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1、办公文具管理工作标准A/01.0、总则与目的1.1、为了加强行政管理,合理使用办公文具资源,减少或杜绝浪费;1.2、规范办公文具的申购、领用、以旧换新、报废等程序管理。2.0、规范性引用文件(无)3.0、术语和定义3.1、办公文具:置放于办公场所些常用的现代文具,如三针一钉,会计用品,文管用品,单据凭证等。本工作标准所提及的办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理品三类;4.0、应用范围本工作标准适用于公司所有部门办公文具的管理。5.0、职责与权限5.1、行政课:办公文具的归口管理单位,负责办公文具申购、配置、发放等管理;5.2、各部门:建立部门文具台帐,由部门文员统一管理。6.0、管理内容及要求
2、6.1、行政课应建立办公文具进出明细表,每月盘点一次,必须做到入库和发放有记录,做到帐物相符,类别清楚。以及部门/个人领用须建立工/文具卡;6. 2、办公文具实行“谁领用、谁负责、谁保管”的原则;属部门领用的,由部门文员负责(若部门无文员则由部门主管负责);6.3、办公文具的分类序号类别物 品 明 细备注1消耗品铅笔、刀片、胶水、透明胶、大头针、回形针、订书针、橡皮擦、笔记本、复写纸、打印纸、大白贴、标签、信纸、原珠笔、中性笔、笔芯等;按岗位所需不限定人员使用;2管理消耗品油性笔、白板笔、签字笔、荧光笔、修正液、电池等;限定人员使用，需以旧换新,离职需移交;3管理品剪刀、美工刀、订书机、打孔机
3、、卷笔刀、燕尾夹、笔筒、打码机、印章、日期戳、印泥、计算器、档案盒、文件夹、文件袋、文件栏/架、拉杆文件夹等;6.4、办公文具的申购6.4.1、行政课应保证文具一定库存量。办公文具原则上每个月只采购一次,行政课应在每月25日前提供申购清单,即材料规范申请表。申购具体流程详见办公文具申购流程图;6.4.2、消耗品可依据历史记录(如以过去半年耗用平均数)、经验法则(估计消耗时间)设定,核对仓存量后定期申购,由行政文员填写材料规范申请表,由部门经理审核,经管理者代表/总经理批准后,交采购组采购;6.4.3、各部门如因工作需要,需添置新的办公文具,应以内部联络单的形式知会行政课,再由行政课按采购程序采
4、购;6.4.4、印刷品(如纸袋、信纸、信封、表格)除部门特殊表单外,其印刷、保管均由行政课统一印刷、保管;6.4.5、对部门或个人私自购买办公文具,公司不予以报销。6.5、办公文具的领用6.5.1、领用分类序号类别物 品 明 细1个人领用铅笔、刀片、胶水、透明胶、大头针、回形针、橡皮擦、笔记本、复写纸、档案盒、标签、便条纸、信纸、燕尾夹、原珠笔、中性笔、荧光笔、订书机、订书针、计算器、笔筒、文件架、档案盒/袋、文件夹、文件栏;2部门领用白板笔、打印纸、打孔机、钉书机、打码机、电池、印章、印泥、档案盒/袋、文件夹、文件栏/架、标签等;备注:以上个人领用与部门领用作为参考,无绝外划分,根据工作实际
5、情况领用发放;6.5.2、领用管理6.5.2.1、领用时间:每月规定5日和20日为办公文具申领发放时间(如为法定假日或星期天,则顺延第二天),其它时间不予以发放;6.5.2.2、领用人:部门文员(部门无文员由其部门负责人或指定人员);6.5.2.3、新入职人员首次发放办公文具须在入职3天后发放,由部门文员带领其到行政文员处填写工/文具卡,行政文员根据其工作岗位的不同参照办公文具配置表发放办公文具;6.5.3、办公文具的日常领用流程:详见办公文具申领流程图。6.6、办公文具的更换6.6.1、管理消耗品文具应限定人员使用,自第二次发放起,必须以旧换新;以旧(坏)换新时,需无填写工/文具卡,填写办公
6、用品申请/审理单。并在工/文具卡“备注”栏中注明更换及换领时间;6.7、办公文具的移交6.7.1、管理品、管理消耗品办公文具列入移交,如有故障或自然损坏,应以旧(坏)换新,如遗失或者人为损坏应由个人或部门赔偿或自购补齐;6.7.2、凡员工离职或调离工作岗位,必须持工/文具卡和其对应文具一并到行政课办理退还手续后,方能办理其它相关手续;6.7.3、凡属自离人员,由行政课到所在部门收回所领取的文具并作好数量核对登记。6.8、办公文具的赔偿6.8.1、如发现办公文具(主要指管理品)在使用期一年内属人为损坏、遗失等影响工作的情况,应责其在一定时间内补齐文具。方式有自已同品质、型号补购或赔偿;6.8.2
7、、赔偿标准:办公文具使用期限一年之内的按原价赔偿;一年以上两年以内的按半价赔偿;6.8.3、赔偿与领用手续:责任人向部门负责人说明情况,经行政课查询采购金额后,责任人到财务部出纳处缴款。可凭收据到行政课办理损坏工具以旧换新手续;6.9、办公文具的报废所有管理品(如计算器/钉书机/打孔机/文件架/笔筒等)自然损坏、无法正常使用且无法维修的,由行政课统一填写报废申请/审理单,按报废管理工作标准执行。7.0、流程图7.1、办公文具申购流程图7.2、办公文具申领流程图8.0、关联文件8.1、员工入职管理工作标准8.2、员工离职管理工作标准8.3、报废管理工作标准9.0、支持文件9.1、办公文具配置表(
8、详见附件)10.0、相关记录10.1、办公文具进出明细表10.2、工/文具卡10.3、材料规范申请表10.4、办公用品申请/审理单10.5、报废申请/审理单10.6、内部联络单办公文具申购流程图运作流程权责部门反应计划相关记录开 始库存盘点填写材料规范申请表审 核NGOKNG批 准OK采 购验 收入 库记录整理/归档结 束 NGOK行政课行政课行政课总经理或管理者代表采购组行政课行政课物控组行政课办公文具库盘点表行政课负责人初审不合格的及总理理审核不予批准的,需重调材料规范申请表数量及种类。对验收不合格文具交采购退货或换货。/采购单及相关单据采购单/材料规范申请表办公文具申领流程图运作流程权责
9、部门反应计划相关记录开 始OKOK结 束记录整理/归档领用录入交 单发 放批 准审 核填写办公用品申请/审理单NGNGOKOK申领部门部门负责人行政课物控组物控组行政课行政课行政课每月5日或15日,部门文员申请时需部门负责人审核确认,对不乎要求的项目退回要求更正。行政课负责人员审核批准其申请要求品种及数量是否按正常消耗量申领。并询问，对异常申领予以驳回。/办公用品申请/审理单办公用品申请/审理单、办公文具进出明细表办公用品申请/审理单/办公用品申请/审理单编 制日 期2013-01-03文 件编 号FJ-WI-HR-017版 本编 号A/0实 施日 期2013-01-04编 写审 核批 准受 控印 章第6页 共 6 页
