系统管理与基础设置课件

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1、会计信息系统与实验,第2章 系统管理与基础设置,2.1 系统管理,2.2 基础设置,重点与难点,思考题,【学习目标】 掌握系统管理中设置用户、建立账套和 设置权限的作用和方法。 了解年度账管理和系统安全管理的方法 掌握数据编码,会计信息系统与实验,2.1 系统管理,系统管理模块可以提供给各子系统一个统一的操作平台, 对网络财务系统的各个子系统进行统一的操作管理, 其主要功能包括账套管理、权限管理、年度账管理及系统安全维护等。 系统管理是用友ERP-U8应用系统的运行基础，它为其他子系统提供了公共的账套、年度账及其它相关的基础数据，各子系统的操作员均需要在系统管理中统一设置并分配权限，系统管理将

2、各个模块有机结合，形成了多层次多渠道的各种业务模式的协调统一。,会计信息系统与实验,2.1 系统管理,会计信息系统与实验,2.1 系统管理,2.1.1 系统管理的主要功能,1账套管理，包括账套的建立、修改、引入和输出( 恢复备份和备份) 等功能。,2. 权限管理，包括设定系统用户、定义用户的角色及设置用户权限等功能，目的为了保证系统及数据的安全保密、符合岗位分工的要求并防止越权操作、进一步加强企业内部控制。,3年度账管理，是指对同一账套内不同年度的数据所进行的管理, 主要包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据等功能,4系统安全维护，为了保证系统运行安全、数据存储安全, 系统应建立一个

3、强有力的安全保障机制。系统安全维护包括系统运行监控、设置数据自动备份计划、清除系统运行异常任务、记录上机日志和刷新等功能。,帐套管理与年度帐,帐套 帐套是指一组紧密相关的数据，一般可以为每一个独立核算的会计主体在系统中建立一个帐套。用友ERP软件最多可建999个帐套，不同的帐套数据之间彼此独立，没有丝毫联系。一个帐套可能包括多个数据库。 年度帐 每个帐套逻辑上包括不同年度的会计数据，但在用友ERP软件中，不同的年度的数据存在不同的数据库中，这称为年度帐。建立年度帐的目的是为了方便管理不同年度的数据。一般一个年度帐一个数据库。同一帐套的不同年度帐之间是相互联系的，具体将在年度帐管理中讲解到。,2

4、.1.2系统管理操作的基本流程,1新用户操作流程,2老用户操作流程,2.1 系统管理,会计信息系统与实验,2.1 系统管理,新用户操作流程如下图所示:,初次登陆，用户名为admin,密码默认为空。,会计信息系统与实验,2.1 系统管理,2老用户操作流程,老用户操作流程如下图所示:,会计信息系统与实验,2.1 系统管理,3启动系统管理,系统一般允许以两种身份注册进入系统管理：一是以系统管理员的身份；二是以账套主管身份。,系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套，具体包括帐套的备份、新建帐套、引入帐套、设置操作员、指定帐套主管、设置和修改操作员密码及权限等。,账套主管

5、负责所选账套的维护工作，具体包括帐套参数修改，年度帐的管理，及该帐套操作员权限的设置。,在第一次运行系统时还未建立核算单位的账套。因此，在建立账套前应以系统管理员的身份进行登录。,【知识要点】,【知识要点】,【知识要点】,会计信息系统与实验,2.1 系统管理,2.1.3 权限管理,1角色管理,2用户管理,3权限管理,1）功能权限管理,2）数据权限管理,3）金额权限管理,2.1.3 权限管理,目的 权限管理的目的是为了保证系统及数据的安全性，符合内部控制的岗位分工要求，防止越权操作。 角色管理 角色是指企业管理中拥有某一类职能的组织，他们的权限是相同的，实际上是用户组，用户被设置为某一角色后，在

6、系统内的所有帐套都拥有该角色的权限。角色管理是方便控制操作员权限，可以依据职能统一进行权限的划分。 用户管理 只有系统管理员才有权设置用户。用户管理主要完成对所核算帐套用户的增加。删除、修改等维护工作。,2.1.3 权限管理,权限管理 权限包括功能权限、数据权限和金额权限三种形式。 1.功能权限 功能权限是在系统管理中分配的，被赋予了某种权限，能够执行相应的操作。只有系统管理员和该帐套主管才能进行权限设置。但系统管理员能够指定某帐套的帐套主管。 2.数据权限和金额权限 数据权限可以通过记录级和字段级的权限控制。字段级权限控制是指对单据中包括的字段进行权限分配，提高系统的安全保密性。记录级权限控

7、制是指对具体业务对象进行权限分配，根据所选用户或角色及业务对象进行明细的数据权限分配工作。比如，赋予某操作员填制凭证权限的同时，还可通过数据权限进一步限制其所能使用的凭证类型或会计科目。 金额权限主要用于完善内部金额控制，对具体金额数量划分级别，对不同岗位和职位的操作员进行金额级别控制。比如，审核权限可分审核5万元以内的权限和5万元以上的权限。,会计信息系统与实验,2.1 系统管理,2.1.4 账套管理,1建立账套,1）账套信息,2）单位信息,3）核算类型,4）基础信息,5）分类编码方案,6）数据精度定义,2修改账套,3账套的引入和输出,帐套信息用于输入新帐套的有关信息，主要包括已存帐套、帐套

8、代码、帐套名称、帐套路径、启用会计期等 单位信息用于输入新建帐套的基本信息，主要包括单位的名称、单位简称、单位地址、法人代表、邮政编码、联系电话、传真、电子邮件、税号和备注等内容。 核算类型用于记录新建帐套的基本信息，包括帐本位币、企业类型、行业性质、帐套主管、是否按行业性质预设科目等内容。 基础信息是用于记录新建帐套的基础核算信息，主要包括存货、客户、供应商是否分类及是否有外币核算等内容。 分类编码方案，为了便于对经济业务数据进行分级核算、统计和管理，系统对会计科目、企业部门、结算方式、客户分类、地区分类、存货分类、供应商分类等进行编码。 数据精度定义，是指定义数据的小数点位数。,1建立账套

9、,【知识要点】,【知识要点】,第2章 系统管理,【知识要点】,当系统管理员建完帐套和帐套主管完成年度帐后，在未使用相关信息的基础上，可对必要进行调整的信息进行调整。,2修改账套,输出与引入就是数据备份与数据恢复。引入是指将系统外的某帐套数据引入本系统中。主要功能是保证系统安全和有利于集团公司合并和分析工作。输出是指将所选的帐套数据进行备份输出。不仅需要输出系统，还要将数据存储到不同的介质上。,3账套的引入和输出,会计信息系统与实验,2.1 系统管理,2引入和输出年度账,* 2.1.5 年度账管理,1建立年度账,3结转上年数据,4清空年度数据,2.1.6 系统安全维护,1系统运行监控,2设置数据

10、自动备份计划,3清除系统运行异常任务,4上机日志,5刷新,新年度到来，应设置新年度核算体系，即设置新年度的账簿并将上年余额过渡到新年度，以便开始新的一年的核算。 新年度建账流程： 1.年度帐备份 在建立新年度帐之前，结转上年业务处理，然后执行年度帐输出命令的备份工作。 2.建立新年度帐 执行“年度帐建立”操作，系统将自动按年度先后顺序建立。 3.结转新年度帐 年度帐建立后，执行“系统注销”命令，再以新年度重新注册，执行“年度帐结转上年数据”命令操作。 4.调整相关事项 成功结转上年余额后，在新年度日常业务开始之前，可以对某县事项进行调整。 5.新年度的日常业务处理,3结转上年数据,会计信息系统

11、与实验,2.1 系统管理,结转上年数据流程如下图所示:,会计信息系统与实验,2.2 基础设置,2.2.1 企业机构基础信息设置,1部门档案,2. 职员档案,2.2.2 财务基础信息设置,1会计科目设置,2凭证类别设置,3外币设置,4项目管理设置,会计信息系统与实验,2.2 基础设置,2.2.3 往来单位基础信息设置,1客户分类,2. 客户档案,3供应商分类,4供应商档案,5地区分类,2.2.4 存货基础信息设置,1存货分类,2. 存货档案,3. 计量单位,会计信息系统与实验,2.2 基础设置,2.2.5 收付结算信息设置,1结算方式,2. 付款条件,* 2.2.6 供应链基础信息设置,1仓库档

12、案,2收发类别,3采购类型,4销售类型,3开户银行,会计信息系统与实验,2.2 基础设置,5产品结构,6. 成套件,8发运方式,9货位档案,10非合理损耗类型,1常用摘要,7费用项目,* 2.2.7 其它基础信息设置,2自定义项,为什么需要进行会计科目的编码？,会计科目是对会计业务具体核算内容进行分类的名称。会计科目编码设计是根据会计制度的规定及会计科目的设置，按照一个系统的方案确定出各级科目唯一数字编码的方法。会计科目编码在手工操作下一般不使用，但是采用计算机处理会计数据时，则需要采用会计科目编码，这有利于加快数据处理。 其他如部门、项目等编码参照科目编码。,1.采用会计科目编码便于反映会计

13、科目间的逻辑关系 2.保证会计科目的唯一性 3.便于计算机处理和分类 4.节省存储空间 5.提高处理速度,科目编码方法与编码原则,方法：. 顺序编码 位数编码 分组编码 原则： 规定性原则，企业一级会计科目编码采用会计准则或制度的规定。 层次性原则 1501 固定资产 150101 固定资产甲车间 150101001 固定资产甲车间A型机床 150101002 固定资产甲车间B型机床 一致性原则，不同一级科目下同一性质分类体系应保持一致。 简短性原则 扩展性原则,科目体系结构,定长定位方法,科目体系结构,立体科目方法是指将科目中大量重复的科目从科目体系中分离出来，按照项目进行存储，并将项目和科

14、目建立动态链接，在满足优化会计科目体系的同时，达到精细核算的目的。,会计信息系统与实验,系统的启用,1.系统启用次序,1.先启用采购管理和销售管理，然后启用库存管理和存货核算； 2.启用供应链管理各个子系统和总账系统后，再启用应收、应付系统； 3.启用总账系统后，就可以启动工资管理、固定资产管理，且部分先后顺序； 4.最后启动成本管理、资金管理。,2.系统结账次序,1.工资管理、固定资产管理、采购管理、销售管理先进行月末结账，且不分先后顺序； 2.然后是库存管理、应收系统和应付系统； 3.除总账系统外的各个系统均月末结账后，成本管理才能进行月末结账； 4.如果存货核算从成本管理中取数，应在成本

15、管理结账后结账； 5.各个系统均月末结账后，总账系统才能结账,会计信息系统与实验,本章重点与难点,1.本章重点,本章的重点是账套的建立、修改、引入和输出（恢复备份和备份）、用户管理、权限分配管理、编码方案、数据精度设置、部门档案、职员档案、凭证类别、会计科目、结算方式客户及供应商分类与档案设置、存货分类与档案设置。,2.本章难点,本章的难点是账套的建立、编码方案和数据权限设置。 辅助阅读资料：企业会计制度设计（特别是会计科目和核算组织体系设计）,会计信息系统与实验,1系统管理主要包括哪些功能？,本章思考题,2新用户如何启用系统？,3系统管理员和账套主管在权限上有何区别？,4简述建立一个新账套的过程。,5简述分类编码方案的意义。,6简述账套的引入和输出的意义。,7简述账套和年度账有何区别？,8简述结转上年数据的顺序是怎样的？,9简述基础设置包括哪些内容？,实验一 系统管理和基础设置,学会安装用友财务软件； 根据第五章实验资料，建立帐套，并完成各项系统设置和基础设置； 备份帐套数据。,