广州市梅山物业发展有限公司采购管理制度

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1、广州市梅山物业发展有限公司采购管理制 度第一章总则 第一条为规范广州市梅山物业发展有限公 司（以下简称公司）采购行为,加强 对采购活动的管理与监督,保障采购 质量和采购物料及时供给,达到合理 降低公司采购成本,特制定本制度。 第二条 公司各级单位和部门使用公司资 金购买各种物料,委外加工和服务及其相关 活动,均适用本制度。合理的采购分工 不相容职能的分离：信 息员、商务助理、采购员第一条第一条适用范围 第二条第二条采购作业相关职责 1.生产部职责:负责生产性物料的请购, 检验和签收. 2.资材部职责: 负责办公用品的请购与 签收；负责资源寻找及日常用品(清洁用品,厂务设施用品等)依据权限呈核订

2、购,编制采 购作业计划,负责采购作业的实际操作,对 帐,请款. 3.其他部门职责:负责其他非生产物料的 自行请购和验收.第二章第二章采购流程管理采购流程管理 第三条第三条生产性物料请购单的开立及递送 1.生产部依生产需要,三个工作日前开立 部门请购单,注明物料品名,规格,数量,需 用日期及其注意事项等,经请购部门主管、 经理依请购核决权限批准同意后,送采购部. 2.需用日期相同且属同一供应厂商供应 的配套物料,请购部门应以请购单附表,一 单多品的方式提出请购. 3.常用生产性物料由请购部门依耗用状 况,并考虑库存情况,依计划按月或按季开 立“部门请购单”请购;需临时请购常用生 产性物料的,请购

3、部门应在“部门请购单” 的注意事项栏目中注明临时请购的原因.原则上是按周开立. 4.紧急请购: 1).条件要求:订购时间小于正常采购作 业期限,物料或产品的短缺将严重影响正常 生产和销售. 2).范围:一般情况下,只有经理级以上 主管认可批准的项目方可纳入此范围. 3).请购部门应在“部门请购单”的顶 端空白处注明“紧急采购”字样,并在注意 事项栏目中说明紧急采购的原因,经部门经 理批准后,以急件卷宗递送.采购部进入紧 急采购程序,以最短时间内完成采购作业为 准. 4).采购部随后跟踪“部门请购单”. 5).单价超过 2000 元的设备和工具,请 购部门必须报公司总(副总)经理批准. 第四条第

4、四条非生产性物料请购单的开立及递 送 1.非生产性物料由使用部门开立“部门 请购单”,注明物料品名,规格,数量,需用 日期及其注意事项等要求,经请购部门主管,经 理以请购核决权限批准同意后,送采购部.2.为尽量降低分散采购的成本与费用,通 常情况下,请购部门应根据非生产性物料的 耗用状况和需用周期规律,按月或按季由各 部门作出月度或季度预算和计划送资材部 审核,由资材部进行集中采购. 3.需临时请购或超出预算和计划的,请购 部门应在“部门请购单”的注意事项栏目 中注明临时请购的原因,经部门主管签字审 核后送采购部,采购部将“部门请购单”和 询价结果一同上报公司,由总(副总)经理批 准后方可采购

5、. 第五条第五条固定资产请购单的开立及递送 对单件采购金额大于 2000 元 RMB 的设 备和工具等非易耗品,由请购部门填写“固 定资产购买申请单”,注明品名,规格,数量,需 用日期及购置说明等,经请购部门主管,经 理审核同意后,送采购部.采购部根据要求 进行报价,选择三家以上的供应商,报公司 总(副总)经理审批. 第六条第六条委外加工单的开立及递送 设备,固定资产等凡需要维修,公司生产部 无法完成或无法及时完成客户需求的项目:1.各请购部门需填写“委外加工单”, 经请购部门主管,经理审核同意后,送采购 部. 2.采购部根据“委外加工单”上的要求, 查阅协作厂商资料,记录后报价.如现有协 作

6、厂商不能完成,可寻找新供应商,进入新 供应商开发程序. 3.采购部根据比价结果,选出最合适的协 作厂商,报请公司总(副总)经理核准后才能 委外发包. 4.采购部根据“委外加工单”要求和供 应商反馈情况跟踪交期. 5.如属紧急委外的项目,进入紧急采购程 序. 第七条第七条请购单的撤消 1.请购单的撤消由原请购部门及时通知 采购停止采购.在采购部确认已撤消前,原 请购部门应在原“请购单”的存根上标注 “已撤消”字样及注明撤消原因. 2.采购部在办完撤消后,应在原请购单上 标注“已撤消”字样,并请申请撤消人签名,注 明日期和时间及撤消理由.3.原请购单已送其他部门待办收料,验收 等手续的,由采购部通

7、知撤消,并由待办收 料,验收等手续的其他部门将原请购单退回 采购部. 4.原请购单无法撤消的,采购部应尽快通 知原请购部门. 第八条第八条采购工作划分 采购部主要负责生产性物料、固定资产 的采购,办公用品的采购与签收，负责委外 加工及与采购相关作业的各项业务. 第九条第九条采购相关信息的收集与整理 1.采购经办人按各自的工作分配接受请 购单后,应核对请购内容(品名,规格,数量, 需用日期等),查阅供应商历史资料,采购记 录及其他有关资料. 2.采购经办人应注意检查核对请购单各 栏填写是否清楚,合理,对急件要优先办理, 对无法按需用日期办理的要及时通知请购 部门,有撤消请购单的应优先办理. 第十

8、条第十条供应商的选择 1.常用物料供应商的选择:优先选择公司 合格目录中的供应商.2.新开发物料供应商的选择:采购部接到 生产部新物料开发通知形式的类似文件,优 先选择公司合格目录中的供应商.通知侯选 供应商报价,从公司利益出发确定供应商. 3.目录中无合适供应商时,进入新供应商 开发程序. 4.新供应商开发程序: 1). 如果原有供应商不能满足开发和生产 要求，则需开发新供应商。 2）.采购部可通过各种途径对符合公司 开发要求的供应商进行筛选，初步定出后 选供应商。 3）.采购部应根据样品承认情况、供货 记录、单价、企业相关资料等情况最终确 定一家供应商。 4）.采购部根据物料技术、质量要求

9、及 需求时间通知供应商送样，供应商按要求 送样，并附相关技术资料。 5）.生产部根据物料技术、质量要求对 首批样品进行样品检验，并出具“样品检 验单” ，交采购部，并由采购部通知新供应 商。6）.样品未达到公司开发技术、质量要 求的，由采购部通知新供应商改善，并同 时寻找新供应商。 7）.供应商送样达到公司开发技术、质 量要求的，采购部根据“样品检验单” ，填 写“新开发供应商评估表” ，由生产部、采 购部及采购经理会签后，报总（副总）经 理批核。 8）.采购部跟踪使用部门的使用结果， 合格则将该供应商列入合格供应商目录， 不合格的，则做好记录，今后不在列入公 司该类产品供应商选择范围。 5.

10、特殊物料供应商的选择：由采购部和 请购部门依请购、采购核决权限共同商议 选择，不一致时，由公司总（副总）经理 审核批准。 6.请购部门直接或间接指定供应商、品 牌、材质等造成唯一供应商，且不符合惯 例的，由公司总（副总）经理审核批准。 第十一条第十一条询价 1.选择合格供应商作为询价对象后，采 购经办人应多方位调查了解市场行情、采取实地问价、电话询价，并整理报价资料。2.非紧急情况下，应提供 3 家以上基本 符合报价要求的供应商作为比价和议价的 对象。 3.采购经办人应充分了解请购物料的品 名、规格，对交货期无法配合需用日期的， 要与请购部门联系协调，急件或需用日期 近的应优先办理，询价时要向

11、厂商详细说 明品名、规格、质量要求、数量、付款条 件和方法、地点和交货日期，对同规格不 同品牌的产品作比较，考虑是否有必要办 理售后服务及保修年限。 4.采购量低于行规最低成交量的，采购 经办人应于询价后，及时与请购部门协商 是否可以按行规最低成交量进行采购。可 以的，重新办理请购手续，不可以的，采 购经办人应及时在请购单上说明需进行 “溢价”采购的原因，由公司总（副总） 经理审核批准。 第十二条第十二条比价议价 1.采购经办人在了解市场行情后，研拟底价，拟订议价方式及各种有利条件，进 行议价。 2.要注意供应商是否能按时交货、质量 是否有保证，是不是信誉可靠的供货商， 价格涨跌有何因素，是否

12、有开发新厂商的 必要 第十三条 价格上涨的审批 1 当货品市场价格时，采购应要求供应 商在得到价格上涨的消息的同时通知到我 公司，并记录相关信息提报给采购主管、 经理及总（副总）经理签核审批。 2 采购经办人要在接到涨价消息之后到 市场了解情况的真伪，如属供应商伪造消 息，则立刻进入新供应商开发程序。 3 货品已在公司仓库或已使用的物料， 供应商要求涨价不予受理。 第十四条订单呈核 1.采购部经办的采购作业，均应依采购 核决权限，呈核订购。采购经办人依请购 单填写订单，经采购部主管、部门经理审 核签发。 2.采购经办人应在呈核的订购单上详细注明与厂商议定的买价条件，不能按期交 货的应事先征求请

13、购部门同意。 3.请购部门有特殊要求且明显不符合惯 例的，采购经办人应联络请购部门述明原 因，由公司总（副总）经理审核批准。 第十五条标准和要求变更 1.请购单和订购单上品种、供应商、规 格、数量、材质等的变动和增减，均属 “标准和要求变更”的范畴。 2.采购经办人应严格按照请购单和订单 所述标准和要求进行采购作业。不得擅自 变更请购单和订购单所述的标准和要求。 3.遇无合适供应商或无合适的物料等情 况，确需变更请购单和订购单所述物料的 标准和要求的，采购经办人应事先征得请 购部门同意后（请购部门人员在请购单上 注明） ，方可改变订购单标准和要求进行采 购。紧急情况无法取得签字得应先以电话 形

14、式沟通，后补签字（3 日内） 。 4.遇请购部门提出变更订购单标准和要 求的，非紧急情况下，需待请购部门重新 开立、递送新请购单后，按正常采购程序处理。遇紧急情况下或请购部门仅以口头 或电话通知形式提出更改请购单所述标准 和要求的，采购经办人应当场问明原因和 理由并在原请购单上作出详细解释和负责 人后，方可改变订购单标准和要求进行采 购。请购单上经办人必须请请购部门相关 负责人后补签字（3 日内） 。 第十六条 采购核决权限 1.生产中被确认为正常使用的物料采购， 由采购部主管、部门经理审核批准。非正 常使用、请购部门仅以口头或电话通知形 式提出更改请购单要求核标准的，由公司 总经理和副总经理

15、审核批准。 2.生产中新开发产品的物料采购，由公 司总（副总）经理审核批准。 3.供应商、品牌、价格、质量标准未发 生变化的生产性物料采购，由采购主管、 部门经理审核批准，发生变化的，由公司 总（副总）经理审核批准。 4.非生产性物料请购单和委外加工订单 中，不符合惯例的指定供应商或加工厂家、 品牌、材质及数量较少但需订制而导致价格明显高于市场供应价格等情况的，由公 司总（副总）经理审核批准。 第十七条 订购 1.经批准订购后，采购经办人应及时与 选定的供应商办理订购手续。 2.采购经办人不得延误处理或扣押请购 单或订单。对无法处理的请购单或订单， 应及时书面说明理由或原因，报采购部主 管处理

16、。采购部主管无法处理的，报部门 经理处理。部门经理无法处理的，报公司 总（副总）经理处理。 3.若属分批交货的，采购经办人应在订 单上注明“分批交货”字样。 第十八条 催交 1.约定交货期前，采购经办人应与供应 商再次确认按时交货。 2.供应商无法在约定日期交货时，采购 经办人应及时通知请购部门并做好交货异 常记录和加紧催交。 3.对已到交货日期尚未到货的，仓库管 理员应及时通知采购，立即开展催交行动。4.采购经办人未能按既定进度完成作业 时，应书写进度异常报告，说明异常原因 及下一步可能完成的日期，经部门经理审 核后转送请购部门，依请购部门意见拟订 对策处理。 第十九条 采购物料的入库与验收 1.生产性物料来料时，一般由原料仓库 验收数量和重量，并开具“进料检验单” ， 生产部验收质量并填写“进料检验单” 。仓 库提供入库单给采购。 2. 非生产性物料来料时，一般由请购部 门签收数量和重量，由使用部门验收 质量。 3. 固定资产、委外加工的物料、工程或 服务由申请单位负责验收。 4.对验收不合格的物料，由验收部门提 出不合格内容，并召集请购部门负责人和 采购人员进入物料