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1、管理资源吧（），海量管理资源免费下载！第七讲 办公室事务管理管理资源吧（），海量管理资源免费下载！管理资源吧（），海量管理资源免费下载！课程安排n办公室环境的布置n邮件的收发与传阅n妥善安排约会管理资源吧（），海量管理资源免费下载！办公室环境n办公室布置的原则n办公室用品的选购与摆放管理资源吧（），海量管理资源免费下载！点评n根据这段有关办公室布置的影片，点 评这间办公室布置的优、缺点管理资源吧（），海量管理资源免费下载！办公室布置的原则n办公室要布置得整齐洁净，采光良好 。n走道上不要放置有碍行走的物品。n办公桌椅柜架的排列应采用直线对称式。n使用同一规格的档案柜，高度一致，增进美观。管理资
2、源吧（），海量管理资源免费下载！办公室布置的原则n将电脑、传真机、复印机等大件办公 设备，安置在一个区域内，便于电源 接线、管理和保养。n办公室的百叶窗应调整保持一个角度 。室内照明灯光应统一。空调温度应 保持在度之间，湿度应保 持在。（续上表）管理资源吧（），海量管理资源免费下载！办公室布置的原则n办公室的地毯、桌面、桌椅应保持一种色 彩的协调。在办公室内点缀挂一些装饰画 和放置一些自然或人工的绿色植物。n办公桌和办公区域要保持清洁。（续上表）管理资源吧（），海量管理资源免费下载！办公用品的选购与摆放n选购办公用品的原则n办公用品的基本配备n办公用品的摆放原则管理资源吧（），海量管理资源免费
3、下载！选购办公用品的原则一、是满足工作要求二、是提高工作效率三、是节约人工费用四、是树立企业公众形象 管理资源吧（），海量管理资源免费下载！根据以上原则，列出办公室需采购 的办公用品清单小组讨论：管理资源吧（），海量管理资源免费下载！邮件的收发与传阅n邮件收进的程序和要求n邮件的发出管理资源吧（），海量管理资源免费下载！小组讨论n如果录影中那封信是给上司的，请 评论这位行政人员的做法有哪些不 当之处？n讨论作为行政人员，正确的收进信 件程序是什么？管理资源吧（），海量管理资源免费下载！收信件细节n上司或同事的私人信件原封送交。n“误拆”应立即封口、签名、致歉n裁开或剪开封口，保持信件完整n检查
4、信封内有无单据或名片，避免遗漏n如有必要，可以登记信封的信息管理资源吧（），海量管理资源免费下载！邮件收进的程序和要求n分类n拆封n登记n分送n阅办管理资源吧（），海量管理资源免费下载！请每组设计一份邮件登记表实战演练：管理资源吧（），海量管理资源免费下载！邮件登记表编号收到日期发出日 期收阅人 /部门邮件 种类处理 办法备注1、2、3、4、5、管理资源吧（），海量管理资源免费下载！资料、邮件分送n上司亲收件要立即呈送n部门信件交到负责人手中n传阅资料请附上签字单管理资源吧（），海量管理资源免费下载！阅办n仔细认真，重点要圈划n长篇要进行摘要n适当提出拟办意见n办毕保管备查管理资源吧（），海量
5、管理资源免费下载！观看录影片段一n评论这位行政人员的做法 说明了做行政工作的什么 特性？管理资源吧（），海量管理资源免费下载！n讨论这位行政人员的工作应 该如何改善？观看录影片段二管理资源吧（），海量管理资源免费下载！邮件的发出n内容校核n信封、封皮查对n邮件寄发管理资源吧（），海量管理资源免费下载！妥善安排上司约会n约会安排的原则n安排约会需要注意的细节管理资源吧（），海量管理资源免费下载！安排约会的原则n配合上司的时间表n分辨轻重缓急n酌留弹性n处理好变更的约会管理资源吧（），海量管理资源免费下载！观看资料片一、二n请指出这位秘书在安排上司约会 时体现了哪些原则？管理资源吧（），海量管理资
6、源免费下载！安排约会需要注意的细节（一）n有些时间不宜安排约会。n出差回来当天n周末或假日n临近下班管理资源吧（），海量管理资源免费下载！n下班前将第二天的约会事项填进小卡片， 一张交给上司，一张交给司机，一张自己 保存。安排约会需要注意的细节（二）时间约会事由所带资 料 参加人员地点管理资源吧（），海量管理资源免费下载！n及早备妥约会所需的资料，并在适当的时 间请上司过目。n特别重要的约会在接近约会时间前，应与 对方再联络，以确保约会的顺利进行。n约会场所和招待事宜有时也要秘书负责。安排约会需要注意的细节（三）管理资源吧（），海量管理资源免费下载！安排约会需要注意的细节（四）n按照需要，记录
7、会面内容。n保留会见人联系资料，以便万一取消或更 动时间可及时通知对方。n随时提醒自己的上司准时赴约。n每天上班之前请上司核对他的日程表。管理资源吧（），海量管理资源免费下载！让我们快乐地工作快乐地生活管理资源吧（），海量管理资源免费下载！第八讲 口才训练与电话技巧管理资源吧（），海量管理资源免费下载！课程程序n电话口头表达训练n电话基本技巧n十大电话情景应对技巧管理资源吧（），海量管理资源免费下载！一 电话口头表达训练管理资源吧（），海量管理资源免费下载！1. 言语n目的要明确，主题要集中，观点要鲜明n陈述事实要简洁，说明要点要有条理n用最少的语言交待清楚内容n5W1H法n文明礼貌用语管理资
8、源吧（），海量管理资源免费下载！传话游戏n学员分成两组n两组分别进行管理资源吧（），海量管理资源免费下载！传话游戏n有一天,我与我的同事在出差的路上经过佛 山,遇见有人抢劫,四名匪徒冲进银行,一人 手里拿着枪,一人拿着匕首,一人拿着炸药. 他们头上套着丝袜,身上穿黑色衣服.在慌 乱之中,我把手袋丢了.我的同事也丢了一 把雨伞.后来,公安局通知我们找到了.管理资源吧（），海量管理资源免费下载！2.声音n语调n发音n音量n语速n说话节奏n语气管理资源吧（），海量管理资源免费下载！提高发音准确率练习n绕口令1：n红凤凰，粉凤凰，红粉凤凰飞。n绕口令2：n四是四，十是十，n十四是十四，四十是四十，n四
9、十不是十四，十四不是四十。管理资源吧（），海量管理资源免费下载！n绕口令3：n牛牛和妞妞n是对好朋友n牛牛去放牛n妞妞要去摘河边柳n牛牛不让妞妞去摘柳n急坏了妞妞，n吓跑了小牛。提高发音准确率练习管理资源吧（），海量管理资源免费下载！语音语调的变化会影响意义n我没说是你偷了他的钱包。管理资源吧（），海量管理资源免费下载！3.态势语n接电话时，即使看不见对方，也不要忘记 自己的笑容n接电话时，只要姿势端正，声音自然会清 晰明朗n即使在彼此看不见的电话中打躬作揖地向 对方道歉，对方也会感觉到你的诚意管理资源吧（），海量管理资源免费下载！二 、电话的基本技巧n接电话的流程n拨打电话的流程管理资源吧（
10、），海量管理资源免费下载！评论：n根据录像，评论情景一中职员接听电 话的错误在哪里？情景二中职员做对 的地方是哪里？管理资源吧（），海量管理资源免费下载！接电话的流程：接听电话主动报出自己公司名称、姓名、职务询问对方公司名称、姓名、职务详细记录通话内容复述通话内容，以便得到确认整理记录提出拟办意见呈送上司批阅管理资源吧（），海量管理资源免费下载！接电话的流程： 接听电话n原则一：在铃响两声到三声时，拿起电话！n原则二：一次电话会谈应从问候语开始！管理资源吧（），海量管理资源免费下载！接电话的流程： 主动报出自己公司的名称、自己的姓名和职务n公司n部门n个人（3）询问对方公司的名称、姓名 、职务
11、管理资源吧（），海量管理资源免费下载！ 详细记录通话内容怎样详细记录通话内容呢？n时间n对方公司名称n对方姓名n对方职务n通话内容n记录人n备注管理资源吧（），海量管理资源免费下载！ 复述通话内容，以便得到确认以下的信息尤其要注意复述：n对方的电话号码n对方约定的时间、地点n对方谈妥的产品数量、种类n对方的解决方案n双方认同的地方，以及仍然存在分歧的地方n其他重要的事项管理资源吧（），海量管理资源免费下载！ 整理记录提出拟办意见5W1H：n Who（是谁）n What（什么事）n When（什么时候）n Where（什么地方）n Why（为什么）n How（怎么样）管理资源吧（），海量管理资源
12、免费下载！第 号 记录人 来电公司 （姓名）电 话来电时间 年 月 日 时 分来电内容处理意见电话记录单（一）管理资源吧（），海量管理资源免费下载！电话记录单（二）去电公司通话接听人通话时间 年 月 日 时 分去电内容：通话结果与处理意见：备注：管理资源吧（），海量管理资源免费下载！下面是一份电话记录的范例：时间2002727地点办公室对方单位方圆广告公司对方姓名及 职务张军（业务员)通话内容我公司委托该公司制作的电视广告，已经制作完毕。对方 约我公司7/25日前去查看效果。备注该事由公司宣传部负责，宜将该电话记录转宣传部 知；张军的联系电话是：xxxxxxxxxxxxxxxx管理资源吧（），
13、海量管理资源免费下载！ 呈送上司n将电话记录单呈送上司n请求上司批阅n理解并接受上司意见后执行管理资源吧（），海量管理资源免费下载！评论：n根据录像，评论情景一中职员打电 话的错误在哪里？情景二中职员做 对的地方是哪里？管理资源吧（），海量管理资源免费下载！拨打电话的流程管理：提前想好谈话要点，列出提纲拨打电话询问对方公司名称、姓名、职务说明自己的公司名称、姓名、职务主动询问是否需要再说一遍在通话记录上注明接听人及时间管理资源吧（），海量管理资源免费下载！ 提前想好谈话要点，列出提纲拨打电话前的思考提纲： 我的电话要打给谁？ 我打电话的目的是什么？ 我要说明几件事情？它们之间的联系怎样？ 我应该选择怎样的表达方式？管理资源吧（），海量管理资源免费下载！三 十大电话情景应对技巧（一）n状况一：领导刚好不在位置n看看自己可以解决吗？n留下信息n便条递进会议室n状况二：接到领导不愿接的电话n灵活、礼貌管理资源吧（），海量管理资源免费下载！n状况三：接到一些令人困惑的电话n询问清楚n代为总结n状况四：当对方怒气冲天时n耐心聆听n细心劝说n承诺对方三 十大电话
