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1、项目环境中的有效沟通同领导的沟通技巧（场景分析） -|zhjohny 发表于 2010-8-30 14:42:00 【摘要】 项目管理的成功有赖于项目的信息沟通。良好的沟通有利于建立和改善人际关系，为项目经理的成功提供重要手段。因此，项目沟通管理在项目实施过程中的至关重要性显而易见的。如何进行项目沟通是项目成功的重要因素之一。在针对干系人的沟通中，如何与领导进行有效的沟通，对每个项目经理的沟通能力都提出了挑战。本文通过场景分析的形式，介绍项目经理与领导的沟通技巧。 【关键词】沟通、项目沟通管理、项目沟通模型、问题分析、与领导的沟通技巧沟通是指人际之间传递和沟通信息的过程，对于项目取得成功是必不
2、可少的，而且也是非常重要的。沟通的主旨在于互动双方建立彼此相互了解的关系，相互回应，并期待能经由沟通的行为与过程相互接纳并达成共识。一般而言，在一个比较完整的沟通管理体系中，包含以下内容：沟通计划编制、信息分发、绩效报告和项目干系人管理。在信息系统项目中，项目干系人之间的沟通贯穿项目整个生命周期，很多专家认为信息系统项目失败的重要原因就是沟通的失败。笔者对很多产品研发项目做过分析，在所有的沟通失败案例中，与领导沟通的失败占了很大的比例。与领导的沟通甚至成为了年轻项目经理的梦魇。本文通过对一个实际案例的分析，向广大的年轻项目经理分享与领导的沟通的技巧。【场景描述】项目类型： 产品研发项目困惑：
3、小张是该项目的项目经理，目前项目正处在开发的中期阶段，该项目工期紧、任务重、同时新员工又特别多，小张又要管理团队，又要对疑难问题充当“救火队员”，他经常感到太累了。为了赶进度，他决定将更多的时间投入到具体问题的解决，对周报等相关汇报接口尽量简化，他希望最好不要做这些事，同时，他想“我都这么忙了，领导一定更忙，我就尽量不要打扰他了，快些把项目做完，有什么问题我就尽量多扛着，最后等项目结束了，一起向领导汇报；另外人手不够自己就多加加班吧，部门资源也不很多，我就别麻烦领导了。”。小张感觉自己尽量为领导着想，可是在每个周例会上，他感觉到领导对他越来越不满意了，而自己又这么累，小张真想找领导谈谈，可是看
4、到领导失望的眼神，小张退却了，问题到底出在哪里呢？【场景点评】从总体来看，小张忘记了自己在项目管理中项目经理的重要职责，该下属做的事情自己做，该让领导知道的事情自己扛，不但自己累，而且效率低下，更加严重的是下属不能很好地进步发展。实际上导致这些结果的原因，主要是因为小张没有重视“项目沟通管理”所导致的。在本案例中，小张首先要解决的是同领导的沟通问题，下面我们就从“项目沟通模型分析”、“问题分析”和“建议改进措施”三方面来帮助小张提高同领导的沟通质量。一、 项目沟通模型分析：图一 项目管理沟通模型从上图中可以看到，在项目管理工作中项目经理的几个主要沟通对象：n 与“各级领导”的沟通：1. 定期工
5、作汇报。不只汇报进度、好消息，也要汇报困难以及需要提到提供的支持；2. 带着问题和领导沟通，通过争取、说服等沟通技巧，最终获得问题的解决。n 与“团队成员”的沟通：1. 要把下属当着自己的孩子一样来培养，“孩子”成长了做为上司自己也就轻松了。所以对下属除了定期的绩效考核之外，更多是对他们提供指导和帮助；2. 因为要经常组织内部会议，项目经理的演讲能力也很重要。n 与“客户”的沟通：1. 和客户的沟通更多的是说服与谈判，通过合理的“讨价还价”使双方存在的一些分歧达成一致；2. 客户是给我们创造最终价值的人，因此对客户无微不至的关怀一点都不过分。没有关怀得最细致，只有关怀得更细致。n 与“其他项目
6、经理”的沟通：1. 同级项目经理之间的沟通，最重要的是相互尊重；2. 在相互尊重的前提下，通过谈判和商量的方式，才能赢得对方最大的支持和帮助。二、 问题分析：本场景中，项目经理小张从不重视“项目沟通管理”开始，引起项目沟通不畅，最终导致了项目失败。因此，作为项目经理，不能忽视“项目沟通管理”，尤其是与领导的沟通。项目执行过程中，会出现很多这样和那样的问题。很多问题光凭项目经理和项目团队的努力是无法解决的，需要领导提供一些特别的支持才能够顺畅的解决问题。如果与领导之间沟通不畅，上级就无法及时的知道哪些项目问题需要他们提供支持，就不能及时的解决项目问题。项目问题不能及时的得到解决，就会导致项目的最
7、终失败。当然，除了和领导的沟通之外，和其他各级项目干系人的沟通也非常重要。这里限于篇幅就不展开了，有兴趣的同事可以查阅“项目沟通管理”的相关资料或者参加公司组织的“项目沟通管理”培训。三、 建议的改进措施针对小张的困惑，给出两条改进措施：l 马上制定项目的沟通计划，加强项目沟通管理，尤其是与上级的沟通。l 有针对性的提升与领导沟通的技巧下面着重介绍与领导的沟通技巧：1. 与领导沟通的一般技巧 与领导坦诚相待，学会主动沟通下属在工作中要赢得领导的肯定和支持，很重要的一点是要让领导感受到你的坦诚。工作中的事情不要对领导保密或隐埋，要以开放而坦率的态度与领导交往，这样领导才觉得你可以信赖，他才能以一
8、种真心交流的态度与你相处。与领导沟通，主动的态度也十分重要。很多人都有报喜不报忧的习惯，而且遇到问题主观上不敢与领导进行主动沟通。事实上，如果项目出现问题，要紧的是你要尽早与领导沟通，以期得到领导的批评、指正和帮助。消极地回避，不但不能取得领导的支持和帮助，反而有可能让领导产生误解，从而导致更糟糕的结果。 适当的时机和地点与领导沟通，要取得较好的效果，选择适当的时机和地点是非常重要的。例如：反映项目中存在的问题时候，最好和领导预约时间和地点，如果能够一对一、面对面的和领导在相对安静的环境中沟通，沟通的效果会非常好。反之，如果时机和地点选择得不好，可能会带来负面的效果。 提供极具说服力的事实依据
9、提出项目执行的改进建议时，你一定要有足够的说服力，如果只凭嘴讲，是没有太大说服力的。但如果事先收集整理好有关数据和资料，做成书面材料，借助视觉力量，就会加强说服力。 带来问题的同时，请带来解决问题的建议和方案所有领导都不喜欢部下问自己怎么办或只提供“一条路”，让他没有选择。因此，在与领导沟通项目问题之前，自己要充分的对问题进行分析（可以和项目团队成员讨论），并提供出至少2套以上的解决方案或者建议。虽然领导是为你解决问题的，但是所有领导都喜欢部下反映问题时，提出多个解决方案供其选择。让领导做选择题，领导更容易当场拍板，更利于问题及时有效的解决。 说话要简明扼要，突出重点交谈时一定要先说重点，简明
10、扼要地回答领导最关心的问题。因为上司的时间是你难以把握的，很可能下一分钟就有一个电话进来或者一件重要的事情打断你们的谈话，如果你还东拉西扯，可能这就是一次毫无意义的交谈。2. 领导风格不同，沟通技巧不同由于个人的素质和经历不同，不同的领导就会有不同的领导风格。仔细揣摩每一位领导的不同性格，在与他们交往的过程中区别对待，运用不同的沟通技巧，会获得更好的沟通效果。 权威式的领导特征和与其沟通技巧1性格特征权威式领导一般态度强硬；充满竞争心态；要求下属立即服从；实际，果决，旨在求胜；对琐事不感兴趣。2与其沟通技巧 对这类人而言，与他们相处，重在简明扼要，干脆利索，不拖泥带水，不拐弯抹角。面对这一类人
11、时，无关紧要的话少说，直截了当，开门见山地谈即可。 参与式的领导特征和与其沟通技巧1性格特征参与式领导善于交际，喜欢与他人互动交流；喜欢享受他人对他们的赞美；凡事喜欢参与。2与其沟通技巧 面对这一类型领导，切记要公开赞美，而且赞美的话语一定要出自真心诚意，言之有物，否则虚情假意的赞美会被他们认为是阿谀奉承，从而影响他们对你个人能力的整体看法。 实事求是型的领导和与其沟通技巧1性格特征讲究逻辑而不喜欢感情用事；为人处事自有一套标准；喜欢弄清楚事情的来龙去脉；理性思考而缺乏想象力；是方法论的最佳实践者。2与其沟通技巧与这一类领导沟通时，可以省掉话家常的时间，直接谈他们感兴趣而且实质性的东西。他们同样喜欢直截了当的方式，对他们提出的问题也最好直接作答。同时，在进行工作汇报时，多就一些关键性的细节加以说明。
