电算化课件(第三章)

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1、初级会计电算化,第三章 会计电算化基本要求,第一节 会计电算化法规制度,一、会计法对会计电算化的规定,1、对会计核算软件及会计资料的基本规定 使用电子计算机进行会计核算的，其软件及其生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料，必须符合国家统一的会计制度规定,第三章 会计电算化基本要求,2、对会计账簿登记、更正的规定 使用电子计算机进行会计核算的，其会计账簿的登记、更正，应当符合国家统一的会计制度规定,实行会计电算化的单位，基本要求包括两方面： 第一、使用的会计软件达到符合财政部规定的会计软件的功能和技术标准。 第二、计算机生成的会计资料应当符合国家统一会计制度的要求。,第三章 会计电

2、算化基本要求,第二节 会计核算软件的要求,一、会计核算软件的基本要求,第三章 会计电算化基本要求,第二节 会计核算软件的要求,二、会计数据输入功能的基本要求,会计数据输入方法：手工输入、软盘存储介质（U盘、移动硬盘）转入、网络传输。 输入数据主要有三大类：初始数据、记账凭证数据、原始凭证数据,二、会计数据输入功能的基本要求,（注：初始数据校验结束后，有关功能应当关闭，以防用户绕过正常账务处理程序直接对会计数据进行修改）,记账凭证,日期：,凭证字：,凭证号：,附件数：,业务日期：,审核：,过账：,出纳：,制单：,序号：,2、对记账凭证输入的基本要求,1、记账凭证类型,2、记账凭证日期,3、记账凭

3、证编号,4、经济业务摘要,5、会计科目,6、借贷方向,7、金额（个别情况下还应包含数量或外币）,8、附件张数,9、填制、审核、记账人员,3、对记账凭证的控制功能,A、记账凭证号的连续性，不能重复； B、以编号方式录入应自动显示会计科目名称； C、借贷平衡； D、有借有贷； E、收付转凭证的科目控制； F、修改和审核控制； G、同一张凭证的权限控制（制单与审核不能为同一人）,A、输入记账凭证的同时输入原始凭证，金额不等时应提示； B、输入原始凭证后自动生成记账凭证，原始凭证应当能修改、审核，审核后才能生成记账凭证； C、通过审核或记账后，原始单据不能直接修改。,4、对原始凭证输入的基本要求,三、

4、会计数据处理功能的基本要求,1、具有记账功能,2、提供自动进行银行对账的功能,3、提供按照规定的会计期间结账的功能,4、具有自动编制符合国家统一会计制度规定的会计报表功能,5、其他处理功能：采取加密存储、用户身份验证等手段确保会计数据安全保密，防止对数据的未授权访问、复制、篡改、删除。同时提供多种会计核算方法，更改有相应的记录。,四、会计数据输出功能的基本要求,会计数据输出方式,通过数据接口传输到其他业务系统或通过网络传输输出,第三章 会计电算化基本要求,第三节 会计电算化岗位及其权限设置的基本要求,一、电算化会计岗位的划分及职责,（一）大中型企业和使用大规模会计电算化系统的单位 电算化岗位设

5、置,主要工作职责及要求,负责会计电算化数据和程序备份，打印的账表、凭证和各种会计档案资料的保管，确保会计档案安全保密,电算主管 (会计主管兼任）,数据分析 (主管会计兼任),电算审查 (会计稽核人员兼任),电算维护 （专职人员）,软件操作 (基本会计岗位人员兼任),审核记账 (主管会计兼任）,会计档案保管,管理 协调 检查 监督 完善 (不直接操作软件),负责会计核算软件具体使用操作 （达到会计电算化初级水平）,审核 记账 打印输出 (会计电算化初级水平),负责保证计算机硬件、软件正常运行，管理机内会计数据，不得对会计数据进行操作 （会计电算化中级水平）,对电算化系统运行进行监督，防范利用电算

6、化系统的舞弊。 (会计电算化中级水平),负责对计算机内的会计数据进行分析 (会计电算化中级水平),岗位及权限设置一般在系统初始化时完成，电算主管负责设定权限,电算审查 (会计稽核人员兼任),电算维护 （专职人员）,软件操作 (基本会计岗位人员兼任),审核记账 (主管会计兼任）,（一）大中型企业和使用大规模会计电算化系统的单位 电算化岗位设置,操作人员只有修改自己的口令的权限，无权更改自己和他人的操作权限,不相容,（二）中小型企业实行电算化的岗位设置,2、会计主管=电算主管、审核记账岗位 会计人员=操作员、电算维护员。 3、还应单设出纳员岗位。,1、注意满足不相容职务相分离的要求,出纳,记账审核

7、,软件开发人员,软件操作、处理会计业务,第三章 会计电算化基本要求,第四节 计算机替代手工记账的基本要求,一、替代手工记账的任务和条件 （一）替代手工记账是会计电算化的目标之一（首要目标）,替代手工记账即采用电子计算机替代手工记账、算账、报账这一过程，处理方式的改变，更主要的是提高会计信息的及时性、准确性和完整性。 替代手工记账仅仅是会计核算电算化工作的初级阶段，是一个单位会计电算化的起点。其主要任务是完成数据整理、初始化、计算机与手工并行和甩账验收等工作。,（二）替代手工记账的条件,会计电算化的内部管理制度包括：岗位责任制、操作管理制度、计算机软件和硬件系统的维护管理制度、会计档案管理制度以

8、及会计数据与软件管理制度等,第三章 会计电算化基本要求,第四节 计算机替代手工记账的基本要求,二、替代手工记账的过程,（一）会计基础数据的规范,1.往来账清理 2.银行账清理 3.科目期初余额清理:重新核对各项凭证和账簿，做到账证、账账、账实相符,（二）会计科目体系的规范,编码时，一级会计科目编码按财政部规定的编码方案执行；明细科目编码按照具体编码规则设置。一般情况下，会计科目编码采用科目全编码方案；即：本级科目全编码上一级科目全编码本级科目编码。 原则： （1）符合财政部和有关管理部门的规定。 （2）满足本单位会计核算与管理的要求。 （3）满足会计报表的要求，凡是报表所用的数据，如果需要从账

9、务系统中取数，必须设立相应的科目。 （4）要保持体系完整，不能只有下级科目而没有上级科目。 （5）要保持科目的相对稳定性。 （6）应考虑与子系统的衔接，凡是与其他各子系统有关的科目，在整理时应将各子系统中的核算大类在账务处理系统中设为最底层科目。,（三）设置编码方案,科目编码的作用： （1）便于计算机识别和处理 （2）减少输入工作量 （3）提高输入速度 （4）反映会计科目的上下级关系,一级科目采用四位纯数字表示，编码按财政部规定；明细科目按照单位需要设置，前提都必须要保证编码的唯一性。,（四）会计核算方法的规范,（五）会计数据采集的规范,三、会计核算软件初始化,初始化是设置会计核算软件正式运行

10、前的各项准备工作,（一）建立会计核算单位 1.账套信息 2.单位信息 3.核算类型 4.基础信息 5.分类编码级次设置 6.数据精确度定义 （二）操作人员权限与密码设置 （三）基础档案设置 （四）专项核算系统初始化,四、重构会计电算化流程,（一）企业经营过程中的主要流程 1.业务流程 2.信息流程 3.管理流程 （二）重构流程的基本原则 重构会计电算化流程就是重新设计会计电算化的工作方式和工作流程。 1、清除 清除现有流程内多余的非增值活动 2、简化 对剩下的活动进行简化 3、整合 对分解的流程进行整合、合并 4、自动 在以上基础上应用自动化来解决,五、计算机与手工并行（三个月） 计算机与手工

11、记账并行3个月以上，且计算机与手工核算数据一致。,主要任务： 1、检查建立的会计电算化系统是否充分满足要求。 2、使用人员对软件的操作是否存在问题。 3、对运行中发现的问题进行修改。 4、逐步建立比较完善的电算化内部管理制度。,五、计算机与手工并行（三个月）,并行期间可以用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账凭证，原始凭证应附于相关记账凭证的背面。,试运行时间选择：应选在年初、年末、季初、季末等特殊会计时期，这样才能全面地比较人机数据，发现可能存在的问题,试运行的主要工作： 1、检验各种核算方法 2、检查会计科目体系的有效性 3、考查操作准确性 4、纠正会计核算软件的错误,第三章 会计电

12、算化基本要求,第五节 会计电算化档案管理的基本要求,会计电算化档案包括：存储在计算机中的会计数据（以磁性介质或光盘、微缩胶片等存储的会计数据）和计算机打印出来的书面形式的会计数据。,会计数据包括： 1、会计凭证、账簿、报表、原始凭证等 2、会计核算软件开发实施过和的各种资料 3、其他会计资料,第三章 会计电算化基本要求,第五节 会计电算化档案管理的基本要求,一、纸质会计电算化档案的管理 1、现金日记账和银行日记账要求每天打印输出，日清月结 2、明细账要求每年打印一次或在需要时进行打印 3、会计电算化后，总账一般用“总分类科目余额、发生额对照表”替代，一般每月打印一次 4、会计报表每月打印一次,

13、当年的会计档案在会计年度终了后可暂由财务部门保管一年，期满后移交单位档案部门保管。,这些资料的保管期截至该系统停止使用或有重大更改后5年,二、系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管,三、会计电算化档案管理制度,1、存档的手续 2、各种安全和保密措施 3、档案管理员的岗位责任制度 4、档案分类管理办法 5、档案使用的各种审批手续 6、各类文档的保管期限及销毁手续,会计电算化档案保管期限分：永久和定期；保管期限从会计年度终了后第一天算起,四、会计电算化档案安全和保密措施 对会计档案的管理要做好防磁、防火、防潮、防尘等工作，重要的会计档案应准备双份，并存放在不同的地方。 采用磁性介质保存会计

14、档案的，要定期进行检查，定期复制，防止由于磁性介质损坏而导致会计资料丢失,模拟练习 1.会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。（ ） 答案： 2.会计核算软件中采用的各级会计科目名称、编码方法，必须符合国家统一会计制度的规定。（ ） 答案： 3.下列职责中，（ ）岗位是不相容职责。 A.电算化主管与审核 B.凭证录入与修改 C.凭证录入与审核 D.电算化主管与记账 答案：C 4.操作人员要严格遵守计算机的操作程序，并遵循（ ）的要求。 A.操作制度 B.机房管理制度 C.会计制度和会计准则 D.会计电算化 答案：C,5.会计电算化岗位是指直接管理、操作、维护计算机以及会计核算软件的工作岗位。大中型企业和使用大规模会计电算化系统的单位，可以考虑设立如下岗位（ ）。 A.电算主管 B.审核记账 C.电算维护 D.数据分析 答案：ABCD 6.电算化系统中恢复功能是系统非常重要的基本功能，进行这一工作时应当（ ）。 A.所有人员均有恢复权 B.检查备份日期 C.恢复往年资料前备份当前资料 D.指定专人操作 答案：BCD,第三章完,谢谢,