《Access数据库基础教程 教学课件 ppt 作者 刘东 刘丽 第5章 报表的创建和操作》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Access数据库基础教程 教学课件 ppt 作者 刘东 刘丽 第5章 报表的创建和操作（58页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、第5章 报表的创建和操作,小结,5.1.1报表的功能,报表 （1）是Access提供的一种对象 （2）是查阅和打印数据的方法，可执行简单数据浏览和打印； （3）可以对大量原始数据进行比较、汇总和小计 （4）可以生成清单、订单及其他所需的输出内容，从而方便、有效地处理商务信息。 （5）还提供了以下功能： 1）可制成各种丰富的格式，使用户报表更易于阅读和理解。 2）可以使用剪贴画、图片或者扫描图像来美化报表。 3）通过页眉和页脚，可在每页的顶部和底部打印标志信息。 4）可利用图表和图形来帮助说明数据的含义。,5.1 报表的基本概念,5.1.2 报表的类型和视图,建立报表前，首先必须确定报表类型。
2、报表可能是一个电话号码簿，也可能是发票之类的复杂清单；还可以建立特殊种类的报表（如标签）。 常见的报表类型有4种：,5.1 报表的基本概念,1、报表的类型,2、报表的视图,Access的报表操作提供了以下种3视图。 1）设计视图：用于创建和编辑报表。 2）版面视图：用于查看报表的版面位置。 3）打印视图：用于查看报表的页面数据输出效果。,5.1.3 报表的组成,在报表“设计”视图中，报表的结构一般由： 报表主体 报表页眉、报表页脚 页面页眉、页面页脚 5个区段组成，这些区段称为“节”。,5.1 报表的基本概念,它位于报表的左上端，一般用来显示报表的标题、图形或说明性文字，每份报表只有一个报表页
3、眉。,1、报表页眉节,2、页面页眉节,页面页眉中的文字或控件一般位于每页的顶端。通常，页面页眉用来显示报表中的字段名称或记录的分组名称。,3、主体节,主体节用来定义报表中最主要的数据输出内容和格式，将针对每条记录进行处理，各字段数据均要通过文本框或其他控件（主要是复选框和绑定对象框）绑定显示，可以包含通过计算得到的字段数据。 根据主体节内字段数据的显示位置，报表又分为4种类型： （1）纵栏式报表（也称窗体报表）一般是在一页的主体节区内以垂直方式显示一条或多条记录。 （2）表格式报表以整齐的行、列形式显示记录数据，通常一行显示一条记录，一页显示多行记录。 （3）图表报表包含图表显示的报表类型。
4、（4）标签报表一种特殊类型的报表。在实际应用中，经常会用到标签，如物品标签、客户标签等。 根据需要可以在报表页中显示页码、报表输出日期，甚至以直线或方框等来分隔数据，与窗体设计一样也可以设置颜色和阴影等外观属性。,4、页面页脚节,页面页脚位于每页报表的底部，用来显示本页数据的汇总情况。一般包含页码或控制项的合计内容，数据显示安排在文本框等类型控件中。,5、页面页脚节,报表页脚节区一般是在所有的主体和组页脚输出完成后才会出现在报表的最后面，用来显示整份报表的汇总说明。 通过在报表页脚区域安排文本框等控件，可以输出整个报表的计算汇总或其他统计信息。 另外，根据报表设计需要还可以添加组页眉和组页脚。
5、组页眉一般在组的明细部分的最前面，显示分组字段等分组信息；组页脚一般在组的明细部分的最后面，显示分组统计数据等分组信息。,5.2.1 利用“自动创建报表”创建报表,“自动创建报表”是使用向导创建报表的一种方法。 使用“自动创建报表”方法可以选择表或查询作为报表的记录源，然后选择纵栏式或表格式类型来创建报表。,5.2 创建报表,创建报表有三种方法： 1、使用自动报表创建基于单个表或查询的报表； 2、使用向导创建基于一个或多个表或查询的报表 3、在设计视图中自行创建报表。,1、使用“自动创建报表：纵栏式”创建报表,2、使用“自动创建报表：表格式”创建报表,P124 例5-1,P125 例5-2,5
6、.2.2 利用报表向导创建报表,使用向导创建报表比较简单，用户只要按照向导提示即可正确建立报表。 在创建报表的过程中，如果对前面的设计不满意，可以返回上一步进行修改，直到满意为止。,1、使用报表向导创建报表,以上所创建的报表，大多以数据形式为主。 如果需要更加直观地将数据以图表的形式表示，就可使用图表向导创建报表。 图表向导功能强大，提供了几十种图表形式供用户选择。,2、使用图表向导创建报表,P125 例5-3,P127 例5-4,为了使报表更形象，或为了特殊需要，可以使用标签向导来创建标签格式的报表。,3、使用标签向导创建标签报表,P129 例5-5,5.2.3 使用报表视图创建报表,设计视
7、图可以让用户完全自主地创建报表。在实际应用中，许多用户习惯于先使用向导创建报表，然后再在设计视图中修改报表的设计。 在数据库窗口中选择“对象”栏中的“报表”选项，然后单击数据库窗口工具栏中的“新建”按钮，弹出“新建报表”对话框，在该对话框中先指定用于报表的数据源，然后双击上面列表框中的“设计视图”，将弹出报表设计窗口和报表设计工具栏。,5.3 报表设计,报表设计主要指利用报表视图创建报表。 利用报表设计视图可以把字段和控件添加到空白报表中，设计出美观大方、实用且复杂的报表，还可以对使用向导创建的报表进行修改和完善。 报表控件在报表视图设计中起着非常重要的作用。 下面以“学生表”为例，介绍报表的
8、设计和报表控件的使用。,5.3.1 报表设计视图,Access中提供了报表视图，允许用户通过直观的操作来直接设计或修改报表。打开报表视图的方法如下。 在数据库窗口中选择“对象”栏中的“报表”选项，单击“新建”按钮，弹出“新建报表”对话框，如图5-25所示。在列表框中选择“设计视图”选项，在下拉列表框中选择数据源对象，单击“确定”按钮，打开报表视图窗口。 在数据库窗口中选择“对象”栏中的“报表”选项，在右侧窗格中双击“在设计视图中创建报表”选项，打开报表视图窗口。,1、打开报表视图的方法,首次启动“报表视图”时，报表布局中默认有3个节：页面页眉、主体和页面页脚，也可以根据需要添加报表页眉和报表页
9、脚。,2、报表视图的基本组成,说明： 报表页眉：以字号大的文本将该份报表的标题放在报表顶端。只有报表的第1页才出现报表页眉内容。报表页眉的作用是作为封面或信封等。 页面页眉：通常页面页眉中的文字或字段会打印在每页的顶端。如果报表页眉和页面页眉共同存在于第1页，则页面页眉数据会打印在报表页眉的数据下面。 主体：用于处理每一条记录，其中的每个值都要被打印。主体区段是报表内容的主体区域，通常包含计算字段。,页面页脚：页面页脚通常包含页码或控件，其中的表达式“=“第“&page& “页“”用来打印页码。 报表页脚：用于打印报表末端，通常使用它显示整个报表的计算汇总等。 除了以上通用区段外，在分组和排序
10、时，有可能需要组页眉和组页脚区段。可选择“视图”“排序与分组”命令，弹出“排序与分组”对话框。选定分组字段后，对话框下端会出现“组属性”选项组，将“组页眉”和“组页脚”均设置改为“是”，在工作区即可出现相应的组页眉和组页脚。 每个节的大小是可以改变的，将鼠标指针指向节分隔条，此时鼠标指针变成垂直双箭头，拖动鼠标即可改变节的大小。改变大小后的节，反映在报表上，页面页眉区域、页面页脚区域和记录的行间距也随之发生改变。,5.3.2 报表控件,报表是由各种控件组成的。标题、图标、页面页眉、日期及时间等，都需要用添加控件的方法来实现。 如果没有显示报表控件工具栏，可以在报表视图窗口中选择“显示”“报表控
11、件工具栏”命令，在该项前出现标记“”即可显示报表控件工具栏，如图5-27所示。,用户可以在设计视图中对控件进行如下操作。 通过鼠标拖动可以创建新控件、移动控件。 按Delete键可以删除控件。 激活控件对象，拖动控件的边界调整控件大小。 通过格式化改变控件外观，可以运用边框、粗体等效果。 为控件增加边框和阴影等效果。 向报表中添加非绑定控件，可通过从工具栏中选择相应的控件，拖动到报表上即可。向报表中添加绑定控件是一项重要工作，这类控件主要是文本框，它与字段列表中的字段相结合来显示数据。,1、控件的操作,在报表中创建计算控件时，可使用以下两种方法： 若控件是文本框，可以直接在控件中输入计算表达式
12、； 不管控件是不是文本框，都可以使用表达式生成器来创建。 使用表达式生成器创建计算控件的操作步骤如下。 1）在设计视图中打开报表。 2）创建或选定一个非绑定的文本框。 3）单击报表设计工具栏中的“属性”按钮。 4）打开属性对话框中的“数据”选项卡，并单击“控件来源”行。 5）单击表达式生成器按钮，弹出“表达式生成器”对话框 6）单击“=”按钮，并单击相应的计算按钮。 7）双击计算中使用的一个或多个字段。 8）输入表达式中的其他数值，然后单击“确定”按钮。,2、计算控件的操作,在报表设计视图中，属性对话框用来显示选定对象的属性。 报表由许多控件（又称对象）组成，这些控件彼此独立，每个对象都具有自
13、己的属性，如颜色、尺寸大小、标题、名称、在屏幕上的位置等都是它的属性，可以通过属性对话框来定义或修改对象的各种属性。 打开属性对话框的方法是，选择“视图”“属性”命令，或单击报表设计工具栏中的“属性”按钮，即可打开属性对话框，如图5-28所示。,3、控件属性,报表中每个控件都具有自己的属性。控件属性可分为以下4类。 格式：用来指定控件的外观。 数据：用来指定控件如何使用数据。 事件：允许为控件上所发生的事件指定命令。 其他：任何不属于以上类别的属性。,3、控件属性,5.3.3 报表控件的使用,添加报表控件的方法也类似于添加窗体控件的方法。,1、标签,在报表中，标签控件是常用的一种控件，它可以单
14、独使用，也可以和其他控件结合使用。 在报表视图窗口中，单击报表控件工具栏中的“标签”按钮，然后在报表页眉节单击，并在光标处输入标签文本内容“学生基本情况一览表”。 用同样的方法，在页面页眉节输入字段名，如“学号”、“姓名”、“专业编号”、“性别”和“入学成绩”等。,2、文本框控件,（1）从字段列表中添加 在数据环境视图窗口中选择要添加到数据表中的字段，将该字段单击并拖曳到报表区域。本例中将数据环境学生表中的“学号”、“姓名”、“专业编号”、“性别”和“入学成绩”字段分别拖到细节节内，并与页面页眉节内相应的标头对齐。结果如图5-29所示。,报表设计中的文本框控件用于显示表字段、变量和表达式的内容
15、。添加域控件有以下两种方法。,2、文本框控件,（2）从报表控件工具栏中添加 1）单击报表控件工具栏中的“文本框”按钮，在将要放置文本框的位置单击，可在指定区域添加一个未绑定文本框。 2）在属性对话框的“控件来源”选项中选择相应字段，或者单击“控件来源”文本框右侧的生成器按钮，弹出“表达式生成器”对话框。 3）单击工具栏中的“生成器”按钮，弹出“选择生成器”对话框，如图5-30所示，选择“表达式生成器”选项，单击“确定”按钮，也可打开“表达式生成器”对话框。,4）在表达式生成器中，双击选定的字段名，如果是表达式则输入相应的表达式。如本例中选择相应的表字段为“学生表.学号”、“学生表.姓名”、“学
16、生表.专业编号”、“学生表.性别”、“学生表.入学成绩”，如图5-31所示。依次单击“确定”按钮，返回报表视图窗口。此时，这几个域控件就添加到了报表中，在输出时将它们的值显示出来。,3、图形控件,在报表中添加线条和矩形框等控件可以使报表更为清晰、美观。例如，本例题可以在标题与页面页眉之间都用线条分隔开来，操作步骤如下。 1）单击报表控件工具栏中的“直线”按钮，分别在标题节和总结节单击并拖动鼠标，一条直线就画出来了。 2）如果要修改线条的粗细或形状，可在属性对话框中的“边框宽度”下拉列表框中选择适当粗细的线条磅值。 3）利用同样的方法可以画出矩形。例如，在标题“学生基本情况一览表”上添加矩形，方法是先添加矩形控件，再将标题粘贴在矩形控件上。,4、图像控件,在报表中添加图片、公司的标志和学校的校徽，根据显示记录的不同显示每个学生的照片等。 1）单击报表控件工具栏中的图像控件按钮，在标题节的合适位置单击，弹出“插入图片”对话框。 2）指定图片来源及图片文件名，单击“确定”按钮，则可在报表视图中显示选中的图片。报表设计结果如图5-32所示。,
