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1、工作分析与工作说明书人力资源部 2006年3月工作分析的定义n工作分析是对企业中各工作职位的岗位设 置目的、岗位职责、岗位工作内容、工作 关系、工作环境等工作特征以及对完成此 工作员工的素质、知识、技能要求进行调 查后并进行客观描述的过程，工作分析的 结果就是编制出岗位说明书。 工作分析所获得信息的应用工作分析岗位说明书与工作规范招聘与甄选工作绩效评价岗位评价薪资和福利培训要求1、使招聘工作有据可依，规范运作 n如果某部门一些岗位缺人，该部门就可以 依该岗位说明书向人力资源部去提出招聘 需求，人力资源部据此制定招聘计划，依 据该岗位说明书中的“任职资格”一栏以 及“特殊技能”要求发布招聘信息，
2、并对 求职者进行一系列的筛选，以招到最合适 的人选。这样可以避免由于主观因素而造 成的不规范，导致招聘来的人员不能胜任 该岗位，做到“因岗设人，因职择人”。 2、工作分析是岗位评价的前提和工具 n岗位评价是在工作分析的基础上，按照一 定的客观衡量标准，对岗位的工作任务、 繁简难易程度、责任大小、所需资格条件 等方面进行系统评比与估计。工作分析和 职务说明书由于对各岗位工作进行了理顺 和规范，为岗位评价打下了良好的基础。 3、提供了绩效考核的考核内容 n岗位说明书是确定员工考核范围的主要依据。 在一个岗位，首先要完成本职工作，完成效果 如何，要从考核来体现，考核内容的确定来自 于职务说明书的工作
3、职责、工作内容、工作目 标和要求，考核范围也应仅限于职务说明书中 所列的工作内容和职责，对在岗员工完成职责 过程中的德、能、勤、绩几个方面进行较全面 的考核。对于不属于该岗位职责的工作，由于 其他原因该员工做了这件事，也不应列入对其 业绩的考核范围。否则会造成“种了他人的田 ，荒了自己的地”，这并不是公司所追求的目 标。爱岗敬业，“在一岗，专一事”应当是最 起码的要求。 4、为完善建立薪资、福利制度打下良好的基础 n岗位说明书应是评定员工薪资标准的基础 之一。公司应根据不同的岗位，所包含的 工作难易程度进行评价。对于薪酬制度来 说，要公正的评价员工的能力，必然要考 虑其所在岗位、所从事工作的难
4、易程度， 相同学历或能力的员工由于所在岗位的不 同，工作难易不同，表现也不尽相同，在 简单岗位上更易较好完成本职工作。 5、为培训工作提供支持n通过工作分析可以确定工作职责以及相应的工 作要求，在此基础上建立适当的指导与培训内 容。这样培训所涉及的工作内容和责任才能准 确地反映实际的工作要求，使员工在培训中学 到的知识技能与未来的工作实际应用相一致， 提高员工参与培训的主动性，在支付合理的培 训费用时还可以获得较好的培训效果 。工作说明书对员工个人发展的作用n指导员工工作方向，有助于对照提高 。职务说明书规定了员工的主要工作内容：什 么是我该做的，什么是我负责的、什么是我 应当协助的？我应具有
5、什么样的特殊能力？ 我要在哪些知识技能方面提高？我还应具备 什么样的知识等等，同时还可以通过制定工 作规范，促使员工的行为符合规范、高效的 原则，自觉地向公司所要求的方向努力。 工作说明书对员工个人发展的作用n为员工职业发展规划提供参考 。岗位说明书还具有指引员工未来职业发展方 向的作用。比如员工可以认识到目前所在岗 位的上一级岗位是什么，其发展方向是什么 ，需要什么任职资格，自身目前具有哪些知 识能力优势，还欠缺什么，如何通过努力提 高知识技能，获得提升等等 。工作分析的内容n1、工作任务：明确规定工作行为，如工作的中 心任务、工作内容、完成工作的方法和步骤。 n2、工作责任：通过对工作相对
6、重要性的了解， 明确该岗位应具有的权力和责任。n3、工作关系：了解工作的协调关系，与哪些部 门及人员工作有关联。n4、工作强度：确定工作的标准活动量。如：工 作紧张程度、工作负荷、工时的利用率等等。n5、任职资格：确认工作执行人员履行工作职责 时应具备的最低资格条件 。如：最低学历、专 业知识、工作经验、工作技能与技巧、心理素 质等。工作分析的步骤（一）：准备阶段确定工作分析的目的。结合公司组织结构、 现有部门及现有人员实际情况，此次工作分 析的主要目的是将公司职能分解到各项工作 ，明确公司中各项工作的纵向和横向的关联 关系，即明确工作内容、工作职责、工作权 限和工作关系以及担任此项工作的的任
7、职条 件等。确定工作分析团队。工作分析由于涉及面大 、内容多，所以在组织开展工作分析活动之 前要先成立工作分析团队。此次工作分析团 队由以下人员组成：一是组长由公司高层领 导林总担任，二是工作分析人员，主要由人 力资源管理部门和各部门部长组成。确定团队成员的分工。组长主要负责工 作分析的支持工作。工作分析人员（人 力资源部门）负责编写本工作团队工作 分析的工作计划，全体员工此次工作分 析的培训，将各部门采集信息资料汇总 ；各部门部长负责收集各项资料，调查 问卷的下发与回收，和工作分析对象的 联络与确认工作。工作分析的步骤（一）：准备阶段工作分析的步骤（一）：准备阶段工作分析不是由人力资源管理部
8、门单独完成 ，也不是人力资源管理部门的人员仅凭个人 对组织各个岗位的认识“闭门造车”，编写出 工作说明书。如果这样，工作说明书是质量 无法得到保证，也很难在实践中进行运用。 因此，工作分析活动需要上至组织的高层下 到每位员工的理解、支持和参与。针对这一 些特点，为了保证此次工作的顺利开展，特 此准备了培训教材，员工培训主要包括：为 什么要做工作分析，什么是工作分析，工作 分析的目的和作用，并且组织员工集中讨论 为什么进行工作分析，以及如何填写工作分 析调查问卷、工作说明书的主要内容等等， 只有做好前期培训工作，解开员工心中的疑 惑，我们搜集的信息才是可靠和全面的。工作分析的步骤（二）：调查阶段
9、确定工作分析方法：工作分析方法可分 为问卷法、观察法、面谈法、工作日志 法等等。根据公司实际情况，采用问卷 调查法、工作日志法、访谈法，以问卷 调查法与工作日志法为主，面谈法为辅 的工作分析方法。设计调查问卷 工作分析的步骤（三）：分析阶段n核对所得资料。通过各种方法收集的有关工作的信息 ，必须同工作任职者、任职者的主管和人力资源部门 的人员的共同进行审查、核对和确认。经过这样的过 程，我们可以修正初步收集来的信息中的不准确的地 方，使工作信息更为准确和完善。第二，由于工作任 职者和任职者的上级主管是工作分析结果的主要使用 者，请任职者和上级主管来审查和确认这些信息，有 助于大家对工作分析的理
10、解和认可，为今后使用奠定 基础。第三，让工作任职者和任职者上级共同对工作 信息提出意见，也有利于发现他们对工作的一些不一 致的看法，使他们有一次沟通的机会，以便协调一致 ，以便于今后更好的开展工作 。工作分析的步骤（三）：分析阶段提炼出所需要的材料和要素。将所得的 资料进行加工整理分析，分门别类，归 纳和总结出编写工作说明书需要的材料 和要素 工作分析的步骤（四）：完成阶段草拟岗位说明书。根据分析阶段归纳和总结出 的编写岗位说明书所需要的材料和要素，草拟 工作说明书。讨论验证岗位说明书。召集整个调查中涉及的 管理人员和任职人员，编制的岗位说明书，将 岗位说明书初稿复印分发给大家，要求对其中 每一句话、每一个词语进行斟酌、论证，发现 问题并修改。修改定稿。通过多次反馈、修改，最后确定详 细的岗位说明书，经工作任职者、任职者的主 管和人力资源部门负责人签字盖章认可后，进 行归档保存并输入公司人力资源管理信息系统
