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1、档案管理技能训练,高职高专规划教材,第七章 档案编研技能训练,第7章 档案编研技能训练,学习任务和目标,编写全宗介绍、大事记、组织沿革、档案文摘汇编等，培养档案编研技能，提高书面表达能力。 整理、出版编研成果，培养编辑出版、文字处理技能，提高语言表达规范、严谨的意识和能力。,内容概述,编研是档案馆（室）以馆（室）藏档案为主要对象，满足社会利用需要为主要目的，在研究档案基础上编辑史料，编写参考资料，参加编史修志和撰写专门著作。 编研是利用档案资源为两个文明服务的重要手段。,第7章 档案编研技能训练,7.1 了解档案编研 7.2 编写全宗介绍 7.3 编写大事记 7.4 编写组织沿革 7.5 编写
2、基础数字汇编 7.6 编写档案文摘汇编与专题概要 7.7 出版档案编研成果,7.1 了解档案编研,7.1.1 档案编研选题条件,1题目应当适应社会需要,2题目要注意发挥馆藏优势,3要具备一定的编研力量,7.1 了解档案编研,7.1.2 编研工作的内容,1汇编档案文件,2编辑档案文摘汇编,3编写参考资料,4编史修志,7.1 了解档案编研,7.1.3 现行档案文件汇编类型,1法规文件汇编,2重要文件汇编,3发文汇编,4会议文件汇编,5公报、政报,6其他专题文件汇编,7.2 编写全宗介绍,7.2.1 认识全宗介绍,全宗介绍是以文章的叙述形式介绍和揭示档案馆（室）所保存的某一个全宗档案内容和成分及其利
3、用价值的一种材料，又称全宗指南，是一种书本式检索工具,全宗介绍体例包括内容：,1立档单位和全宗的历史概况。简要地叙述立档单位成立的时间、人数、机构设置情况，主要领导的配备，立档单位的性质、任务及主要职能活动情况，隶属关系以及全宗历史的沿革等。,2全宗内档案内容和成分的介绍。是主体部分，首先介绍全宗内档案的构成及数量；其次，以档案内容或以组织机构为主线分别介绍档案情况，突出有价值的内容，第三，介绍全宗内档案的整理（分类、编目）及保管情况。,3全宗介绍的辅助材料。包括：关于利用全宗内档案材料的说明（利用方式、服务手段、利用效果），有关立档单位历史和全宗历史的参考资料情况（自编参考资料种类、数量）等
4、。,案例：中共胶州市委党校 （19501993） 全宗号5,中共胶州市委党校（市委党校）于1950年9月成立，时称中共胶县县委党员干部训练班，1961年7月改为中共胶县县委党校，1970年5月党校因“文革”停办，1972年9月恢复中共胶县县委党校，1987年4月改称现名。其性质，系市委组成部门。市委党校主要职能：用马列主义、毛泽东思想、邓小平理论培训全市党员干部，提高党员干部的政治理论水平和文化素质；配合党的中心工作，组织全市党员干部认真学习、贯彻落实党的路线、方针、政策，统一全党的思想，增强广大党员干部的党性觉悟。市委党校隶属胶州市委领导，业务受上级党校指导。 馆藏市委党校全宗1971199
5、3年形成的档案共有154卷，其中：永久100卷，长期54卷。历年的案卷采取年度问题期限级次顺序排放。检索工具有案卷目录、全引目录、全宗介绍。档案的主要内容介绍如下： 有省、市关于工资福利、培训、科研等方面的意见、规定；本校关于职务任免、整党、表彰先进、干部培训、政治学习、招生、录取、考试、毕业、职称改革、职称聘任等方面的报告、规定、计划、通知、统计表、登记表、成绩表；党总支会议、办公会议记录及党总支、党支部成员呈报表、党员、离休干部统计表；每期党员干部路线教育学习班、读书学习班、农村大队党支部书记理论学习班材料；本校现状地图、课堂建设图纸、建设临街房图纸、定点书等。,7.2 编写全宗介绍,1主
6、要作用：介绍和报道有关某一全宗的立档单位历史、全宗的历史、档案内容和成分，为利用者提供科学研究，查找档案提供线索，并帮助档案人员熟悉档案内容，更好地对档案进行管理和开展利用工作。,2基本类型：介绍机关团体、企事业单位；介绍人物。,3基本内容：立档单位简要历史；全宗简要历史；全宗内档案内容和成分；全宗介绍辅助工具等。立档单位和全宗的简况，以及全宗内档案和成分是主体。,4基本方法：简要介绍、详细介绍、点面结合介绍。,5辅助工具：如人名索引、目次、机关通用简称等。,7.2 编写全宗介绍,7.2.2 编写全宗介绍,1编写提纲的拟定,在提纲中要对立档单位历史沿革简介、全宗历史概况的具体写法，对档案内容和
7、成分介绍采用何种体例，是否编制附录等加以明确。,2材料收集与分析整理,（）查阅全宗卷。全宗卷对编写全宗介绍，特别是对编写立档单位历史沿革简介及全宗历史概况部分有直接凭证与参考作用。 （）认真分析案卷目录、全引目录及各种检索工具。 （）具体掌握全宗内档案的基本内容。 （）广泛了解与全宗有关的其他资料。,3注意点,（）立档单位历史沿革简介与全宗历史概况两部分要注意精练、简明。一般占上整个全宗介绍篇幅的/左右为宜。 （）全宗内档案内容和成分介绍要具体、准确、清晰、如实。 （）注意不同类型全宗及各自整理状况的特点。 （）行文要注意繁简得当，保证重点，措词贴切。,7.3 编写大事记,7.3.1 大事记,
8、1用简明文字按时间顺序扼要记载一定历史时期内发生的重大事件，揭示重要事件和活动的发生、发展过程以及它们之间关系的参考资料。以时为经，以事为纬，简明记载和反映一定范围内各种重要史实的资料和工具书。,2大事记的作用,（）从纵的方面为利用者研究历史提供史实梗概。,（）补充档案史料汇编、历史著作和地方志不足，为编史修志提供可靠的资料。,（）为回顾历史、总结经验提供线索和依据。,7.3 编写大事记,3大事记种类,（）按照所反映的客观对象的性质分：国家大事、地区大事记、机关大事记、企业大事记、人物大事记（即人物年谱）。,（）按照记事范围分：综合大事记与专题大事记。,（）按照正文形式分：文字叙述式与表格式。
9、,（）大事记印行和使用方式有所不同，主要有：一是单行本，二是作为其他作品的一部分或附录。,7.3 编写大事记,7.3. 2 编写大事记,1时间的编写,（）时间必须考证、换算准确，标示清晰，竭力避免错误及含混不清。不能使用笼统含混的时间概念，如“近来”、“不久以前”等。,（）时间应该标示具体，尽量写全年、月、日，必要时应该写出时、分、秒。只有在确实无法考证出具体时间情况下，才可以写最接近的时间。日无考附于月末，标“是月”；月无考，附于年末，标“是年”。,（）某些大事持续时间长，且作为一个条目编写，时间可以概括书写，也可表明起止日期，如“年月至年月”。,（）时间一般以公元纪年为准，否则应注明其他纪
10、年形式，免去读者换算之劳。,7.3 编写大事记,7.3. 2 编写大事记,2条目的编写,（1）条目一定要真实、可靠、准确，内容要确实无误，具体史实（如时间、地点、人名、数字）的记述也应竭力避免差错。,（2）条目一定要以马克思列宁主义、毛泽东思想为指导，观点正确，详述得体。大事记属于撰述型资料，以客观叙述为主，但这并不等于单纯的罗列资料，描述现象。编写时要注意：一是寓论断于叙述，于叙述中见观点；二是适当直接评论，鲜明地表明自己的观点，即夹叙夹议。,（3）客观史实的叙述可详尽一些，也可简略一些，文字都应简明。,（4）为了正文眉目清楚，应坚持“一条一事”原则，在一个条目中着重记述一件事情，不能把几件
11、事揉在一起。,（5）持续时间较长的史实，应该根据特点，分别采用分条记述的办法，或按照记事本末的体例，合并记述。,（6）要搞清各种客观史实之间的内在联系。编写应言简意赅地点明此事与其他某事的关系，尤其是彼此间的因果关系。,7.3 编写大事记,7.3. 3 编写大事记,1选事原则：紧紧围绕大事记所要记述和反映的对象，勾勒全貌，突出重点，大事要事必载，小事琐事不取。,7.3 编写大事记,7.3. 2 编写大事记,2 编写要求,内容真实，观点正确。所记内容符合客观实际，不得随意加进编者的主观见解，更不准歪曲事实,文字简明、扼要。所记载的内容一定要做到“大事突出、要事不漏”。一般一条一事，涉及的时间、地
12、点、人物、数据、发展过程、因果关系等均应揭示出来。,时间准确。按时间顺序逐年逐月逐日记载，有的确切到时、分、秒。如没有时间或不够准确，应进行考证。,格式。以年度为段落，内容在月日右侧书写。,7.4 编写组织沿革,7.4.1 组织沿革,即组织机构沿革，是系统记载一个机关、一个地区或专业系统的组织机构、人员编制、体制变革情况的一种档案参考资料。,1作用,（1）为利用者研究和查考某一机关或系统的机构演变、人才培养情况、进行经济体制改革和政治体制改革提供可靠的参考材料。,（2）为研究国家机关史、革命史、专业史、地方史提供必要的参考材料。,（3）为整理、鉴定档案价值，熟悉立档单位情况，编写全宗介绍提供素
13、材。,2组织沿革形式有文字叙述式和图表式两种。内容主要包括：,（1）组织机构建立、合并、撤销、名称更改、办公地点迁移的原因、时间；,（2）组织机构职责范围、性质任务、隶属关系、编制的扩大与缩小；,（3）主要工作；,（4）内设机构设置、职能变化；,（5）领导人任免职务及时间；,（6）文书工作制度及变化情况、文书处理使用的各种印章戳记及其作用。,3特点,（1）着重记述和反映机关自身在组织系统方面的有关情况。,（2）系统地反映该机关自身发展、变化的历史过程为主要目的。,7.4 编写组织沿革,7.4.2 编写组织沿革,1体例,（1）编年法 以年度为单位，以年度先后为顺序，逐年编列机关自身各方面情况的一
14、种方法。通常在年度基础上再分问题或项来记述或填写有关情况，即采取“年度 问题（或项）”的形式。适用于较频繁的机关。,（2）系列法 以机关内部的组织机构为主线，将人员编制，主要负责人的沿袭、变化等情况，分别作为一个系列来加以记述或填写。适用于组织系统比较稳定的机关。,（3）阶段法 为若干阶段，每个阶段中记述和反映机关各方面的情况及变化。正确划分阶段，把每一阶段情况记述和反映清楚，不同阶段中采用不同结构和记述方式。一是单层结构，在阶段下直接按时间顺序加以记述；二是复式结构，在阶段之下先分问题或系列，再按时间顺序记述，形成“问题（或系列） 时间”的结构形式。,（4）问题法 对机关组织体系发展演变进行
15、深入研究，抓住主要特点，结合读者实际需要，把机关自身沿革情况分别列为一个个问题，再一个问题一个问题地记述。具体编写每一问题时可灵活处理。简单问题采用单层结构，直述其事。繁杂问题采用复式结构，于该问题之下或再列若干小问题，或再分若干历史阶段，或再设若干系列，最后才分别具体记述。,2要求,（1）真实可靠 记载情况与客观事实相一致，实事求是地记录机关（内设机构）各个时期的名称变化情况，每一个领导人姓名、职务和主管工作。领导人姓名要用常用名，机构名称要用全称，如出现个别机构名称或领导人姓名等考证不准时，要在说明栏里注明。,（2）全面完整 全面完整反映出整个组织沿革的全貌。不得以任何理由漏记或不记应记述
16、内容。,7.5 出版档案编研成果,1审定书稿内容及辅助材料,2装帧设计,3校对,案例1：关于征集2007年大事记的通知,学院各单位、院直各部门：,2007年的大事记编写工作现已开始，请各单位积极配合，将一年来的大事、要事整理报送到院档案室。其具体要求如下：,一、征集资料的时间为：2007年1月1日至12月31日 二、征集的内容主要是发生在本单位、部门的重大活动、重大举措和重大事件，包括党支部的建立、换届及主要领导人的更迭，单位或个人受到国家或省级表彰、获得国家级重大科研成果奖等，也包括发生在有影响的正反两方面的典型事件。 三、文字材料要求既要简练，又要把事件说清楚，各个事件要按年、月、日逐条整理，两个相关事件可以放在一起记载。一个事件文字一般不超过300字。 四、图片（照片）资料要求。有关上级主要领导到本单位视察的照片，各种大活动、换届、表彰等照片及有一定代表意义的图片资料一并报送，并附简要说明。 五、大事记，作为档案编研工作的重要形式之
