高级办公文秘教案

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1、高级办公文秘教案主讲: 高 雅QQ: 3931991 手机:13559548128目 录 第一课 Word基本操作 第二课 格式 第三课 如何编制目录 第四课 美化文档 第五课 绘图 第六课 查找与替换 第七课 表格 第八课 表格计算 第九课 复习(1)目 录 第十课 Excel 第十一课 输入与编辑工作表数据 第十二课 设置工作表的格式 第十三课 工作表基本编辑 第十四课 工作表格式设置 第十五课 使用公式和函数 第十六课 图表 第十七课 绘图 第十八课 分析数据 第十九课 数据透视表和数据透视图 第二十课 打印文件目 录 第二十一课 powerpoint 第二十二课 幻灯片格式 第二十三课

2、 演示文稿的修饰 第二十四课 幻灯片放映 第二十五课 网络知识第一课 Word基本操作Office概述 Office介绍 Office的启动与退出 Word窗口介绍 工具栏显示与隐藏：视图工具栏 标尺显示与关闭：视图标尺 滚动条：工具选项视图 状态栏：工具选项视图 Word基本操作 文件操作: 新建文件：a.文件新建文件；b.Ctrl+N 保存文件(重点提示:文件格式):a.文件保存另存为 b. Ctrl+S c.F12 打开文件: a.文件打开； b.Ctrl+O回目录文字编辑: 插入字符：在窗口中单击键入字 符即可 修改字符： uBackspace退格键:删除光标 插入点前的字符或空格；

3、uDel删除键:删除光标插入点后 的字符或空格； uInsert改写键：按一下该键处 于改写状态；再按一次处于插入字符状态；也可双击状 态栏上的“改写”按钮 页面设置及打印预览： 文件页面设置 u页边距：页边距、方向等 u纸张：纸张大小（单击三角号 可选换纸张） u文件打印预览trl+F2 u打印预览工具栏详细讲解 u单击：“打印预览”工具栏上的 关闭可回到编辑状态回目录第二课 格式 选定文本： 鼠标拖动法： 加选法：按Shift键+单击鼠标 间隔选定法：按Ctrl键+拖动鼠标 法 矩形块文本选定法：按Alt键拖 动鼠标 键盘法 修饰文本： 选定文本 格式字体Ctrl+D 回目录第二课 格式

4、段落 选定段落文本； 格式段落缩进和间距、行间距、特 殊格式等 页眉和页脚 视图页眉和页脚 字体应用实例排版： 登记表 内容提要简介 五、作业： 登记表 内容提要 招生简课回目录第三课 如何编制目录 利用样式编制目录 新建文档 视图大纲视图 格式项目符号与编号多级符号（自 定义） 键入目录文字并回车 按Tab键可降低大纲级别；按Shift+Tab 可提升大纲级别 插入点位于文首插入引用索引和 目录目录确定 视图页面视图即可看到目录效果 回目录第三课 如何编制目录 利用制表位制作目录 新建文档 格式制表位键入制表位位置 （单击对齐方式、前导符、设置）确定 在文中键入目录文字后按Tab键 回车后重

5、复执行第3步即可。回目录第四课 美化文档 边框和底纹:选定文本 格式边框和底纹 u边框(先点应用范围线型 颜色宽度) u页面边框(操作顺序同边框) u底纹 u 分栏 u选定文本 u格式分栏 u平衡栏长:指针位于分栏的文 末插入分隔符连续 u强制分栏:指针位于要分栏处 插入分隔符分栏符回目录第四课 美化文档 中文版式 格式中文版式u拼音指南 u双行合一 u纵横混排 u首字下沉 u格式首字下沉 u背景 u格式背景回目录第五课 绘图 绘图工具栏： u视图工具栏绘图 u右击菜单栏绘图 u插入图片、文本框、图示等 绘图： 剪贴画（D:Program FilesMicrosoft OfficeMEDIAC

6、AGCAT10） 图片（图片工具栏） 艺术字及其工具栏 自选图形（单击与双击对自选图 形的区别） 文本框 图示回目录第五课 绘图 修改所绘图形对象 选定对象 u单击对象选定法 u框选法 u按shift键加选法 u复制对象 uCtrl+C法 uCtrl+D法 u拖动时按Ctrl键法 u设置自选图形格式 u选中对象 u格式自选图形回目录第六课 查找与替换 选择性粘贴 选中对象（可以是其他应用中的 文本或对象） 复制 编辑选择性粘贴 查找与替换 编辑查找Ctrl+F替换Ctrl+H 在“查找内容”中键入要找的内容 或单击特殊字符，单击“高级”，指定查找的格式 及搜索选项 在“替换为”中键入想要的内容

7、（ 单击格式，可设置替换的内容的格式）或单击特 殊字符 单击“替换”全部替换回目录第七课 表格 制作表格的方法： 菜单栏：表格插入表格（键入行、 列值） 常用工具栏：单击 “插入表格”并拖动后 再单击即可 表格和边框：表格表格和边框在窗 口中拖动绘制表格 表格的编辑与修改： 插入行列： u表格插入行列（按F4可连 续插入行列） u插入点位于最末列最末行外处 按回车（F4连续插入行列） u删除行列单元格： u选定行列单元格 u表格删除行列单元格回目录第七课 表格 u更改行高列宽： u选定行列 u表格表格属性行(指定高度)列(指 定列宽) u合并拆分单元格： u选定要合并拆分的单元格 u表格合并拆

8、分单元格 u拆分表格： u在要拆分处单击 u表格拆分表格 u自动调整： u选定表格 u表格自动调整回目录根据内容调整表格根据窗口调整表格固定列宽平均分布各行平均分布各列第八课 计算 排序： 选定表格 表格排序 行、列、单元格的表示方法： u行：用数字1、2、3表示； u列：用字母A、B、C 表示； u单元格：由列标+行号组成， 如C3，B2 u 计算： u单击要计算的单元格 u表格公式回目录第八课 计算 常用函数： uSum:求和 uAverage:平均值 uProduct:乘积 uCount:个数 uMAX最大值 uMin:最小值回目录第九课 Word复习(1) 邮件合并： 工具信函和邮件邮

9、件合并 模板:使用已有模板 创建自定义模板 存储模板 选项、自定义 工具选项 工具自定义回目录第十课 Excel Excel简介： Excel是一个电子数据表，它是一个应用 程序，可以执行用户PC上不同类型的计算。 窗口介绍（标题栏、菜单栏、工具栏、 编辑栏、窗口工作区、状态栏、滚动条） 每个工作表都是由行(编号65536)和 列(标为AIV)组成的。行和列的文汇处是一个单元格，在 给定的时间一个单元格就是一个活动的单元。可以通过加 黑的边框来辨认出活动单元格。 Excel使用的文件称为工作簿。一个工作 簿可以含有任意数量的数据表，这些表可以是工作表(由行 和列组成的表)，也可以是图表(只含有

10、图表的表)。工作表 就是通常人们所知的电子表格。回目录基本操作： 新建文件： 保存文件 打开文件： 设定保存选项： “另存为”对话框有一个“工具” 的下拉列表，单击这个菜单，在列表中选“常规选项”， 将显示“保存选项” u生成备份文件： u打开权限密码： u修改权限密码： u建议只读： u高级：回目录第十一课：输入与编辑工作表数据 一、输入数据：完成单元格输入并选择下面的单元格。Enter 用当前输入项填充选定的单元格区域。Ctrl+Enter 完成单元格输入并向上选择上一个单元格。Shift+Enter 完成单元格输入并向右选择下一个单元格。Tab 完成单元格输入并向左选择上一个单元格。Sh

11、ift+Tab 取消单元格输入。Esc 向上、下、左或右移动一个字符。箭头键 重复上一次操作。F4 或 Ctrl+Y 向下填充。Ctrl+D 向右填充。Ctrl+R 定义名称。Ctrl+F3 插入超链接 。Ctrl+K 输入日期。Ctrl+;（分号） 输入时间。Ctrl+Shift+:（冒号） 显示区域当前列中的数值下拉列表。Alt+向下键第十一课：输入与编辑工作表数据 输入文本长度不能完全显示时： 重新编辑文本，使其变得简短。 增加列宽。 使用较小的字体。 设置文本自动换行使其限制在单元格宽 度以内，这样文本可以占用更多的行效。 指针位于换行处，按Alt+Enter进行手动 换行 使用Exc

12、el的“缩小字体填充”功能。回目录三、编辑单元格：删除单元格中的内容： 编辑清除 u全部：清除单元格中所有内容（包括格式） u格式：只清除格式，保留数值、文本、公式 u内容：只清除内容，保留格式 u批注：删除单元格中的批注（若有的话） u 替换单元格的内容： u单击单元格，输入新内容，回车 u通过拖动更改单元格内容 u通过剪贴板粘贴数据更改单元格内容 u 编辑单元格内容： u双击单元格 u按F2 u单击单元格，再单击编辑栏内部回目录第十二课 设置工作表的格式 单元格格式： u格式单元格格式 u在选定的单元格上右击 u按Ctrl+1 u自定义单元格格式： u格式单元格格式自定义 u工作表的基本操

13、作 u当前表格：在任何时候，当前工作簿只 有一个。在当前工作簿中，当前工作表也只有一个。若要 激活另一个工作表，只需单击工作簿窗口底部的工作表标 签即可，也可通过： uCtrl+pageUP激活前一个工作表 uCtrl+PageDown激活下一个工作 表回目录u插入新工作表： u插入工作表 u按Shift+F11 u在表的标签上右击插入 u删除工作表： u编辑删除 u在表的标签上右击删除 u改变工作表的名称 u格式工作表重命名 u双击工作表标签 u在表的标签上右击重命名 u重新排列工作表： u编辑移动或复制工作表 u单击工作表标签把它拖放到所需位置回目录u 隐藏或显示工作表 u格式工作表隐藏/

14、取消隐藏 u 控制表的视图 u窗口新建窗口 u窗口拆分 u窗口冻结窗格（保持题头一直 能见） u行和列的操作 u插入行/列 u单击行号/列号或选择多行/多列插入行/列 u删除行/列 u选定行/列 u编辑删除回目录第十二课 设置工作表的格式 改变列宽： 用鼠标拖放列的右边界至所需的宽度 格式列列宽（键入数值） 格式列最合适的列宽 改变行高 用鼠标拖放行的下边界至所需的高度 格式行行高（键入数值） 格式行最合适的行高 隐藏行/列 选定要隐藏的行/列格式行/列隐 藏回目录第十三课 了解单元格和区域: u单元格:由列字母和行号组成,如C3 u区域:一组单元格叫做区域。指定区域的地址为左上方单 元格地址

15、和右下角单元格地址组成，中间用冒号隔开。回目录第十三课 工作表基本编辑 选择区域： u鼠标拖放法 u按住Shift键+方向键 u按F8键，用方向键选择区域，再按F8键。 u编辑定位F5 输入区域地址 选择完整行/列 u单击行号/列标，选择整行/整列 u在行号/列标上拖动选择多行/多列 u按住Ctrl键，在行号/列标上单击选择不相连的行/ 列 u剪切、复制 u菜单法：编辑剪切、复制 u快捷键：Ctrl+X、Ctrl+C u剪贴板法： u选择性粘贴法： u工具栏 u拖动法回目录第十四课 工作表格式 单元格格式： u数字：使用不同的数字类型 u字体：使用不同的字体类型、大小和屑 性 u对齐：改变单元格中内容的对齐方式 u图案：对单元格背景或前景使用颜色 u图案：为单元格背景使用图案 u边框：在单元格四周使用边界 u用格式刷复制格式： u选择需要复制格式的单元格或区域，单 击格式刷，在需要运用格式的单元格或区域上单击或拖动 即可 u双击格式刷，可以对工作表的多个区域 复制相同的格式，要取消则再次单击格式