《信息技术基础能力教程 教学课件 ppt 作者 李亚平 等 第10章 ACCESS的使用》由会员分享，可在线阅读，更多相关《信息技术基础能力教程 教学课件 ppt 作者 李亚平 等 第10章 ACCESS的使用（64页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、第10章 ACCESS的使用,11.1 Access 2000的开发环境,11.1.1 启动Access 2000,（1）选择【开始】【程序】【Microsoft Access】命令。Access 2000启动后，显示主窗口以及对话框。其中列出了最近打开过的数据库文件的路径名。 （2）如果要打开的数据库在列表中，可选择后单击【确定】按钮即可。,11.1.2 Access 2000的主窗口,1菜单栏 Access 2000的菜单栏中包括“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“工具”、“窗口”、“帮助”等几个下拉菜单。 2工具栏 Access 2000的工具栏非常丰富，对应于不同的对象有不同的工
2、具栏。工具栏的最大特点是可以自动显示或隐藏。根据当前打开的对象或视图，Access 2000可以自动显示相应的工具栏而隐藏其他无关的工具栏。,11.1.3 数据库窗口 数据库窗口由工具栏、对象栏和对象列表框三部分组成。 1工具栏 在数据库窗口标题栏下面是工具栏，其中包含三组按钮： 第一组是用于操作数据库对象的三个按钮。对于不同类型的对象，这三个按钮的内容和含义有所不同。 第二组中有一个按钮，用于删除选择的对象。 第三组按钮共有四个，用于设置对象列表的显示方式，如大图标、详细列表等。,2对象栏 数据库窗口左边是对象栏。其中包含若干组，“对象”组是最常用的组。用户也可以自定义组。 3对象列表 单击
3、对象栏中的某个按钮时，右边的列表框将显示当前选择的对象列表，以及用于创建该对象的快捷方式。,11.2 创建数据库,11.2.1 使用数据库向导创建数据库 （1）单击工具栏上的【新建】按钮，弹出 “新建”对话框。 （2）选择“数据库”标签，再选择要创建的数据库类型，单击【确定】按钮。 （3）在“文件新建数据库”对话框中输入或选择文件名，确定保存位置，然后单击【创建】按钮，则可启动所选择的数据库向导。 （4）在数据库向导的引导下，通过单击【下一步】按钮，确定表、表中的字段、屏幕显示方式、报表形式、数据库标题等，最后单击【完成】按钮，完成数据库的创建工作。,11.2.2 不使用数据库向导创建数据库,
4、（1）单击工具栏上的【新建】按钮，弹出 “新建”对话框。 （2）选择“常用”标签，再选择“数据库”图标，单击【确定】按钮。 （3）在“文件新建数据库”对话框中确定保存位置，再输入或选择文件名，如“成绩管理”，然后单击【创建】按钮即可创建一个新的空数据库。,11.2.3 打开与关闭数据库,1打开数据库 （1）单击工具栏上的【打开数据库】按钮，或选择【文件】【打开】命令，弹出“打开”对话框，如图11-8所示。 （2）在“打开”对话框中确定数据库文件所在的文件夹，选择或输入文件名后，单击【打开】按钮。 2关闭数据库 如果要退出Access 2000，只需单击主窗口的【关闭】按钮，或者选择【文件】【退
5、出】命令。 如果只想关闭数据库文件而不退出Access 2000，可选择【文件】【关闭】命令，或单击数据库窗口的【关闭】按钮即可。,11.3 创建数据表,Access提供的创建表的方法共有三种： 使用向导创建表，从各种预先定义好的表中选择字段。 通过输入数据创建表，当保存新的数据表时，Access将分析并自动为每一字段指定适当的数据类型及格式。 使用设计器创建表，先指定表的结构，再输入表中的数据。,11.3.1 使用向导创建表,在创建表之前，先要创建该表所在的数据库。 （1）在数据库窗口中，将操作对象切换到“表”，以后的操作就是针对表了。 （2）在数据库窗口右边的列表框中，双击“使用向导创建表
6、”图标，出现“表向导”对话框， （3）在“表向导”对话框中，选择所创建的表是个人还是商务应用，然后在“示例表”列表中选择表名，在“示例字段”列表中选择相应的字段，组成一个新的表。 （4）单击【下一步】按钮，出现对话框，指定表的名称及是否使用向导设置主键。如将表的名称定义为“学生和课程”。 （5）单击【下一步】按钮，选择创建表之后的动作。,11.3.2 使用表设计器创建表,使用“表设计器”创建表可分为两步： 定义表中的字段，包括字段的名称、数据类型及字段的各种属性； 定义一个主关键字。,（1）在数据库窗口中，双击“使用设计器创建表”图标，或单击工具栏上的【新建】按钮，在弹出的“新建表”对话框中选
7、择“设计视图”项，再单击【确定】按钮。 （2）定义字段。在“字段名称”列输入“学号”，“数据类型”列选择“文本”。并设置“学号”字段的属性：在“字段大小”框中输入“6”，在“必填字段”框中选择“是”。 设置其他字段。,（3）设置主关键字。由于“学号”对于每个学生都是惟一的，所以可用做“学生”表的主关键字。在新表设计视图的字段定义网格中，单击“学号”字段所在行，并用以下三种方法之一设置该字段为主关键字： 选择【编辑】【主键】命令。 右键单击，选择快捷菜单中的【主键】命令。 单击“表设计”工具栏上的【主键】按钮。 设置了主关键字之后，该字段左边将出现一个小钥匙图标。 （4）单击“表设计”工具栏中的
8、【保存】按钮或选择【文件】【保存】命令，可随时保存对新表的修改。,11.3.3 在表中输入数据,在输入数据之前，要先打开“学生”表的数据表视图： 在数据库窗口的对象列表中，双击“学生”表，或选择“学生”表后单击【打开】按钮。 如果当前正处于表设计视图，则单击数据库窗口工具栏上的【打开】按钮，也可以切换到数据表视图。,1输入文本型数据 文本型数据可直接在网格中输入。如在首记录的“学号”和“姓名”字段可以输入： 050101 李平 在输入第一个字符时，会自动增加一条空记录，且其左侧按钮上有“*”标记。在插入点移到“姓名”字段时，输入法窗口会自动打开，以便输入中文。 2输入“是/否”型数据 在“性别
9、”字段的网格中，显示了一个复选框。选中则表示输入了“是”（-1）,不选则表示输入了“否”（0）。 3输入日期与时间型数据 输入这类数据时，只需按最简捷的方式输入，而不必将整个日期全部输入。Access会自动按设计表时在格式属性中定义的格式来显示这类数据。如在“出生年月”字段中输入： 88/2/14 当离开该字段后，“出生年月”字段中的值会自动显示为： 1988年2月14日,4输入OLE型数据 这种字段可使用插入对象的方式来输入数据。如输入“照片”字段的具体操作步骤如下： （1）将插入点移到“照片”字段，网格中出现一个虚线框，表示该字段已选中。 （2）按以下方法之一，打开“插入对象”对话框 。
10、选择【插入】【对象】命令。 右键单击“照片”字段，选择快捷菜单中的【插入对象】命令。,（3）如果选中“新建”单选项，则对话框中显示各种已在系统注册的对象类型，可以通过与这些对象关联的程序创建新的对象并插入对字段中。 如果选中“由文件创建”单选项，则对话框中的对象类型列表框将变为显示文件名的文本框。单击【浏览】按钮，将弹出“浏览”对话框。选择一幅图片，再单击【确定】按钮，在“插入对象”对话框的“由文件创建”文本框中将显示所选择文件的路径。,5输入超级链接型数据 这种字段可以用“插入超级链接”对话框来输入数据。如“电子邮件”字段可按以下步骤输入： （1）将插入点移到“电子邮件”字段。 （2）按以下
11、方法之一，打开 “插入超级链接”对话框。 选择【插入】【超级链接】命令。 单击“表”工具栏中的【插入超级链接】按钮。 （3）在“插入超级链接”对话框中，可以创建4种超级链接：原有文件或Web页、此数据库中的对象、新建页面和电子邮件地址。,6输入备注型数据 备注型数据可以直接输入，但是由于数据通常较多，在表视图的一个格子中显示不下，所以使用窗体来输入是更好的选择,11.3.4 数据表的操作,1记录的排序 可以按照一个或多个字段对记录进行排序，以便按某种方式观察数据。例如，将“学生”表按“出生年月”字段排序的操作步骤如下： （1）选择“出生年月”字段，单击“表”工具栏上的【升序】或【降序】按钮，即
12、可按“出生年月”对“学生”表中的所有记录排序。 （2）如果要取消按该字段对记录的排序，可选择【记录】【取消筛选/排序】命令，或用右键单击该字段，选择快捷菜单中的【取消筛选/排序】命令。,2记录的筛选 如果表中记录太多，可以将无关的记录暂时筛选掉，只保留关心的记录。 筛选记录是通过指定筛选条件来完成的，通常要用到查询。这里先介绍两种最简单的方式：一是“按选定内容筛选”，二是“内容排除筛选”。当选择一条记录的某一字段时，前者将挑选出相应字段与所选值相等的记录，而后者正好相反。 对记录的筛选,选择【记录】【筛选】【按选定内容筛选】命令，或单击工具栏上的【按选定内容筛选】按钮。 取消对记录的筛选，可以
13、选择【记录】【取消筛选/排序】命令，或用右键单击该字段，选择快捷菜单中的【取消筛选/排序】命令。,11.3.5 编辑和修改表结构,1修改数据类型及字段属性 （1）在数据库窗口中，选择“学生”，单击数据库窗口工具栏上的“设计”按钮，打开“学生”表的表设计器。 （2）在表设计器修改表结构的方法与使用表设计器创建表的操作完全相同。 2修改主关键字 （1）在表设计器中将鼠标指针移到某字段左边的小按钮上，则指针变为向右的黑色小箭头。 （2）可以单击选择一个字段，或者按下左键并向下拖动，选中多个字段。 （3）单击“表设计”工具栏上的【主键】按钮。,相关知识,1. 文本型 这种类型允许最多255个字符或数字
14、，Access默认的大小是50个字符，而且系统只保存输入到字段中的字符，而不保存文本字段中未用位置上的空字符。可以通过设置“字段大小”属性控制可输入的最大字符长度。 2. 备注型 这种类型用来保存长度较长的文本及数字，它允许字段能够存储长达64000个字符的内容。Access不能对备注字段进行排序或索引，但可以对文本字段进行排序和索引。在备注字段中虽然可以搜索文本，但不如在有索引的文本字段中搜索得快。 3. 数字型 这种字段类型可以用来存储进行算术计算的数字数据，用户还通过可以设置“字段大小”属性定义一个特定的数字类型。任何指定为数字类型的字段可以设置成“字节型”、“整型”、“长整型”、“单精
15、度型”、“双精度型”、“同步复制ID”和“小数”五种类型。在Access中默认为“长整型”。,4. 日期/时间型 这种类型是用来存储日期、时间或日期时间型数据的，每个日期/时间型字段需要8个字节的存储空间。 5. 货币型 这种类型是数字类型的特殊类型，等价于具有双精度属性的数字字段类型。向货币字段中输入数据时，不必键入人民币符号和千位处的逗号，Access会自动显示人民币符号和逗号，并添加两位小数到货币字段。当小数部分多于两位时，Access会对数据进行四舍五入。精确度为小数点左15位数及小数点右4位数。 6. 自动编号型 这种类型较为特殊，每次向表格中添加新记录时，Access会自动插入唯一
16、顺序或者随机编号，即在自动编号字段中指定某一数值。自动编号一旦被指定，就会永久地与记录连接。如果删除了表格中含有自动编号字段的一个记录后，Access并不会为自动编号字段重新编号。当添加某一记录时，Access不再使用已被删除的自动编号字段的数值，而是按递增的顺序重新赋值。,7. 是/否型 这种字段是针对于某一字段中只包含两个不同的值而设立的字段，用户可以对是/否字段进行选择。 8. OLE对象型 这种字段是指字段允许单独地“链接”或“嵌入”OLE对象。当添加数据到OLE对象字段时，可以链接或嵌入到Access表中。OLE对象是指在其他使用OLE协议的程序中创建的对象，如WORD文档、EXCEL电子表格、图像、声音或其他二进制数据。OLE对象字段最大可为1GB，它主要受磁盘空间限制。 9. 超级链接型 这种字段主要是用来保存超级链接的，包含作为超级链接地址的文本或以文本形式存储的字符与数字的组合。当单击一个超级链接时，WEB浏览器或Access将根据超级链接地址到达指定的目标。超级链接可包含三部分
