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1、12.7 检查及调整项目计划在完美的世界里，定义了项目范围、安排了任务进度、分配了资源，项目计划阶段就结束了，项目准备开始实施。在真实世界中，却很少有这种完美的情况发生。在安排好任务进度并分配完资源之后，通常情况下你需要检查结果，以确认项目计划是否满足预期和要求。如果根据计划项目不能按时完成，不能在预算内完成或资源没有适当数量的工时，就必须对项目计划进行调整直至满足预期和要求。在做出调整之后，你还需要重新检查项目计划。为任务增加资源可能提前结束时间，但也可能造成成本的增加。如果分配更多的任务给已存在的资源，可能会造成这些资源的过度分配。为既节省时间，又节省成本，你可能决定放弃个别任务、可交付物
2、或阶段。但如果实施这些措施意味着缩减项目范围，你可能还需要得到项目管理干系人的批准。在第 1 章中，我们介绍了时间、成本与范围构成的“项目三角形” （图 1-1） 。当你变更三角形的一条边，另外两条边中至少有一条会受到影响。必须要知道三角形中的哪条边是最重要的考虑因素。项目三角形中只有一条边可以是“绝对”的，其它两条边必须是灵活的，使得你可以调整项目计划，以满足“绝对”边的约束。根据项目三角形中哪一条边是“绝对”的，你可能要对项目计划做出以下调整：提前项目结束时间减少项目成本缩减项目范围资源负荷虽然不是项目三角形的一部分，但你也可能要查看资源负荷。项目成本的最大部分是资源。如果任何资源过度分配
3、，你可能面临超出预算允许的更多的加班。如果资源严重过度分配，你就会面临任务无法按时完成及整个项目延迟的风险。如果有任何资源使用不完全，你可能就多支付了资源成本，这也会影响项目预算。在调整了项目计划，并依照项目需求平衡了项目三角形之后，就要准备向项目干系人提出申请。获得认可后，你就将进入项目的执行阶段。2.7.1 关键路径和关键任务大多数项目都会包含同时发生的多套任务，每套任务彼此之间具有一定的任务关系，可以平行地安排这几套任务的进度。取决于项目的大小和复杂程度及所涉及的资源的数量，在这些平行的轨迹或路径上，可以有任意多套任务。在任何时候，项目中必定都有一项任务是最后完成的。这项任务与它的前置任
4、务一起，决定了整个项目的结束时间。这一路径的结束时间对于整个项目的结束时间是非常关键的，因此，我们称这一路径为“关键路径” 。构成关键路径的各个任务就被称为“关键任务” 。2由于关键路径决定了整个项目的结束时间，所以在项目管理中我们给予“关键路径”和“关键任务”充分的关注。需要注意的是， “关键任务”特指组成“关键路径”的任务，并不反映任务之间的相对重要性。在计划阶段，可以确定出一条特定的关键路径。在进入执行阶段并开始报告项目的实际进展情况后，关键路径可能由一套链接的任务转变为另一套任务。如果希望提前项目的结束时间，你能够做的最有效的事情就是关注于关键路径。如果能够使关键路径中的关键任务更早结
5、束，就可以使整个项目更早结束。1. 了解时差和关键任务许多任务都有一定进度缓冲量-一项任务在引起项目进度延迟之前可以向后滑动的时间量。进度缓冲量又被称为时差或浮动时间。以下就描述两种类型的时差：“自由时差”是一个任务在引起另一任务（通常为其后续任务）延迟前可以滑动的时间量。“总时差”是一个任务在引起整个项目延迟前可以滑动的时间量。因为关键任务的延迟必将造成整个项目的延迟，所以关键任务没有时差而且没有时差的任务就是关键任务。如果一项非关键任务消耗了自身的时差，常常会造成后续任务使用一部分或全部总时差。该任务变成了关键任务，同时导致其后续任务也变成关键任务。也许你不希望只有那些总时差为 0 的任务
6、才是关键任务。在这种情况下，你可以更改关键任务的定义。具体步骤如下：1） 单击“工具”菜单中 的“选项” ，在“选项”对话框中，选定“计算方式”选项卡。2） 在“任务时差少于或等于”对话框中输入希望为关键任务设定的时差（图 2-62） 。3图 2-62 定义关键任务为了解每项任务的自由时差和总时差，可以应用日程表于任务工作表：1）显示“甘特图”或显示任何其他任务工作表。2）单击“视图” ， “表” ， “日程”就应用了日程表。2. 查看关键路径在甘特图中查看关键路径最简单的方法就是单击“视图”菜单中的“跟踪甘特图” 。“跟踪甘特图”中红色的路径就是关键路径（图 2-63） 。默认情况下， “项
7、”表将应用于“跟踪甘特图” ，就像在常规“甘特图”中一样。4图 2-63 跟踪甘特图中的关键路径甘特图向导可以帮助格式化任何甘特图视图的图形区域以突出关键路径。1） 打开你希望修改的甘特图视图。2） 在“格式”工具栏中，单击“甘特图向导” 。在“甘特图向导”中，根据提示就可以完成对甘特图视图图形区域的格式化。虽然显示“详细甘特图”或使用“甘特图向导”均可以以甘特条形图的方式显示关键路径，但还可以查看单个关键任务的详细信息。查看关键任务的方法有：显示详细甘特图：该视图将以红色甘特条形图的形式显示关键路径。在默认情况下，“延迟”表被应用于视图的工作表区域。审查关键任务报表：单击“视图”菜单中的“报
8、表” 。双击“总览” ，随后再双击“关键任务” 。对任务进行分组：单击“项目”菜单中的“分组依据” ，选定“关键性” 。想恢复任务的原始顺序，单击“项目”菜单中的“分组依据” ，选定“不分组” 。筛选关键任务：单击“项目”菜单中的“筛选” ，选定“关键” 。则只有关键任务被显示出来。想重新显示所有任务，单击“项目”菜单中的“筛选” ，选定“所有任务” 。使用项目向导：在项目向导工具栏上，单击“报表” 。选定“查看项目关键任务”链接。视图将会变为由项目向导生成的关键任务甘特图。附加的信息会显示在项目向导的侧5窗格中。 默认情况下，在整个项目中只有一条路径可以构成你的关键路径。然而，如果确实需要，
9、实际上是可以显示多重关键路径的。这有助于你查看整个项目中不同的任务网络。实施这项操作，请按照以下步骤进行：1） 单击“工具”菜单中的“选项” ，随后在“选项”对话框中选定“计算方式”选项卡。2） 选中“设置多重关键路径”对话框。为了创建多重关键路径，Project 改变了计算关键路径的方法，使得任何没有后序任务的任务均可以变为关键任务。这样就产生了多重关键路径。2.7.2 提前项目的完成时间如果你的项目是时间约束型项目，即项目计划中最重要的因素是完成时间，那么项目完成时间应该绝对优先于其他因素，当然你仍需要平衡预算约束以及满足项目范围。如果项目计划计算出项目的完成时间将晚于目标完成时间，就要关
10、注关键路径。缩短关键路径就可以提前项目的完成时间。1. 查看结束时间和关键路径在分析关键路径之前，必须查看项目结束时间。在“项目信息”对话框中，单击“统计信息”打开“项目统计”对话框。 “项目统计”对话框中的“完成”列显示当前或计划完成时间（图 2-64） 。图 2-64 “项目统计”对话框中显示项目信息的总览另外一种帮助你时刻对项目完成时间保持关注的方法就是添加项目摘要任务行。项目6摘要任务显示在任务工作表视图顶端。整个项目的任务信息被汇总并且显示在项目摘要任务行。“跟踪甘特图”视图可以帮助查看关键路径。通过查看完成时间或关键路径，可以非常方便地看到项目计划是否满足目标完成时间。如果需要提前
11、项目的完成时间，就需要关注关键任务。当然你也可能拥有比进度需求更多的可用时间。该如何处置多余的时间呢？可以把这些富余时间当作缓冲时间，以应付潜在的风险；可以扩大项目范围，添加那些你希望项目中包括，但出于时间考虑而不得不舍弃的任务；根据项目的实际情况，可以为项目建立更高的质量水平或增大产出的数量；使用富余时间来节约成本；可以通知你的主管或客户，你将提前于预期完成项目。2. 检查进度计划假设如果你已经决定提前完成时间，首先要对进度计划本身进行检查，确认所有事先设定的进度控制因素都是精确的，而且是必须的。在甘特图或其它任务工作表中，审查并更新以下信息：日期约束工期任务依赖性任务日历可以查看项目中的所
12、有任务，但是为了影响结束时间，你只需对关键任务进行调整。如果你缩短关键路径任务序列，使另外一个序列变为当前的关键路径，查看该路径是否在目标完成时间前结束。如果是，你就可以把注意力转移到新的关键路径上，直到在计划的项目完成时间约束内完成项目。（1）检查并调整日期约束首先查看进度中设定的日期约束，尤其是关键任务的日期约束。这是可以对项目完成时间造成显著的潜在影响的地方。查看所应用的日期约束，只需在甘特图或其它任务工作表中应用“限制日期”表。如果任务按照标识号进行了排序，也就是按大纲顺序排序，你可以参照附近任务的具体情况审查每一任务的约束条件。如果需要，可以以约束类型为条件对任务进行排序。如果仅查看
13、关键任务的约束，还可以应用筛选器，只显示关键任务。确认所应用的约束类型和约束日期都是必须的。在任何可能的地方，尽量选择灵活的日期约束，如“越早越好”或“越晚越好” 。只是把诸如“必须开始于”或“必须完成于”这些固定的日期约束更改为较灵活的日期约束，如“不得晚于开始”或“不得早于完成”都可以改进进度安排。7改变约束只需要在应用了“限制日期”表的甘特图或其它任务工作表的“约束类型”域中选择你希望应用的约束。（2）检查并调整任务依赖性第二个检查进度寻找缩短关键路径的可能性的方面是任务依赖性。甘特图是最好的审查任务依赖性以及它们对进度的影响的视图。查看“跟踪甘特图”或“详细甘特图”可以看到突出显示的关
14、键任务。关注关键任务的依赖性可以帮助提前项目的完成时间。特别地，还要检查任务依赖性是否是必须的。如果两个任务并不真正互相依赖，就删除它们之间的链接。如果两项任务可以同时开始，就把任务依赖性由“完成-开始型”变为“开始-开始型” 。依照以下步骤改变任务依赖性：1） 选定后续任务。2） 在标准工具栏中，单击“任务信息” ，打开“任务信息”对话框（图 2-65） 。3） 在“任务信息”对话框中，选定“前置任务”选项卡。4） 想改变链接类型，单击前置任务的“类型”域。在列表中选择希望应用的链接类型。图 2-65 在“任务信息 ”对话框的“前置任务”选项卡中改变任务链接类型彻底删除一个链接需要单击前置任
15、务行任何地方，再按删除键。点击任务工作表左上角处的“全选”格选定项目中的所有任务，然后在标准工具栏中点击“取消任务链接”按钮可以删除所有任务的全部链接。8（3）检查并调整工期日期约束和任务依赖性调整之后，如果完成时间仍然超出目标要求，就需要查看任务的工期。请注意对工期过分乐观是有风险的，尤其在你使用了如专家判断、已往项目信息、行业标准或 PERT 分析等可靠方法来计算当前工期时。可以在甘特图或绝大多数任务工作表中查看工期。如果任务已经按照标识号进行了排序，也就是按大纲顺序排列，你可以参照附近任务的具体情况审查每一任务的工期。如果需要，还可以按工期对任务排序，以便查看较长的工期。较长的工期可能有
16、较长的缓冲时间，因此可能是可以挤出时间的好地方。改变工期只需简单地在任务的“工期”域中输入新的工期。项目进度将按照新工期重新进行计算。在项目管理中有两种最常使用方法，可以在缩减任务序列的同时而不改变项目范围。赶工：通过对进度和相关的项目成本的分析确定如何通过增加资源缩短任务序列，如关键路径，而保证成本增加最少。快速跟进：把正常情况下顺序执行的任务安排为同时执行。本质上，这两种方法都有一定的风险。要特别注意的是可能会增加成本或返工。有些任务应用了任务日历。检查应用了任务日历的任务，确保任务日历准确地反映了实际情况，并且没有阻碍项目的进展。3. 调整资源设置提前结束时间另一种提前完成时间的方法就是调整资源设置。可以检查影响分配的任务进度的资源的可用性是否准确。还可以向任务增加资源来缩减任务工期。但要注意到，增加资源的可用性以及增加资源通常都意味着成本的增加。（1）检查并调整资源的可用性资源可用性越多，分配的任务就完成得越快。对于分配给关键任务的资源，要审查和更新以下
