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1、第四章 会议与商务活动,职业秘书课堂教学,第一节 会议筹备,职业秘书课堂教学,教学目标,通过本节学习，能够： 按要求发送会议通知，制发会议证件 预定会议室 完成接站、报到、签到、座位引导工作 拟定会议议程、日程 正确选择会址，安排与会人员的食宿和交通,一、发送会议通知,技能要求： 能准确地发送会议通知,（一）会议通知的发送,1、发送形式 （1）正式通知 除了非正式会议和每日例会之外的所有会议，均应正式打印会议通知，再通过书面形式或电子邮件传递到有关人员。 （2）非正式通知 先发传真或打电话，随后再寄备忘录或信函； 先发电子邮件，再通过电话或电子邮件确认,（一）会议通知的发送,1、发送内容 （1
2、）预备日程、材料等随会议通知寄发 （2）需回复的会议通知或预备通知夹入明信片 （3）将会中使用的有关票证（入场券、代表证、汽车通行证、座次号、编组名单等）与会议通知一起寄发 （4）如某些与会者对地址不熟悉，附加一份说明或回执单 （5）附一份代理委托书,（二）会议通知和委托书的样式,1、会议通知的内容被通知部门、被通知人员的姓名及职务、通知事由、会议时间、会议召开地点、会议出席对象或范围、会议程序、议事内容、注意事项、公司全称、通知部门、通知者姓名和职务、日期 2、会议通知格式便函式、卡片式,例1.便函式,例2.卡片式,（二）会议通知和委托书的样式,3、会议委托书和回执部分会议需与通知一起寄出会
3、议委托书和回执。,例3.会议委托书,例4.会议回执,（三）相关知识,1、会议及会议的构成要素会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或过程。,基本要素：目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、议程 其他要素：名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备、各种消耗性材料等,构成要素,（三）相关知识,2、会议的主要种类,（三）相关知识,3、公司常见会议的种类与作用 （1）经理例会与特别会议 （2）部门员工例会 （3）股东大会和董事会议 （4）公司年会 （5）客户咨询会 （6）产品展销订货会 （7）业务洽谈会 （8）新产品新闻发布会,（四）注意事项,1、明确会议通知发送对象 2、落实发送的
4、回复确认环节 3、对书面会议通知的地址、邮编要填写准确 4、对经常参加某类会议的部分人员，可打印出标签或准备多套邮寄标签 5、对保存的地址要注意随情况变化不断更新,二、席发会议的姓名卡片和证件,技能要求： 掌握各种会议证件的制发方法,（一）制发方法,1、内容设计上会议名称、与会者姓名、称呼（先生、女士、小姐等）、身份（职务、职称等）、组织或公司的名称 2、大型会议贴照片。卡片颜色为红、蓝、白、黄四种 3、在接待区发放,（二）证件的类型、作用,（三）注意事项,1、设计上应区分与会者不同身份 2、根据公司不同的文化理念设计卡片 3、经济适用美观大方,三、发放会议文件资料,技能要求： 掌握各种会议文
5、件的发放方法,案例：天地公司董事会召开会议讨论从国外引进化工生产设备的问题。秘书初萌负责为与会董事准备会议所需文件资料。因有多家国外公司竞标，所以材料很多。初萌由于时间仓促就为每位董事准备了一个文件夹，将所有材料放入文件夹。有三位董事会前回复说将有事不能参加会议，于是初萌就未准备他们的资料。不想，正式开会时其中的二位又赶了回来，结果会上有的董事因没有资料可看而无法发表意见，有的董事面对一大堆资料不知如何找到想看的资料，从而影响了会议的进度。,会议文件资料发放基本方法,1、准备文件袋，并写好名字 2、对文件编号、登记。编号在文件首页左上角 3、需会后退回的，附一份文件清退目录 4、分发会议资料要
6、适时适量 5、内容重要又需事先送达与会者的文件，可派专人递送或用传真、特快专递送达,四、准备会议所需用品和设备,技能要求： 掌握会议所需各种物品和设备的准备方法,（一）考虑全面，有备无患,1、了解可以租用会议设备公司的名称、地址和电话 2、了解文具用品和相关设备供应商的名称、地址和电话 3、掌握企业内可用的音像设施的类型和存放位置的清单 4、掌握公司内部紧急维修工程师以及外部维修单位的名称、地址和电话,（二）注意事项,1、事先制定周密的准备方案，详细列出用品和设备的名称、数量和价格 2、统筹节约、经济适用的原则 3、一丝不苟，有备无患,五、预订内部会议室,技能要求： 掌握内部会议室的预订方法,
7、预订内部会议室基本方法,1、尽早预订 2、使用前一天再次落实 3、场地大小、格局、设备与会议的人数、性质和类型相匹配 4、留有足够的自由使用空间和时间 5、将会议需要与设备使用相结合,六、热情迎接与会者,技能要求： 掌握接待与会者的基本工作内容和程序,（一）接站报到工作主要步骤,1、有统一的指挥调度系统，编制表格 2、有足够的车辆和接站人员 3、告知自备交通工具到达的与会人员详细路线 4、在车站、机场设置接待站 5、报到处设立引导牌和标示牌 6、将文件袋发给与会人员,（二）做好签到和引导工作,1、选择恰当的签到形式人工签到、签到卡和电子签到机配合使用 2、准备好登记簿等相关用品 3、请与会者按
8、照会前安排好的座位或区域就座内部会议：一般有自己的习惯座位大中型会议：事先制做座次或区域标示品（主席台或会议桌的名签卡片、座次图表、指示牌等）,例5.签到登记簿样式,（三）注意事项,1、训练有素，照顾周到 2、提前到岗 3、按礼仪规范引导客人入场,七、拟定会议议程和日程,技能要求： 拟定会议议程和日程 正确选择会址、安排与会人员的食宿和交通,（一）会议议程表的设计,1、方法 （1）各议程事项的顺序 （2）第一项宣布议程，再安排讨论的问题，同类性质的问题尽量集中排列 （3）保密性较强的议题一般放在后面,（一）会议议程表的设计,1、样式案例： 天地公司将举行销售团队会议，研究销售工作下一季度的目标
9、以及人员招聘、选拔等问题。秘书钟苗在编制议程表前，先请总经理、销售总监等有关上司提出议题，再询问各位主管是否有在会上讨论的事情，并提请主管上司定夺，然后将要讨论的问题排出顺序。在设计具体的议程表时，钟苗把要在会上讨论的议题编排了一下，便打印交给了上司。如下图：,修改前,修改后,（一）会议议程表的设计,1、样式基本内容 宣布会议议程 说明人员缺席情况 宣读并通过上次会议的记录 财务主管报告 其他报告 新的议题 有关人事任命 提名并选举新的负责人 通知有关事项 宣布休会,（二）会议日程表的设计,采用简短文字或表格形式。 （同接待安排）,（三）会议议程表和日程表区别,1、会议议程对会议所要通过的文件
10、、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰的表达出来。会前发给与会者。 2、会议日程会议在一定时间内的具体安排，如有说明可附于表后。会前发给与会者。,（四）注意事项,1、会议议程编制应在前，议程一旦确定，就不应再变了。会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到一些变化，可相应调整 2、会议议程和日程安排必须吻合 3、会议议程和日程表制定后，必须经主管领导审核方可实施,八、正确选择会址,技能要求： 能够正确选择会址,综合考虑各种因素选择恰当会议地点,1、交通便利 2、会场大小与会议规模、主题相符 3、场地要有良好的设备配置 4、不受外界干扰 5、应考虑有无停车场 6、场地租借的成本必须合理,
11、第二节 会议中的服务,职业秘书课堂教学,教学目标,通过本节学习，能够： 做好会议记录 做好会议期间的信息沟通 做好会议值班、保卫工作,一、会议记录,技能要求： 承担会议记录工作,（一）会议记录的准备工作,1、准备好基本用具 2、准备好补充工具 3、备有一份议程表和其他的相关资料和文件 4、提前到达会场，了解座位图 5、录音同时，必须手工记录,（二）会议记录内容,1、会议描述 2、与会者姓名 3、会议过程 4、主席、记录员签名,（三）会议记录方法,1、凡是做出判断性的内容都要一字不漏的记录如主要讨论的观点、决议、决定、重要声明等 2、漏记内容要及时处理 3、与会者提出的意见、建议，要把人名记录下
12、来,（四）会议记录的修改,1、定稿打字前，向主席提交草稿并签字批准 2、指出的错误要经会议批准方可修改 3、一经签名，任何地方都不能再做改动,（五）会议记录的要求,1、真实 2、完整 3、简洁 4、准确,（六）注意事项,1、了解公司的业务情况 2、记录原稿统一编号 3、会议主持人需向记录员明确机密事项的范围及处理要求 4、记录原件要由专人负责保管,二、确保会议期间的信息沟通,技能要求： 掌握会议期间进行信息沟通的方法,（一）做好收集、传递、反馈工作,1、多听、多记、多想、多算、多跑 2、深入实际 3、注重信息的加工提炼，形成成果使各方都可以使用 4、注重实效 5、反应敏捷，狠抓反馈信息的收集,
13、（二）做好对外宣传工作,1、妥善处理与新闻媒体的关系 2、内外有别，严守单位秘密 3、传递方式和内容选择上本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑 4、收集舆论报道 5、为召开记者招待会提供必须的信息资料,（三）相关知识,1、信息加工的形式 （1）综合加工 （2）提炼加工 （3）推导加工,（三）相关知识,2、信息传递的形式 （1）口头传递 （2）影像传递 （3）电子系统传递 （4）专人传递,（四）注意事项,1、会议信息收集力求全面、真实、及时、适用、重点突出 2、与新闻媒体沟通要以礼相待、以诚相待、平等相待、迅速及时,三、会议值班、保卫工作,技能要求： 做好会议值班、保卫工作的具体做法,（一）
14、会议值班工作做法,1、搜集有关情况、文件和资料，传递信息 2、控制人员出入会场 3、备有领导联络方式 4、备有后勤服务部门主管电话 5、制度健全，坚守岗位 6、负责督导和协助会议人员做好各项服务 7、做好矛盾协调 8、建立主管领导带班制度,（二）会议保卫工作做法,1、会议安全保卫应包括与会的重要人员人身的安全保卫 2、会议重要文件的保卫 3、会场和驻地的保卫 4、会议的各种设备用品的保卫 5、与会者私人贵重物品的保卫,第三节 会议善后工作,职业秘书课堂教学,教学目标,通过本节学习，能够： 合理安排与会人员的返程 清退会议文件 整理会议室 进行会议文件资料的立卷归档 做好会议经费结算工作,一、安
15、排与会人员返程,技能要求： 掌握与会人员返程工作的主要内容,（一）提前做好车、船、飞机票的登记预售,1、及早安排外地与会人员的返程事宜 2、事先了解与会者要求，并尽可能满足 3、先远后近的次序安排返程机票、车票的预定 4、编制与会者离开的时间表,（二）帮助做好返程准备,1、提醒及时归还各种物品 2、提醒与会务组结清各种帐目 3、帮助检查、清退房间 4、帮助托运大件物品,二、会议文件资料清退,技能要求： 掌握会议文件清退方法,（一）清退方法,1、小型内部会议文件清退的方法 （1）放桌上 （2）门口收集 （3）向个别已领取文件而未到会的人员收集,（一）清退方法,2、大中型会议文件收集方法 （1）提
16、前发文件清退目录 （2）对会议工作人员，采取下发收集目录，限时交退,（二）注意事项,1、统一制发清退文件的目录 2、分清清退文件和不清退文件的范围 3、避免只要求部分与会者退回文件，而造成误会,三、整理会议室,1、收拾整理 2、清理文件 3、检查归位,四、会议文件资料的立卷归档,技能要求： 掌握会议文件立卷归档的做法,（一）步骤,1、会议文件的收集整理 （1）确定会议文件的收集范围 （2）选择收集会议文件的渠道 （3）运用收集文件的不同方法 2、会议文件的立卷归档,（二）注意事项,1、会议文件责任要落实到人 2、履行文件登记手续，并认真检查 3、注意保密 4、严格遵守档案制度,五、会议经费结算,技能要求： 掌握会议会议经费结算的方法,（一）会议收款与付款的方法,1、收款的方法和时机 （1）在会议通知或预定表格中，详细注明收费的标准和方法 （2）注明与会人员可采用的支付方式 （3）如用信用卡收费，应问清姓名、卡号、有效期等 （4）与财务部门提前确定正确的收费开票程序,（一）会议收款与付款的方法,2、付款方法和时间,（二）注意事项,
