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1、- 1 - 精诚万象吉捷智仁文件名称例会管理制度文件编号WJ-XZ-001 版本A/0页数4 生效日期一、目的为保证会议质量和效率，充分发挥会议在生产经营和各项管理工作中的重要作用，提高工作效率，特制订本制度。二、适用范围本制度适用于公司。三、职责所属企业要在严格执行本制度的基础上，结合本企业实际进一步完善和细化本企业的例会制度。人事行政部是本制度贯彻落实的责任部门。四、内容1、会议类别项目召开日期主持参与成员会议目的月度部门经理会每 月8日 下 午2：00 总 经理 本人 或委 托人总经理、副总经理、各部门经理1、总结并汇报公司经营业绩情况，分析存在的问题并针对性研究对策2、各部门汇报本部门
2、月度工作完成情况及下月工作计划，提出部门工作协调事项与相关工作要求3、提出部门工作存在的问题与障碍，并提出相关解决问题的讨论预案年终总结表彰会次 年 年初 （春节前）人 事行 政部公司全体员工1、总结公司全年经营状况与部门工作成效，2、宣导下年度公司、部门经营计划、目标与培训公司新年度经营政策3、表彰工作突出的优秀员工与团队晨会每 周 一上午 8：35 排 班轮流公司全体员工企业文化、部门事项知会，新员工自我介绍等营 销 工作会议每 月5日前市 场部总经理、副总与市场 营 销 管 理人员1、主要为营销工作汇报、总结和分析，针对问题制定解决办法、措施2、市场、渠道推进的新举措或新策略研究、沟通3
3、、制订下月营销计划。- 2 - 精诚万象吉捷智仁部门周例会每 周 五下午各 部门 负责人各部门负责人自行决定1、总结上周工作，制定下周工作计划2、解决部门内部存在的问题3、传达公司级会议、专业会议等会议精神如营销协调会、 突发事项处理、重大议案或革新事项等会议，召集部门必须以文字形式提拟方案呈报总裁办批准后执行。2、 会议安排2.1 凡涉及多个部门参加的会议，均须于会前列计划报批，由人事行政部统一协调安排方可召开。2.2 凡列入计划的会议，如需改期，由人事行政部统一协调安排和通知。2.3 会议安排应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。3 、会议通知3.1 会议通知一般按照专业会议由发起部门负
4、责；涉及多部门的会议由人事行政部负责的原则进行通知。3.2 会议通知一般情况下要与参会者进行充分沟通，并为参会者尽量预留出充足的准备时间。3.3 会议通知原则上要形成规范格式的文书，明确会议时间、地点、参会人员、会议议题、会议议程、会议要求等。可通过微信、短信或电话的形式进行通知并确认。4 、材料准备4.1 需要向会议提供材料时，会议发起部门要按照会议要求的内容、格式、份数提前两天（或与会议申请同时）向参会者提供电子版或打印版，以便提前审阅。4.2 会议材料的内容、格式由会议发起部门提出规范和要求，涉及汇报数据需统一口径，最终应与财务数据统一。5、会议纪要5.1 会议纪要应明确会议决策事项及结
5、论、会议需要落实的事项、时间和责任人并遵循公司统一模板。会议纪要在会后两天内由会议的主持人或召集人审批后生效。5.2 会议纪要一般由发起部门负责；6 、会后跟踪6.1 会议纪要的跟踪检查由人事行政部负责，确保纪要内容得以落实。6.2 会议应指定会议纪要的执行负责人， 负责落实纪要决议并及时就纪要的落实情况进行汇报。6.3 会议纪要未能及时有效落实的，跟踪检查者应及时提醒执行负责人，逾期没有落实的，跟踪人应及时向总经理汇报。7 、会议管理规定及要求7.1 会议规定时间如遇周末或特殊情况须调整，须会议主持人安排专人提前通知调整日期，否- 3 - 精诚万象吉捷智仁则必须按期召开。7.2 使用会议室时
6、由会议主持人负责临时管理，保持卫生整洁，不得破坏公共财物，会后将钥匙交回人事行政部前台处。7.3 所有参会人员按通知及时参会并签到，迟到每次快乐捐献20 元，旷会每次快乐捐献60 元，有事不能参加须向主持人请假；会议过程中急事离开，经会议主持人许可方能离开，否则每次快乐捐献 20元。7.4 与会人员必须会前关掉手机或将手机调成静音、振动，否则影响会议召开每次快乐捐献10元；会议期间接听电话（紧急事项经主持人同意除外），每次快乐捐献 20 元；会议期间玩手机每次快乐捐献 50 元。7.5 会议前后所有与会人员都须认真准备、用心参与，发言单次时长最多不得超过8 分钟，不得发表扰乱会场的语言及提及不
7、相干的问题，不得交头接耳，开私会，否则每次快乐捐献30 元。7.6 会议或培训期间禁止吸烟，否则每次快乐捐献50 元。7.7 各会议纪要（如有必要）在会议结束后2 日内须发至参会人员手中并签收。7.8 各会议纪要相关事项落实人员必须根据会议决议执行并落实到位，否则按公司相关行政管理制度处理。7.9 会议安排如须更改，尽量会前2 小时内通知与会人员，否则未通知到位相关负责人每次快乐捐献 30 元。8、 会议保障8.1 会议室由人事行政部指定专人负责管理，如因会议需要使用会议室，须事先向人事行政部申请，由人事行政部统筹安排。8.2 人事行政部负责会议室的卫生、空气质量和室内温度以及会议期间的服务保障。9 附 则9.1 本制度由办公室负责解释。9.2 本制度自 2017年 5 月 5 日起生效。五、附件5.1 会议签到表制定：审核：批准：
