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1、English Letter Writing,Havent seen you for a long time.,I. Layout and Conventions of Letter Writing,Conventions of letter writing , like fashion, may change over the years. But there are some that can be regarded as rulesthey are unlikely to change, if ever, for a very long time. Before we go, pleas
2、e consider the following questions first:,a) What are the components of an English letter? How are they normally laid out?,b) How does business correspondence differ from personal letters, in layout and in language?,c) How much do you know about the differences between Chinese and English letter wri
3、ting?,英文书信一般可以分为事务书信/公函 (Business Letter or Official Correspondence) 和个人书信 (Personal Letter) 两大类。前者是单位与单位之间或者个人与单位之间来往的书信，后者是亲朋好友之间的来往信件。在格式和语体方面，事务书信比较正规 (Formal)，而个人失信却比较随便 (Informal)，当然，不论哪种书信，都不追求辞藻的华丽，而以语言简洁明了为佳。,一般来说，英文书信的写作要遵循下列“五C原则”，即Correctness（正确），Clarity（清晰），Courtesy（礼貌），Conciseness（简洁）和
4、Consideration（体谅）。,发信人地址(Heading),发信日期(Date),收信人姓名地址(Inside Address),称呼语(Salutation),.,结束语(Complimentary Close),署名(Signature),头衔(Title),附件(Enclosure),附言(Postscript),1.1 Indented Form (缩行式),BODY OF THE LETTER,Heading,Date,Inside Address,Salutation,Complimentary Close,Signature,1.2 Blocked Form (齐头/并列
5、式),PARAGRAPH 1,PARAGRAPH 2,PARAGRAPH 3,1. 内文地址 (Inside Address),内文地址包括收信人的姓名和地址，写在信纸的左上角。从信纸的左边顶格写起. 其用词和格式和信封上的完全一样，也分并列式和斜列式两种。书写的次序为：先写姓名和头衔，再写地址。行末是否用标点，应与信头一致。如：,Professor William Green, New York University, New York, U.S.A,Miss Zhang Lili 303 Domitory 4 Tianjin University Tianjin, China,现在，在非常
6、熟悉的亲朋好友之间，信内的这部分可免写。,32. 称呼(Salutation),称呼是对收信人的称谓语：一般位于内文地址以下两行，从左边顶格写，占一行，末尾用逗号（美国和加拿大人多用冒号）。事务性书信的称呼后面一般要用冒号。常用的敬语如下：,对不熟悉的男人用：Dear Sir, Dear Sirs, 或 My dear Sir.对不熟悉的女人用：Dear Madam或My dear Madam. 也可用Dear Ladies.,对熟悉男女用：Dear Mr.+姓, Dear Mrs.+姓, Dear Miss + 姓,对和熟悉的男女用：My dear+名（如My dear Tom）, Dear
7、 Dady, Dear Mama, Dear Uncle, Dear Brother,另外在英国，需要注意的是，特别是在特别正式交际的信件中，偶尔也有用Esq.的。Esq.是Esquire的缩写，也是“先生”的意思，用在姓氏和名字的后面，其前面可有逗号，也可无。例如：James West对的称呼，应该是：James West, Esq. (very ceremonious),对外公事函件中，收信人的称呼可用Gentlemen（注意不可用Gentleman），Dear Sir(s)等。Gentlemen之前不可加Dear，后面也不可带姓名。用Sirs时，前面常有Dear一词，但也单独用Sir。,
8、3. 正文 (The Main Body),正文即写信人要向对方说的话，是书信的主体部分。正文从称呼下方隔一行开始，第一个字母应向右缩进四至六个字母，下一行与称呼语的第一个字母取齐。,4. 结束语 (Complimentary Close),结束语是写信人表示自己对收信人的一种谦称，只占一行，低于正文一、二行，从信纸中间稍右的地方开始写。第一个词的开头字母要大写，末尾用逗号，不同的通讯关系用不同的结束语，例如：,1）用于上级、长者Your (very) respectfully, (Very) Respectfully yours, Yours (very) obediently, (Very
9、) obediently yours, Yours gratefully,2）用于机关、团体或不相识的人Yours (very) truly, (Very) truly yours, Yours (very) faithfully, (Very) faithfully yours, Yours (very) sincerely,（3）用于一般熟人或朋友Yours, Yours ever, Ever yours, Yours affectionately, As ever, Yours as ever, Yours sincerely (cordially), Always (sincerely
10、) yours, Cordially, Yours Faithfully, Yours fraternally,（4）用于亲属或挚友Yours affectionately, Loving yours, (Much) Love, With love, Your loving son (child, sister, nephew, niece, grandmother), Your most affectionate, Your devoted friend.,要注意Yours不可写成Your。在欧洲一些国家里，多用Yours sincerely等形式，Yours放在sincerely前面。美国
11、和加拿大等国则多用Sincerely yours等形式，把yours放在sincerely后。,5签名 (Signature),信末的签名一般低于结束用语一二行，从信纸中间偏右的地方开始。如果使用打字机，一般空出一行，再打名字，空的那行供手签名用。手签名主要是使收信人相信信件是真实的。如写信人是女性，又与收信人不相识，则往往在署名前用括号注上Miss, Mrs.或Ms.，以便对方回信时知道如何称呼。有的还在署名之后写上自己的职称或头衔。例如：,Yours truly; (Signature) (Ms.) Ellen Butler Professor of English,Yours very
12、faithfully, (Signature) Charles Smith Managing Director The National Trading Co.,6附件 (Enclosure),如果信的正文谈到有附件要寄，则应在左下角注明Encl.或Enc.。如附件不止一个，则应写上2（或3，4等）。例如：,Encls.: 3 invoices 附发票三张 Enc.: Doctors Certificate 附医生证明一张 Encl.: A copy of my resume 附简历一份,7附言 (Postscript),附言部分用于补充遗漏的话，一般应少用，郑重的函件更应避免使用。,二. 英
13、文书信实例,（说明：这封信是一个美国大学生学生写给西南交通大学外事处的一封真实信件，信的格式及其内容没做任何的改动。）,The Graduate School Hawaii University P.O. Box 553 Hawaii, U.S. A July 25, 1999,Foreign Affairs Office Southwest Jiaotong University Chengdu, Sichuan Province P.R.China,三、英文信件信封的写法(The Envelope),1 先把寄信人的姓名和地址写在左上角，然后把收信人的姓名和地址写在中间靠右一带内的位置上。
14、地点名称由小到大。信封的右上角为贴邮票处。（注意：英文信封地址的位置和汉语信封的写法完全相反，千万不要搞错，否则，信就寄不出去）在信封上，寄信人只写姓名，不加头衔；但收信人的姓名前一般都加上头衔，以示礼貌和尊敬。,信封左上角的 “From” 表示“寄自”或“寄”的意思。收信人前面的 “To”（也可不写）表示“.收”或“给”的意思。也可写上“If not delivered (Undelivered), please return to”，意思是：“如无法投递，请将原信退回”。,在信封的左下角，可以附加一些说明语，例如：Personal（亲收），Private（私人信件），Ordinary Ma
15、il（平信），Immediate (Urgent)（急件），Registered (Reg.)（挂号），Express（快信），By (Via) Air Mail（航空），Printed Matter（印刷品），Sample Post（样品邮件），等等。,4. 如果信件不是通过邮寄，而是托人转交，则信封上不写收信人的地址，只在收信人名称下写：By Politeness of (of: Kindness of, Through the Courtesy of), 加上带信人的姓名，例如：Dr. William BrownKindness of Prof. Walter Snow,如果不写出带信人的姓名，则只需在收信人姓名之上写Please Forward：例如： Please Forward Mr. James Pearson,5. 信封上的地址可采用并列式（也叫齐头式）或斜列式，但无论采用哪种写法，信封和信内地址的写法格式相同。目前，绝大多数人采用并列式。如：,例1：并列式 (Block Form),Prof. Wang Ping,850, Huanghe Road,Dalian, Liaoning 116029,P. R. China,
