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1、公司名称深圳市XXXXXXX有限公司文件名称采购控制程序 文件编号QP-8.4-01文件版次A0生效日期2017/07/25页码第6页 共6页修 订 页序号更新内容更新前版本更新后版本日期1新增/A02017-07-25编 制审 核批 准日 期日 期日 期一、 目的 1.1选择合适的供应商以符合本公司的要求，进而确保原辅料的质量；1.2确保采购工作的顺利进行并能及时、保质、价格合理地提供试验所需的物料。二、 适用范围试验所需且直接影响产品质量的物料采购及相应供应商的寻找、评定、日常考核评分等，取消供应资格等均属于本程序范围。三、 职责采购部：主要负责组织供应商的评估并形成合格供应商名录，负责请
2、购单的确认和采购订单的制定，负责跟进物料采购进度；品质部：协助采购部对供应商进行评估，负责采购物料的检验及结果反馈；工艺部：负责根据仓库库存和试验计划提出物料请购需求，负责采购物料的接收，负责物料的收、发、存管理；研发部：负责输出采购物料的接收标准，负责供应商送样的整体评估，协助采购部对供应商进行评估；其他部门：负责根据需要提出请购需求，协助仓库对请购物料进行接收确认；总经办副总：负责请购申请和采购订单的审核；常务副总：负责供应商评估结果和合格供应商名录的批准，负责请购申请和采购订单的批准，必要时参加供应商的实地评估。四、 工作程序4.1采购管理作业流程： 4.2供应商管理：4.2.1供应商基
3、本信息收集：采购员根据采购物料类别对供应商进行初选，初选供应商需满足以下条件：1） 客户指定的供应商；2） 当供应商独占市场或我方处于购买劣势时；3） 在本公司推行ISO9001质量管理体系之前已有业务往来且质量、交期、服务均满足要求的供应商；4） 已获得ISO9001质量管理体系认证的供应商；5） 行业或国际知名供应商。采购部发出供应商基本信息调查表对初选的供应商进行基本信息调查，原则上供应商应在调查表发出后3个工作日内回传。4.2.2初步评估：采购部根据回传的供应商基本信息调查表给出初步结论，结论包括继续评估和暂不评估两类，然后交常务副总给出最终意见并签字确认。 4.2.3送样评估：当初步
4、评估结论为继续评估时，针对对产品质量有重要影响的原材料，由采购部联系初选供应商安排送样测试，送样数量由研发部确定，品质部检测合格后交研发部进行小试，小试完成后由研发部形成小试报告并交常务副总审核。其他对产品质量无重大影响的原辅料可不开展送样评估，初步评估后可直接开展正式评估。4.2.4供应商正式评估主要有以下方式：1）书面评估：采购部结合回传的供应商基本信息调查表和小试报告信息收集供应商的资质文件，包括但不限于营业执照（三证合一）、生产许可证或相关代理证明、体系认证证书、产品认证证书等，由采购部形成供应商评审表并交常务副总批准；2）实地评估：对产品质量影响较大且有一定采购规模的原材料供应商，由
5、采购部组织相关部门人员对供应商的场地、设备、工艺、品质、资金、运输及服务等进行实地了解与评估，现场评审结果记录于供应商审核表，审核得分超过70分为合格； 供应商的正式评估可以通过书面评估和书面评估与实地评估相结合的方式，正式评估的结论应交常务副总审核。4.2.5合格供应商资格确认：1） 经正式评估为合格的供应商，由采购部将其纳入公司的合格供应商名录，合格供应商名录经常务副总批准后实施；2） 当正式评估结论为不合格时，由采购部将评估结果反馈给供应商并要求其对问题点进行整改，整改完成3个月以后再安排进行评估。若评估再次不通过，则2年以内不再安排评估。4.2.6定期考核1） 与合格供应商产生业务往来
6、后，采购部应每年定期进行统一考核，考核结果记录在供应商评分表上，考核项目和评分规则如下：a）考核项目与评定质量(50分)+交货(20分)+价格(20分)+服务(10分)=总分(100分)b）得分计算质量得分=（合格入库批数 / 交货总批数）*50分交货得分=（准时交货批数 / 交货总批数）*20分价格得分=（满意价格批数 / 交货总批数）*20分（满意价格定义：能获得较大利润的价格）服务得分=（满意批数 / 交货总批数）* 10分c）品质部负责对供应商交付产品质量进行考核：品质部将供应商每次交货的质量状况记录在原材料报检单并提供给采购部，采购部负责交货得分、价格得分和服务得分的考核，考核结果记
7、录在供应商评分表上。2） 定期考核得分在70分以上为及格，低于70分的供应商则由采购部通知其限期一个月内改善并书面回复，若没有改善或没有回复，则取消其合格供应商资格，并在合格供应商名录内注销。4.2.7供应商再评诂：对于合格供应商，采购部应根据需要做不定期的评诂，特别是提交资料有效性的评估，应确保其提交资料为最新有效版本，评估结果记录在供应商评审表上。4.3物料采购：4.3.1采购周期：采购部组织相关部门根据物流运输、供应商交期和付款条件等编制物料采购周期一览表，呈常务副总审核后实施。4.3.2仓库库存量的确定：为确保试验正常进行，应对主要原材料储备适当的库存，工艺部根据试验计划、市场销售预估
8、和产能等信息制定仓库安全库存和最低库存，经常务副总批准后实施；安全库存和最低库存量应根据实际情况及时进行调整。4.3.3采购需求制定；1） 试验原料：工艺部根据安全库存、市场销售预估制定试验原料请购单，经部门主管和总经办副总审核、常务副总批准后交采购部；2） 试验辅料：工艺部每月月底根据下月试验需要和市场销售预估制定辅料请购单，经部门主管和总经办副总审核、常务副总批准后交采购部；原则上试验辅料应按月采购； 3）临时采购：试验急需配件、原料和辅料时，由需求部门填写请购单，经部门主管和总经办副总审核、常务副总批准后交采购部。4.3.4采购实施采购部根据需求部门提交的请购单下单采购：1） 试验原料：
9、根据请购单制定采购订单，经总经办副总审核、常务副总批准后下单给供应商，并签订采购合同； 2）试验辅料和临时采购：根据请购单制定采购订单，经总经办副总审核、常务副总批准后下单给供应商。 由采购部跟进物料采购进度，确保试验正常开展和产品交付及时性。4.4采购物品的验收和入库：采购物品的验收和入库按仓库管理制度和原材料检验控制程序执行。4.5采购数据的管理及注意事项：1） 由采购部负责将采购文件及供应商所提供的有关数据保存归档，具体按记录控制程序执行。2） 货物验收入库后，由采购部依据采购订单和仓库提供的送货单、采购入库单与供应商进行款项核对，核对无误后由供应商开出发票，采购部填写请款单，经总经办副总审核、常务副总批准后交财务安排付款。3） 设备、固定资产采购等金额数目较大的，需与供应商协商分期付款（以保修情况来决定分期付款数目）条件。五、 相关文件:仓库管理制度原材料检验控制程序记录控制程序六、 相关表单供应商基本信息调查表供应商评审表供应商审核表合格供应商名录供应商评分表物料采购周期一览表请购单采购订单采购合同送货单采购入库单请款单
