文件材料7、公司营业执照、税务登记证等重要文件二档案保管1、公司各类文件应由总经理办公室安排专人保管。2、保管人员需根据

2、文件内容及其历史关系，合并整理，分类保存。3、档案保管人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。4、库藏文档要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。三档案借阅1、借阅档案必须先办理借阅手续，登记档案借阅审批表由部门负责人签字。2、借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改。3、借出的档案要注意保密，不得将档案带入私人场所，不得让无关人员翻阅。4、借阅的档案应如期归还，如因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。4归还档案时，由档案保管人员当面查点清楚，并在档案借阅审批表上及时注销。5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，

3、否则一律不准借阅、抄录、复印。四档案销毁经确定需销毁的档案，由档案保管人员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。五 档案保密1、档案保管人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。2、不得传播、议论有关机密问题。3、档案资料不准带到公共场所。篇二：公司档案管理制度档案管理制度XY/GL-10为了规范公司内、外文件，资料、证件的管理，确保各类档案保管的规范有序和完整准确，提高档案资料查阅、使用效率，特制订本制度。本制度适用于公司各部门档案的规范管理。一、 各级档案管理员职责 公司办公室负责公司级档案资料的保管，各部门只负责涉及本部门业务的档案资料的保管； 各级档案管理部门必

4、须指定专人负责档案管理，切实做好保密工作，严格按照本制度要求对各类档案资料进行分类、立目、归档等工作，确保各类档案分类清晰、立目规范、归档及时准确； 档案管理人员必须做好档案的“防火、防潮、防尘、防盗”工作，定期对纸质档案进行整理，确保安全； 各级各类档案，一律采取纸质档案和电子档案保管同步的方式，确保档案查阅快捷、准确。二、 档案分类 法规性文件。包括上级颁发、需公司执行的，或由公司发行的各种标准、规章制度等。 公司的重大决议。包括由公司董事会、管委会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。 计划性文件。包括公司总体计划或规划、项目发展计划、经营质量计划、营销计划、财务计划等。

5、总结性文件。包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。 凭证性文书材料。包括公司各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、合同书、协议书等的原始记录和文本。 证件性文书资料。包括法人营业执照、税务登记证、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、公司和作品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。 汇报性文书资料。包括公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。 劳资人事资料。包括公司下属各部门的人事任命、调整，员工培训、工资审核记录，员工档案等相关资料。 声像制品资料

6、。包括公司及下属各部门在其经营活动或政治、文体娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。 类管理。各部门负责管理与本部门业务紧密相关的各类档案资料，办公室还要负责对公司级各类档案资料的管理。三、 档案管理程序 建档。档案管理人员收集到的档案资料，应按照档案性质进行合理分类，建立电子档案和纸质档案，确保电子文档记录与纸质档案统一、对应。遵循“批复在前、请示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后”原则进行建档。对于没有名称的资料，档案管理人员必须命名。 编号。同类档案资料，

7、按收到资料的时间先后顺序进行排序。每份档案资料可以用铅笔或打印字条进行编号，按编号顺序在档案登记目录表（见附件一）中填写名称、日期等信息，以便查阅。 保管。各部门应具备档案柜，对档案柜及其钥匙进行编号。可以采用文件盒或档案袋对各类档案资料进行装存，文件盒或档案袋上必须标注清楚档案分类名称、年份等。 存档。档案保存期限分为定期、永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。1. 永久保存：（1） 公司章程、制度、合同（2） 组织规程及办事细则（3） 董事会、管委会记录（4） 财务报表（5） 政府机关核准文件（6） 不动产所有权及其他债权凭证（7） 工程设计图（8） 其他经核定须永久保存的

8、文书2. 10年保存：（1） 预算、决算书类（2） 会计凭证（3） 事业计划资料（4） 其他经核定须保存10年的文书3. 1年至5年保存：（1） 期满或解除之合约（2） 其他经核定保存5年的文书（3） 会议纪录4. 1年以下暂时保存：结案后无长期保存必要者。四、档案日常管理 借阅1. 借阅手续：（1） 公司档案密级分为绝密、机密、秘密和非密四给级别。因工作需要，公司的其他人员需借阅档案时，由借阅人填写借阅档案申请表（见附件二），经过部门负责人审核并由办公室主任签字批准后，方可借阅。如果审核人或批准人不在公司，可以由借阅人或经办人通过微信、手机短信等方式申请同意后办理，待审核人或批准人回公司后签

9、字确认。（2） 绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。（3） 档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表（见附件三）上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。（4） 档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期。取消借阅记录。2. 借阅人须爱护档案，保持整洁，不得转借、拆卸、遗失、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。3. 借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经办公室主任批准。4. 借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅

10、同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。5. 会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务负责人同意。外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经公司领导同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司；如需摘抄、复印，应经财务负责人同意方可办理。 销毁1. 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。2. 凡属于密级的档案资料必须由公司办公室主任批准方可销毁；一般的档案资料，由部门负责人批准后方可销毁。3. 每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的档案资料销毁清册（见附件四），报公司主任审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。档案资料销毁清册需注明：销毁档案目录、公司负责人意见、档案

11、人签章、监销人签章、销毁时间。4. 销前，按照清册清点；销后，在清册上签名盖章。档案资料销毁清册需永久保管。5. 保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；未了事项；正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。 移交1. 需要进行移交的档案，需由档案员编制档案移交登记表（见附件五），报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。档案移交登记表需注明：移交档案目录、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。2. 移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，档案移交登记表一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。

12、保密1. 档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。2. 档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。3. 爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。篇三：集团公司档案管理制度汇编77p档案管理暂行规定第一章 总则第一条 为了加强集团公司档案管理，有效保护和利用档案，更好地为集团公司各项工作服务，根据中华人民共和国档案法等有关法律、法规、国家档案局、国家经贸委、国家计委联合发布的企业档案工作管理规定和江苏省、南京

13、市的有关规定，特制定本暂行规定。第二条 公司档案是公司在各项活动中形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种形式的文件材料。第三条 公司档案工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。档案工作实行统一领导、分级管理的原则，各部门和个人不得私自留用。第二章 档案管理体制第四条 集团公司档案工作由总经理分工领导，并列入公司领导议事日程。各分公司要指定一名领导分工负责本单位的档案工作。第五条 集团公司总经理办公室负责公司档案管理工作，接受上级档案部门和公司领导的监督和检查。各分公司办公室负责本单位档案管理工作，接受本单位领导和集团公司总经理办公室的监督和检

14、查。第六条 集团公司总经理办公室设档案库房，集中管理集团公司档案。有条件的分公司和控股子公司可设档案库房，集中管理本单位的档案。第七条 集团公司总经理办公室、集团公司各部门、分公司及控股子公司设专职或兼职档案员。专职或兼职档案员负责日常工作中文件、材料的收集、保管、整理和移交工作。在档案业务上接受集团公司总经理办公室的指导。第八条 档案工作人员要不断提高政治和业务素质，认真执行党和国家的方针政策及本公司的档案管理制度和保密规定。第三章 文件材料的形成与归档第九条 集团公司总经理办公室根据国家法律、法规和上级部门的规定，分别制定各类文件材料的归档办法。文件材料的运转要遵循计划、生产、技术、经营等项工作和文书处理的程序。第十条 公司各项活动中形成的文件材料由各部门、单位兼职档案员负责积累、整理归档。 第十一条 文件材料归档的基本要求 归档的文件材料必须完整。 归档的文件材料必须准确地反映本单位各项活动的真实内容和历史过程。 归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律，并注明保管期限。 需归档的文件材料应书写清楚、字迹端正、图样清晰，文件书写和载体材料能耐久