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1、建筑工程商务人员 证据管理丰珂二0一五年七月,在建筑施工领域，专业工程技术人员和 施工人员居多，工程合同的签订以及履约过程中，需要将工程技术的专业性与法律层面的合法有效性相结合，以避免在施工过程中出现争议和纠纷。故为了促进工程施工，预防和解决与业主方、班组、供货方等之间的纠纷，需要加强合同等证据管理。商务人员需要树立证据观念，强化证据意识，在合同的订立以及履行过程中，有效地收集和固定合法证据。,一、 证据的概念法律意义上的证据，指的是所有可以用于证明事实的材料。因此，证据须符合以下要求：1、证据是客观真实的，具有真实性。2、证据必须具有合法的形式，具有合法性。3、证据能够充分证明事实，具有证明
2、力。证据的收集和管理需要做到：1、把握时效性。2、以合法形式固定和保存证据。,二、 证据的分类建筑工程本身所涉及的纠纷，一般是民事纠纷，通过民事诉讼或者仲裁的方式解决。那么我们需要了解到民事诉讼中的证据类型。根据民事诉讼法的规定，一般民事诉讼中的证据包括：（一）当事人的陈述；（二）书证；（三）物证；（四）视听资料；（五）电子数据；（六）证人证言；（七）鉴定意见；（八）勘验笔录。这些证据必须查证属实，才能作为认定事实的根据。,三、 建筑工程中主要涉及的证据类型在前述证据类型中，与建设工程合同履行相关的主要是书证、物证、视听资料、电子数据、证人证言。其他几类证据，如鉴定意见、勘验笔录一般较少出现，
3、而当事人的陈述主要是当事人对法院作出的陈述，也是纠纷产生之后才可能出现，因此不是商务人员日常工作的重点。商务人员需要对以下重点证据类型进行把握：1、书证是指以文字、符号所记录或表示的，以证明待证事实的文书，如合同、书信、文件、票据、联络函、通知等。,2、物证是指用物品的外形、特征、质量等说明待证事实的一部或全部的物品，如质量不合格的货品、被损坏的设备等。3、视听资料是指用录音、录像的方法记录下来的有关客观事实的材料，如用手机录音、手机或摄像机视频等。4、电子数据是指与事实有关的电子邮件、网上聊天记录、电子签名、网络访问记录等电子形式的证据。电子数据通常的形式是存储在各种电子介质上，其本身难以为
4、人们所直接认识，且容易篡改，其调查取证存在困难。实践中不少采取公证的形式。,然而对电子证据的质证和认证，判断电子数据证据的原始性仍是难题。尽管我国已对电子数据证据问题作了专门立法，如2004年通过的电子签名法。但是电子签名法仅对于数据电文的原件要求作了规定，还有诸多电子数据证据缺乏关于出示原件、原物的举证规则，在认定其可靠性上也存在难度。最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定中也明确规定：“调查人员调查收集计算机数据或者录音、录像等视听资料的，应当要求被调查人提供有关资料的原始载体。”,证人证言是指证人以口头或书面方式向人民法院所作的对案件事实的陈述。证人所作的陈述，既可以是亲耳听到、看到的，
5、也可以是从其他人、其他地方间接得知的。人民法院认定证人证言，可以通过对证人的智力状况、品德、知识、经验、法律意识和专业技能等的综合分析作出判断。综上所述，作为商务人员要掌握的主要是书证、物证和视听资料。电子数据还有证人证言要慎用，如果必须得采用这两种证据类型，那在证据的收集和固定上需要特别注意和小心。,四、建设工程领域证据的特点,1、证据资料数量多。由于建筑工程的复杂性和综合性，导致工程资料数量众多。一个建筑工程往往会有数以万页计的工程资料，如施工图纸资料、业主与施工企业、监理单位的会议资料，这些资料往往会成为施工企业可以利用的证据资料。2、证据资料种类多。从可能涉及到纠纷类型的角度来看，包括
6、以下几方面的证据：施工合同及其主体是否有效、施工工期是否延期、工程质量是否合格、工程款以及工程款支付情况等。当然这种证据分类并不绝对，不同种类的证据资料之间往往会有所交叉，如证明工期是否延期的证据资料往往又能用作工程价款是否增减的依据。,3、证据资料有多重证明力。例如出现了自然灾害，须提供证据证明其为不可抗力事件，一方面证明施工企业无需承担工期延误的法律责任，另一方面可以用来证明因此增加措施费的必要性和客观性。因此施工企业有必要为一份证据资料原件准备多份复印件。4、证据资料有阶段性特点。按照工程阶段分为招投标阶段、合同签订阶段、合同履行阶段，则对应的证据则为各阶段的证据材料。如招标的合同书与之
7、后实际履行的合同书不一致，则以实际履行的合同为准。如合同履行过程中出现变更、签证，则须多方确认变更、签证的内容，最终以此作为结算依据。注意把握各阶段证据的承接性。,5、证据资料琐碎、分散，需要从细节做起。天气资料、临时停水、停电事件等现场施工的各个细节都可能成为影响施工企业利益的证据资料，需要施工企业完整地加以收集和整理。6、证据资料呈逐步增加的态势。随着施工合同的履行和工程的进度，需要管理的证据资料的种类和数量会逐步递增，要求做到证据的有序管理。,五、建设工程证据管理的难点,1、建设工程行业是卖方市场，施工企业与业主关系不对等，在证据资料的获取上存在困难。2、现场施工人员注重安全生产和施工的
8、管理，对证据的管理不够重视，实际取证能力有限，证据缺乏合法有效的形式，需要加强证据意识和证据管理。（1）很多工作人员认为只有打官司才需要证据，在日常施工过程中不重视有关证据资料的收集与管理。,（2）法律纠纷发生后，认为只要依靠律师，官司胜算的可能性就很大，而没有考虑企业自身能向代理律师提供多少有用的证据资料。 （3）需要及时取证的事件发生后，建筑施工企业往往没有及时取证或者及时取证了，但是取到的证据不符合法律的要求。 （4）由于施工企业现场项目部的档案管理不规范或者是混乱导致有些已经取得的证据资料人为灭失。,3、证据有明显时效性，难以再现，难以现场及时取得书面证据。 （1）证据的收集容易错过时
9、效。例如施工合同中约定，属于签证索赔的事件发生次日起28天内，施工企业必须向业主递交签证事项、理由及依据等。在实际施工中，有可能因种种原因业主迟迟未签字，而施工企业又不能证明已提交，从而导致没有证据证明在时效内已主张。 （2）现场难以形成各方确认的书面文件，对业主和班组的违约行为很难有书面证据证明。尽管合同及管理协议对班组的违约行为进行了具体的约定，但是在合同履行过程中，对于班组的违约行为往往很难取得班组的书面确认，也没有其他书证。,六、商务人员的证据观和管理原则,（一）商务人员需要树立证据观，以指导实际工作：1、树立法定证据观，所有的证据都以事实为基础，以合法为原则。2、养成关注证据的意识，
10、在商品谈判、签约、合同履行过程中，都注重收集和保存证据。3、熟悉合同的重要条款，了解和预判履约中可能出现的争议事件以及争议类型。4、时刻记住依约履行合同，对合同相对方的违约行为及时收集和保存证据。5、在项目部的商务人员要促使项目部形成合法、守约、讲证据的意识，督促项目部、班组、施工人员依约施工。,（二）商务人员证据管理原则,1、证据审查。审查证据的真实性、合法性、关联性、时效性。对证据进行取舍和补充，使得证据资料符合法律要求。 2、证据完善。补充本来应该取证的资料，对已丢失的资料及时采取补救措施。 3、证据排除。选择有利证据，排除不利证据，让对方手中没有对我们不利的证据。 4、证据封存。把有效
11、的证据固定下来，妥善保管，使得证据具有持续性。,5、预判风险。根据合同条款以及合同检查的情况，预判可能出现的风险，提示相关部门，提前思考对策，做好准备工作。6、化解风险。在掌握证据的同时，及时利用证据进行协商谈判，化解纠纷，解决问题。如在合同检查中，发现业主严重拖欠工程款，就需要催收工程款或者依法采取停工措施或者采取诉前保全措施等。,七、证据管理的要求,1、证据管理应与工程的进度同步，发现证据及时取证。不能待工程完工之后再补充取证或者整理证据。2、证据管理应具有预见性，如发现已有证据资料的不足，应预见施工合同履行中可能会出现的法律纠纷，从而及时补证。3、证据管理应当完整。整理的过程中应当编制证
12、据清单，证据清单与证据资料应能一一对应，以方便需要时调阅查找。,八、证据管理的相关制度,（一）制定、完善工程档案资料和合同管理的规章制度1、制定科学合理的档案资料管理流程。2、制定合同管理流程。3、制定资料审批借阅流程。,4、将工程证据资料管理与工程档案资料以及合同管理相结合,（1）工程证据资料部分来源于档案资料以及合同。 （2）在妥善保管档案资料以及合同时，实际上就是在固定和保存工程相关证据。 （3）工程证据管理和工程档案以及合同的管理都应与工程进度同步，边施工边完成上述资料的管理。 （4）工程档案和合同的管理由施工企业的项目现场管理人员配合档案员、资料员，按照总部的流程和商务合约部的要求来
13、完成。而工程证据的管理最好是由项目现场管理人员、资料员、档案员在商务部人员以及总部合约管理人员的指导下完成。,（二）建立证据管理责任制，专人专岗，责任落实到人。1、落实专职的资料员、档案管理员或者合同管理员负责工程档案的管理。2、落实各岗位职责，职责到人，形成问责制。3、现场商务人员不仅要求现场管理经验丰富、责任心强，而且须具备一定法律知识和证据把控能力。,（三）建立培训机制，定期培训法律、法规知识，强化取证能力。1、关于招投标文件、施工合同、劳务分包合同、专业分包合同等影响合同履行的文件材料，对项目部人员进行法律培训，告知合同的关键点和可能出现风险的地方，提前做好合同履行的风险防范。2、对公
14、司商务人员、项目部人员定期进行建筑工程领域的法律、法规以及证据实务的讲座培训。3、关于财务税收、采购、安全管理、劳动关系等影响合同履行的其他相关内容进行培训。,九、证据管理的方法（一）细化证据的类别，对证据进行分类整理并保存，便于查找。根据其内容来分类，对工程有重大影响的主要以下几类交叉影响的证据： 1、关于建设工程工期和开工条件的主要证据资料（1）关于约定开工日期和工期的证据：包括施工合同、补充协议、双方工期延期的往来函件、会议纪要等关于工期的约定。（2） 实际开工日期的证据：一般以开工报告为准。,（3）关于工程开工条件的证据：业主是否完成施工场地的三通一平工作；如果开工前需要支付进场费的，
15、有关支付进场费的证据资料；如施工主材都是甲供材料，开工前第一批甲供材料到货的证据资料等；如材料属于施工单位采购的，备料款是什么时间支付的证据资料等。 （4）其他影响工期的证据：如甲供材料的到货计划以及实际到货的证据；施工单位与业主约定的工程进度款的支付条件及其时间、业主单位拖延支付工程进度款的证据；如气象，洪水、地震等地质灾害资料、设计变更的图纸资料、业主单位发布的停水、停电通知书和施工组织方案调整等。,2、关于建设工程质量的主要证据资料 （1）甲供设备和材料的供应清单、合格证书、验收记录单、封样记录等。 （2）施工企业采购的设备、材料的供应清单、合格证书、验收记录单、封样记录等。 （3）隐蔽
16、工程验收单与验收机构、监理机构质量评估报告，包括但不限于分部分项工程验收记录、单位工程质量验收记录等。 （4）工程竣工验收前，业主单位未经同意擅自使用未经竣工交付在建工程的证据资料。 （5）有关业主或者监理工程师的指令等证据资料。 （6）建设工程质量监督报告、工程质量使用书等。 （7）业主单位编制的、五方验收的工程竣工验收报告以及工程竣工验收备案表等。,3、工程量和工程造价、工程款支付的主要证据资料 （1）施工合同书及其补充协议：合同书都有工程合同价以及支付方式的约定条款。 （2）如工程有预付款、备料款的约定条款，则预付款、备料款实际支付的时间、数额等证据资料。 （3）工程进度申报资料以及工程进度款支付申请报告等证据资料。 （4）经监理核准的工程进度申报资料以及工程进度款支付申请报告等证据资料。 （5）业主对工程进度申报资料以及工程进度款支付申请报告等证据资料的批复文件。,（6）业主单位实际支付工程进度款的时间、数额等证据资料。 （7）工程款收付的凭证、单据等明细资料。 （8）变更、签证、索赔证据资料及其价款。 （9）招标图、施工图以及竣工图等图纸资料、工程清单、计价表等。 （10）工程报价单、投标预算资料、中标价格资料等。 （11）工程的最终结算资料，如工程造价审计报告等等。,
