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1、1,*第八章 楼宇办公自动化技术,2,8.1办公自动化系统概述8.1.1办公自动化定义和特点办公自动化（OA，Office Automation）是利用计算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等先进的科学技术，不断使人们的部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化的办公设备中，最大限度地提高办公效率和改进办公质量，改善办公环境和条件，缩短办公周期，并利用科学的管理方法，借助于各种先进技术和辅助决策，提高管理和决策的科学化水平，以实现办公活动的科学化、自动化。,3,90年代中期前办公自动化的特点是以个人电脑和办公套件为主要标志，实现数据统计和文档写作的电子化，将办公信息载体从原始纸介质方式转向比特
2、方式。而从90年代中期开始的新一代办公自动化，则是以网络技术与协同工作技术为主要特征，实现了工作流程的自动化。最新第三代办公自动化系统则是融信息处理、业务流程和知识管理于一体的应用系统，将现有的决策支持系统推进到更高级的决策智能系统，强调以知识管理为核心，提供丰富的学习功能和知识共享机能，确保每一个使用者通过学习使之在办公自动化系统中的地位能从被动向主动转变，从而提高企业的运做效率。,4,8.1.2办公自动化系统的要素、目标和技术核心1.办公自动化系统的要素办公自动化系统的6大要素为：办公人员、办公机构、办公制度、办公技术工具、办公信息及办公环境，办公人员是办公第一要素。2.办公自动化系统的目
3、标办公自动化系统的目标是为了最大限度地提高办公效率和办公质量以及改善工作环境。,5,3.办公自动化系统的技术核心办公自动化系统的技术核心是计算机网络支持下的各类应用软件。办公自动化系统的集成主要是各种软件界面的集成。办公自动化的核心就是信息技术（IT），在进入知识经济时代，信息技术在知识经济的发展中担负着组合知识的重任，而人则是知识的载体，对信息资源广泛和高效的利用将是人类利用资源能力的一次质的飞跃。在客户机/服务器等方式下，通过局域网互连快速的实现楼宇的管理功能，或者由基于TCP/IP协议的Internet、Intranet网络和Web，通过浏览器Browser模式对网络数据进行发布和交换，
4、是智能楼宇办公自动化追求的目标。其主要内容包括以下几个方面，见表8-1。,6,办公自动化的内容 表8-1,7,8.1.3办公自动化系统基本功能1.文字处理： 目前，在办公自动化环境下，人们普遍使用微型计算机配上相应的软件来进行各种文字处理（包括输入、纠错、修改和排版等）。随着信息技术的发展，文字处理软件的涵盖范围已越来越广泛，办公自动化系统功能中对完善的文字处理功能提出了更高的要求，键盘输入已不再是唯一的输入手段，目前人们已大量利用专门的光学字符阅读机（Optical Character Reader,简称OCR）或扫描仪配上相应的OCR软件来高效的读入现存的文本，然后再到Word中进行排版等
5、处理，从而可以大大提高工作效率；,8,2.数据处理： 数据处理是指非科技工程方面的对任何形式的数据资料的各种计算、管理和操作，其特点是：储存数据所需要的存储空间，远远大于操作数据的程序所需要的空间。因此数据处理的关键在于使用什么样的软件，存储设备的容量和存取速度。OA系统的中心任务就是信息处理，而最大的信息就是数据，数据处理就是要把这些原始数据资料收集起来，输入到计算机中，通过软件对这些数据进行各种加工、计算分类、排序等，最后得到人们所需要的信息。与数据处理相关的软件主要有数据库软件和表处理软件，他们对数据进行不同程度、不同方式的处理；,9,3.语音处理： 语音是人类进行信息交流的媒介。语音处
6、理就是利用计算机来对语音进行处理的技术。语音处理包括两方面的内容：一是使人们能用声音代替键盘来输入和编辑文字，即接受声音，使计算机具有听懂的能力，能接受用户发布的各种命令，即语音识别技术；二是要赋予计算机讲话的能力，要建立一个有一定量的词汇表，使计算机能够灵活自如的讲话，用声音输出效果，即语音合成技术；,10,4.图形和图像处理： 计算机的图形处理功能是指在计算机上进行图形设计与处理，按设计者的要求生成各种图形。图形形式是计算机的一种输出形式，它比文字信息的输出具有更大的优越性。计算机图形生成技术有着广泛的应用领域；计算机的图像处理功能是指能够输入照片、签字等图像，并能对这些图像进行分析处理。
7、图像处理的一个显著特点是数据量十分庞大，要求有很大的存储容量。因此，人们往往采用大容量的硬盘或光盘来存储图像以及采用图像压缩技术使图像数据缩减较大的幅度；,11,5.通信功能： 通信是办公自动化系统中的一项重要功能，随着通信技术的发展，先进的通信手段不断涌现，电子邮件、视频会议、可视电话、交互式的Web TV、计算机网络等为办公自动化系统的通信赋予了极为丰富的内容；,12,6.文件处理： 文件处理是指对文件这一整体形式进行的各种处理，如文件的复印、印刷、输入、存储、文件传输、邮件处理以及文档记录的管理等，文件处理的大部分功能是依靠各种办公软件和软件的支持来实现的；,13,7.工作日程管理： 工
8、作日程表和备忘录都是管理时间的工具，前者对指定的某一天或某一段的时间内的活动做出特定的时间安排，而后者则提醒人们要做的工作，它一般需要指出期限或日期，但并不一定指定具体时间；电子表达方式的日程表和备忘录通常是以文件形式存放在计算机里，能随时以更明显可见的方式提醒人们查看的文件。用户可通过电子日程表安排日程、请求使用办公资源、与其他用户约会或安排会议，电子备忘录可按用户选定的方式和时间提醒用户；,14,8.行文办理： 电子行文就是通过计算机网络，借助于电子邮件和文字处理功能，实现对机关公文办理的电子化。一个行文办理过程往往包括：文件的接收、登记、印刷、分发、交换、催办、传阅以及拟稿、审核、发文、
9、统计、归档、销毁等多个环节，采用电子行文办理可以实现高效的公文办理，大大缩短公文办理的时间；可以减少差错，不受时间和空间的限制；可以跟踪和检索办理过程，得到信息反馈，从而全面了解下属人员的工作质量和效率；同时有利于领导人员决策水平的提高。,15,8.1.4办公自动化系统的基本用途与层次模型办公自动化系统使用高新技术作为获取信息和辅助办公的先进手段，其基本用途主要表现在下列三个方面：1.信息管理系统（MIS），将电子数据处理通过信息交换及资源共享而相互联系起来，通过组织与访问数据库或建立仓库来达到准确、快速、高效之目标。,16,2.辅助决策系统（DSS），它包括提出问题、收集资料、建立数学模型、
10、分析评估、优选方案等一系列环节，辅助决策者做出正确有效的选择，它是办公自动化中的上层建筑。当前正在与人工智能、知识挖掘等技术相结合而推动发展。,17,3.网络应用与电子商务，通过网络应用来满足人们工作、商务、学习、生活、休闲、娱乐等多方面的需要，沟通与外部世界的需要，沟通与外部世界的联系。电子商务的主要角色是企业（Business）和消费者（Consumer），因此在企业之间的网上交易B to B（Business to Business）和企业与消费者之间的网上交易B to C（Business to Consumer）将是两种最有发展潜力的电子商务模式，将深刻的影响整个社会。,18,办公自
11、动化系统按其职能可分为三个层次:即事务型OA系统,信息管理型OA系统和决策型OA系统；见图8-1 。,图8-1办公自动系统层次划分,19,1.事务型OA系统 办公事务处理的主要内容是执行例行性的日常办公事务，涉及大量的基础性工作，包括文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等。事务型办公自动化系统可以是单机系统，也可以是一个机关单位内的各办公室完成基本办公事务处理和行政事务处理的多机系统。单机系统不具备计算机通信能力，主要靠人工信息方式及电信方式通信。多机系统可采用计算机终端网、微机局域网、程控交换机综合通信网、计算机
12、局域网或远程网等。,20,2.信息管理型OA系统管理型办公自动化系统是把事务型办公系统和综合信息紧密结合的一体化的办公信息处理系统。它由事务型办公系统支持，以管理控制活动为主，除了具备事务型办公系统的全部功能外，主要是增加了信息管理功能。根据不同的应用分为政府机关型、市场经济型、生产管理型、财务管理型、人事管理型等。 管理型办公自动化系统多数是以局域网为主体构成的系统，局域网可以连接不同类型的主机，可方便地实现本部门微机网之间或者是与远程网之间的通信。,21,3.决策型OA系统决策型办公自动化系统是在事务处理系统和信息管理系统的基础上增加了决策或辅助决策功能的最高级的办公自动化系统。主要担负辅
13、助决策的任务，即对决策提供支持。该系统除了利用信息管理系统数据库所提供的基础信息或数据资料外，还需为决策者提供模型、案例或决策方法。所以只有数据库的支持是不够的，还必须具备模型库和方法库。模型库是决策支持系统的核心，其作用是提供各种模型供决策者使用，以寻求最佳方案。包括计划模型、预测模型、评估模型、投入/产出模型、反馈模型、结构优化模型、经济控制模型、仿真模型、综合平衡模型等。在实际应用中，对同一问题可以用不同的模型，从不同的角度去进行模拟，向决策者提出有效的建议。,22,8.2办公自动化系统的设备 8.2.1办公自动化系统的硬件设备办公自动化系统的基本设备分为两大类，第一类是图文数据处理设备
14、，包括计算机设备、电子打字机、打印机、复印机、图文扫描机、电子轻印刷系统等。第二类是图文数据传送设备，包括图文传真机、电传机、程控交换机以及各种新型的通信设备。,23,8.2.2 办公自动化系统的软件 办公自动化系统软件结构是层次式的。机器与人之间共有三层软件：基本软件层、办公室环境软件层和应用软件层。各层软件都支持办公室网络环境。1.基本软件：包括操作系统和各种语言处理程序。就操作系统提供给用户的工作环境而言，操作系统可分为三类：即多道成批、分时系统和实时系统。,24,在办公自动化系统中主要使用高级语言，常配备的高级语言有：BASIC语言、C+语言、FORTRAN语言和PASCAL语言，其中
15、以BASIC语言最常用。这些高级语言编写的源程序，要利用编译程序来进行翻译，把它转变成对应的机器语言的目标程序。当然用高级语言来编制程序最为方便，而且可以使用在不同的机器中。,25,2.办公室环境软件：指为办公室提供基本支持环境软件，见表8-2。 办公室环境软件及其作用 表8-2,26,3.办公室应用软件应用软件是办公室系统中最大的软件层，包括各种办公事务处理的应用程序和实用程序。这一层软件又可分为具有一定通用软件及完全专用的应用软件。,27,(1)通用的应用软件 较为通用的应用软件大多是一些办公人员的工具型软件，用这些软件可以处理各种不定型的办公业务。主要有：文字处理软件、声音处理软件、表格
16、处理软件、图像处理软件、图形处理软件、文字、数据、图表的集成软件、统计分析软件、预测软件、情报资料检索软件、日程计划软件、词典检索服务软件。,28,(2)专用应用软件 专用应用软件为具体办公业务和其他业务使用的软件，数量较多，使用广泛，一般由用户研制，但近年也有软件产品出售，如：各种专家系统软件、会议室管理软件、印刷排版系统软件、电话记账软件、办公用品管理软件、出退勤管理软件、现金出纳软件、会计业务软件、图书馆软件、备忘录软件、行业管理专用软件(包括旅馆管理、医院管理、商店管理、车辆调度管理、工厂管理)。,29,8.3办公自动化系统的设计与测试8.3.1系统分析在系统分析中分为办公事务调研、系统目标分析、系统功能分析、系统配置分析及可行性论证几步。,30,1.办公事务调研，首先是对项目全面调研，确定信息量大小、信息的类型、信息的流程和内外信息需求的关系等，其次还要对构成本系统的情况进行调研，了解本部门与相关部门及相关机构之间的关系，要了解本部门现有设备配置和办公资源的使用情况，工作能力大小，为系统进行设备配置及选择提供依据。也就是要确定办公自动化系统的功能和目的，这是建设办公自动化系统的基础。2.系统目标分析，根据办公事务需求，分析该办公自动化系统能完成的基本任务，包括近期、中期和远期的目标，以及将来获得的社会效益和经济效益。,
