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1、第1章 办公自动化概述,1.1 办公自动化与办公自动化系统 1.2 办公软件概述 习题一,办公自动化是信息化社会最重要的标志之一，它将人、计算机和信息三者结合为一个办公体系，构成一个服务于办公业务的人机信息处理系统。通过使用先进的机器设备和技术，办公人员可以充分利用各种办公信息资源，从而提高办公效率，使办公业务从事务级进入管理级，甚至辅助决策，将办公和管理提高到一个崭新的水平。,1.1 办公自动化与办公自动化系统,1.1.1 办公自动化的基本概念 办公自动化（OA，Office Automation）的概念源于20世纪60年代初美国等西方发达国家。近年来随着计算机技术和通信技术的飞速发展，OA
2、的概念也已经远远超过了办公室事务和文档处理的范围，从文字处理机、复印机、传真机、个人电脑，扩展到了以网络为平台、以数据库技术为核心的网络办公自动化系统。,1.1.2 办公自动化的特点 办公自动化将许多独立的办公职能一体化，并提高自动化程度，从而提高办公效率、方便办公室工作，以获得更大的效益，它的出现对信息社会产生了积极的影响。办公自动化的主要特点有：,（1）办公自动化是涉及文秘、行政管理、电子、机械、 物理等学科并利用计算机、通信、自动化等技术的一门综合 性学科。 （2）办公自动化是融人、机器、信息资源三者为一体的人机系统。它包括了信息采集、加工、传递和保存4个基本环节。 （3）办公自动化包括
3、文字、数据、语言、图像等信息的一体化处理功能。 （4）办公自动化能优质、高效地处理办公信息和事务。,1.1.3 办公自动化系统及其功能 办公自动化系统就是依托计算机网络，围绕器件管理这个核心来实现收发文件、管理档案，以提高工作效率，创造无纸化办公的优越环境。办公自动化系统的基本功能如下： 1收发文件管理 收发文件管理主要负责公文的拟定、收发、审批、归档、查询检索和打印等工作流程的全过程处理。收发文件管理用来实现内部文档从拟稿、批阅、签发，到最后的整理、归档的发送文件流程的计算机自动化控制，达到文档发送自动化。,2外出人员管理 外出人员管理主要是通过电子公告板方式实现对外出人员进行登记管理。外出
4、人员利用此公告板公布自己的外出事由、外出时联系方式、外出时间以及外出期间指定的工作代办人和代办事项，还可以将自己外出的消息通知有关人员，外出归来后再通过网络撤销外出通知。,3会议管理 在传统方式下，召开会议时需要的大量文件让人头痛不已，而在办公自动化方式下则非常轻松，可实现网络远程实时会议控制，图文、影音在线传输，并可通过浏览器对会议进行安排和管理。 4领导活动安排 主要负责对领导的工作和活动进行统一的协调和安排，包括一周活动安排和每日活动安排。相关人员可据此安排领导的活动日程，以免发生冲突。,5论坛管理 论坛用于系统内部人员在上面发布相关公开信息。论坛管理主要负责对这些信息的管理，例如信息分
5、类、更新等。 6个人用户工作台 个人用户工作台用于对个人各项工作进行统一管理，例如安排日程、活动，查看处理当日工作，存放个人的各项资料、记录等。此外个人用户还可以通过电子邮件与其他单位或个人交流意见、讨论问题及传送材料。,7电子邮件 电子邮件系统可完成信息共享、工作批阅流程、文档传递等功能。 8远程办公 当工作人员远离办公室或出差，而又非常需要了解单位的某些数据信息时，当想在离本单位较远的地方设立几个办公点时，可通过电话网、DDN（数字数据网）专线等连接远程计算机，完成相关的办公事宜。,9档案管理 办公自动化系统可实现交互式的劳资人事管理。将员工资料与考勤制度、工资管理、人事管理相结合，有效地
6、提高工作效率，降低管理费用，实现高速、实时的查询管理。 10综合信息 提供单位职工电话号码查询，增进职工与外界的沟通；提供国内外相关法律、法规查询，并提供相关咨询服务。综合信息服务不仅能使本单位内部共享其他信息源的信息，也使社会各界能共享政府、企事业单位可公开的信息，例如企业形象宣传等。,11简报期刊 提供国内外主要报刊杂志的查询和特定信息检索，彻底改变传统的以手工为主的工作方式。整 理、提炼、保存政府和企业的各类有用信息，为用户提供共享信息的环境。提供信息查询、统计、分析功能，协助领导决策管理。,1.1.4 办公自动化的发展 办公自动化是现代信息社会的重要标志，它涉及系统工程学、管理学、人机
7、工程学、社会学等基本理论，以及计算机、通信、自动化等支持技术，属于复杂的大系统科学与工程。办公自动化虽然只有二十多年的发展历史，但发展却十分迅猛，大致经过了以下3个阶段：,（1）第一阶段：1977年以前，以单机设备完成单项办公业务的自动化，例如文字处理机、复印机、传真机等在发达国家的部分办公室应用，实际上可称为办公室自动化。 （2）第二阶段：19771982年，基本的办公自动化系统日趋成熟，微型计算机应用逐渐普及，超小型和大、中型计算机性能价格比大幅度提高，启动程控机和局域网技术的成熟，已能将计算机、传真机、电话机和其他智能办公设备连成网络，实现数据、文字、图形和声音的综合处理。,（3）第三阶
8、段：1983年至今，办公自动化系统不断推广，以实现办公活动的综合管理和提高辅助决策能力的高层次办公自动化系统已经实现和采用，这种系统采用数据、文字、声音、图形和图像的综合通信网络，包含有较强功能的管理信息系统和决策支持系统，称之为综合性的办公自动化系统。,办公软件是针对办公环境设计的软件，中文办公软件将向智能化、集成化、网络化的方向发展。目前，在我国较具代表性的办公软件有3个，它们是微软公司的Office、金山公司的WPS和IBM旗下Lotus公司的Smartsuite。,1.2 办公软件概述,1.2.1 Office 2003 Office 2003是微软公司开发的办公自动化软件，它是一个庞
9、大的办公软件和工具软件的集合体。为适应全球网络化需要，它融合了最先进的Internet技术，具有更强大的网络功能，可以帮助用户更好地完成日常办公和公司业务。Office 2003主要包括文字处理软件Word 2003、电子表格处理软件Excel 2003、演示文稿制作软件,PowerPoint 2003、网页制作软件FrontPage 2003、数据库管理软件 Access 2003、电子邮件管理软件Outlook 2003等常用软件，还包括一些主要针对企业高级用户的应用程序，如InfoPath 2003，Publisher 2003，OneNote 2003等。下面简单介绍这些组件最常用的使
10、用情况。,（1）文字处理软件Word 2003可进行书信、公文、报告、论文、商业合同、写作排版等一些文字集中的工作。 （2）电子表格处理软件Excel 2003可进行财务、预算、统计、各种清单、数据跟踪、数据汇总、函数运算等计算量大的工作。 （3）演示文稿制作软件PowerPoint 2003可制作幻灯片、投影片、演示文稿，甚至是贺卡、流程图、组织结构图等。,（4）网页制作软件FrontPage 2003可简便、快捷、高效地为个人、公司制作网页。 （5）数据库管理软件Access 2003用于建立图书、歌曲、通讯录、客户订单、职工自然情况等方面的数据库，并对数据进行管理和维护。,（6）电子邮件
11、管理软件Outlook 2003的联系管理功能可用于建立联系人列表、安排日程、打跟踪电话等，以便联系、跟踪客户，并建立表单以持续跟踪服务。 Word，Excel，Outlook等都可用于保存邮件的名单，包括电子邮件（E-mail）地址和传真（Fax）号码等。,（1）如果要建立用于演示文档的金融、财会数据报表，可以先使用Excel应用程序制表，然后将报表嵌入到PowerPoint的幻灯片中，并且可以随时更新数据。 （2）如果为了征求反馈信息将文件发给一组人，并接收恢复，可使用Word，Excel，PowerPoint等应用程序建立文档、数据表或演示文稿，然后使用传递邮件功能发送文件。,（3）如果
12、要建立、打印与分发部门的业务通讯或内部简报，可以使用Word编写业务通讯或内部简报，然后使用Outlook的发送功能分发通讯或内部简报。 （4）如果要提供数据年度报告、财政决算报告等，可使用Excel或Access建立所需要的列表，使用Word建立年度报告文件，并将其数据进行链接。,（5）如果需要将使用Word，Excel，PowerPoint，Access等应用程序编制的文档发布到网页上，可将其保存为网页文件。 （6）如果需要使处于不同地方的小组人员进行会议讨论，可以直接在Office应用程序中进行会议安排，主持会议，参加会议。 Word，Excel，PowerPoint，Access等组件
13、之间的内容可以互相调用，互相链接，或使用复制粘贴功能使所有数据资源共享。,1.2.2 WPS Office 2005 珠海金山软件股份有限公司推出的WPS Office 2005是运行在Windows 98/2000/Me/XP简体中文环境下的一套图文并茂、功能强大的图文混排工具。WPS Office 2005在加强编辑排版、文字处理、表格和图像功能的同时，将报告演示、多媒体、电子邮件、公式编辑、表格编排、演示管理和图像编,辑、语音控制等诸多办公功能融于一体，是一款各方面性能都比较突出的集成套件。由于WPS Office 2005是由中国人自己开发的文字处理系统，因此在许多方面，如文字输入的习
14、惯、制表、数学公式、化学公式、文字排版、打印输出等，都更能适应中文处理的要求。,一、填空题 1_（简称OA）是指将_、_、_和_等先进技术及设备运用于各类办公人员的各种办公活动中，从而改善实现办公活动的_、_，最大限度地改善工作环境，提高工作质量和工作效率。 2办公自动化是现代信息社会的重要标志，它涉及_、_、_、_等基本理论，以及_、_、_等支持技术，属于复杂的大系统科学与工程。,习 题 一,3办公软件是针对办公环境设计的软件，在我国较具代表性的办公软件有3个，它们是微软公司的_、金山公司的_和IBM旗下Lotus公司的_。 4如果要建立、打印与分发部门的业务通讯或内部简报，可以使用_编写业
15、务通讯或内部简报，然后使用_的发送功能分发通讯或内部简报。,二、简答题 1简述办公自动化的基本概念。 2简述办公自动化的特点。 3简述办公自动化系统及其功能。 4简述办公自动化的发展。,第2章 计算机基础知识,2.1 计算机概述 2.2 计算机系统 2.3 微型计算机的组成 习题二,计算机也叫信息处理机，人们常用它来收集、存储、加工、传递各种信息。自从1946年世界上第一台计算机ENIAC在美国的宾夕法尼亚大学诞生以来，人类研制出了各种类型的计算机，这些不同类型的计算机有着许多共同的特点，它们应用于社会生活的各个领域，已成为现代生活和工作中不可缺少的工具之一。,2.1 计算机概述,2.1.1
16、计算机的特点 计算机是人类科学技术领域的一项伟大的成就，如今已经涉及到人类社会的各个领域。计算机之所以如此普及，是由其自身特点决定的，计算机主要有以下几个特点： 1运算速度快 目前最快的巨型机计算速度已达每秒100多亿次，这是传统计算工具所无法比拟的。随着技术的进步，计算机的运算速度还在不断地提高。,2计算精度高 计算机的计算精度取决于机器的字长位数，字长越长，精度越高。计算机采用二进制表示数据，易于扩充机器字长，为了获取更高的精度，还可以进行双倍字长或多倍字长的运算，甚至达到数百位二进制位。 3存储容量大 计算机的存储器可以将原始数据、中间结果以及运算指令等存储起来以便使用。存储器不仅可以存储大量的信息，还能够快速而准确地存入或读取这些信息。,
