办公室公文处理常识与技巧

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1、明德正行 博学多能,办公室工作方法与艺术,办公室公文处理常识与技巧主讲人：肖守德2012年9月25日,明德正行 博学多能,教学内容,概述 公文的文种及写作要求 公文格式 行文规则 公文处理程序 公文归档管理,明德正行 博学多能,一、概述,“公文”与“公文处理”的定义 国家行政机关公文处理办法简介 公文制发的要求 公文的作用,明德正行 博学多能,公文：行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文处理：公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。,（一）公文与公文处理的定义,明德正行 博

2、学多能,2000年8月24日，国务院以国发23号文发布了国家行政机关公文处理办法(以下简称办法)，并于2001年1月1日起实施。而此前执行的办法是由国务院办公厅于1993年11月21日发布的。新办法与旧的相比，有四个明显特点。,（二）国家行政机关公文处理办法简介,明德正行 博学多能,发布机关规格高，由国务院直接颁布，更具权威性。强调了领导干部要高度重视公文处理工作 (办法第六条)。注重与国际惯例接轨，如规定公文用纸统一用A4(办法第十二条)。更注重公文的规范性。对公文的行文规则、发文办理、收文办理、公文的归档与管理都提出了更为明确具体的规定，使公文处理工作更加规范。,新办法的四个特点,明德正行

3、 博学多能,第一章 总 则 （第1-8条） 第二章 公文种类 （共13种） 第三章 公文格式 （第10-12条） 第四章 行文规则 （第13-23条） 第五章 发文办理 （第24-29条） 第六章 收文办理 （第30-37条） 第七章 公文归档 （第38-43条） 第八章 公文管理 （第44-53条） 第九章 附 则 （第54-57条）,新办法的主要内容,明德正行 博学多能,（三）公文制发的基本要求,要有目的； 要有使用范围； 要有严格的制发程序和规范的体式。,明德正行 博学多能,（四）公文的作用,领导和指导作用 行为规范的作用 交流和联系作用 宣传和教育作用 依据和凭证作用 档案和史料作用,

4、明德正行 博学多能,二、公文的文种及写作要求,公文分类及文种 写作基本要求 各种文种的特点及写作要求,明德正行 博学多能,1、上行文。是下级机关向上级机关递送的文件，包括请示、报告、议案三种。2、平行文。是同级机关或不相隶属机关递送的文件，主要包括“函”，有时也可用通知、函。3、下行文。是上级机关向下级机关下达的文件，这类文种较多，如：命令、令、决定、指示、公告、通告、通知、通报、公报、批复、条例、规定、会议纪要。,（一）公文行文分类,明德正行 博学多能,（二）公文文种,命令（令） 决定 公告 通告 通知 通报 议案,报告 请示 批复 意见 函 会议纪要,明德正行 博学多能,（三）公文写作基本

5、要求,标题：发文单位 + 事由 + 文种 正文： 目的明确； 围绕主题； 层次清晰； 语言精练； 用词准确； 首尾呼应。,明德正行 博学多能,（四）各种文种的特点及写作要求,重点介绍公文文种：一、通知 二、请示 三、批复 四、函 五、通报 六、报告 七、会议纪要,明德正行 博学多能,写好公文，要把好四关,把好行文关。解决发不发的问题。 把好格式关。解决公文的外观形式（文种选择、用纸格式、文面格式和排版、印刷与装订格式）。 把好文字关。做到准确、简明、朴实、规范。 把好内容关。符合法律法规，材料真实，判断准确，内容完善，主题鲜明。,明德正行 博学多能,通知的特征及写法,用于发布法规、任免干部、传

6、达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或同知的事项。 常见的几类通知：会议通知；布置工作的通知；交流情况或信息的通知；印发或转发类通知；传达领导意见或任免人事的通知。 通知应包括以下内容：被通知者；发出通知的目的，通知的事由；通知的具体要求；通知的发出者。,明德正行 博学多能,请示的特征及写法,请示的特点：上行文（被监管单位的机构市场准入方面的文件？）、自己职权范围内无法答复、请上级或业务主管部门表明态度。请示为事前行文。报告中不得夹带请示事项。 向谁请示，请示事由，为什么请示，请示者的基本看法，请示者的要求。,明德正行

7、博学多能,范例：请求批准性请示,关于XXXXXXXX的请示 国务院： 近年来，我国科学家、工程技术专家和有关人士，曾多次提出建立 中国工程院问题。 全国政协。问题报告如下。 一、关于建立中国工程院的必要性。（略） 二、关于组建中国工程院的一些原则。 。 （七）关于中国工程院的领导体制及学部设置（略） 三、关于中国工程院的筹建工作及进度安排（略） 以上请示当否，请批示。 附件：工程院筹备领导小组名单。 （盖章）二九年六月十九日,明德正行 博学多能,批复的特征及写法,与请示的对称发文。批复与批示的区别。 对请示内容可全部同意，也可部分同意或全部不同意，但批复要清楚，不会产生歧义。,明德正行 博学多

8、能,范例：批复,最高人民法院 年月日,明德正行 博学多能,函的特征及写法,函的运用非常广泛。 “函”与“函的形式”的区别。 不相隶属的机构之间询问、请示类事项的处理。,明德正行 博学多能,范例：通知事宜函,国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函 国办函 1993 2号 国家计委、经贸办、农业部、商业部、经贸部、纺织部、技术监督局： 为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量，根据国务院领导同 志的批示，现就有关问题通知如下： 一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。（略） 二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。（略） 三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。（略） 四、为

9、了促进国内养羊业的发展，支持纺织工业生产和扩大出口创汇。（略） 上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实，执行中的问题，由国 家计委和经贸办协调，并督促落实。 国务院办公厅（盖章） 一九九三年一月三日,明德正行 博学多能,范例：答复事宜函,市人民政府办公厅关于临时工、合同工能否执罚问题请示的复函 市政办函 1996 40号 市市容环境卫生管理局： 你局关于明确临时工、合同工能否执罚问题的请示收悉。现复函 如下： 中华人民共和国行政处罚法于1996年10月1日起执行。按照行 政处罚法和国务院关于贯彻实施中华人民共和国行政处罚法的通 知，从今年10月1日起，合同工、临时工再不能

10、从事行政处罚工作。 你局应按照上述精神，对全市市容卫生执罚人员进行清理，理顺执罚 体制，保证行政处罚法的贯彻实施，促进市容卫生管理工作。 此复 市人民政府 一九九六年十月七日,明德正行 博学多能,通报的特征及写法,适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 典型通报（表彰或批评的通报）。主要事实，分析评价，表彰或处分决定，希望或要求。 情况通报。通报的情况，原因分析，希望要求。,明德正行 博学多能,报告的特征及写法,适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问的公文。 报告为事中或事后行文。,明德正行 博学多能,范例：情况报告,关于的报告：根据 现将主要情况报告如下： 针对，提

11、出以下建议：一、。二、。委年月日,明德正行 博学多能,会议纪要：会议纪要标识由“会议纪要”组成。会议纪要不加盖印章。,会议纪要特征及写法,明德正行 博学多能,范例：交流型会议纪要,物理学会X射线专业委员会第三届学术交流会会议纪要由科技大学、电讯工程学院组织筹办、经市科学技术委员会批准， 于19年月日。会上，市物理学会常务理事同志首先向大会宣布 市科学交流中心 主任张同志讲了话。会议邀请了大学物理系固体物理教研室主任刘副教授作专题报告；中国科学院 分院张。会议决定：一、于19年下半年举办一次“荧光分析”专题讨论会。由。二、于19年举办一次“计算机在X射线分析中的应用”讲习班，由。三、19年在市举

12、行第四届学术交流会，由。为了迎接第四届X射线衍射分析会的召开，会议要求。会议经过与会代表的共同努力，收到了预期效果，取得了圆满的成功。物理学会X射线专业委员会一九年月日,明德正行 博学多能,（五）其它公文写作,公文有广义与狭义之分。狭义的公文是指党政机关形成的具有法定效力与规范体式的文书，即上述的13类文种。广义的公文是指党政机关、社会团体、企事业单位以及个人在公务活动中形成的有一定格式、内容完备、具有现实效用的应用文。本章主要介绍这一类的公文。主要有：工作总结、调研报告、领导讲话、庆典致辞、学术论文等等。,明德正行 博学多能,A. 写作人员的素质要求,较高的理论水平； 较强的逻辑思维能力；

13、善于归纳分析提炼； 熟悉业务； 有创新思维能力； 文字表达能力强； 有吃苦精神。,明德正行 博学多能,B. 写作的基本要求,主题突出； 贯穿主线； 层次清晰； 切中要害； 力求新意； 语言精确。,明德正行 博学多能,明德正行 博学多能,C. 写作的基本程序,详细掌握情况； 打好腹稿（大脑构思）； 拟定提纲（各主要部分及要点）； 讨论或征求意见，修改提纲； 围绕提纲进一步筛选和补充资料； 着手起草； 征求意见； 修改提高。,明德正行 博学多能,D. 写作的一些技巧,拿来主义 有关文章、资料 先进地区、先进单位的超前做法要求：结合当地、本单位、本专业实际进行提炼与深 加工，切忌全单照收、生搬硬套。

14、,明德正行 博学多能,本班通讯 10月的滨州秋高气爽，阳光明媚，鲜花斗艳，到处洋溢着丰收的喜悦。刘小华同学家里欢声笑语，人头攒动。四年级一班班长王唐唐 ，副班长张宝在体育委员欧阳孟楠，文艺委员李美丽的陪同下，不远千米，深入到患感冒发低烧的班级普通成员刘小华家中，为他带去了节日的问候和良好的祝愿。 王班长与张副班长兴致勃勃的参观了刘小华的房间，饶有兴致的玩了四盘“魂斗罗”游戏，与普通同学同乐。接着班级领导与刘小华双亲亲切的拉起了家常。王班长还愉快的回忆起去年和刘小华考试一起作弊的往事。 在交谈中，王班长多次关心的强调：“刘小华生病了，就不要做作业，好好休息，身体是本钱”。刘小华激动地说：“谢谢班

15、长的关心，我一定战胜病魔，克服一切困难，争取早日回到温暖的大集体中，回到亲爱的老师和同学们中间”。 班长握住刘小华同学的手亲切的问：这里打针要多少钱啊？能报销多少？ 小华说：3块钱，能报销1.3元， 班长又说：家里能负担的起吗？ 小华又说：能负担得起，谢谢班里的好政策和班长的关心，让我打得起针，过上幸福快乐的好日子 会谈始终在亲切友好的气氛中进行，班领导就刘小华的疾病达成了广泛的共识。 王班长强调：世界上只有一个学校，班级是学校不可分割的一部分。 刘小华同学表示要用“三个代表”伟大思想武装自己，抵抗病魔。要紧紧团结在以班主任为核心的班集体周围，一心一意抓学习，聚精会神谋发展 接着，王班长一行又

16、在刘小华家门口兴致勃勃的踢起了毽子。蓝天如洗，鸟儿也受到了温暖的感染，唧唧喳喳，歌唱美好和谐的生活。中午，刘爸爸从三利买了热气腾腾的肉丸包子和紫菜汤，宴请了王班长一行。 席间，宾主就小学生连吃两根冰棍是否会闹肚子等问题进行了深入愉快的双边会谈。 王班长责令卫生委员：以此为鉴，一定要严把卫生关，杜绝此类事故再次发生。 最后，王班长离开刘小华家时对送行的人们语重心长的说：刘小华同学以大无畏的英雄主义精神同病魔做斗争，目前已取得阶段性的胜利，身体进一步向良好方面发展，后期一定不要松懈，要紧紧抓住打针这个基本点不动摇，使刘小华同学切实的享受到同学们和老师的慰问成果，努力实现疾病细菌的持续减少，这是一个艰巨的任务。实现这一预期目标，既需要扎扎实实的学习，又需要新的思路和措施。 陪同访问的还有：班团委书记牛刚，纪律委员会主任毕门厅同学，班足协主席罗多同学，前副班长成蒙语，班长办公室主任崔莹莹，副班长助理王红，班级政策研究室主任胡咧咧等领导。,