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1、公文写作公文写作How to write official documents一、公文的概念和特征一、公文的概念和特征 (conception & characteristic )（一）概念（一）概念公文即公务文书，是行政机关在行政管理过程中形成的 具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务 活动的重要工具。公文即公务文书，是行政机关在行政管理过程中形成的 具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务 活动的重要工具。公文的含义也有广义和狭义之分，即广义上的公务文书，除了包 括一般公文以外还要包括会议方案、会议报告、开幕词、闭幕词、简 报一类文书；狭义上的公务文书，仅指行政机关常
2、用公文。本课程中 的公务文书类文章取后一种范畴。公文的含义也有广义和狭义之分，即广义上的公务文书，除了包 括一般公文以外还要包括会议方案、会议报告、开幕词、闭幕词、简 报一类文书；狭义上的公务文书，仅指行政机关常用公文。本课程中 的公务文书类文章取后一种范畴。公务文书，是个类称，它原来并没有一种叫公文的文种， 而是由命令、决定、报告、通知等一类文种集合而成。公务文书，是个类称，它原来并没有一种叫公文的文种， 而是由命令、决定、报告、通知等一类文种集合而成。（二）公文有以下特征：1、公文必须在行政管理过程中，也即是在公务活动中形成和使 用，因而使公文具有实用性和工具性的特征。2、公文必须由法定的
3、作者制发，因而使公文具有法定性和权威 性的特征。只有依据法律、法令、法规，能以自己的名义行使权力承担 义务的组织或个人可以在自己的职能和权限内制发公文。3、公文必须按照特定的处理程序制发，按照特定的格式撰写， 因而公文具有程式性和规范性的特征。（二）公文有以下特征：1、公文必须在行政管理过程中，也即是在公务活动中形成和使 用，因而使公文具有实用性和工具性的特征。2、公文必须由法定的作者制发，因而使公文具有法定性和权威 性的特征。只有依据法律、法令、法规，能以自己的名义行使权力承担 义务的组织或个人可以在自己的职能和权限内制发公文。3、公文必须按照特定的处理程序制发，按照特定的格式撰写， 因而公
4、文具有程式性和规范性的特征。4、政治性。4、政治性。二、 公文的作用(functions)二、 公文的作用(functions)（一）领导指导作用（二）法规准绳作用（三）沟通信息作用（四）宣传教育作用（五）凭证记载作用（一）领导指导作用（二）法规准绳作用（三）沟通信息作用（四）宣传教育作用（五）凭证记载作用三、行政公文的种类三、行政公文的种类在国家行政机关公文处理办法 （国务院办公厅在国家行政机关公文处理办法 （国务院办公厅2000年年8月月24日）中日）中规定公文种类为十三种：规定公文种类为十三种：命令、决定、公告、命令、决定、公告、通告、通知、通报、通告、通知、通报、议案、报告、请示、议案
5、、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要批复、意见、函、会议纪要(categories)（一）以行文关系或行文方向为标准分：上行文；平行文；下行文（二）以公文的来源分：收进公文；外发公文；内部公文（三）以公文的特性和作用为标准分：（一）以行文关系或行文方向为标准分：上行文；平行文；下行文（二）以公文的来源分：收进公文；外发公文；内部公文（三）以公文的特性和作用为标准分：指挥性文书；规章性文书；知照性文书；指挥性文书；规章性文书；知照性文书；报请性文书；记录性文书（四）以公文的保密程度分：报请性文书；记录性文书（四）以公文的保密程度分：绝密公文；机密公文；秘密公文；一般公文（五）以公文的紧急程度分
6、：特急文书；急件文书；一般时限文书（六）以公文的保存期限分：绝密公文；机密公文；秘密公文；一般公文（五）以公文的紧急程度分：特急文书；急件文书；一般时限文书（六）以公文的保存期限分：永久保存文书；长期保存文书；永久保存文书；长期保存文书；短期保存文书；无需保存文书短期保存文书；无需保存文书四、行政公文的格式四、行政公文的格式（一）发文稿纸格式（一）发文稿纸格式发文稿纸格式，是公文草拟过程中传递使用、 最后作为原始凭证存档的文稿格式。（二）发文成文格式发文稿纸格式，是公文草拟过程中传递使用、 最后作为原始凭证存档的文稿格式。（二）发文成文格式(format of official documen
7、ts)(format of official documents)X X X X 发文稿纸 X X X X 发文稿纸校对：年 月 日打印份数 紧急程度密级封发打字：年 月 日文号： 号抄送单位：抄报单位：主送单位：主题词：附件：事由：主办单位： 拟稿人： 年 月 日会签：年 月 日核稿：年 月 日签发：年 月 日 校对：年 月 日打印份数 紧急程度密级封发打字：年 月 日文号： 号抄送单位：抄报单位：主送单位：主题词：附件：事由：主办单位： 拟稿人： 年 月 日会签：年 月 日核稿：年 月 日签发：年 月 日 公文的文头格式1、文件名称（发文机关标识）2、发文字号3、秘密等级4、紧急程度5、印
8、数次序号6、签发人7、横隔线公文主体部分格式1、标题2、主送机关3、正文4、附件5、发文机关6、发文日期7、机关印章公文的文头格式1、文件名称（发文机关标识）2、发文字号3、秘密等级4、紧急程度5、印数次序号6、签发人7、横隔线公文主体部分格式1、标题2、主送机关3、正文4、附件5、发文机关6、发文日期7、机关印章8、附注 8、附注 公文的文尾格式1、主题词2、抄送机关3、印发机关4、印发日期5、共印份数 公文的文尾格式1、主题词2、抄送机关3、印发机关4、印发日期5、共印份数文件头或眉首文件头或眉首文件主体文件主体文件尾或版记文件尾或版记A4用纸及版式用纸及版式Single addresse
9、rTwo addressers. Pay attention to the position of the date.More than two addressers.公文格式以外的其他规定：公文格式以外的其他规定：公文的格式，除文头、正文和文尾格式以外， 对公文的用纸、排版与装订也作了规定： （公文的格式，除文头、正文和文尾格式以外， 对公文的用纸、排版与装订也作了规定： （1）公文用纸规格。）公文用纸规格。A4，长，长297mm，宽，宽210mm （2）排印。一律从左而右横排、横写。字距、行 距自定，眉边空留要适当，一般是：上白边（天头） 宽）排印。一律从左而右横排、横写。字距、行 距自定
10、，眉边空留要适当，一般是：上白边（天头） 宽20mm+0.5mm，下白边（地脚）宽，下白边（地脚）宽7mm+0.5mm, 左白边（钉口）左白边（钉口）20mm+0.5mm,右白边（翻口）宽右白边（翻口）宽 15mm+0.5mm。 （3）装订。公文装订，规定在左侧装订。）装订。公文装订，规定在左侧装订。五、公文的行文规则五、公文的行文规则 （Sending rules）（Sending rules）（一）必须严格按照各自隶属关系和权限行文1、坚持党政分工的原则2、坚持按照隶属关系逐级行文的原则（二）政府各部门应按照国家统一规定行文1、政府各部门在自己的权限内，可以互相行文，可以同下一级人民政府有
11、关业务部门互相行文。除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般（一）必须严格按照各自隶属关系和权限行文1、坚持党政分工的原则2、坚持按照隶属关系逐级行文的原则（二）政府各部门应按照国家统一规定行文1、政府各部门在自己的权限内，可以互相行文，可以同下一级人民政府有关业务部门互相行文。除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。 2、同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一 级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以 联合行
12、文，政府部门与相应的党组织和军队机关可以联 合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事 业单位也可以联合行文。但如果部门之间未有对有关问 题协商一致时，一律不得各自向下行文，如擅自行文， 上级机关应当责令纠正或撤消。3、属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文 或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审 批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注2、同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一 级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以 联合行文，政府部门与相应的党组织和军队机关可以联 合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事 业单位也可以联合行文。但如果部
13、门之间未有对有关问 题协商一致时，一律不得各自向下行文，如擅自行文， 上级机关应当责令纠正或撤消。3、属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文 或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审 批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注 明经政府同意。明经政府同意。4、凡涉及其他部门或地区的问题，主办机关应主动与 有关部门或地区协商、会签。上报的公文，如有关方面意见 不一致，要如实反映。5、向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄报 直接上级机关。 （三）确定好主送机关。4、凡涉及其他部门或地区的问题，主办机关应主动与 有关部门或地区协商、会签。上报的公文，如有关方面意见 不一致，
14、要如实反映。5、向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄报 直接上级机关。 （三）确定好主送机关。1、“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关， 需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下 级机关。1、“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关， 需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下 级机关。“报告”不得夹带请示事项“报告”不得夹带请示事项。2、除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关。2、除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关 名以向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。名以向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。3、受双重领导的机
15、关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一下级机关。（四）经过批准在报刊发表的国家行政机关公文，应视为正式公文依照执行。如不另行文，应在报刊发表时注明。 3、受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一下级机关。（四）经过批准在报刊发表的国家行政机关公文，应视为正式公文依照执行。如不另行文，应在报刊发表时注明。 六、公文的写作要求六、公文的写作要求（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。 （二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理 清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 （三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和 与主送机关的行文关系确定。 （四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需 要确定紧急程度。 （五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标 题，后引发文字号；引用外文应当注明中文含义；日期（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。 （二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理 清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 （三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和 与主送机关的行文关系确定。 （四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需 要确定紧急程度
