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1、煤矿建设项目档案管理规范 解读1. 规范制定目的2. 规范起草单位3. 规范制定过程4. 规范指导地位一、煤矿建设项目档案管理规范 的总体情况1、规范制定目的n确保煤矿建设项目档案的完整、准 确、系统和安全，更好地服务于煤 矿基本建设和生产经营管理及今后 的改扩建工作，根据国家有关法律 法规和标准规范，制定煤矿建设 项目档案管理规范 煤矿建设项目档案工作存在问题n总体水平较低，与国家的要求和企 业的发展很不适应，与其它行业相 比也有一定差距n主要表现在三个方面。一是管理方 面，二是文件归档质量方面，三是 现代化建设方面。n- 档案工作与项目建设不同步安排；n- 档案管理机构设置、人员配备不适应
2、 工作的需要；n- 档案管理制度不健全、职责不明确、 措施不到位，或严重滞后，档案收集工 作错过最佳时机，使制度形同虚设，起 不到应有的作用； 管理方面存在的主要问题：文件归档质量方面的主要问题n- 归档文件不齐全、不完整、不系统，缺失 文件较多，粗制滥造、弄虚作假现象普遍存 在；n- 复印（制）件多，而且质量不高、手续不 全，不具法律效力；n- 事故档案不归档或隐瞒事故真相；n- 竣工图不符合要求或破旧不堪，竣工图印 章、签名不规范，有的是别人代签而没有授 权。 现代化建设方面存在问题n主要反映在信息化程度低，与煤矿 现代化管理水平很不协调。 2、规范起草单位n国家档案局、中国煤炭工业协会档
3、 案分会、煤炭工业档案馆、陕西省 、山西省、内蒙古自治区3省（区 ）档案局、神华集团、中煤能源集 团等13个单位。 3、规范制定过程n历时3年，数易其稿 n从理论到实践，再从实践到理 论 4、规范地位 n煤矿建设项目档案管理规范是 煤矿建设项目档案工作的管理标准 ，是煤矿建设项目所有参与者档案 工作的行为准则，也是国家组织对 煤矿建设项目档案竣工验收的主要 依据。各煤矿建设单位应结合实际 认真组织落实，严格遵照执行。关于标准的几个名册n标准：为了在一定的范围内获得最 佳秩序，经协商一致制定并由公认 机构批准，共同使用和重复使用的 一种规范性文件。n按照标准化的对象，通常把标准分 为技术标准、管
4、理标准和工作标准 三大类。 技术标准n技术标准是指对标准化领域中需要 协调统一的技术事项所制定的标准 。技术标准包括产品标准、工艺标 准、检测试验方法标准及安全、卫 生、环保标准等。技术标准时根据 国家技术经济政策和市场需要，经 主管部门批准，在规定的范围内必 须执行的统一技术规定。 管理标准n管理标准是指对标准化领域中需要 协调统一的管理事项所制定的标准 。管理标准主要是对管理目标、管 理项目、管理业务、管理程序、管 理方法和管理组织所做的规定。管 理标准是技术标准的措施和保证。工作标准n工作标准是实现技术标准和管理标 准的手段。主要是为实现工作或活 动过程的协调，提高工作效率和工 作质量，
5、对每个职能和岗位的工作 制定的标准。包括：工作的责任、 权利、范围、质量要求、程序、效 果、检查方法、考核办法等。二、规范的条文释义n规范分正文和附录两大部分。n正文共十一章n1.范围；n2.规范性引用文件；n3.术语和定义；n4. 项目档案工作总则；n5.项目档案工作组织和职责；n6.项目文件的归档；n7.项目档案的整理；n8.项目档案的保管和利用；n9.项目档案信息化建设；n10.项目档案登记；n11.项目档案验收工作。从对象上讲： 适用于新建、改建、扩建 、技改、续建的煤矿建设项目（含与其配 套建设的洗煤厂）的档案管理工作。与煤矿项目配套建设的电厂、铁路专用 线、化工厂等单项工程的档案管
6、理可参照 执行本规范或相关行业标准 从工作内容上讲：适应档案工作的各环节 1. 适用范围2、规范引用标准和文件4个国家标准，1个行业标准，3个规范性文件 4个国标nGB/T17678.11999 CAD 电子文件光 盘存储、归档与档案管理要求nGB/T118212002 照片档案管理规范nGB/T 18894-2002 电子文件归档与管 理规范nGB/T 11822-2008 科学技术档案案卷 构成的一般要求1个行业标准 3个规范性文件n行标：DA/T28-2002 国家重大建设项目 文件归档要求与档案整理规范n文件：煤炭部煤炭企业档案分类规则（ 煤办字1994第110号）n国家档案局国家重点
7、建设项目档案管理登 记办法（档发字199715号文件）n国家档案局、国家发改委重大建设项目档 案验收办法（档发字20062号）2个标准： 煤矿科技术语 (GB/T156632008 )档案工作基本术语 (DA/T12000 )3个名词：煤矿建设项目 煤矿建设项目文件 煤矿建设项目档案3、规范涉及的名词、术语和定义煤矿建设项目n煤矿建设项目：为了开采煤炭，按 照一个总体设计而建设的工程。它 包括矿建、土建和机电安装三类工 程，包含一个或多个单项工程，在 经济上统一核算、行政上统一管理 ，建成后统一移交生产。煤矿建设项目文件n煤矿建设项目文件：煤矿建设项目 （以下简称项目）在地质勘探、立 项审批、
8、招投标、勘察设计、设备 材料采购、施工、监理、试生产及 竣工验收全过程中形成的文字、图 表、声像等形式的全部文件。 煤矿建设项目档案n煤矿建设项目档案：指经过鉴定、 整理并归档的全部项目文件。n文件是档案的前身，档案是文件的 归宿。文件转化为档案条件：经过 鉴定，系统整理。 煤矿建设项目档案特点 n成套性 n原始性 n专业性 n多样性 n动态性 煤矿建设项目档案工作涉及的 常用名册 n建设单位 指建设项目的法人单位。n单项工程 指建设项目中具有独立设计 文件、可独立组织施工，建成后可以独 立发挥生产能力或工程效益的工程。 如矿井、洗煤厂、铁路专运线、办公楼 等。n单位工程 指具有独立设计文件、
9、可独 立组织施工，但建成后不能独立发挥生 产能力或效益的工程。 如井筒、巷道等 。煤矿建设项目档案工作涉及的 常用名册n分部工程 是单位工程的组成部分，按 专业和建筑部位确定。如：地基与基础 工程、主体结构、装饰装修、建筑屋面 、建筑给排水、电气安装等。 n分项工程 是分部工程的组成部分，一 般按主要工程、材料、工艺、设备类别 进行划分。如土方回填工程、模板工程 等。 几个常见名词的关系n单项工程n 单位工程n n 分部工程n n 分项工程n项目前期文件 指工程开工以前在立项 、审批、招投标、勘察、设计以及工程 准备工程中形成的文件 n项目施工文件 指项目施工过程中形成 的反映项目建筑、安装情
10、况的文件 n项目竣工图 项目竣工后按照工程实际 情况所绘制的图纸 n项目监理文件 指监理单位在项目监理 工作中形成的文件，可分为监理管理文 件和监理审核文件。 n项目竣工验收文件 指项目竣工后试运 行中以及项目竣工验收时形成的文件。n项目前期文件、项目施工文件、项目竣 工图、项目监理文件、项目竣工验收文 件 构成了项目竣工文件。 项目档案工作应以建设单位为 主，实行统一领导、统一制度、统 一管理、统一标准 4、项目档案工作总则5、项目档案工作组织和职责包含五个部分的内容第一部分：对机构、人员的要求（1）明确的责任人项目档案工作实行项目法人负责制，项 目法人全面负责本项目的档案工作，并接受 档案
11、行政管理部门和行业主管部门的监督和 指导。 明确建设单位档案工作的法律责任 。（2）要有明确的分管领导及档案机构 分管领导 档案机构档案机构负责人各部门分管档案工作的负责人 项目建设单位档案机构应配备适应 项目档案工作需要的专职人员；各职能 部门也应根据需要配备相应的专职或兼 职档案工作人员。（3）配备专（兼）职档案人员A 能够适应项目档案工作的需要； B 档案人员保持相对稳定； C 项目档案工作人员应具有档案专业和 相关专业专业知识； D 档案部门负责人应具有中级以上专业 技术职称或大学本科以上学历。（4）人员素质要求第二部分做好项目档案的具体保障措施（1）“档案”“建设”，同步进行项目建设
12、单位应从项目开始 筹建起把项目档案管理工作纳入 项目建设计划，纳入项目建设管 理程序，纳入分管领导和工作人 员的岗位职责，并与项目建设管 理同步实施、同步检查、同步考 核。 （2）岗位职责，年度考核按项目法人制要求，组建由设计单位 、施工单位、调试单位、监理单位等参 加的档案工作领导组，按照项目所属关 系，把项目档案工作纳入各参建单位领 导责任进行监督、考核，纳入各职能部 门分管领导和工作人员的岗位职责进行 考核。 n（3）档案质量，合同约束n 项目建设单位在与地质勘探、勘察 设计、施工及监理单位（以下简称参建 单位）签订勘探、设计、施工、监理及 采购、服务、技术等合同、协议时，应 设立专门条
13、款，明确规定相关单位的归 档职责及文件归档范围、质量要求、整 理标准，提交套数、时间等，并将“档 案部门签字认可”纳入合同的结算程序 。 n“三纳入”：项目文件材料的形成、积累、整理 、归档纳入项目建设各项程序；纳入项目建设 管理计划；纳入有关部门与有关人员的岗位职 责。n“四同步”：下达工程计划任务与提出项目文件 归档要求同步；检查项目计划进度与检查项目 文件积累情况同步；工程验收与档案验收同步 ；项目总结与归档的项目文件交接同步。n“四参加”：档案人员参加工程管理相关会议及 质量检查；参加重要设备仪器开箱、验收；参 加项目建设竣工验收；参加项目可研成果审定 。(4) 关键节点，参与检查（5
14、）参建单位，配备人员各参建单位应按 建设单位要求或合同规定，明确负责档案工 作的部门，配备满足项目档案工作需要的专 （兼）职档案人员。 （6）加强培训，提高素质项目建设单位应 建立以档案部门为中心，各职能部门、各参 建单位档案部门或专（兼）职档案人员为基 础的档案工作管理网络和档案人员培训制度 。 第三部分：项目建设单位档案部门职责（1）建立制度，组织培训建立制度总原则：项目法人在制定规章制度时， 应从建设项目的整体通盘考虑，把归档内容涵盖项 目建设各阶段、各专业及各参建单位，对归档职责 、归档范围、项目文件的编制等作出统一规定。 建设项目档案管理主要制度：归档范围、分类标 准、领导责任制、岗
15、位责任制、技术（图纸）资料 管理制度、竣工文件编制要求、档案移交办法、档 案借阅制度等。 （2）依照标准，指导监督对本单位各职能部门、参建单位档 案工作进行监督、指导、检查。 （3）参加活动，参与验收参加项目建设的重要会议、重大活 动、重要设备开箱验收、项目建设各阶 段（标段）交（竣）工验收。 （4）收集保管，验收移交第四部分：各职能部门档案工作职责（1）收集整理承担本部门履行职责所涉及项目文件的收集 、整理和归档工作，并对归档文件形成质量和 完整、准确情况负责。 （2）归档移交 工程完工验收前要将相关整理好的档案移交档案 室 （3）协助监督 协助档案部门，监督、指导和检查其所负责的参 建单位的文件归档质量。 第五部分：参建单位档案工作职责主要涉及以下参建单位(1)地质勘探单位(2)勘察设计单位 (3)施工单位 物资、设备供货单位 (含厂家或中间商) ;设备生产监造单 位 (4)监理单位 n总体来讲：收集整理，按时移交。 按合同或协议负责所承担工程或任 务的文件的收集、整理和归档工作，对 归档文件形成质量和完整、准确情况负 责，并在规定时间内按要求向建设单位 移交。n地质勘探单位：负责收集、整理地质勘探各阶段的 地质文件，并按国家有关规定（标准） 和合同要求向建设单位提供相应的地质 报告及审批文件。 n勘察设计单位：负责所承担的工
