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1、机关档案管理工作培训,主要内容,第一部分 什么是档案 第二部分 机关档案室和档案人员的基本职责 第三部分 机关档案管理的主要环节 第四部分 归档范围和保管期限划分,什么是档案,一、档案的定义 二、档案的特性 三、档案与文件的区别,一、 档案 的定义,中华人民共和国档案法中档案的定义： 档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。,国家档案局行业标准DA/T-2000档案工作基本术语中档案的定义： 国家机关、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史
2、记录。,二、档案的特性,档案产生的主体：多元性 个人、党政机关、企事业单位、社会组织 档案的本质属性:原始记录性 凭证作用、参考价值 档案表现的形式:多样性 载体多样：甲骨、青铜、石材、竹简 纸张、胶带、光盘 形式多样：文字、图表、声音、图像,处理完毕的文件才成为档案 对日后工作有查考价值利用价值的文件才有必要作为档案保存 通过立卷归档集中整理保存起来的文件才能转化为档案,三、档案与文件的区别,机关档案室的主要职责： （一）建立健全本单位的档案工作规章制度； （二）指导本单位文件、资料的形成、积累和归档； （三）集中统一管理本单位档案，并按照规定向综合档案馆移交档案； （四）监督指导所属机构的
3、档案工作。,机关档案室和档案人员的工作职责,档案人员的主要职责： （一）负责本机关档案材料的立卷归档和保管工作，确保归档案文件材料收集齐全、整理规范、科学保管； （二）负责本机关综合档案室的日常管理，确保档案安全； （三）负责本机关室藏档案的查阅利用，迅速、准确提供档案资料； （四）负责本系统档案业务指导工作。,机关档案管理的主要环节,一、建立档案工作管理体制 二、建立档案管理制度 三、档案管理的具体环节,1.明确档案工作领导 2.设置档案工作机构 3.配备档案工作人员 4. 建立档案工作网络体系,一、建立档案工作管理体制,1、归档制度 2、整理制度 3、统计制度 4、鉴定与销毁制度 5、保管
4、制度 6、保密制度 7、利用制度 8、交接制度,二、建立档案管理制度,第一环节 收集 化分散为集中 第二环节 整理 化零散为系统 第三环节 鉴定 化庞杂为质优 第四环节 保管 化易损为长远 第五环节 利用 化死材料为活信息 第六环节 统计 档案状况数字化,三、机关档案管理主要环节,第一环节：收集,目的：化分散为集中 关键词：齐全完整 制度约束规范收 办理完毕马上收 会议文件及时收 帐外文件催促收 人员变动提前收 责任到人督促收 发现不齐补充收,收集环节注意事宜： 齐全完整 反映本机关职能活动全过程的文件必须齐全完整 有密切联系的同一组文件必须齐全完整 文件过程齐全完整 耐久字迹 书写材料 破损
5、件 易退变件 声像档案 重大活动重要会议 重要职能活动和工作成果,第二环节 整理,目的： 化零散为系统 关键词：系统 档案的整理就是按照一定原则对档案 实体进行系统分类、组合、排列、编号和 基本编目，使之有序化的过程。 机关档案的整理工作，主要包括机关 文件的平时归卷与调整、文件组卷、排列、 目录的编制、局部案卷或保管单位的调整等 项工作内容。,第三环节 保管,目的： 化易损为长远 关键词 安全 档案保管工作的具体任务： 防止档案的损坏, 延长档案的寿命, 维护档案的安全。 1.档案库房建设要求 2.档案用房配备与安排 3.编制存放示意图,.档案库房基本设施设备： 去湿降温设备（去湿机、空调机
6、） 温湿度记录仪+每日记录 白炽灯 小开窗+厚型防光窗帘 消防设备 防盗门窗（三铁：铁门、铁窗、铁柜） 档案装具（密集架、铁皮柜、防磁柜等） 防虫药物,5.档案库房管理要求 八防：防火、防水、防潮（霉）、防有害 气体、防虫、防光、防尘、防盗。 纸质档案适宜温度：14 24； 相对湿度: 45% 60% 电子文件适宜温度：15 27； 相对湿度: 40% 60%,第四环节 编研利用,目的： 化死材料为活信息 关键词 服务 档案的编研 档案编研工作的主要内容：编辑档案 史料和现行档案文件汇编，编辑档案文摘 汇编，编写档案参考资料。如全宗介绍、 大事记。 档案利用服务工作的含义：提供档案 信息，为机
7、关各项工作服务。,第五环节 统计,目的：档案状况数字化 关键词 数字 档案统计工作是以表册、指标数字等 形式揭示档案和档案工作的有关情况的一 项业务工作。是定量和科学的方法搜集、 整理、研究和人提供档案统计资料的工作。 填写统计台帐,目的：化庞杂为质优 关键词 价值 1.成立档案鉴定工作机构 单位应成立由主管领导、职能部门和档案人 员组成的档案鉴定委员会(或小组)，负责确定文 件保管期限和到期档案定。 2. 制定档案保管期限表 档案保管期限表根据机关文件材料归档范 围和文书档案保管期限规定（国家档案局令第 号）编制，各单位应根据文件对本单位、国家 和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用，
8、以及历史研究价值确定。,第六环节 鉴定,3.组织开展档案鉴定工作 单位应定期对已到保管期限的档案进行鉴 定。经档案鉴定委员会鉴定，仍需继续保存的 档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保 存价值的档案应登记造册，填写销毁清册，经 单位主要负责人批准后进行监督销毁。 销毁清册永久保存。,国家档案局 第8号令 2006年9月国家档案局局务会议审议通过 （归档范围和保管期限划分依据）,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,第一条 为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利
9、用，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法，制定本规定。 适用范围：各级党政机关、人民团体 目的：确定归档范围和保管期限,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,第二条 本规定中的机关文件材料是指机关 在其工作活动过程中形成的各种门类和载体 的历史记录。 门类：文书、人事、基建、会计等 载体：纸质、磁性、电子等,第三条 机关文件材料归档范围是： （一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； 反映本单位职能的：如工作计划、总结、工作会议、地方性法规规章、会议记录纪要、中长期发
10、展规划等 反映本单位基本历史面貌的: 如机构演变、大事记、人事任免等文件材料。 （二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； 有凭证作用的：如机关房屋、土地、财产、物资和档案等交接凭证、合同和协议、职工购置福利住房的合同、协议和有关手续及国有资产管理等 文件材料。 （三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； （四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,哪些文件需要归档： 1、上级机关的来文存哪些？ 上级机关需要本机关贯彻执行的文件；上 级机关转发的本机关文件（包括报刊
11、转载）； 被上级机关采用、由本机关草拟的文件。 2、本机关存哪些？ 反映本机关历史面貌及职能活动的文件。历 次重要会议文件；本机关印发的正式文件；与 上下级机关形成的请示与批复文件；工作计划、 报告、总结及反映有关业务活动的专业性文件；,统计、会计、调研活动、规章制度；党团、工会 的重要文件；内容重要的人民来信及其处理方面 的文件；本机关领导人参与公务活动的重要信函、 电话记录以及从外机关带回来的重要文件；解决 各种纠纷、征用土地和有关工程建设、设备购买 的合同、文件；归本机关直接管理的科研与生产 建设方面的文件；反映本机关历史沿革如机构成 立、撤销、更名、干部与职工变动情况的各种文件； 本机
12、关与外单位签订的合同、协议等文件；本机关 参与外事活动的文件材料等。,那些文件需要归档？,3、同级机关存哪些？ 需要本机关执行的法规性文件；有关业务机关在 检查本单位活动中形成的重要文件；与本机关联 系、协商工作的重要往来文件等。 、下级机关存哪些？ 重要的计划、报告、总结、统计报表、财务预算、 决算文件典型材料、法规性备案文件等。,那些文件需要归档？,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,第四条 机关文件材料不归档范围是： （一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（不需办理的） （二）本机关文件材料中的重份文
13、件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（临时、重份的） （三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（不需执行的） （四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。（参阅的）,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,第五条 凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据
14、为己有或拒绝归档。 本条规定了机关归档文件材料的流向、管理主体 机关档案部门处理归档文件材料的职责。,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,第六条 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,第七条 永久保管的文书档案主要包括： (一)本机关制定的法规政策性文件材料； (二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料 (三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料 (四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 国家档案局 第
15、8号令,（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料 （六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登等凭证性文件材料 (七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料 (八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 国家档案局 第8号令,划分永久时，需要注意以下问题： （原则：以我为主，以人为本） 1.突出本机关自身的文件材料 2.突出本机关主要职能的文件材料 3.突出反映本机关机构演变及人事任免的文件材料 4.机关文件材料是否永久保管，还要从机关职能活动的规模大小、规格层次、影响力、产生的文件材料是否具备
16、法规政策性等因素来考虑,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,第八条 定期保管的文书档案主要包括： （一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； （二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料 （三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料 （四）本机关一般性事务管理文件材料 （五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料； （七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料； （八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料； （九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,第九条 机关形成的科技、基建、照片、电子、会计、人事等专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。 1、科技档案：G
