国裕数据档案管理手册

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1、档案管理手册档案管理手册目录目录第一章第一章分类方案分类方案31.1 档案分类方案.31.2 档案分类、归档范围与保管期限表.6第二章第二章管理办法管理办法122.1 全宗卷管理办法.122.2 归档文件整理办法.142.3 房地产档案管理办法.172.4 科研档案管理办法.262.5 声像档案管理办法.282.6 财计档案管理办法.31第三章第三章规章制度规章制度333.1 档案保密制度.333.2 档案保管制度.333.3 档案统计制度.343.4 档案借阅制度.343.5 档案鉴定与销毁制度.343.6 档案库房管理制度.353.7 档案防火安全制度.353.8 档案管理的工作流程.36

2、第一章第一章分类方案分类方案1.1 档案分类方案档案分类方案一目的一目的为了加强国裕数据技术服务有限公司的档案工作整体建设与科学化、规范化、标准化管理，促进档案信息的开发利用，根据企业档案管理规定(档发20025 号)、工业企业档案分类试行规则(1991 年 7 月 4 日国家档案局发布)，使档案资源更好地为企业生产经营服务，结合档案管理工作的实际情况，特制定本分类方案。二适用范围二适用范围本方案主要适用于国裕数据技术服务有限公司的分类整理、组织案卷和排架管理，是上述企业档案分类的基本依据。三定义三定义（一）企业档案-是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有

3、保存价值的各种形式的文件材料。（二）类号-是指类目的标识符号。用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。四管理职责四管理职责（一）国裕数据技术服务有限公司负责制定企业档案分类方案。（二）国裕数据技术服务有限公司所属各单位执行企业档案分类方案。五分类原则五分类原则（一）国裕数据技术服务有限公司企业档案分类原则是以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合企业档案构成的内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，既可满足企业档案分类管理的需要，又适当考虑了今后发展的需要，具有一定的包容性和延伸性，便于科学管理和开发利用。（二）国裕数据技术服务有限公司企业档案分类以办公职能为

4、基础，类目设置考虑了企业档案的实际情况。为了便于管理利用，本方案只设到二级类目。二级以下类目的设置，根据有关规定或企业实际可自行调整。六类目六类目（一）国裕数据技术服务有限公司企业档案分类设置八级类目。即：党群工作类、行政管理类、经营管理类、技术管理类、科学技术研究类、房地产类、会计档案类。一级类目应保持稳定，不得变动。（二）国裕数据技术服务有限公司企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置。档案分类、归档范围与保管期限表中所设二级类目是企业档案分类的基本二级类目，一般不予变动。（三）二级以下类目的设置，企业可根据有关规定和自身实际，参照档案分类、归档范围与保管

5、期限表中基本范围自行确定，一般不宜超过三级。（四）类目的级位表示上下位的隶属关系。档案数量少的单位，可只分到一级或二级类目。没有档案实体的类目可空号不用。七分类方法七分类方法（一）党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类的归档文件采用：问题年度保管期限进行分类。（二）科学技术研究类的二级类目按管理性文件和项目设置，三级类目按科研课题设置。（五）会计档案类的二级类目按文种设置。八标识符号八标识符号（一）国裕数据技术服务有限公司企业档案分类中的类目标识符号，一律采用英文字母与阿拉伯数字标识。（二）国裕数据技术服务有限公司企业档案分类一级类目英文字母(大写)标识。即：

6、党群工作类 - A 行政管理类 - B 经营管理类 - C 技术管理类 - D 科学技术研究类 - E 会计档案类 - F 特殊载体（电子文件类） - *G 特殊载体（声像档案类） - *S 特殊载体（信用文件类） - *X 九档号编制与排列九档号编制与排列（一）在编档号时，目录号、案卷号、件号之间用“-” 隔开；在编案卷号时，一级类目与二级类之间不用隔开。类目与案卷顺序号之间均用“ ”隔开。编号排列有下列三种方式： 1改革后文书立卷以文件级排列示例：A2001Y001| | | | 件号| | | 保管期限| | 年度 | 一级类号 2改革前除文书类以外档案各类排列示例：00-G1.

8、方法为： 1均采用按大类流水分属类的排列方法，即在每个一级类目内按顺序编号排列。其中房地产项目类中的商务资料不能与工程施工资料同时归档，特此规定房地产项目类设两个流水号，即商务资料与工程施工分别流水编号。 2均不考虑案卷的保管期限与年度特征，以维护文件材料的系统和完整性，便于统计、鉴定、利用等工作。（四）会计档案类的编号排列方法： 1按大类分属类编号排列，即在会计档案类下分别按财务报告、帐簿、凭证、其它等四个二级类目顺序排列，每个二级类目内再分别按年度顺序排列。 2案卷编号排列采用按属类内年度流水编号。（五）各类档案的案卷排列，均按该类档案分类编号体例依次排列，即按各类案卷顺序排列

9、。个别企业由于档案形成规律和利用特点不同，为方便提供利用，在保持档案有机联系和成套性的原则下，可以采取灵活的排列方法，但必须做到系列规律，井然有序。1.2 档案分类、归档范围与保管期限表档案分类、归档范围与保管期限表一级一级类目类目二级二级类目类目类类号号名名称称类类号号名名称称概要概要基本内容基本内容保管保管期限期限党代会会议全套材料永久党委会党委会记录、纪要永久大事记、年度工作计划、总结、报告、请示、批复永久1党务工作党委综合性工作工作制度、管理规定、专项工作安排、总结、处理收、发文簿长期沿革、机构设置、印鉴管理、发展党员、统计报表永久党员组织关系接转介绍信及存根长

10、期组织管理组织工作年计划、总结短期领导人任免、离退休、干部职称评聘永久内部机构负责人任免材料长期党员干部管理党员评议、考核、领导班子党风廉正民主生活会记录短期党费管理党费收缴、支出情况报告长期2组织工作评优表彰表彰奖励决定、通报永久宣传工作年度计划、总结短期宣传工作企业对外宣传的出版物、图集、稿件、声像资料长期统战工作规定、计划、总结、民主党派章程、人员名单、主要活动材料短期3宣传统战港澳台华侨工作、民族宗教事务长期纪检会议记录永久纪检工作纪委工作年度计划、总结、制度、统计工作长期4纪律检察案件审理对违纪党员处理的材料(包括举报、调查取证、处理决定、请示、批复、证人证言、

11、谈话记录、本人交待、检查)永久职代会会议全套(包括文字照片、声像)永久基层工会人员任免、分工长期工会组织建设工会会员花名册。全委会、业务会记录(重要的)长期工会工作年度计划、总结、请示、批复长期工会综合性工作工会工作规定、制度、办法、经费管理短期省部级以上劳模的事迹材料、光荣册、先进集体和个人材料永久评优评先年终先进集体、先进个人评比、表彰的通知长期职工福利职工劳保福利、休养、困难补助短期劳动竞赛劳动竞赛工作安排、情况总结短期A党群工作类 5工会工作文体活动文体活动的安排、规定材料短期一级一级类目类目二级二级类目类目概要概要基本内容基本内容保管保管期限期限类类号号名名

12、称称类类号号名名称称团代会团代会全套(包括文字、声像)永久组织建设团组织机构编制、干部任免、团员花名册(对团员的奖励、处分、团员入团、退团材料、团员证的颁发、团员登记归入职工档案)长期团费管理团费的收缴支出材料长期综合工作团委年度工作计划、总结、请示、批复、制度、宣教资料短期6共青团工作评优表彰表彰、统计资料长期专业协会短期7协会群众团体成立、请示、批复、章程、成员名单、任职情况、章程、活动内容、学术论文短期编制历史沿革、企业史、基本情况介绍、大事记、年鉴及编志材料永久年度工作会议成套材料永久上级召开会议成套材料、召开的综合性和专业会议材料长期会议材料董事会、监事会、股

13、东会、总经理办公会、记录、纪要永久年度综合性、专题性规划、方案、计划、总结、报告永久印鉴管理的规定、制度、公文处理、行文规则的规定、车辆管理改革、费用补贴标准规定、办公用品管理、通讯费用补贴标准)规定、保密工作安排、总结、人员调整材料、一般信访材料、企业调研工作形成的材料、参与社会活动形成的材料短期1行政工作综合性事务收发文簿、重要信访材料永久企业成立、合并、撤消、变更、迁址、印章、人员编制、任免永久内部机构设置、人员编制、项目经理资质审核、申报、审批材料长期机构设置与人事任免部门职能划分、岗位职责短期招聘录用、劳动合同、转正定级、军队转业安置、离退休、内退、下岗、待岗、辞

14、职、退职、丧葬抚恤、奖励、处分、职工调出调入、工资关系介绍信存根、商调函存根、档案回执、专业技术职务评聘长期工作质量及责任目标考核、人事管理的规定、制度、办法短期人事管理年度统计报表、职工花名册永久)出国人员因工伤、残、死亡和违纪遣返材料永久上级和)出国人员条件、待遇、经费标准、外事纪律短期2机构人事企业劳务出国工作出国人员申报审批材料、出国劳务合同、经费结算长期与法律顾问签订的合同协议永久年度统计报表、计划、总结长期法制建设的规定、办法、制度短期经济合同案件、纠纷、诉讼形成的材料长期3法纪监察法律事务法律问题的咨询、服务短期政纪监察监察廉政工作的安排、总结、政纪监察的规定、制度、办法短期4法纪监察违纪案件审理对违纪案件、违纪人员调查处理永久审计事务固定资产评估报告、财务审计报告、资金验证永久通知书、方案、报告、结论及处理决定、被审决定、审计报告、后续审计、其他记录永久专项审计工作活动法人代表离任审计：审计书、述职报告、查证材料永久5审计工作审计管理审计方面的规章制度、指示批复、工作计划、总结报表短期社会治安治安工作的规定、办法、制度、计划、总结短期武装保卫武装保卫工作的规

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