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1、论高职院校档案管理制度建设档案工作是高职院校建设和发展的重要组成部分和环节，随着高职院校的迅速崛起和 快速发展，高职院校的档案管理工作日益成为高职院校建设的重要内容。档案作为一所高 职院校发展的真实记载，是日后查找资料的重要数据资料。但是，由于我国高职院校普遍 建校较晚，对于档案工作的系统化管理都是在日后的工作中逐渐进行，这就存在由于档案 材料形成的时间、部门不同，给收集和日后查找带来一定的困难的问题。因此，档案管理 的制度建设势在必行。按照国家档案管理相关规定，建立档案管理的各项规章制度并保证 其实施，是高职院校适应教育教学改革和发展的需要，加强档案管理工作的必经之路。1.高职院校档案管理目
2、前存在的普遍问题对档案工作重视程度不够很多高职院校没有意识到档案工作是高职院校建设和发展的重要组成部分，档案建 设意识欠缺。一些高职院校的档案工作仍停留在初级阶段，对档案的收集、整理、存档程 序模糊，甚至有些高职院校根本没有设置专门的档案管理部门，连兼职档案管理人员都没 有配置，这些情况在新建和中职转型的高职院校中较为明显。缺乏专业的档案技术管理人员目前，很多高职院校认为档案工作人员可有可无，因此设置的工作人员往往都是兼 职人员，这些兼职人员大部分都为非档案专业毕业，档案专业知识和业务能力不足。由于 对档案管理工作的不重视，没有定期让这些工作人员参加档案专业知识培训，因而这些工 作人员缺少对档
3、案管理知识系统的学习，也缺少对档案管理工作的专业研究，极大地阻碍 了高职院校档案工作的发展。档案收集和存储不及时一些高校的档案工作存在收集和存储不及时的问题。一些反映学校发展变化、教学、 科研、人事变动的档案材料未能及时收集、补充和更，这就导致无法准确反应学校发展业 绩和人员变动情况，对未来的使用查找也存在诸多不便。档案管理制度和程序不规范高职院校由于某些历史原因，档案管理工作普遍还存在制度规范不健全，程序混乱， 管理手段落后等问题。一些学校档案利用规范缺失，档案管理部门权责不清，存在脱节情 况。还存在归档材料规格不统一，纸张不统一，分类和装订不统一，不便于整理的问题。档案管理程度落后由于大部
4、分高职院校目前都以实现了信息化、网络化、自动化办公，虽然档案管理 部门配备了先进的计算机设备，但是很多高校仍旧将档案管理工作停留于纸质管理层面， 没有进行电子文档和网络化管理，从档案收集、整理到储存仍然采取纸质上交模式，既浪 费资源，又影响工作进度，现代化的管理技术和手段没有被普遍应用于档案管理工作中， 这与现代教育事业的发展不同步。2.高职院校档案管理制度的系统化建设内容高职院校档案管理工作要想形成系统化、制度化管理，必须涵盖全方面的、科学的、 整体性强的制度管理建设内容体系，笔者认为，至少包括以下几方面：机构设置要做好高职院校档案管理制度的建设工作，对档案工作归属和管理部门的划分至少 要清
5、晰。目前，较合理的高职院校档案部门应归属于校办或领导授权的教务处分管，同时 在学校隶属教育局办公室的指导、监督、检查下开展综合工作。而档案室，作为处理学校 档案工作的综合部门，要负责收集、整理、分类、统计、保管、催收、存档学校的各级各 类档案和相关资料，并及时为需要部门提供档案服务。人员配备档案室要配备专业对口、素质高、业务能力强的专职档案人员，如需人员调动，要 按照先配后调的原则，做好档案管理的交接工作。档案管理人员要按照国家对档案管理工 作的方针政策工作，对工作尽职尽责，学校对档案管理人员也要按上级要求定期培训和送 出学习，并按国家规定，实行专业技术职务聘任制，不断提高档案管理人员的素质和
6、业务 能力。硬件条件各高职院校要设置室内宽敞、门类齐全、高效运转的综合档案室用来存放和保管档 案。在此基础上要加大资金投入力度，将档案工作经费列入学校预算，配备必需的计算机、 密集架、档案柜、复印机等管理装置和设备并引入档案管理电子系统。制度体系无规矩不成方圆。在硬件条件配备齐全的基础上，要加强软环境建设，制定档案管 理制度和使用流程。建立归档制度，要求每个部门定期将每项重要活动整理出完整而系统的文件材料。学校档案室要定期催收各部门具有保存、查考、利用价值的各种门类与载体的文件 材料，收集整理后集中存档。档案室按照部门分类实行立卷制度，并排列出目录并编排张号以及备考表，装订后 存档。存档后要对
7、所有收集的档案进行分类，排列并编号，以便检索时便于查找。每年还 要定期编写统一格式的档案年鉴。除部门档案外，个人的教学、科研获奖等方面的文件材料如需存档，须按规定向档 案部门提交，集中管理。档案室每年要定期进行档案的检查和鉴定工作，对档案资料进行定期检查，对损坏 或字迹不清的档案，要及时修补，对那些已经不具备保存价值的档案文件要征得领导批准 后，及时销毁。奖惩措施要按照十八大精神要求，建立激励和约束制度。档案室及其工作人员也应列入各高 校奖励评优范围之内，对工作效率高，表现优秀的员工给予奖励。对违反中华人民共和 国档案法的行为和工作表现不佳的档案管理人员，要及时予以惩处和更换人员。3.做好电子
8、档案管理工作是加强高职院校档案管理制度建设的有效效措提高对档案工作信息化建设的重视档案工作信息化和现代化发展是计算机网络技术应用的必然产物。因此，要加大经 费投入，配备必需的现代化设备，加快档案室的数字化建设。各高职院校对除纸质版以外 的其他形式的档案如照片、视频等文件都可采用现代信息处理技术进行数字化存储，建立 全文数字库和多媒体数据库，以便未来档案信息的查询，不断提高档案工作的效率和质量。引进先进的信息技术电子档案要采取办公系统传输归档的办法，要求档案管理人员必须具备熟练操作办 公 OA 软件的能力，并及时关注和掌握电子文件的传输动态，避免信息存储不完整等情况 和问题的发生，加强电子文件归
9、档管理。采取将纸质档案与电子档案一并归档的存档形式建议目前高职院校将存档的 OA 办公系统生成的电子文件同时转化为纸质档案存档， 以加强存档文件的完整性，避免由于目前电子档案管理措施不健全所引起的归档不完善的 问题。除此之外，在转化为纸质档案的过程中，要增加相关责任人签署意见的环节，保证 档案管理过程规范，权责明确，万无一失。加强电子档案的安全性管理电子档案一经使用，安全性成为至关重要的问题。第一，要保证电子档案存储介质 安全，档案室环境适应，存储介质要保证不受外力和磁场影响。尤其在复制电子档案时， 要保持电子档案原貌，必要时要采取一定的认证措施。第二，要求专人定期检查电子档案 的存储情况，尤其对不常使用的电子档案更要定期查看，以免档案损毁。 科
