工作分析与工作说明书

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1、1,工作分析与工作说明书,工作分析的定义 工作分析的目的与用途 工作分析的基本程序 工作分析的操作手法 工作分析所需搜集之资料 工作分析资料搜集方法 工作分析的方法,2,工作分析的定义,工作分析是用来识别、搜集、检视及记录工作职责内容的一套程序管理工具。 工作分析是指利用各种调查方法搜集与工作有关的信息并界定执行工作所需要的资格条件。,管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！,3,工作分析方案执行之目的(一),一、建立一套完整的职务说明书，作为公司经营与人力资源规划之基础 。 二、建立各职位明确之任用条件，达到人才选用之适用性，对招募制度加以调整、补充 三、依据工作内容、及考核标准建立公平性

2、与激励性之薪资制度。,管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！,4,工作分析方案执行之目的(一),四、配合训练发展与职涯管理制度，使公司每一位同仁，了解其角色、定位与未来发展路径与条件。 五、藉由各职位工作分析的过程与结果使部属与主管明确知道彼此工 作内 容与目标，作为绩效考核依据之标准及修正之基础。,管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！,5,工作分析方案执行之目的(一),六、藉由工作分析对各部门、职位之工作职责进行确认和划分，以奠定日后营运之顺畅。,管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！,6,工作分析方案执行之目的(一),七、其它工作经过详细分析后，还有许多其它的效用，如有助于工

3、作权责权范围的划定；改善劳资关系，避免员工双方无方因工作内容定义不清晰而产生的抱怨及争议。此外，工作分析亦有助于人力资源研究与管理、工作环境不适、人事经费、转调与升迁等问题都有莫大的助益。,管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！,7,工作分析的意义,工作分析公式(job analysis formula) ： 员工为什么要做？(目的；why) 员工要做什么 ？(内容；what) 员工如何做？(方法；how) 所需技术如何？(程度；skill),管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！,8,工作分析的基本程序,搜集背景资料 选择具有代表性的岗位来分析 搜集工作分析资料 资料检视与分析 撰写

4、工作说明书及职级规范,管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！,9,工作分析的基本程序,为了使工作分析执行顺畅，及确保分析结果之有效性，在执行工作分析前应先有计划，规划好整个工作分析流程，方能有效获取资料及进行分析。,管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！,10,工作分析的操作手法,决定工作分析之目的与用途 成立工作小组 对工作小组实施训练 选择样本职位进行分析,管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！,11,工作分析的操作手法,对部门单位主管召开说明会 指派样本职位代表人员 确认所需搜集之资料 选择搜集资料之方法及使用之相关表格,管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！,12,工作

5、分析的操作手法,对部门单位主管及样本职位代表人员实施训练 进行资料搜集 搜集背景资料 确认所搜集到的资料,管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！,13,工作分析的操作手法,检视分析所搜集到的资料 进行工作分析结果及建议讨论 与部门单位主管讨论并确认工作分析结果及建议 公司高阶主管签核,管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！,14,进行工作分析,1.在工作分析问卷进行发放前，由人力资源主管于主管会议中提出整体规划之流程与配合事项，在获得高阶主管及各单位之主管认同与支持后，由各单位主管代为发布及协助员工进行配合事项，以便于进行下一阶段之分析工作。,管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！

6、,15,进行工作分析,2.在问卷发放上采渐进方式进行工作分析问卷的填答。由于公司部门单位及职位数很多，加上各单位间工作内容不同，为使工作分析之结果符合公司现状与未来需要，故以单位为基准，采取渐进方式进行。,管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！,16,进行工作分析,3.在进行工作分析填写之前先向填写者说明此次活动之目的，并说明填写项目之意义与原则，并带领填写者以范例之内容流览一次问卷之全部内容。 4.问卷填写时间以二星期为限，填答者须在此二星期内填答完毕并交由主管审核，确定无误后再统一收集交回人力资源部。,管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！,17,进行工作分析,资料整合与分析各单位

7、交回之工作分析之问卷回收后，由工作分析人员进行相关资料与问卷的整理，并检查各项之填写是否完整，若有不清楚之处，再发回重新填写。,管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！,18,进行工作分析,检讨与修正工作说明书初稿完成后，由分析人员分别与各部门主管进行面谈，以确定整理之内容维持原意，并对于疑虑之处加以厘清及做进一步之确认，最后进行职务说明书之修正。,管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！,19,工作分析所需搜集之资料,岗位概述及工作内容 工作行为及工作特性 工作产出 业务接触 职责程度 任职者所需特质及资格条件,管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！,20,工作分析所需搜集之资料-1

8、,岗位概述及工作内容 组织及岗位位阶 主要工作职责 执行工作职责处理时间及频率 参与之会议活动 保管之财物文件 负责编制之报告/文件,管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！,21,工作分析所需搜集之资料-2,工作行为及工作特性 工作环境 工作时间 使用工具、设备、辅助设施器材 所循例规,管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！,22,工作分析所需搜集之资料-2,基本动作 体力、注意力、心智活动的投入等 工作压力 工作限制 期望行为,管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！,23,工作分析所需搜集之资料-3,工作产出 产品 服务 研发 知识 其它产出,管理资源吧（），提供海量管理资料免费

9、下载！,24,工作分析所需搜集之资料-3,工作标准 产量、产值 销售量、销售额 毛利、净利（率） 正确率、错误率 进步率、满意度 其它绩效衡量指针,管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！,25,工作分析所需搜集之资料-4,业务接触 内部关系 单位内 部门内 公司内 企业集团内,管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！,26,工作分析所需搜集之资料-4,外部关系 顾客 政府机关 竞争厂商 广告公司/宣传媒体,供货商 社会/工会 学校/顾问 其它,管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！,27,工作分析所需搜集之资料-5,职责程度 年度费用 年销售额 客户数目 销售区域 产品线 年产量,管

10、理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！,28,工作分析所需搜集之资料-6,任职者所需特质及资格条件 专业技能 工作经验 沟通技能 管理技能 人格特质 体能体力 其它要求,管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！,29,工作分析资料搜集方法,问卷调查法 询问访谈法 日记法 观察法 综合法,管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！,30,工作分析资料搜集方法-1,问卷调查法 使用标准表格收集资料。（附录一） 使用问卷法须先确定问卷的结构性程度及应该包括那些问题，尽可能把执行每项工作职责所需的时间填上。,管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！,31,工作分析资料搜集方法-1,问卷的格式最好

11、有结构性问题(如：需多久时间的经验才足以担任本职位)，也有开放式的问题(如：请叙述工作中的主要职责）。,管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！,32,工作分析资料搜集方法-2,询问访谈法 工作分析员对任职者进行访谈以取得所需之资料。 访谈有三种型式:,管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！,33,工作分析资料搜集方法-2,个别员工访谈在询问访谈进行时，必须注意的是不要让受访员工有被考核工作表现的感觉，应在一开始时即让受访者了解访谈之理由与目的。,管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！,34,集体访谈是在一群员工从事同样的职位下使用。通常也邀请其主管参加，若其主管无法出席也应在访谈后

12、与主管讨论所收集到的资料。,工作分析资料搜集方法-2,管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！,35,主管访谈是找一位或多位主管访谈以了解某个职位，这些主管对该职位必须有相当的了解。,工作分析资料搜集方法-2,管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！,36,工作分析资料搜集方法-3,日记法（附录二） 任职者记录在一定期间内所有从事的工作。 这种方法是要求任职者记下一天当中所从事的活动，包括花费的时间。这有助于工作分析员充份了解该工作，然后再与任职者之直属上司访谈，以确认资料之真确性。,管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！,37,工作分析资料搜集方法-3,日记法相当耗时，且所收集的资料

13、无法全面反应出工作分析中所需要的资料，必须再辅以访谈，才能确认日记表上所提供资料之真实性，并补充不足的资料，因此并不常被使用。,管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！,38,工作分析资料搜集方法-4,观察法 工作分析员观察任职者工作状况并记录之。 观察法可以与询问访谈法并用，以做补强之用。一种方式是先观察记录，再进行访谈，以弥补在此观察时间内未被执行的工作项目之状况及其它有关之资料。,管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！,39,工作分析资料搜集方法-5,综合法 即将上述方法综合运用，以确保可搜集到最完整最真确的资料。 在上述各种方法中，经常被使用及较容易执行，且较为有效的方法为问卷调

14、查法及询问访谈法，在必要时再辅以观察法以进一步确认资料之真确性及涵盖面。,管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！,40,工作分析的方法,书面资料评估法 样本职位标准评鉴法 组织模拟法 专家座谈法 验证法 比较法 综合法,管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！,41,工作分析的方法-1,书面资料评估法 检视所收集到之书面资料，确定每个职位之职责明确合理、工作负荷适当、任职者的资格条件明确且适当。 将所搜集到的资料转化为岗位说明书的内容。,管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！,42,工作分析的方法-2,样本职位标准评鉴法 先在组织内选取若干重要且有多人从事同一工作之岗位。 确立这些岗位的职责、与上司、部属权责关系、合理工作负荷及符合职位所需之任职资历。,管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！,43,工作分析的方法-2,以这些职位资料为标准去比对组织内其它岗位，以修订不合理的工作安排，并维持组织内各岗位工作内容之合理性。,管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！,44,工作分析的方法-3,组织模拟法：搜集相同产业的其它企业组织之资料，做为规划组织与岗位之参考。 专家座谈法：邀请有关专家，以座谈方式针对所搜集到之资料，进行问题讨论及可行性建议之拟订。,