公文写作幻灯片

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1、综合部 2009年8月,公文写作,培训,CONTENTS 目录,第一篇：公文概述 第二篇：常用公文 第三篇：OA 发文,一、含义： 所谓公文，它是公务文书的简称。是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。 从广义角度说，为了工作需要而写作的各种文体都可以被称作公文。 二、特点： 1、权威性。首先，由法定的作者制成和发布；其次，无论是事实、数字还是各种意见、结论，一旦进入正式公文，就不能任意更改、解释、否定。第三，公文是机关、团体、组织的喉舌、意图，是其开展工作的依据。 2、 规范性。公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等，都有一套规范化

2、的制度。另外，公文具有特定的体式。其文体、结构、用纸的尺寸、文件标记都有统一的规定。 3、工具性。公文是各机关、团体、组织在公务管理过程中最经常、最大量使用的一种工具。公务管理的方法很多，而最科学最正规的方法是利用公文。,第一节：公文的含义和特点,第二节：公文的作用,1、指导作用。公文是上级机关对下级机关的工作进行领导与指导的一种工具，上级领导机关通过制发公文来部署工作，对下级的工作进行具体的领导与指导。 2、管理作用。公文具有管理公务的基本职能。各机关通过制发公文来表达意图，传达组织、协调、指挥、控制等各方面的意向，实现起管理职能。 3、规范作用。首先，公文是法律规范的体现形式，而法律规范是

3、人们的行为准则。 其次，是我们进行各项工作、开展各项活动的基本依据。 4、沟通作用。上下级或平行单位利用公文开展工作、交流信息。 5、凭证作用。公文具有法定效力，可以作为办事的依据、工作的指针，俗话说：“按红头文件办事”就是这个意思。同时，公文也是机关工作的记录和保存。,第三节：公文的分类,1、上行文。下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。如报告、请示。 2、 下行文。上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。如命令、决定、指示、批复等。 3、平行文。同级机关或者互不隶属机关之间的行文。函是最典型的平行文。,第三节：公文语言,一、公文语言的基本要求 公文语言应符合公

4、文语体的要求，戒修饰，重实际，求明晰，讲程序。具体来说要达到： 1、准确、鲜明、生动 2、庄重、严谨、简明通顺 3、平实得体、通俗易懂 例文：A：“寒冷的冬天就要到了，我们处里还没有取暖电器，希望总务处尽量调拨给我们，好用来满足紧急需要。是不是可以，等待你们迅速答复。” B：“严冬在即，我处尚无取暖电器。请速调拨配给，以应急需。可否，盼复。” 二、公文常用语介绍 1、开端语。“据、根据、依据、依照、遵照、按照、由于、关于、对于、为、为了、鉴于、查、兹、兹将、兹定于、兹因”等。 2、期请语。“请、恳请、敬请、拟请、务请、特请、提请、报请、希望、希盼、切盼”等。 3、称谓语。“我、你、本、贵”等。

5、,4、 引叙语。“收、接、悉、前收、前接、近接、据查、据报、据了解、电悉、敬悉、欣悉”等等。 5、 经办语。“经、业经、兹经、已经、一经、经过、前经”等等。 6、 敦嘱语。“请遵照执行、遵照办理、照此办理、如实呈报、如实上报、按时完成、如期完成、责令、责成”等等。 7、表态语。“同意、不同意、可行、不可行、很好、照办、应、应该、批准、拟同意、照此办理、遵照执行、酌情处理”等等。 8、 协商语。“当否、妥否、可否、能否、是否可行、是否妥当、如无不妥、如无不当、如有不当”等。,第三节：公文语言,9、告晓语。“转告、知照、函告、发布、下达、颁布、颁发、印发”等。 10、批转语。“审批、阅批、阅示、批

6、转”等。 11、过渡语。“因此、为此、对此”等。 12、 结语。“为要、为盼、为荷、是荷、特此通知、特此通告”等。 13、 时限语。“即、即刻、立即、当即、迅速、从速”等。 14、综合语。“为此、据此、综上所述、有鉴于此、总之”等。 15、模糊语。“最近、近来、少数、绝大多数、在适当的时候、原则上、普遍、几乎、进一步”等。,第三节：公文语言,第四节：公文格式,公文的构成：文头、内文、文尾 三大部分组成。 一、文头。 又称版头。位于公文第一页的上端，约占页面的1/3。文头后有一条红线间隔。 文头必备项目有： 1、发文机关。即公文的作者。应用全称或规范化简称。用大号字套红，后加“文件”2 字。俗称

7、“红头文件”。 2、发文字号。又称发文号、文号，是发文机关的发文流水号。便于统计发文的数量和公文的检索、引用。它由发文机关的代字、发文年份和发文序号组成。 例如：“阿移200908号”即代表阿拉善移动的2009年第8号文件。文号中的年份用全称，用“ ”括起。位置应标在文件版头发文经过的下面，居中排列。,文头的必要项目即视情况可有可无的项目： 1、秘密等级和保密期限。应顶格标在公文版心右上角第一行。秘密等级为绝密、机密、秘密三级。例：“绝密6年”。 2、紧急程度。指公文在处理时限上的要求。分“特急”、“急件”。电报有“特提”、“特急”、“加急”和“平急”。与秘密等级标法相同，同时标注，放在密级下

8、面。 3、份数号。指同一文稿印制若干份时每一份公文的顺序编号，简称“份号”。用阿拉伯数字，不少于两位数。如“01”。份号应标注在公文版心左上角的第一行，顶格。 4、签发人。标在发文字号的右侧。,二、内文 1、 标题。一般由“发文机关关于事由文种”构成。除书名号外不能有标点符号。如：阿拉善移动通信分公司关于召开2009年工作会议的通知。 2、主送机关。指公文的收文机关和送达机关，它负责对文件的办理。必须标在标题之下，顶格，用冒号启下。请示、报告只能一个主送机关。上级机关下发的文件，如收文机关为同一类型，可使用统称。如“各部门”、“各旗分公司、营业部、营销中心”。 3、正文。一般包括提出问题、分析

9、问题、解决问题3部分。公文中的年份、具有统计意义的数字用阿拉伯数字，书写时不能转行。,正文的层次标识法： 第一层用一、二、三、四 第二层用（一）、（二）、（三） 第三层用、 第四层用（）、（）、（） 、附件。附属于正文的文件或材料。标注在正文之后。 标法如： 附件： 、署印。即加盖发文机关的印章。应盖在正文的右下角，上不压正文，下要骑年月。 、成文时间。指公文开始生效的时间。要用方块汉字写明全称。,三、文尾。 1. 附注。指对公文的发放范围以及使用时应注意的事项的说明。如：“此件发至旗县级”、“此件可见oa FTP”。 2. 主题词。是采用规范化的词语对公文的内容和归属类别的概括，它便于对公文

10、的阅读和检索、查询。标注方法：根据主题词的含义由大到小，先标出反映公文内容的次，再标出公文使用种类的词。应置于文尾抄送机关之上。一般27个。 3. 抄送机关。有些机关不是公文的主办单位，对公文不负责，但需了解公文的内容，以便于工作中沟通和协调，用抄送。 4. 发文机关和日期。引发机关不是指公文的发文机关，而是指文件的印刷主管部门，通常是指机关的办公室和文秘部门。印发日期以公文付印的时间为准，它与公文的生效日期是不同的，用阿拉伯数字书写。印发机关和日期只能占一行。,发文格式,CONTENTS 目录,第一篇：公文概述 第二篇：常用公文 第三篇：OA 发文,1、报告的定义：适用于向上级机关汇报工作、

11、反映情况，答复上级机关的询问。 报告的使用范围相当广泛，频率相当高，它同“通知”一起成为党政机关一上一下两大基础文种。,报告,2、报告的种类： 按性质的不同划分为：综合报告、专题报告； 按行文的直接目的不同：呈报性报告、呈转性报告 。,报告,3、报告的写法 ：由标题、正文、落款构成 （1）标题：报告的标题常见的形式有两种，一种是由发文机关、事由和文种构成；另一种是由事由和文种构成。 如：阿拉善分公司 关于 安全保密工作自查情况 的 报告 关于 2009年市场经营情况 的 报告 （2）正文。报告正文的结构一般由开头、主体和结语等部分组成。 开头。主要交代报告的缘由，概括说明报告的目的、意义或根据

12、，然后用“现将情况报告如下”一语转入下文。 主体。这是报告的核心部分，用来说明报告事项。它一般包括两方面内容：一是工作情况及问题；二是进一步开展工作的意见。,在不同类型的报告中，正文中报告事项的内容可以有所侧重。 工作报告在总结情况的基础上，重点提出下一步工作安排意见，大多都采用序号、小标题区分层次。 建议报告的重点应放在建议的内容上，说明建议的意义。 答复报告则根据真实、全面的情况，按照上级机关的询问和要求回答问题，陈述理由。 递送报告，只需要写清楚报送的材料（文件、物件）的名称、数量即可。,报告,结语。报告一般要有结束语。报告结束语的位置是在正文之后，另起一行空两格的位置。 工作报告和情况

13、报告的结束语常用“特此报告”； 建议报告常用“以上报告，如无不妥，请批转各地执行”； 答复报告多用“专此报告”；递送报告则用“请审阅”“请收阅”等。 （3）落款：如果标题中有发文机关名称，这里不再署名。而一般情况下，要求在右下方署上机关单位或主要负责人姓名。之后，于其下写明年、月、日期，并加盖单位公章或主要负责人印章。,报告,撰写报告的注意事项： 一是要坚持实事求是。不能合理想象、任意拨高，以偏概全，也不能只报喜不报忧； 二是要突出中心。根据报告主旨选择材料，不要面面俱到，把报告写成流水帐； 三是要注意在报告中不要夹带请示事项。上级机关对报告一般是只阅不答复。,报告,1、定义：是下级机关向直属

14、上级机关或其他领导机关报送的一种请示性公文。是下级机关用来向上级机关请求指示，批准事项的上行公文 。 2、分类：根据请示的不同内容与写作意图，可将其分为三类： （1）政策性请示 这类请示，一般是因政策问题而制发。如：阿拉善分公司关于成立联合办公室的请示 （2）核准重大问题的请示 这类请示多涉及人事、机构等方面的问题。如：阿拉善分公司关于为额右旗分公司增设副经理的请示 （3）事务性请示 这类请示，大多涉及机关日常工作中一些具体事项，如请求上级机关增拨业务经费、基建投资、新建改建办公设施等、日常管理方面。例：关于新增营业员的请示,请示,3、请示的特点： （1）针对性。只有本单位权限范围内无法决定的

15、重大事项，如重要决定、重要决策、人事安排等问题，以及在工作中遇到的新问题、新情况或克服不了的困难，才可用“请示”行文。请示上级给予指示、决断或答复、批准。因而“请示”具有很强的针对性。 （2）呈批性。请示是有针对性的上行文，上级领导对于呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的“批复”回文。 （3）单一性。请示应一文一事，一般只写一个受文领导，即使需要同时呈送其他领导，也只能用抄送形式 （4）时效性。请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题，求得上级单位指示、批准的公文，如能及时发出，就会使问题得以及时解决。,请示,4、请示的结构：请示由首部、正文和尾部三部分组成。 5、格式与写法： （

16、1）首部：主要包括标题和主送机关两个项目内容。 标题。请示的标题一般有两种书写方式：一种是有发文机关名称、事由和文种构成。如*组关于*的请示；另一种是由事和文种构成，如关于*的请示 主送机关。请示只能有一个主送单位，不能多头请示。 （2）正文：其结构一般由开头、主体、结语构成。 开头。主要交代请示的理由。 主题。主要说明请示事项，它是向上级机关提出的具体请求，这部分内容要单一，只宜请求一件事。 结语。另起一段，其习惯用语有“当否，请批示”、“妥否、请批复”、“以上请示，请予审批”、“以上请示，呈请核准”或“以上请示如无不妥，请批转各部门予以执行”。 （3）尾部：其主要结构为落款与成文时间两部分。,请示,请示与报告的不同之处： 第一，“请示”是下级机关主动请求上级机关给予批示或解答问题；而“报告”是下级机关根据上级机关要求和安排必须做出的书面汇报。 第二，“请示”是事前行文；“报告”是事后或事情进行中行