QC--全面提升总经理工作部行政公文的管理工作水平

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1、中国建筑第六工程局第三建筑工程公司 总经理工作部QC小组 成果展示一、总经理工作部QC小组概况本小组成立于2005年05月，是一个具有较强QC理论基础 和丰富的办公室工作经验的QC小组，都接受过36小时以上的 TQC教育。（一）小组概况全面提升总经理工作部行政公文的管理工作水平 中国建筑第六工程局第三建筑工程公司总经理工作部QC小组 小组名称 总经理工作部QC小组 课题名称全面提升总经理工作部行政公文的管理水平 小组类型管理型 组长 甘其恒 活动日期05年5月至10月 课题注册 05.05.10 小组成员5人 注册编号 活动频次3次/月，出勤率100 序 号 姓 名 性 别 小组职务 职 务

2、小组分工 1甘其恒 女 组 长 部长 QC方案策划 2林艳丽 女 组 员 职员 方 案 实 施 3许 嵘 女 检验员 职员 检 验 4孙 强 男 组 员 职员 方 案 实 施 5陈美荣 女 组 员 文印 方 案 实 施 （二）小组成员简介企业行政公文是企业宣传落实政策、制定规章制度、请示汇 报事项、了解报告情况、监督指导工作、弘扬先进典型、鞭策错 误落后、联络沟通业务、加强执行力度的书面文书，在机关的日 常工作中，起着至关重要的作用。二、选题理由中国建筑第六工程局第三建筑工程公司总经理工作部QC小组 但在机关的行政公文中，却存在着种种问题和不足，它直接影响着企业管理决策的权威、政策制度的落实等

3、工作的正常开展。为了解决好这一问题，我QC小组将全面提升总经理工作部行政公文的管理工作水平作为了此次QC活动的主题。三、现状调查2005年5月初，我QC小组对公司机关的行政公文进行了调查，发现机关有些部室在行政用文方面，存在着不同程度的问题，调查结果如下：（一）现状调查1我部室统计了60篇各部室的行政公文，现将各情况统计如下：存在问题的行政公文为20篇，如下图： 中国建筑第六工程局第三建筑工程公司总经理工作部QC小组 （二）现状调查2存在的各种问题（内容繁琐、文辞粗糙、时效性差、用印混乱、范围模糊）的公文，在总的存在问题公文中所占比重情况如下表：中国建筑第六工程局第三建筑工程公司总经理工作部Q

4、C小组 1、内容繁琐有许多公文篇幅冗长，面面俱到，让人云山雾水，不知所云。2、文辞粗糙公文结构、语法、修辞、逻辑等方面欠缺思考，或别字常见，或 语法不通，或文体不宜。存在问题 公文数（篇） 所占比重（） 内容繁琐 840文辞粗糙 630时效性差 210用印混乱 210范围模糊 210中国建筑第六工程局第三建筑工程公司总经理工作部QC小组 3、时效性差公文落实、处理、回复时间跨度长，有的甚至束之高阁，无人问津。4、用印混乱各职能部门依据其职责在公司范围内行文，不用本部门印章，而是习惯总是使用公司行政用印。5、范围模糊公文主送部门不明确，公文发放指向不明，人人有份，抄报、抄送含混不清，不知其意。这

5、些问题反映在图中，如下图：中国建筑第六工程局第三建筑工程公司总经理工作部QC小组 根据 调查 表作 出排 列图24681022频数（篇） 累计频 率(%)8690%2040608010080%40%70%6范围模糊100%2内容繁琐文辞粗糙时效性差0用印混乱中国建筑第六工程局第三建筑工程公司总经理工作部QC小组 结论：从图表中可以看出，内容繁琐和文辞粗糙是现在机关各部门行政公文中最突出的两个问题。解决好这两个问题，将大大提高机关部门行政用文的水平。四、活动目标2005年05月10日，本小组制定了全面提升总经理工作部行政公文的管理工作水平的活动目标。（一）目标值将各部室不符合规范行政公文的比率降

6、到10以内，如图：中国建筑第六工程局第三建筑工程公司总经理工作部QC小组 （二）目标值分析1、必要性行政公文的规范程度，直接影响着政策制度的落实和企业管理决策的权威，所以，必须把部室不符合规范行政公文的比率降下来 ，控制在10以内。2、可行性（1）领导支持。公司领导非常重视本QC小组的活动，人员力量得 到保证。（2）成员素质比较高，小组成员的文化程度比较高，有不错的管理能力及丰富的工作经验。（3）公司涉及到行政公文的人员的文化程度也比较高，在短时间内提高写作水平是可行的。中国建筑第六工程局第三建筑工程公司总经理工作部QC小组 五、原因分析2005年06月06日至10日，本小组对行政公文中最为突

7、出的两个问题（内容繁琐和文辞粗糙）的原因进行分析，经整理后见如下表：中国建筑第六工程局第三建筑工程公司总经理工作部QC小组 行政公文行文的突出问题的原因行文时没有注意语法结构逻辑关系不严标点符号乱用 喜好大话、空话、套话 主、谓、宾、补、状语等的搭配不和谐，该 省略的不省略，不该省略的乱省略，句子经 不起推敲。词组结构不明，对主谓、联合、偏正、动宾 等词语结构缺乏了解，致使关键词眼难以确 立。句间关系混乱，排比、递进、因果、陈述 等句与句间关系衔接不上，缺乏连贯。 词与词、句与句、句与章、章与篇等之间缺乏 严密逻辑，给人以凌乱之感。尤其是顿号和逗号与句号的不加细分，致使公 文理解上容易产生歧义

8、或文理不通。大话，指不负责任，任意扩大缩小之话；空话 ，指不着边际的胡编乱造之话；套话指无实际 内容的敷衍凑活之话，表面上看起来头头是道 ，实际上华而不实，空若无物。中国建筑第六工程局第三建筑工程公司总经理工作部QC小组 六、要因分析经以上原因的分析，并结合现状调查中得出的结果，确定以 下为主要原因：（一）行文时没有注意语法结构（二）逻辑关系不严（三）标点符号乱用七、对策计划2005年7月1日，本小组发布了关于规范行政公文的通知 ，对机关各部室在行政用文方面提出了一些建议、要求以及标准 。（一）行政公文的结构1、完整匀称这是指行政公文各部分配置齐全，比例协调、详略得当。任 何一个部分都不能缺少

9、，不能顾此失彼，残缺不全，影响行政公 文的表达。中国建筑第六工程局第三建筑工程公司总经理工作部QC小组 2、严谨自然这是指行政公文中层次段落的划分要恰当，组织严密，联系 紧凑，脉络畅通，顺理成章。3、清晰醒目多数行政公文不要求行文有曲折波澜，而要求纲举目张,清晰 醒目，便于读者把握要领或贯彻执行。（二）行政公文的语言1、准确贴切准确是行政公文的一般要求，对行政公文来说，尤其重要。 所以应该注意以下四个问题：一是避免产生歧义；二是防止褒贬 失当；三是排除疏忽错漏；四是注意措词得体。2、平实易懂这是行政公文的重要特征，要做到雅俗共赏，使多数人懂， 应注意三点：一是不要堆砌词藻，乱用修辞词语；二是不

10、要文白 夹杂，故弄玄虚；三是不要故作高深，滥引经典。中国建筑第六工程局第三建筑工程公司总经理工作部QC小组 3、简洁精炼语言必须简洁明快，不能拖泥带水，所以要注意四点：一要把握主题，不要离开主题任意发挥；二要力戒重复，尽量把可有可无的内容去掉；三要避免累赘，要求提高概括能力；四要简洁明快，做到通晓易懂。（三）行政公文的格式1、准确规范撰写任何行政公文，都必须严格遵守行政公文的格式要求。2、完整美观格式是行政公文的门面，一份完整美观的行政公文，给人以赏心悦目的感受，可以令阅者愉快地读完全文。中国建筑第六工程局第三建筑工程公司总经理工作部QC小组 3、合理适用行政公文格式组成部分较多，不是都必须保

11、证全部具有，但有 的格式是必有格式，所以要合理使用，使行政公文处理工作规范化 、制度化、科学化。八、实施情况机关各部室根据我QC小组提供的几点建议，都对自己部室的行 政用文进行了规范，力争做到以下几点：（一）对行政公文的写作工作要认真对待，细致入微所有人员都从基要点入手，本着虚心学习，实事求是、认真细 致、不断进步的态度，从一点一滴做起。（二）坚持公文的程序，层层把关目前，我公司行政公文从起草到发送的一般程序是：科室有关 人员草拟文稿科室负责人审查主管领导审批总经理工作部审 稿文印室打印部室校稿文印室印制总经理工作部下发。我 们要严格把关，杜绝一切不符合规范的行政公文的发送。中国建筑第六工程局

12、第三建筑工程公司总经理工作部QC小组 （三）统一行政公文格式，确保印订的精美在行政公文印订方面，总经理工作部已经制定了一套规范的标准，包括字号、行距、间距、标题、抬头、正文位置等规范格式。如 下图：中国建筑第六工程局第三建筑工程公司总经理工作部QC小组 （四）规范各部室用印对各部室的用印提出了建议，凡是对内行为一律用本部室印 章，而不得使用公司行政用印。（五）注重公文的时效性行政公文一经下发，其权威性、指示性、指导性、便不可动 摇，任何部门任何人都必须按要求贯彻落实。（六）注重公文的精简实用，杜绝文山各部室一定做到公文的精简实用，力戒文山的形式主义，能 不走“红头文件”程序的坚决不按“红头文件

13、”形式下发公文。九、效果检查为了调查活动的成效，我小组在2005年8月2日对60篇行政公 文进行了效果检查，结果如下表：中国建筑第六工程局第三建筑工程公司总经理工作部QC小组 存在问题 公文数（篇） 所占比重（） 内容繁琐 333文辞粗糙 334时效性差 00用印混乱 00范围模糊 333存在问题的行政公文为9篇，占总行政公文数60篇的15。图表显示为下图：中国建筑第六工程局第三建筑工程公司总经理工作部QC小组 自从我部室发布关于规范行政公文的通知以后，机关部室的行政公文的规范水平虽然有了很大的提高，但并没有达到我QC小组制定的10以内的目标值。中国建筑第六工程局第三建筑工程公司总经理工作部Q

14、C小组 十、第二次要因分析2005年8月4日，我QC小组对未达到预期效果目标的原因进行了分析，经整理如下：（一）虽然我小组对行政公文行文的突出问题的原因（行文时没有注意语法结构，逻辑关系不严，标点符号乱用，喜好大话、空话、套话）在通知中予以说明，但是有关人员在实际的执行过程中，由于缺乏直观的、具体的指导而导致了行政用文的不规范。（二）此次发布的关于规范行政公文的通知，主要面对的是机关的正副职干部，而涉到行政公文的其他人员没有能够学习行政公文规范用文的相关专业知识。中国建筑第六工程局第三建筑工程公司总经理工作部QC小组 十一、第二次实施对策2005年8月13日，我公司举办了中建六局三公司中层以上

15、干部高级培训班。针对第二次要因分析中的原因并结合发布关于规范行政公文的通知以后取得的成果，我QC小组借此次培训班的机会，举办了“全面提升机关行政公文的用文水平”的培训，参加人员为与行政用文有关的所有人员包括科室的正副职干部、文秘职员及与行政用文的相关人员。中国建筑第六工程局第三建筑工程公司总经理工作部QC小组 我们邀请到了南开大学的王教授，为我公司机关的职员讲授了行政用文的具体写作常识以及必须注意的事项，他结合我QC小组发布的关于规范行政公文的通知的要求，对行政用文中存在的内容繁琐、文辞粗糙、范围模糊等问题重点讲述，使同志们对如何正确用文有了更加形象的、具体的理解。会后，同志们都表示受益匪浅，

16、对进一步提高本部室的行政用文水平信心百倍，以下是此次培训的一些照片：中国建筑第六工程局第三建筑工程公司总经理工作部QC小组 中国建筑第六工程局第三建筑工程公司总经理工作部QC小组 图一中国建筑第六工程局第三建筑工程公司总经理工作部QC小组 图二中国建筑第六工程局第三建筑工程公司总经理工作部QC小组 图三十二、第二次效果检查2005年9月2日，我QC小组对60篇行政公文进行了调查，结果如下：中国建筑第六工程局第三建筑工程公司总经理工作部QC小组 图四存在问题 公文数（篇） 所占比重（） 内容繁琐 134文辞粗糙 266时效性差 00用印混乱 00范围模糊 00存在问题的行政公文为3篇，占总行政公文数60篇的5，显示为下 图：中国建筑第六工程局第三建筑工程公司总经理工作部QC小组 经过这一段时间的严格审查和各部室人员的协心努力，行政公文的规范程度有了明显的提高，存在问题的公文占总公文的比率已经由原来的33降到了现在的5，达到了降到10以内的目标，结果如下表：中国建筑第六