excel函数入门教程(图文版)

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1、在一个工作表中对多个工作表中的数据进行合并计算 适用于: Microsoft Excel 2010 打印 全部显示 若要汇总和报告多个单独工作表中数据的结果，可以将每个单独工作表中的数据合并到一个工作表（或主工作表）中。 所合并的工作表可以与主工作表位于同一工作簿中，也可以位于其他工作簿中。如果在一个工作表中对数据进行合并 计算，则可以更加轻松地对数据进行定期或不定期的更新和汇总。 例如，如果您有一个用于每个地区办事处开支数据的工作表，则可使用数据合并将这些开支数据合并到公司的开支工 作表中。这个主工作表中可以包含整个企业的销售总额和平均值、当前的库存水平和销售额最高的产品。 可以使用两种主要

2、方法对数据进行合并计算： 按位置进行合并计算按位置进行合并计算 当多个源区域中的数据是按照相同的顺序排列并使用相同的行和列标签时，请使用此 方法。例如，当您拥有一系列从同一个模板创建的开支工作表时，请使用此方法。 按分类进行合并计算按分类进行合并计算 当多个源区域中的数据以不同的方式排列，但却使用相同的行和列标签时，请使用此 方法。例如，在每个月生成布局相同的一系列库存工作表，但每个工作表包含不同的项目或不同数量的项目时，可以 使用此方法。 可以对数据进行合并计算，方法是使用“合并计算合并计算”命令（“数据数据”选项卡中的“数据工具数据工具”组）。还可以通过使用公式或 数据透视表对数据进行合并

3、计算。 您要做什么？ 按位置对数据进行合并计算 按类别对数据进行合并计算 对数据进行合并计算的其他方法 按位置对数据进行合并计算按位置对数据进行合并计算 1.在包含要对其进行合并计算的数据的每个工作表中，通过执行下列操作设置数据： 确保每个数据区域都采用列表格式：每列的第一行都有一个标签，列中包含相应的数据，并且列 表中没有空白的行或列。 将每个区域分别置于单独的工作表中，不要将任何区域放在需要放置合并的工作表中。 确保每个区域都具有相同的布局。 提示 如果频繁地对数据进行合并计算，这可能会有助于使工作表以使用一致布局的工作表模板为基 础。 2.在主工作表中，在要显示合并数据的单元格区域中，单

4、击左上方的单元格。 注释 为避免在目标工作表中所合并的数据覆盖现有数据，请确保在此单元格的右侧和下面为合并数据留出 足够多的单元格。 3.在“数据数据”选项卡上的“数据工具数据工具”组中，单击“合并合并”。 4.在“函数函数”框中，单击希望 Microsoft Excel 用来对数据进行合并计算的汇总函数。 5.如果包含要对其进行合并计算的数据的工作表位于另一个工作簿中，请单击“浏览浏览”找到该工作簿，然后单击 “确定确定”关闭“浏览浏览”对话框。 在“引用引用”框中输入后跟感叹号的文件路径。 6.如果包含要对其进行合并计算的数据的工作表位于当前工作簿中，请执行下列操作： 1.在“引用引用”框

5、中，单击“折叠对话框”按钮以选择工作表中的数据。 2.单击包含要对其进行合并计算的数据的工作表，选择该数据，然后单击“展开对话框”按钮。 1.在“合并计算合并计算”对话框中，单击“添加添加”，然后重复步骤 6 和步骤 7 以添加所需的所有区域。 2.通过执行下列操作之一指定希望如何更新合并计算： 若要设置合并计算，以便它能够在另一个工作簿中的源数据发生变化时自动进行更新，请选中“创建指向源创建指向源 数据的链接数据的链接”复选框。 要点 只有当包含数据的工作表位于另一个工作簿中时，才选中此复选框。一旦选中此复选框，则不 能再更改合并计算中包括的单元格和区域。 若要设置合并计算，以便您可以通过更

6、改合并计算中包括的单元格和区域来手动更新合并计算，请清除“创创 建指向源数据的链接建指向源数据的链接”复选框。 返回页首 按类别进行合并计算按类别进行合并计算 1.在包含要对其进行合并计算的数据的每个工作表中，通过执行下列操作设置数据： 确保每个数据区域都采用列表格式：每列的第一行都有一个标签，列中包含相应的数据，并且列 表中没有空白的行或列。 将每个区域分别置于单独的工作表中，不要将任何区域放在需要放置合并的工作表中。 确保每个区域都具有相同的布局。 提示 如果频繁地对数据进行合并计算，这可能会有助于使工作表以使用一致布局的工作表模板为基 础。 2.在主工作表中，在要显示合并数据的单元格区域

7、中，单击左上方的单元格。 注释 为避免在目标工作表中所合并的数据覆盖现有数据，请确保在此单元格的右侧和下面为合并数据留出 足够多的单元格。 3.在“数据数据”选项卡上的“数据工具数据工具”组中，单击“合并合并”。 4.在“函数函数”框中，单击 Excel 用来对数据进行合并计算的汇总函数。 5.如果工作表在另一个工作簿中，请单击“浏览浏览”找到文件，然后单击“确定确定”以关闭“浏览浏览”对话框。 在“引用引用”框中输入后跟感叹号的文件路径。 6.如果工作表位于当前工作簿中，请执行下列操作： 1.单击“引用引用”框右侧的引用按钮，以打开“合并计算合并计算 - 引用引用”对话框。 2.打开包含要对

8、其进行合并计算的数据的工作表，选择该数据，然后单击该对话框右侧的按钮。 1.在“合并计算合并计算”对话框中，单击“添加添加”，然后重复步骤 6 和步骤 7 以添加所需的所有区域。 2.确定希望如何更新合并计算。请执行下列操作之一： 若要设置合并计算，以便它在源数据改变时自动更新，请选中“创建指向源数据的链接创建指向源数据的链接”复选框。 要点 只有当该工作表位于其他工作簿中时，才能选中此复选框。一旦选中此复选框，则不能对在合 并计算中包括哪些单元格和区域进行更改。 若要设置合并计算，以便您可以通过更改合并计算中包括的单元格和区域来手动更新合并计算，请清除“创创 建指向源数据的链接建指向源数据的

9、链接”复选框。 3.在“标签位置标签位置”下，选中指示标签在源区域中位置的复选框：“首行首行”或“最左列最左列”或两者都选。 注释 与其他源区域中的标签不匹配的任何标签都会导致合并计算中出现单独的行或列。 确保不想进行合并计算的任何类别都有仅出现在一个源区域中的唯一标签。 返回页首 用于对数据进行合并计算的其他方法用于对数据进行合并计算的其他方法 除了按位置或按类别对数据进行合并计算之外，还可以使用公式或数据透视表对数据进行合并计算。 使用公式对数据进行合并计算使用公式对数据进行合并计算 1.在主工作表上，复制或输入要用于合并数据的列或行标签。 2.单击用来存放合并计算数据的单元格。 3.键入

10、一个公式，其中包括对每个工作表上源单元格的单元格引用，或包含要合并计算的数据的三维引用。对 于单元格引用，可以执行下列操作之一： 如果要合并计算的数据位于不同工作表上的不同单元格中如果要合并计算的数据位于不同工作表上的不同单元格中 输入一个公式，其中包括对其他工作表的单元格引用，对于每个单独的工作表都有一个引用。例如，要将 Sales 工作表中上单元格 B4、HR 工作表上单元格 F5 和 Marketing 工作表上单元格 B9 中的数据合并到主工 作表的单元格 A2 中，将需要输入如下内容： 提示提示 如果想以非键入方式在公式中输入单元格引用（如 Sales!B4），请在需要使用引用的位置

11、键入公 式，单击工作表选项卡，然后单击该单元格。 如果要合并计算的数据位于不同工作表上的相同单元格中如果要合并计算的数据位于不同工作表上的相同单元格中 输入一个包含三维引用的公式，该公式使用指向一系列工作表名称的引用。例如，要将工作表 Sales 到 Marketing（包括 Sales 和 Marketing 工作表）上单元格 A2 中的数据合并到主工作表的单元格 A2 中，将需 要输入如下内容： 注释 如果将工作簿设置为自动计算公式，则在单独的工作表中的数据改变时，总是会自动更新通过公式进行的合并 计算。 使用数据透视表合并数据使用数据透视表合并数据 您可以根据多个合并计算区域创建数据透视

12、表。此方法类似于按类别进行合并计算，但它在重新组织类别方面具有更 大的灵活性。有关详细信息，请参阅快速入门：创建数据透视表。 在工作表上的数据列表中插入分类汇总 适用于: Microsoft Excel 2010 打印 全部隐藏 通过使用“分类汇总分类汇总”命令可以自动计算列的列表中的分类汇总和总计。 要点 如果正在处理 Microsoft Excel 表格，则“分类汇总分类汇总”命令将会灰显。若要在表格中添加分类汇总，首先必须将该表格转 换为常规数据区域，然后再添加分类汇总。请注意，这将从数据删除表格格式以外的所有表格功能。 插入分类汇总时： 分类汇总分类汇总 分类汇总是通过使用 SUBTO

13、TAL 函数与汇总函数（如“求和求和”或“平均值平均值”）一起计算得到的。可 以为每列显示多个汇总函数类型。 总计总计 总计是从明细数据派生的，而不是从分类汇总中的值派生的。例如，如果使用了“平均值平均值”汇总函数， 则总计行将显示列表中所有明细数据行的平均值，而不是分类汇总行中汇总值的平均值。 如果将工作簿设置为自动计算公式，则在您编辑明细数据时，“分类汇总分类汇总”命令将自动重新计算分类汇总和总计值。“分分 类汇总类汇总”命令还会分级显示列表，以便您可以显示和隐藏每个分类汇总的明细行。 您要做什么？ 插入分类汇总 删除分类汇总 插入分类汇总插入分类汇总 1.确保数据区域中要对其进行分类汇总

14、计算的每个列的第一行都具有一个标签，每个列中都包含类似的数据， 并且该区域不包含任何空白行或空白列。 2.在该区域中选择一个单元格。 3.请执行下列操作之一： 插入一个分类汇总级别 可以为一组数据插入一个分类汇总级别，如下例所示。 运动列中的每个更改. .销售额列的分类汇总。 1.若要对包含用作分组依据的数据的列进行排序，请选择该列，然后在“数据数据”选项卡上的“排序和筛选排序和筛选”组中， 单击“升序升序”或“降序降序”。 2.在“数据数据”选项卡上的“分级显示分级显示”组中，单击“分类汇总分类汇总”。 将显示“分类汇总分类汇总”对话框。 3.在“分类字段分类字段”框中，单击要分类汇总的列。

15、例如，如果使用上面的示例，则应当选择“运动运动”。 4.在“汇总方式汇总方式”框中，单击要用来计算分类汇总的汇总函数。例如，如果使用上面的示例，则应当选择“求和求和”。 5.在“选定汇总项选定汇总项”框中，对于包含要计算分类汇总的值的每个列，选中其复选框。例如，如果使用上面的示例， 则应当选择“销售额销售额”。 6.如果想按每个分类汇总自动分页，请选中“每组数据分页每组数据分页”复选框。 7.若要指定汇总行位于明细行的上面，请清除“汇总结果显示在数据下方汇总结果显示在数据下方”复选框。若要指定汇总行位于明细行 的下面，请选中“汇总结果显示在数据下方汇总结果显示在数据下方”复选框。例如，如果使用

16、上面的示例，则应当清除该复选框。 8.可以重复步骤一到步骤七，再次使用“分类汇总分类汇总”命令，以便使用不同汇总函数添加更多分类汇总。若要避免 覆盖现有分类汇总，请清除“替换当前分类汇总替换当前分类汇总”复选框。 插入分类汇总的嵌套级别 可以在相应的外部组中为内部嵌套组插入分类汇总，如下例所示。 每次在外部组中更改时，地区列. .对该地区的销售额进行分类汇总，每次在内部组中更改时，运动列对销售额进行分类汇总。 1.若要对包含用作分组依据的数据的列进行排序，请选择该列，然后在“数据数据”选项卡上的“排序和筛选排序和筛选”组中， 单击“升序升序”或“降序降序”。 2.插入外部分类汇总。 如何插入外部分类汇总 1. 在“数据数据”选项卡上的“分级显示分级显示”组中，单击“分类汇总分类汇总”。 将显示“分类汇总分类汇总”对话框。 2. 在“分类字段分类字段”框中，单击外部分类汇总的列。例如，如果使用上面的示例，则应当单击“区域区域”。 3. 在“汇总方式汇总方式”框中，单击要用来计算分类汇总的汇总函数。例如，如果使用上面的示例，则应当选择“求和