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1、工作简化的基本观点和方法演讲之前，先提一个楔子。去年十二月，我在大陆深圳市人民大会堂，为市政府处级以上官员临时安排一场演讲；因为我应美国东西大学之邀，在深圳市开了一系列课程，刚好有一位市政府官员亦在听课，就建议市长要办一场演讲。记得是礼拜三，深圳市长约见我，希望我拨一点时间，帮他们做一场演讲，时间就订在下星期一的早上。各位看看，星期三中午约见，只有星期四，五两天时间来联系（因深圳已实施周休二日），这样一场演讲要召集各单位人员来听演讲，所有单位都要行文到，我想以他们的效率可能办不成；但是礼拜一上午我到的时候，如期如时地举行。负责主办的人事局长告诉我：差点办不成，因为深圳对台办以中央没有审批过，要
2、暂缓办；但我告诉他说，市长已经批准了，而且要等中央通过也来不及了，先办再说。从这里我们可以体认到二点，第一、他们的办事效率能在短短二天之内召集六、七百位处级以上官员来听讲；第二、他们能打破成规，突破以往办事程序，先办再说。那次演讲内容刚好跟今天一样，叫做简化办事程序，提高工作效率，其中提了一些观念。我最近又去大陆，了解他们用在香港回归之后的海关作业。由这个例子发现，我们一直认为大陆相当落后、官僚，而且很多作业相当难以配合，但是他们也有心大刀阔斧地做一些改善，并在短短几年中跟上来。【高效率的方法不难，难在心态调整！】接着，我举个现成例子，大家都知道，车辆违规停车会被拖吊，我记得早期违规停车还由公
3、家单位拖吊时候，每部拖吊车一天平均拖吊一、二部车，但是包给民营之后，平均每部拖吊车拖吊二十部车以上，为什么拖吊业务改为民营之后，效率能大幅提升十几倍？最近我看到拖吊车做了一个改善，效率大约提升十倍，以前拖吊的时候，把拖吊座插进去，须另外一个人以栓卡住，然后升起来，才把车吊走；现在新设计的挂勾只要对准插入，即自动转向，然后升高吊走，速度是原来的十倍；而且以前要二个人，现在只要一个人。发明挂勾者，真是应该获奖。从这里我们发现：当心态改变的时候，从公营心态改变为民营心态的时候，效率就提升十几倍，当民营产生竞争的时候，效率还可提升十几倍。因此，我要强调：方法不难，难的在心态，心态能调整过来，就一定能想
4、出高效率的方法。【做得好还要更好才叫做改善】接着我想请问各位一个问题，各位在心中想想看，有没有碰到一个这样的工作：第一、可以赚得一个还可养家活口的待遇。第二、工作安定，不用担心关厂裁员。第三、可以实现理想，抱负。第四、还可以同时做社会服务。请问有没有这样的工作？我想各位心里有数，现在做的工作，就符合这四个要件。像我都还不能符合。有这样的工作我们怎样去珍惜它，在人生旅途中真正发出生命的光和热。我们可从一些小故事中，来自我启发。以往我们谈改善，很多人心中都有一些负面的联想，是不是做不好才改善。事实上谈改善，我认为刚好相反，做不好，要去改好叫改恶，这是主管的责任、制度的责任，做得好还要更好才叫做改善
5、。我相信今天很多政府机关，都已经做相当不错，明显地看到进步，像户政、税捐稽征处.等的进步。那么我们要怎样把工作做得好，还要更好，亦即用现有的人力做更多的事，如果不限制的加人，基本上不叫进步，进步是经由改善让效率更高，而且做得更轻松。谈到这里，有人会说，我们没有学过改善，所以局里应该办训练，教我们如何改善？我一直认为改善力是天生的，也就是说，只要每个人肯用心，他（她）的天赋改善力，就会被启发出来，只是我们受到传统知识教育及工作环境的限制，把很多创意、改善力压抑住了。今天我们只要把它启发出来，每个人改善泉源生生不息。所以，当我们谈工作简化提高效率的时候，其实是肯定各位能力，以及肯定各位以往成就，才
6、有机会、有能力做得更好。当然提高效率绝不是要我们拚死拚活的，做得很辛苦，因为这样违反人性。我在工商时报写专栏人性化管理，我们希望管理能符合人性，能轻松愉快地完成任务，即使是向高难度、高目标挑战，我们也能从容有序、轻松愉快地去完成，这才是今天演讲的目的。【达到高效率的秘诀】我们来看一个在美国发生的例子，美国有一个农庄，经过统计报告发现其农作物的产出值达平均上限的二倍，这是令人难以置信的，因一般超过上限就很难，他不但超过上限而且竟然超过二倍。有一位效率专家想去研究高效率原因，他千里迢迢来到这个农庄，看到一户农家，就推门而入，发现有一位农妇，正在工作，她怎么工作呢？二只手打毛线，面前放着一个架子，架
7、子上用夹子夹着一本书，她两眼看书，一只脚正推动着摇篮，摇篮里睡着一位刚出生不久的婴儿，另外一只脚推动一个链条带动的搅拌器，嘴里哼着催眠曲，炉子上烧着有汽笛的水壶，耳朵注意听水有没有烧开。各位看看她怎么工作，两手打毛线，两眼看书，耳朵注意烧水，嘴哼催眠曲，一脚推摇篮，一脚推搅拌器。但是效率专家觉得很奇怪，为什么每隔一会儿，她就站起来，再重重地坐下去，这样一直地重复。效率专家再仔细一看，才发现这位农妇的座垫，竟是一大袋必须重复压，才会好吃的奶酪。因此效率专家说不必查了，他已经知道高效率的原因了。【人手不足？时间不够？】其实，在我们四周，如果你有需要，也可成为千手观音，不会再人手不足。请问：一个人到
8、底有几只手？很多人说你怎么问这样的问题，两只手嘛！然而，以中国人观念，有用才当作有，你两只手每天都在用的比率是多少？经过统计，据说只有百分之五，大部分时间，两只手都没在用，所以这时不算有手；有时一只手在用，另一只手插在口袋，只能算是一只手；所以只要把手有用的比率升至百分之十，人力就是加倍，这并不困难。人到底有几只手？看你怎么去用它，以及如何去运用周遭的手。一个主管带了十个人，这十个人的手都是他的，如这十双手团结互助，则可一当十，以一当百；如是各自为政，不过十个人的手；若是互相争斗的手，力量抵销，可能是负数。各位看过一只蚂蚁，勉强搬动一块食物，但是十只蚂蚁来帮忙，最后这块食物团团转，因为都朝自己
9、的方向用力搬。所以我们现在重点在怎样把可用资源，让大家手牵手，心连心，紧密结合，团结互肋，相信每一只手，都得到发挥，则人手一定充沛，而且工作一定愉快，目标也一定可以达成。接着，来谈一个最常讲的借口，大概很多人也用过，就是说：不是我们不做，是时间不够，一天只有二十四小时，扣掉休息，一天能工作几小时？所以我时间不够，所以工作做不完，我已经把工作带回家了，我已经加班至晚上十点了，我已经如何如何.，但是我的时间还是不够用。【轻重缓急，本末先后】时间真不够用吗？一天到底能有几个小时？在座当然有很多人听过时间管理的课，教各位如何运用管理，能够充分运用时间。我就个人运用时间的心得，向各位报告，因为我身兼很多
10、职务，如果要讲忙的话，应该是非常忙，但各位看到我站在这边一样气定神闲，事实上整个时间管理，我认为无非就是我们讲的轻重缓急，本末先后的运用。今天你觉得很忙，很多事情要做，那么我们应分轻重缓急，本末先后，把所有工作分下列六类，那些要做，那些不要做，那些一定要改善。第一类：重要且急迫。很重要而且有时效，这种工作当然非做不可，且要第一优先去做，但是经过分析，此类工作仅占所有工作量的百分之五。第二类：不重要但急迫。譬如买飞机票小事一椿，但是飞机票没买到，重要会议耽误了，所以我们也要在时限内完成。这二类事情，大概占我们所有工作百之十五，需花比较多时间努力完成。接着来跟各位谈工作简化的基本观念与方法，因为很
11、多人在谈工作简化时，都有一些心理的障碍。根据我的方法，总共只有四句话，三十二个字，各位如果能像念经一样常常默记在心，保证有效。【没有绝对的不可能】第一句话没有绝对的不可能：当一件事情要改的时候，常常听到说，这个不可能。请问当阿姆斯特朗登陆月球之前，人类可能登陆月球吗？在美国甘乃迪总统的时候，他的目标要把人送上月球，但是在阿姆斯特朗一小步还没跨出的时候，谁会相信人类可跨上月球呢？但事实上，阿姆斯特朗做到了，甚至登陆火星都有可能，这就是人类心理的障碍：那有可能？有些先知先觉，常被后知后觉和不知不觉的人抹杀，像早期哥白尼，还有伽俐略，他们认为地球是圆的，但其它人却认为地球当然是方的，所以希望各位碰到
12、任何改革的时候，能心想：试试看何妨。一试再试试不芋a再试一次，不试怎么知道呢？今天的计算机化是我们以前难以想象的，今天很多为民服务工作，要去接触民众，和以前截然不同，以前坐在这里等民众上门，你不来那是你的事，但是今天我们是主动的，利用抽奖，利用各种方法，希望民众来接触我们。以前是被动，现在是改为主动，整个态势不同，因此我们的工作态度和方法就要调整。现在是民意导向，民主开放的时代，所以我们须配合潮流作改变。顺便谈谈新新人类，事实上新新人类真的有那么可怕吗？其实不是，你如果发现他们的优点，你会认为他们很可爱，他们只是喜欢把头发染成五颜六色，耳朵上打六个洞，鼻子上穿戴着鼻环，是不是不可理喻呢？不是，
13、我曾在台中辅导一家工厂，看到一位打着赤膊的工人，一只手臂刺着龙，另一只手臂纹着虎，很辛苦而且很认真地在工作，我问：你怎么做得那么卖力，那么勤快呢？他答：年轻时一时冲动，去刺了这些，后来找工作都没有人敢用，只有这位老板敢用我，我当然要双倍报答他。像这类人给他们一条路，就会好好做，但是如果你看到他这个样子，认为他是黑道，那么，他一生就是黑道。没有绝对的不可能，试试看，相信在税捐征工作上应该还有蛮多的空间可供发挥，但是亦不要为了政府的税收不够而去盲目稽征，其实有一些很简单的方法，像抓漏税，我们只抓最有效的百分之二十，可能的税收占全部的百分之八十，也就是王永庆先生的异常管理法，就是只抓异常的重点管理，
14、正常部分让标准去管，这样层别就轻松了。不必查所有的纳税人，宜针对金额高，纪录不良者，优先稽核，效果更好。【凡事皆有更好方法】第二句话凡事皆有更好方法。今天所做的虽然很顺，很习惯，但是不代表明天还是很好。今天竞争力的提升，是不断的更新，在汽车没有发明的时候，从台中到台北，你看要坐牛车还是走路？电话发明了，现在计算机网络也发明了，我们以前要跟家人通讯，必须用写信，现在都是打电话，所以现代人比较可怜，不像我们还可拿出以前的情书来回味。我曾经辅导一家企业，他每个月要寄发的订购单，加起来大概超过一万张，光是寄出订购单就花很多时间，有的说没有收到，又补寄，又没有收到，再补寄还无所谓，因为没收到，货就没进来
15、。后来我跟他讲，你为什么要用寄的，为什么不直接用传真？他说有的供应厂商 不愿买传真机，我说十几年前一台传真机十几万，现在一台传真机五、六千元，他不买你买给他，以后从货款中扣回，他非买不可，不然不要做生意。例如台塑企业要求他的供应厂商跟公司计算机联机，直接计算机输入，无纸化，像这些都是可以改善，不是为了省钱，而是为了确保工作的质量和效率，不要延误非常紧凑的生产交期，这是一个以快速取胜的年代，以前接到订单一个月才出货，现在常常上午接订单，下午就要出货，如果不能联机处理的话，那么前置时间怎么可能大幅缩短。凡事皆有更好方法，去想想看，当人手不足的时候，尤其当负担愈来愈重，困难愈来愈多的时候，我们从另外一个角度来看看，也许柳暗花明又一村。【同中求异，异中求同】第三句话同中求异，异中求同，这是我独创的方法。我担任顾问，辅导各行各业，有次去复兴航空辅导的时候，很多人都怀疑怎么可能懂，甚至飞行员也一副很不以为然的说：你会开飞机吗？我说我
