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1、为了适应公司新战略的发展，保障停车场安保新项目的正常、顺利开展，特制定安保从业人员的业务技能及个人素质的培训计划合同管理的内部控制企业合同管理内部控制之我见【摘要】随着企业内部机制的不断完善，在当前的各大企业管理中，合同已经不单单是一种重要的契约，更是其对外交易的重要手段。本文依据笔者多年工作经验，在文中阐述了有关合同管理相关问题，企业之间的信息交流，合同管理仍然会出现许多不足，虽然老生常谈但必须要引起重视。【关键词】合同管理；企业；内部控制一、当前企业合同管理的现状众所周知，结合当前的大环境以及经济条件，在整个企业管理中的作用和地位情况，合同管理已经发展为企业的一项重要环节。由于已经很多企业
2、意识到这点，并通过加强合同管理来提高企业防范风险的能力和经济效益，但是这并不表示合同管理已经十全十美，很多企业依然在合同签订、履行等环节存在着诸多问题，这给企业整体运营和管理带来一定难度和损失。经笔者汇总，当前企业合同管理中主要存在以下三点问题。合同签订时对签订主体的资格审查不够重视当前，很多企业只是重视合同的“签约率”，甚至在一味追求签约率的情况下，忽视了对合同签订对方主体的资格审查，很多企业都不重视合同签订对方当事人的资信情况、主体资格，以及履约能力的情况，很多时候仅凭熟人介绍甚至几个电话、一张名片就与其签约。在具有很大盲目性的同时，还使得合同在今后管理中一旦出现纠纷，就很难解决或者干脆找
3、不到交易当事人，有时候即使找到交易对方，但是可能因为其根本不具备履约能力，而使企业自身最终蒙受损失。对合同签订的监督与管理尚不健全当前，我国企业在管理合同的过程中，虽然具备一定的规章制度，并且我国财政部等相关部门也对企业合同管理出具了具体的规章制度，虽然如此，但在很多情况下由于企业对合同签订的监督与管理不足而导致合同签订前调研不足，直接造成合同有效管理无法落于实处。而且，很多对合同管理的规章制度过于原则化，实际可操作性欠缺。合同签订前的调研不足，对合同价格把握不稳如上文所述，很多企业只是重视合同的“签约率”，甚至在一味追求签约率的情况下，不重视合同签订前的实际调研。在这种情况下，极有可能会导致
4、合同价格与市场价格相偏离。比第二十章合同管理内部控制一、内控目标确保合同管理符合国家法律、法规和公司内部规章制度的要求；规范合同管理制度及管理模式，依据公平公正及诚实信用原则订立合同，依法有效监督、管理，保证履约顺利进行，维护本公司合法权益；逐步建立体系化合同管理平台，实现资源共享，提高本公司整体合约管理水平，保证合同数据库信息的真实、准确、完整，符合本公司合同管理及信息披露的要求。二、关键风险未订立合同、未经授权对外订立合同、合同对方主体资格未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈，可能导致本公司合法权益受到侵害。合同未全面履行或监控不当，可能导致本公司诉讼失败、经济利益受损。合同纠纷处理不当，
5、可能损害本公司利益、信誉和形象。三(转载于:写论文网:合同管理的内部控制)、内控范围本手册主要描述了上海来伊份股份有限公司关于合同订立及合同履约管理的相关流程，包括合同订立中的合同审核，对合同订立及履约情况的监督、检查、考核和评估，合同文件的备案管理等。(一)合同的订立1.本公司对外发生经济行为，除即时结清方式外，应当订立书面合同。合同订立前，应当充分了解合同对方的主体资格、信用状况等有关内容，确保对方当事人具备履约能力。对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法务、技术、财务等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见
6、，应当予以记录并妥善保存。2.本公司应当根据协商、谈判等的结果，拟订合同文本，按照自愿、公平原则，明确双方的权利义务和违约责任，做到条款内容完整，表述严谨准确，相关手续齐备，避免出现重大疏漏。合同文本一般由业务承办部门起草、法务部审核。重大合同或法律关系复杂的特殊合同应当由法务部参与起草。国家或行业有合同示范文本的，可以优先选用，但对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查，并根据实际情况进行适当修改。合同文本须报经国家有关主管部门审查或备案的，应当履行相应程序。3.本公司应当对合同文本进行严格审核，重点关注合同的主体、内容和形式是否合法，合同内容是否符合本公司的经济利益，对方当事人是否具有履约
7、能力，合同权利和义务、违约责任和争议解决条款是否明确等。本公司对影响重大或法律关系复杂的合同文本，应当组织内部相关部门进行审核。相关部门提出不同意见的，应当认真分析研究，慎重对待，并准确无误地加以记录；必要时应对合同条款作出修改。内部相关部门应当认真履行职责。4.本公司应当按照规定的权限和程序与对方当事人签署合同。正式对外订立的合同，应当由本公司法定代表人或由其授权的代理人签名或加盖有关印章。授权签署合同的，应当签署授权委托书。属于上级管理权限的合同，下级单位不得签署。下级单位认为确有需要签署涉及上级管理权限的合同，应当提出申请，并经上级合同管理机构批准后办理。上级单位应当加强对下级单位合同订
8、立、履行情况的监督检查。5.本公司应当建立合同专用章保管制度。合同经编号、审批及本公司法定代表人或由其授权的代理人签署后，方可加盖合同专用章。6.本公司应当加强合同信息安全保密工作，未经批准，不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的商业秘密或国家机密。(二)合同的履行7.本公司应当遵循诚实信用原则严格履行合同，对合同履行实施有效监控，强化对合同履行情况及效果的检查、分析和验收，确保合同全面有效履行。合同生效后，本公司就质量、价款、履行地点等内容与合同对方没有约定或者约定不明确的，可以协议补充；不能达成补充协议的，按照国家相关法律法规、合同有关条款或者交易习惯确定。8.在合同履行过程中发现有
9、显失公平、条款有误或对方有欺诈行为等情形，或因政策调整、市场变化等客观因素，已经或可能导致本公司利益受损，应当按规定程序及时报告，并经双方协商一致，按照规定权限和程序办理合同变更或解除事宜。9.本公司应当加强合同纠纷管理，在履行合同过程中发生纠纷的，应当依据国家相关法律法规，在规定时效内与对方当事人协商并按规定权限和程序及时报告。合同纠纷经协商一致的，双方应当签订书面协议。合同纠纷经协商无法解决的，应当根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。本公司内部授权处理合同纠纷的，应当签署授权委托书。纠纷处理过程中，未经授权批准，相关经办人员不得向对方当事人作出实质性答复或承诺。10.本公司财务部应当根据合
10、同条款审核后办理结算业务。未按合同条款履约的，或应签订书面合同而未签订的，财务部有权拒绝付款，并及时向本公司有关负责人报告。11.合同管理部门应当加强合同登记管理，充分利用信息化手段，定期对合同进行统计、分类和归档，详细登记合同的订立、履行和变更等情况，实行合同的全过程封闭管理。12.本公司应当建立合同履行情况评估制度，至少于每年年末对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析评估，对分析评估中发现合同履行中存在的不足，应当及时加以改进。本公司应当健全合同管理考核与责任追究制度。对合同订立、履行过程中出现的违法违规行为，应当追究有关机构或人员的责任。四、关键控制点1、合同管理制度的制订
11、2、合同订立前的准备3、合同的起草4、标准合同的领用5、合同的谈判6、合同的审核7、合同的谈判8、合同的签订9、合同的归档10、合同的履行和变更11、合同的纠纷处理五、相关制度目录上海来伊份股份有限公司法务部制度汇编合同签核标准经济合同法务审核时间规定门店租赁内控管理制度网点租赁合同送审资料提交规定房屋租赁合同审查业务操作指导合同管理相关部门职责规定合同业务管理办法合同编号规则合同归档管理制度合同抽检制度六、控制表单合同会签审批表合同执行情况记录表合同用印审批表合同用印登记表合同管理内控设计要点一、合同管理流程合同管理从大的方面可以划分为合同订立阶段和合同履行阶段。合同订立阶段包括合同调查、合
12、同谈判、合同文本拟定、合同审批、合同签署等环节；合同履行阶段涉及合同履行、合同补充和变更、合同解除、合同结算、合同登记等环节。二、合同各环节的设计要点合同调查合同订立前，企业应当进行合同调查，充分了解合同对方的主体资格、信用状况等有关情况，确保对方当事人具备履约能力。1.审查被调查对象的身份证件、法人登记证书、资质证明、授权委托书等证明原件，必要时，可通过发证机关查询证书的真实性和合法性，关注授权代理人的行为是否在其被授权范围内，在充分收集相关证据的基础上评价主体资格是否恰当。2.获取调查对象经审计的财务报告、以往交易记录等财务和非财务信息，分析其获利能力、偿债能力和营运能力，评估其财务风险和
13、信用状况，并在合同履行过程中持续关注其资信变化，建立和及时更新合同对方的商业信用档案。3.对被调查对象进行现场调查，实地了解和全面评估其生产能力、技术水平、产品类别和质量等生产经营情况，分析其合同履约能力。4.与被调查对象的主要供应商、客户、开户银行、主管税务机关和工商管理部门等沟通，了解其生产经营、商业信誉、履约能力等情合同谈判初步确定准合同对象后，企业内部的合同承办部门将在授权范围内与对方进行合同谈判，按照自愿、公平原则，磋商合同内容和条款，明确双方的权利义务和违约责任。1.收集谈判对手资料，充分熟悉谈判对手情况，做到知己知彼；研究国家相关法律法规、行业监管、产业政策、同类产品或服务价格等
14、与谈判内容相关的信息，正确制定本企业谈判策略。2.关注合同核心内容、条款和关键细节，具体包括合同标的的数量、质量或技术标准，合同价格的确定方式与支付方式，履约期限和方式，违约责任和争议的解决方法、合同变更或解除条件等。3.对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，充分发挥团队智慧，及时总结谈判过程中的得失，研究确定下一步谈判策略。4.必要时可聘请外部专家参与相关工作，并充分了解外部专家的专业资质、胜任能力和职业道德情况。5.加强保密工作，严格责任追究制度。6.对谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，予以记录并妥善保存，作为避免合同舞弊的
15、重要手段和责任追究的依据。合同文本拟定企业在合同谈判后，根据协商谈判结果，拟定合同文本。1.企业对外发生经济行为，除即时结清方式外，应当订立书面合2.严格审核合同需求与国家法律法规、产业政策、企业整体战略目标的关系，保证其协调一致；考察合同是否以生产经营计划、项目立项书等为依据，确保完成具体业务经营目标。3.合同文本一般由业务承办部门起草，法律部门审核；重大合同或法律关系复杂的特殊合同应当由法律部门参与起草。国家或行业有合同示范文本的，可以优先选用，但对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查，并根据实际情况进行适当修改。各部门应当各司其职，保证合同内容和条款的完整准确。4.通过统一归口管理和授权审批制度，严格合同管理，防止通过化整为零等方式故意规避招标的做法和越权行为。5.由签约对方起草的合同，企业应当认真审查，确保合同内容准确反映企业诉求和谈判达成的一致意见，特别留意“其他约定事项”等需要补充填写的
