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1、宴會作業流程CH04洽詢舉辦宴會管理，顧客所採取的第一個步驟便 是向所屬意之宴會經營單位詢問宴會相關 資訊，其洽詢的方式大約可以分三種來 電、書信、親自前往。客人會提出的問題 場地是否有空位、宴會費用、宴會廳規模 、菜單內容、最低消費額、現場配置圖、 訂金等，面對諸如此類的疑問，宴會部訂 席人員須一一為顧客說明，努力掌握每一 個可能的生意機會。預約假使顧客有意願預約宴會，訂席人員便須問 清楚其宴會的日期、時間、宴會名稱、性 質、以及聯絡人之姓名、電話 、並付諸文 字。另外，凡菜單內容、飲料種類 、與宴 會人數、宴會預算、擺設方式、顧客的付 款方式 以及其他，當然，在預約步驟中， 宴會部門應提供
2、報價單給顧客，因為大多 數顧客在簽訂合約前可能還會與其他飯店 進行比價。確認及簽訂訂席合約書 業務員必須將雙方所有同意事項，記錄在合 約上，並請客人簽字以保障客人與飯店自 身的權利。倘若客人沒時間親自到飯店進 行簽約手續，業務員可以藉書面、傳真或 郵寄方式，將文件交至顧客手中請顧客於 合約書上簽字，簽妥後再傳真或郵寄飯店 以示慎重。在簽訂合約時，飯店通常會要 求酌收訂席費用的百分之十做為訂金。為 了確保宴會廳正常營運，與客人簽約時是 不容忽略的步驟之一。場地擺設與規劃每一個宴會都同的格局，所以宴會廳場地的 安排方式也就無法一概而論。原則上，必 須根據宴會型態、宴會廳場地大小、 用餐 人數多寡一
3、級主辦者偏好等因素，決定宴 會場地擺設規劃，由於宴會廳可作各類擺 設，所以不同場合的桌椅、設定位置也不 同。下列以餐會、講習會、酒會及自助餐 四種不同的宴會類型及其擺設方式，說明 場地擺設與規劃的進行。餐會 餐會的擺設首先要決定採用圓桌或長方桌。通常， 因為圓桌具有方便交談的好處，所以非常正式或 用餐人數不超過五十位的餐會，才會使用方桌。 由此可之圓桌並非中餐的專利，原則上，主桌應 擺設在所有客人最容易看到的地方。 開會或講習會 開會或講習會最常用的是教室型或戲院型 ，如果與會人數不多，也可以採U字型排列。酒會 酒會擺設主要在規劃酒吧台與開胃菜的位置，並設 計客戶所欲表達之宴會主題，現場常裝置
4、彩色燈 光，作為搭配冰雕或花卉的陪襯。大部分酒會皆 採用活動是酒吧台，並擺置輔助桌來放置杯子， 輔助桌跟酒吧擺設在門口不遠的地方，至於開胃 菜台則擺設在入門就可以看到的位子，擺設時， 須注意擺設台裝飾。 自助餐 自助餐座位安排可以參照餐會的擺設方式，但須特 別考慮自助餐檯的位子。自助餐檯除須考慮客人 在入門時即能容易見到之外，廚房補菜的便利性 一是很重要其擺設方是最好採階梯式。發布宴會通知單訂席組在與客戶談妥宴會細節後，對內應發 布一份類似公文的宴會通知單，告知各單 位在該宴會中期部門所應負責行之工作。 由於成功舉辦一個宴會須靠許多部門通力合 作，所以如果一張宴會通知單能夠清楚將 所有工作事項
5、條列出來，對於舉辦宴會將 會有很大助益。再次確認訂席組在與客人談妥所有宴會細節後，才開 始對內發布通知單，所以通知但上所傳達 的訊息大致上並無問題。然而因為宴會大 多在數個月前便已預訂，時間的拉長難免 導致一些變數的發生。為應變這種臨時 變更訂席組應該在宴會舉辦前一周，在與 客戶確認宴會相關事項，將發生錯誤可能 性減至最低。各單位工作計畫的擬定舉凡宴會中所牽涉的工作事項，諸如宴會準 備之前置作、宴會進行之工作分配與人力 調度，以及宴會結束之復原工作等，各單 位應擬定工作計畫，以便進行宴會工作並 確認責任歸屬。宴會場地怖置怖置時間宴會何時開始著手佈置端是宴會複 雜程度而定，可能在宴會當天、前一天
6、或 數天前，應由各單位依場地規進行安排。 國旗懸掛原則在國際會議場合或餐會中，務 必注意國旗懸掛原則。凡是有外國元首、 高官或重要賓客參加的宴會，為表歡迎與 敬意通常懸掛該國國旗。服務工作執行服務前集會開會宴會服務和餐廳服務一樣， 在服務前應召開服務前會議。為了統一服 務作業，便須將事先就宴會服務工作充分 協調，並且給予最精確的指示，所以服務 前集合會議不可省略，以免服務發生失誤 。 迎接顧客光臨服務前集合會議結束後，若宴 會時間已近，可安排若干服務人員列隊於 宴會廳門口等待迎接客人。帳單結清在預約宴會時，客戶與宴會部門雙方便以對 付款方式達成協議，所以在宴會接近尾聲 時，負責結帳的領班就必須開始逐一清所 有必須計價得項目，然後再依單價和實際 消費數量，結算出總消費金額。追蹤宴會結束後，宴會不秘書須列表一份Weekly Tracing List交付訂席中心，由負責接洽該宴 會的訂席人員親自拜訪或打電話對客戶表 感謝之意，並追蹤對此宴會的滿意度以及 所需改進之處，表是對客戶的一種售後服 務。建檔專設檔案以保存舉辦過宴會資料，能使曾舉 辦過宴會成為將來生意的來源。尤其針對 每年皆固定舉辦宴會的公司或個人，更應 將其歷年宴會舉辦的狀況詳加記錄，以便 能給予最是當的服務。
