如何写好会议纪要简报和邮件

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1、1 如何写好会议纪要、简报和邮件 By AAStudio 2015年12月 2 2 会议纪要、简报和邮件 简单对比 3 什么是会议 纪要、简报 和邮件？ 这个，就不说了！ 4 三者有相互关联 会议纪要 邮件 简报 邮件形式的会议纪要 邮件形式的简报 用简报形式通报某个会议 5 但不能直接画等号 会议纪要 邮件 简报 6 三者目的和功能有所不同 记录某个会议 记载、备忘、 告知 会议纪要 通报某件事 告知、引起关注 和/或跟进 简报 沟通 告知、引起关注 和/或跟进、发起 互动 邮件 7 对“TA”的约束力和回复期望也不同 会议纪要 简报 邮件 对“TA”的约束力 对“TA”的回复期望 无 可看

2、可不看 无(通常) TO：需要看 CC：可看可不看 无(通常) 除非特别要求 TO：需要看 CC：可看可不看 有(通常) 除非是纯粹单向沟通 8 6W2H 会议纪要 简报 邮件 What 主题和会议主要内容 可能多个主题事件 主题，即通报“什么” 单一主题事件 主题，即沟通“什么” 单一主题事件 Who 谁参加了会议 关于谁的 关于谁的 Whom 写给谁看，谁要关注 写给谁看，谁要关注 写给谁看，谁要关注 Why 为什么有这个主题 为什么有这个通报 为什么有这个邮件 When 会议什么时候发生，涉及哪 些时间节点 相关的事件涉及哪些时间节 点 相关的事件涉及哪些时间节 点 Where 会议在哪

3、里发生，涉及哪些 地方 相关的事件在哪里发生 相关的事件在哪里发生 How it happened 会议过程是怎样的，涉及事 件的简要过程如何 涉及事件的简要过程如何 涉及事件的简要过程如何 How to do next step 是否有下一步；如有，是下 一步怎样的 是否有下一步；如有，是下 一步怎样的 是否有下一步；如有，是下 一步怎样的 6W2H 会议纪要 简报 邮件 What 主题和会议主要内容 可能多个主题事件 主题，即通报“什么” 单一主题事件 主题，即沟通“什么” 单一主题事件 Who 谁参加了会议 关于谁的 关于谁的 Whom 写给谁看，谁要关注 写给谁看，谁要关注 写给谁看，

4、谁要关注 Why 为什么有这个主题 为什么有这个通报 为什么有这个邮件 When 会议什么时候发生，涉及哪 些时间节点 相关的事件涉及哪些时间节 点 相关的事件涉及哪些时间节 点 Where 会议在哪里发生，涉及哪些 地方 相关的事件在哪里发生 相关的事件在哪里发生 How it happened 会议过程是怎样的，涉及事 件的简要过程如何 涉及事件的简要过程如何 涉及事件的简要过程如何 How to do next step 是否有下一步；如有，是下 一步怎样的 是否有下一步；如有，是下 一步怎样的 是否有下一步；如有，是下 一步怎样的 6W2H的不同 必需(M) 最好有(B) 可有可无(O

5、) 填充颜色含义： 9 9 会议纪要、简报和邮件 撰写过程中的共性理念 10 各自都有的一般框架和格式 开始时间结束时间会议主持人 审核人会议评价 序号责任人完成时间 1 2 具体内容 会议名称XXX部周例会会议地点ABC办公室#会议室 会议纪要内容 参加人员 会议议题 XXX部周例会纪要 会 议 信 息 会议日期 纪要人 注：上述仅是示例，没有优劣之分 11 普世原则 目的性强 简明扼要 换位思考 结构化 12 Tips 之 目的性强 What Why How 6W2H 中的其他 13 Tips 之 简明扼要 通俗易懂 减少不必要 的状语 图文结合 用短句 减少不必要 的形容词 分段 使用项

6、目符 号/编号 14 示例：使用颜色标记 必需(M) 最好有(B) 可有可无(O) 填充颜色含义： 15 Tips 之 换位思考 看得辛苦吗？ 这是关于啥事的？ “我”要做什么？在什么 时候和在哪里？ 跟“我”相关吗？“我” 为什么要看？ “我”不看会有什么后果？ 16 Tips 之 结构化 重要优先 有逻辑 分模块 符合商业思维 17 金字塔写作思维 18 金字塔写作思维 19 金字塔写作思维 20 倒金字塔写作思维 21 撰写会议纪要的 特别注意事项 22 明确会议纪要的主要目的 会议纪要 告知 备忘 记载 主要目的不同，会议纪要的 写法和详细程度可能也有不 同 纯记载在流水记录基础上进行

7、简 单归纳即可； 备忘简明扼要，结构化，突出关 键信息； 告知详细连贯，突出前因后果与 关联，信息完整 (如包括必要的背景 介绍和下一步) 会议纪要 23 明确会议纪要的主要使用者 管理层： 与会者： 下发传达人员： 会议纪要使用者 简明扼要，突出关键信息， 并带必要的前因后果； 突出关键信息，尽量简洁； 详细连贯，突出前因 后果与关联，信息完 整 (如包括必要的背 景介绍和下一步) 会议纪要 24 会议纪要 会议笔录 逐字逐句 流水账 归纳 整理 结构条理化 简洁 明确 长篇累牍 会议纪要 25 会议纪要 必须有结论部分？ 不一定 必须有下一步？ 必须有责任人？ 不一定 不一定 必须引起关注

8、？ 不一定 跟会议主题与内容密切相关！ 26 会议纪要 表格形式？ 可以！ 文本段落形式？ 可以！ 关键：方便表达和阅读 27 撰写简报的 特别注意事项 28 先想，再写！ 简报 先报，再简(减)！ 功力深：脑海里完成 功力浅：踏踏实实全部写下来 29 简报 简报对象影响简报内容和形式 30 纯告知性质？信息告知？事件告知？ 严肃话题？趣味性话题？ 简报 简报性质影响简报内容和形式 对于受众来说，重要与否？ 总结性质？自上而下分享？从下到上汇报？ 需要引起对方关注？引起回复？ 31 简报 引起“关注/行动”的关键因素 新颖 相关 重要 32 简报 简(减)！ 先主，后次 先加法，再减法 图文结

9、合，但不花哨，除非特别需要 结构化，避免堆叠 33 简报 在心里备有不同版本 电梯版/30秒版 简报版 完整版 34 撰写邮件的 特别注意事项 35 邮件的关键组成部分 收件人 主题 抬头 首句 正文 结尾 落款 联系 方式 抄送/ 密送人 36 “收件人”、“抄送人”、“密送人”的区别 收件人 抄送 密送 TA是你这封邮件的目标对象 正常情况下，TA会“看”你的 邮件 你只是希望“知会”TA TA没有义务“看” 你希望“知会”TA TA没有义务“看” 邮件 37 邮件 收到邮件 看邮件 看邮件 读邮件 送达回执 已读邮件 已读回执 已读邮件 38 邮件 如何提升“已读”成功率 哪个好一些？

10、39 如何提升“已读”成功率 邮件 收件人 主题 抬头 首句 正文 结尾 落款 联系 方式 抄送/ 密送人 “相关”内容概要 或邮件目的 点名！ 明确写该邮件的目的 40 主题简洁、明确，引起关注甚至重视 邮件 你知道关键信息吗？ 能引起你重视吗？ 41 主题简洁、明确，引起关注甚至重视 邮件 42 首句明确写该邮件的目的 邮件 看完这个邮件的 大部分内容，更 不要说首句了， 都不知道 TA要收件人 做什么! 现邀请您参加XX月XX日在XX 举行的新员工座谈会。 43 邮件 正文尽量采用金字塔式写作 44 尽量在一个屏幕内写完整个邮件 邮件 哪个好一些？ 45 邮件 如果需要TA采取行动，一定

11、要有明确的时间和动作要求 示例： 请于本周五（10月24日）上午11:30前回馈发送到我邮箱。 可否帮忙看一下附件的内容，并将您的意见在下周一下班前反馈给我？ 重要时 放在前三句内！ 醒目颜色加粗标注！ 46 邮件 很重要！ 抬头/称呼 与 落款/签名 视沟通对象可做调整 不要无谓的客套 尊敬的 大家好 此致，敬礼 47 邮件 简！ 一字值千金！ 目的性强 尽量用项目符号，结构化 不是写文章，尽量短语 能一句话说清楚， 绝不说第二句! 大多数人不会看邮件的第二屏内容 48 邮件 发送前一定要检查！ 49 小结 50 目的和功能，决定三者的不同 记录某个会议 记载、备忘、 告知 会议纪要 通报某件事 告知、引起关注 和/或跟进 简报 沟通 告知、引起关注 和/或跟进、发起 互动 邮件 51 如何写好会议纪要、简报、邮件? 3个词概述？ 3分钟介绍？ 30分钟分享？ 3小时培训呢？ 52 完