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1、为了适应公司新战略的发展，保障停车场安保新项目的正常、顺利开展，特制定安保从业人员的业务技能及个人素质的培训计划公务接待工作,讲话一、精心准备，选择好供应商我公司是在5月中旬接待会议主办方通知，来厦门考察的，在考察的近一个星期中，我们一方面认真采点，同时积极与各方供应商取得紧密联系，为大会在厦门的举办做好提前准备工作。在5月20日得到会议主办方的通知确定会议在5月31日至6月2日在厦门召开的准确消息后，我公司迅速与酒店、车队、餐厅、景区等供应商取得联系，分别拿出合作方案，对有些供应商进行竞标。三天内就把与酒店、车队、餐厅、广告、演艺公司等多个供应商的合作合同签订好，按照合同要求预付定金。为千人
2、会议的如期举行赢得了时间。二、组建专门队伍，量化工作任务我既有一家旅游公司，同时还有一家会议公司，会议公司由于刚刚启动，公司内只有会议计调一名、业务员一名，而要承办这千人的会议还是必须依托厦门新大都国际旅行社人多的优势。因此，我把两个公司的人员全部集中，除了旅行社留有三名地接计调操作日常业务外，其他工作人员全部集中一起办会。公司成立了以我为总调度、两位副总为付总调度的工作班子。并成立了接站、送站、车辆调度工作组、酒店、会议报到组、餐饮联络组、旅游服务组、导游服务组、广告、文艺组、财务结算组共七个组。七个组各明确了一名组长，并把每个工作组的工作职责、工作任务量化到每个工作人员。如接站送站组由地接
3、部经理付组长,机场和火车站各派16名在校旅游系学生，6小时一班，从早上05：00至晚上24：00，考虑到旅游系学生社会经验不够，机场和火车站又分别派四名专职导游指导学生接站，整个接站工作井井有序。会议主办方非常满意。如会议报到组，我公司从平时合作好的别的酒店中抽调八名酒店销售或是总台负责人参与我们会议的报到，因为从事酒店销售或是总台工作人员对分房、登记等一套工作流程非常熟悉，为了及时拿到房卡，并能掌握到酒店退房、会议用房的情况，统计整个会议用房情况，我专门派公司一名副总负责与酒店联系，穿梭于酒店与会议主办方和公司报到台三者之间。而会议报到组的工作任务及工作流程全部由这名副总给予量化到每个工作人
4、员身上。报到组两人搭配、分区域登记报到的做法深得会议主办方的赞赏。抽调这些工作人员参与会议报到后，会议主办方亲眼看到了工作人员熟练的工作程序，比较高的工作效率，会议报到秩序井然，参会人员也能在较短。）的时间内拿到房卡。其他各组也都是先制定工作流程，再把各项工作任务量化到每个员工身上，副总检查组长或副组长的工作，总经理检查副总经理的工作。做到一级对一级负责。三、抓住工作重点，督促各项工作完全到位中国鸭鸭第二十八届羽绒制品交易会的重点是请客商来厦门旅游，然后在6月1日晚上安排一个羽绒服装展示、新产品推介、六家大的卖场总经理讲话及文艺演出。我们就围绕这些重点，一是把精兵强将安排在旅游和答谢宴会上，在
5、旅游安排上，我本人与公司导游部经理、地接部计调亲自采点，因为线路有永定土楼，往返行程要6个小时，26台49座旅游大巴车，1300名参会人员，旅游安全、旅游秩序甚至游客上洗手间等问题都是旅游组必须事先考虑的问题。我们的做法是先确定26名导游，配对26台旅游车司机、土楼景区配对26名景区讲解员、请会议主办方配合，安排26名临时负责人，与我公司的26名导游配对协助工作。在去土楼的高速和一级公路上安排两个临时停车点方便客人下车吸烟或是上洗手间。由于事先做了过细的准备工作，5月31日前往土楼的旅游秩序井然，游客兴趣很高。游客安全系数达到100%。会议主办方的总经理这样称赞我们的这次旅游活动。他讲这是他任
6、老总以来第八届会议，也是他认为举办得最安全的、经销商玩得最开心的一次旅游活动。6月1日在厦门市区的旅游活动，由于考虑到人数多，车辆多等因素，车辆和导游及游客采取了分流方式进行，一个大队伍分成三大旅游组，由一名副总全权负责厦门市区的旅游活动。旅游可以分组，但吃饭必须在同一酒店、同一时间用餐，这给旅游活动安排带来了一定的难度，但由于有一名副总做旅游调度、公司又安排了四名工作人员在指定的餐厅与导游及时联系、与餐厅前台及时沟通，使整个在市区的活动比较圆满，也得到了会议主办方的赞扬。答谢晚宴是这次交易会的高潮。为了承办好这次答谢晚宴，特别是晚宴中的文艺演出，我对整个舞台搭建、音响布置、每个文艺节目一一现
7、场查看。中途感觉到灯光音响不怎么满意，我就当机立断地改换，采用厦门最好的音响灯光。对文艺节目也不怎么满意，就调用厦门最专业的演出队伍。虽然成本都有所提高，但会议主办方最后非常认可这台晚会，最后还是追加了会议费用。由于抓住了工作重点，实施了以点带面的工作方法，整个会议举办得比较成功。一、重要会议组织概述学院、部门组织的重要会议需履行报告程序；需邀请学校领导出席会议的所在学院、部门提交申请，学校办公室统一安排；并请提供会议有关背景材料、会议议程，初拟讲话稿。大型会议环节众多，涉及到方方面面，不可能也不必要将所有可能的情况都做好预案。这就要求工作人员在会议过程中必须全神贯注，不能有丝毫懈怠心理，密切
8、关注场上需求和情况变化，迅速作出反应，解决问题。对上主席台的领导同志能否出席会议，在开会之前务必逐一落实。如临时有变，应及时调整桌签，防止主席台出现桌签差错或领导空缺，谨防错别字出现。流程重要会议组织工作一般分为会前筹备、会中服务、会后总结三个阶段，细化量化20个节点，将会务工作纳入程序化、规范化的轨道。1、会前筹备拟订会议方案会议方案是组织安排会议的总纲，是会议意图、目标、计划实施的书面表现形式。内容包括：会议名称、时间、地点、规模、主要内容、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、食宿行安排、安全保卫、工作班子组成及职责分工等。制定会议方案要坚持“复杂程序简明表述、
9、简单问题慎重对待”的原则，增强方案的指导性和可操作性。方案报送相关领导审定后，要立即召集相关单位负责人召开协调会，对各项任务进行分解。起草、下发会议通知会议通知是会议组织者向参会人员传递会议信息的主要方式，是参会人员反馈信息的前提条件。起草会议通知要做到表达准确、条理清楚、言简意赅、一目了然。通知的内容包括：会议名称、主送单位、主要内容、报到时间和地点、参会人员、报名要求、有关事项等。下发会议通知时要把握好两点：一是及时，使参会人员有充裕时间做好准备；二十准确，防止重发、错发、漏发。落实与会人员按照会议通知要求的时间，对与会人员逐一落实并做好登记，必要的进行电话核查、督促，统计汇总后列出请假人
10、员名单，并及时向有关领导报告。协调出席领导根据会议性质拟请领导出席的，应报请办公室领导同意后，逐一通知。内容包括：会议时间、地点、议程。并帮助衔接、督促讲话稿或主持词的起草与报送，确保及时送到相关领导手中。会前半小时可再对出席领导进行一次手机短信提醒。预定会议室会议时间确定之后，要立即与会议场所联系沟通，预定会议室，并安排做好先期准备工作。编辑会议须知与会者通过会议通知得到召开会议的信息，但会议的有关安排、要求，需要通过会议须知来了解和掌握。大型会议活动需要编印会议须知，须知编排要求准确、周密、合理、简洁。内容包括：日程安排、与会人员名单、分组名单、食宿安排、乘车安排、会务组电话、作息时间、注
11、意事项等。制作会议证件有些会议需要制作会议证件，包括出席证、列席证、工作证、车辆通行证等。证件制作要根据会议主题，从易于识别、方便管理、利于安全的原则设计制作。布置主席台主席台是会场的重点和中心部位，是会议性质、规格和气氛的集中体现。主席台的布置要从会议性质、领导人数、主席台大小以及方便领导出入席等方面综合考虑。检查音响和灯光根据会议议程安排话筒的数量和摆放位置，并严格落实“三检查”：布置会场时检查；会前半小时检查；会前十分钟检查。确定法定会议播放国歌、国际歌，要提前进行演练并做好备份，确保万无一失。检查会场内是否有损坏，如有损坏，提前进行更换，有投影仪演示时需及时调节灯光。编制座区图，摆放桌
12、签根据统计整理后的与会人员名单，合理安排与会人员的会场座次。座区图和桌签要反复进行核对，防止遗漏、重复，防止出现错别字。组织调度会议用车大型会议活动，要安排专人负责车辆的召集和调度，车辆较多时要编排乘车分组，并对车辆进行编号。同时做好交通疏导，大型会议由于到会车辆较多，要安排保卫处等相关部门在会场附近进行交通疏导，必要时进行校内交通管制。安排新闻报道需要新闻报道的会议，要提前联系学校宣传部及有关新闻媒体，并做好媒体接待工作。电力保障会前与后勤等部门沟通联系，安排保电任务，同时安排会议场所进行内部检修。会议过程中还需要安排专人值班，以便应对突发情况。2、会中服务组织会议报到会议报到时与会人员身份
13、再确认的过程，是与会人员领取会议证件、文件材料、办理住会手续的必要环节。会议报到工作要求热情周到、迅速准确、有条不紊。与音响师对接准备一套会议材料，包括会议的主持词给音响师一份，以方便其把握议程安排与音响的调配。会议值班会议值班的作用是收集和发送有关会议的信息，协调处理会议期间各项工作和突发事件，落实领导交办的事项等。安排一人在会场内、一人在会场外值班，及时沟通情况，确保联络通畅。值班人员要时时将会议议程进行对比。掌握会议进程。会场服务提醒工作人员定时供应茶水，巡回检查会场内的音响、灯光、室温、通风、屏蔽等情况，发现问题迅速补救。遇到特殊情况需要向持人汇报时，要采取灵活的方式处理，最大限度的减
14、少对会议的影响。维持会场秩序会场秩序包括会场外秩序和会场内秩序。会议召开时，在会议室门外安排专人值班，防止无关人员进入会场，禁止大声喧哗。发现会场内不遵守纪律的行为，予以提醒和制止，要注意做到言辞温和有礼，态度严肃认真，行动不温不火。3、会后总结送站清场会议结束后，根据客人的行程安排及时调度车辆，组织送站，特别是重要客人要做好一对一服务。总结归档会后将会议所有文件包括会议方案、会议通知、会议须知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等收集起来，按顺序装订成册。有些会议还要做好录音、录像资料的收集和整理。根据保密原则，对需回收的会议材料要逐份清查回收。分析总结会务工作中的经验和教训，注意收集参会人员
15、对会务工作的意见，虚心采纳、整改提高。流程图三、公务接待管理概述高等院校的接待工作，是指对来校出席会议、考察调研、学习交流、检查指导等公务活动领导或专家的接待和服务。接待工作是加强学校对外交流的重要途径，是展式学校发展成果和亮点的重要窗口，是办公室必不可少的重要的日常事务工作。它有利于学校改善外部环境，扩大对外影响，获取各种信息，是一种无形的公关工作。随着学校各项事业的迅速发展，办学水平提升，社会影响扩大，学校与中央部委、省市政府的联系日益频繁，做好接待工作对争取各级领导的重视、关心和支持非常重要。做好学校接待工作一般应掌握以下七原则：1热情周到文明礼貌、热情周到是接待工作的首要原则。接待工作繁琐复杂，环环相扣，细节体现水平，细节决定形象。任何接待都要做到热情有礼，细致周到。2对口对等根据来访目的和要求，安排相应的学校领导、部门负责人参加接待。上级领导或社会高层来访，一般由学校党委书记或校长接待，分管校领导和相关职能部门、学院负责人陪同。兄弟院校的领导来访，一般由学校对口领导接待。3讲求实效制定接待计划做到张弛有度，接待内容安排尽量紧凑，如无特殊情况，应按照原定计划完成接待任务，既不
