企业管理-企业档案管理办法 18页

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1、 档档 案案 管管 理理 办办法法编 制审 核批 准生效日期为实现公司档案归档管理和管理利用 的标准化和规范化，严格公司档案管理,保 证档案管理有效性、规范性，更好地为各项 工作服务，根据中华人民共和国档案法和 档案法实施办法的有关规定，结合本公司 的实际情况，制定本办法。 1 适用范适用范围围 档案是指:物管公司总部及所属管理处、 各职能部门在各项工作和活动中直接形成的，具有查考使用价值的各种不同形式和载 体的原始记录，是准确、完整、系统地反映 本公司物业管理和经营活动的真实内容和 历史过程的重要依据，是公司的宝贵资源。 2 定定义义 员工在各项工作活动完结时，都应将工 作中形成的各种档案材

2、料交由所在部门的 档案人员统一归档；各部门当年归集的档案 材料应于次年六月底前完成档案整理和移交。 3 档案管理机构和档案管理机构和职责职责3.1 档案管理机构 3.1.1 根据档案工作实行统一领导、分级管理 的原则，设立公司本部档案室，并由 公司前台文员兼任档案管理员；各管 理处相应设立管理处档案分室，并指 定专人为档案管理员；管理处各职能 部门设兼职档案管理员。对各种门类 和不同载体的档案，采取档案实体， 由本部档案室和各管理处档案分室保管。 3.2 公司本部档案管理员职责3.2.1 认真贯彻执行党和国家有关档案工作的 方针、政策、规定和办法。 3.2.2 制定和不断完善公司各项档案管理制

3、度， 创造良好的档案工作环境，逐步实现 档案管理的制度化、规范化、科学化。 3.2.3 在统一领导、分级管理原则下，负责对 公司各部门和各管理处、各职能部门 的档案管理进行业务指导和监督、检 查。 3.2.4 承担公司本部以及各管理处、各职能部 门必须移交公司的各类档案的保管， 并切实做好档案库室的保密、安全防患管理。 3.2.5 及时为公司各项工作提供档案服务，为 领导决策提供可靠的数据。 3.2.6 积极开展档案的编研工作，编写公司的 组织沿革、大事记、全宗介绍、基础数 字汇编和专题文件汇编等编研材料。 3.2.7 对档案定期进行统计、鉴定、销毁和移交工作。 3.2.8 办理领导交办的其他

4、工作。 3.3 管理处档案管理员职责3.3.1 负责管理处各类档案的归档管理、编目、 电脑著录工作； 3.3.2 负责管理处档案室日常各项管理事务， 包括各类档案的接收、排列、标识、保 管、保密、借阅、统计、销毁、移交以 及档案库房的七防（防盗、防火、防潮、 防虫、防尘和防有害微生物）等工作； 3.3.3 负责检查、指导和监督各职能部门兼职 档案员的档案业务； 3.3.4 协助公司本部档案室拟写公司的组织 沿革、大事记、全宗介绍、基础数据 汇编和专题文件汇编等编研材料； 3.3.5 按时完成管理处布置的工作任务和档 案管理工作任务。3.4 职能部门兼职档案员职责 3.4.1 负责配合公司本部档

5、案室和管理处档 案室归档材料（会计档案除外）的收 集、归档整理、编目、保管、移交工作）3.4.2 做好所在职能部门档案的借阅登记工作。 4 档案分档案分类类方法方法4.1 类目设置: 本公司档案共设置六个一级类目，一级 类目下设二、三、四、五级属类；二级属类按 物管公司机构而设，三级属类按管理处机构 而设，四级属类按各分职能部门而设，五属 类按档案类别而设。如下图：类目名称一 级 类目 代 号二级属 类代号三级属 类代号四级属类代号五级属类代号业务 类0物 管 公 司G8 0本 部R ML行政 人事 部XZR S内部 工作 联系 单W工程 类1时代R M A（行政 资料）XZ备忘 录M文书 类

6、2岭 南R MS（人事 资料）RS会议 纪要M U声像 类3逸 彩R M Y财务部CW电子 邮件E会计 类4工程 部GC传真F荣誉 实物 类5客服 部KF物管 理公 司0保安 部BA项目管理 中心1合作 公司2往来 公司34.2 一级类目名称解释： 4.2.1 业务类档案是指：反映本公司下属管理 处从事物业管理与经营等职能活动 的各种真实记载，包括大厦楼宇（小 区）的配套设施的文件和图纸、业主 或业主委员会的资料、租户资料及房 屋维修任务书、委托书、各类协议合同、登记表、装修表、各类设备的操 作规程，服务中心与业主（客户）之间 的往来文书等。 4.2.2 工程类档案是指：各种办公、动力、汽 车

7、等设备仪器的使用说明书、安装说 明书、系统图、线路图、装箱单、合格 证、保修卡等资料； 4.2.3 文书档案是指：公司及各部门、管理处 在各项行政事务、经营管理、党群工 作中产生的各种书面记录，是本公司 基本职能和历史概貌的真实反映。 4.2.4 声像档案是指：具有保存价值的照片 （正底片）、录音、录象带、光（磁）盘、 电影拷贝及有关文字说明，它反映本 单位各项活动的生动而形象的真实 历史记录。 4.2.5 会计档案是指：会计凭证、会计帐簿和 会计报表等会计核心专业材料，它是 记录和反映经营业务的重要史料和 证据。 （公司财务部指定一名专人进行 会计档案归类） 4.2.6 荣誉（实物）档案是指

8、国家、省、市各级政府颁发给本公司或对在管物业的 各种奖旗、证、杯、牌、匾以及知名人 士的提词、条幅、字画等，是记录和 反映公司荣誉和业绩的实物见证。 4.3 档案的分类编号方法 档案的一级大类采用阿拉伯数字代号， 二级属类用一个英文字母和两个数字代号， 三级属类和四级属类均用大写英文字母代 号，五级属类用大写英文字母或阿拉伯数字， 五级属类代号与案卷顺序号之间用一横线 隔开，大类与各级属类之间用斜线隔开。 4.3.1 业务类：0/G80/RMS/KF/*001-案卷 顺序号五级 属类(档案类别代号/两个中文简称或英文字母)四级 属类(所属职能部门代号/客户服务部)三级 属类(所属管理处代号/岭

9、南管理处）二级 属类(物管理公司代号)一级 类目（产品业务类） *事物形式及代号为： 图纸、资料、任务书、委托书、协议合同、登 记表、装修表、操作规程、往来文书等。4.3.2工程类：1/G80/RMS/GC/*001-案卷 顺序号五级 属类(档案类别代号/一个中文简称或英文字母)四级 属类(所属职能部门代号/工程部)三级 属类(所属管理处代号/岭南管理处）二级 属类(物管理公司代号)一级类目（工程类） *事物形式及代号为： 使用说明书、安装说明书、系统图、线路图、 装箱单、合格证、保修卡等；4.3.3 文书类2/G80/RMS/XZRS/XZ/M0001- -案卷顺序号五级 属类(档案类别代号

10、/物管公司备忘录)四级 属类(所属职能部门代号/行政人事部/行政 资料)三级 属类(所属管理处代号/岭南管理处）二级 属类(物管理公司代号)一级 类目（文书类） 4.3.4声像类：3/G80/RMS/XZRS/*001-案卷顺序号五级 属类(档案类别代号/一个中文简称或英文字母)四级 属类(所属职能部门代号/行政人事部)三级 属类(所属管理处代号/岭南管理处）二级 属类(物管理公司代号)一级 类目（声像类） *事物形式及代号为： 照片（正底片）、录音、录象带、光（磁）盘、电 影拷贝、文字说明等；4.3.5 会计类：4/G80/RMS/CW/*001-案卷 顺序号五级 属类(档案类别代号/一个中

11、文简称或英文字母)四级 属类(所属职能部门代号/财务部)三级 属类(所属管理处代号/岭南管理处）二级 属类(物管理公司代号)一级 类目（会计类） *事物形式及代号为： 会计凭证、会计帐簿、会计报表等4.3.6 荣誉（实物）类：5/G80/RMS/XZRS/JQ001-案 卷顺序号五级 属类(档案类别代号/奖旗)四级属类(所属职能部门代号/行政人事部)三级 属类(所属管理处代号/岭南管理处）二级 属类(物管理公司代号)一级 类目（会计类） *事物形式及代号为：奖旗 JQ、证书 ZS、奖杯 JB、奖牌 JP、匾 B、提词 TC、字画 ZH、条幅 TF。 5 档案的档案的归归档整理档整理 5.1 归

12、档整理 5.1.1 是指对档案材料进行分类、排列、装订、 编号、编目、装盒（袋），使之有序化的 过程； 5.1.2 理应以公司制定的各类档案的归档范 围和保管期限表为依据； 5.1.3 归档文件材料必须齐全、完整，凡有原 件的，不能以复印件归档； 5.1.4 文件要用 A4 标准纸型，统一使用不褪 色的炭素墨水或蓝黑墨水书写，书写要 求字迹清楚；修改文稿时，尽量不要在纸的顶边写字。 5.2 各类档案归档整理要求 5.2.1 业务类档案 5.2.1.1 按年度、机构、保管期限的方法组成案卷； 5.2.1.2 编写卷内目录，并排列于卷首，与案 卷一起装订； 5.2.1.3 封面统一使用档案局标准科

13、技档案 封面，采用三孔一线方法装订成卷；5.2.1.4 用阿拉伯数字顺序编页码，统一装订字体； 5.2.1.5 将案卷放入统一的档案盒内（每盒装 的案卷数量视容量而定），并填写档案盒面的内容； 5.2.1.6 编制卷内目录和案卷目录。5.2.2 工程类档案 5.2.2.1 区分设备种类、型号，按机构种类、型号的方法排列； 5.2.2.2 逐分编号，盖归档案章并填写相关内 容（归档章样式与文书档案归档章同）；5.2.2.3 编制档案目录； 5.2.2.4 装入专用档案袋（图纸折成 A4 规格）， 逐项填写袋面内容。5.2.3 文书档案 5.2.3.1 以件为单位整理，每份文件材料为一 件，即正本

14、与定稿为一件，正文与 附件为一件，原件与复制为一件。 转发文与被转发文为一件，报表、 名册、图册等一册（本）为一件，来 文与复文为一件；5.2.3.2 区分文件材料的不同年度、不同机构 （问题）和不同保管期限； 5.2.3.3 以件装订，属永久和长期保管的档案 必须使用档案专用不锈钢书订；5.2.3.4 按年度、机构、保管期限的方法，采 用阿拉伯数字顺序对每件归档文 件材料编件号，以确定文件的排列 顺序； 5.2.3.5 每件文书首页上端的空白位置加盖 归档章，并填写相关内容： 归档章示图存档日期 存档编号存放地点 存档期 5.2.3.6 编制归档文件目录； 5.2.3.7 归档文件按件号顺序

15、装入标准档案 盒，并填写档案盒封面、盒背脊及备考表项目。5.2.4 声像档案 5.2.4.1 分照片、录音带、录象带、光（磁）盘 等四种类型： a) 照片档案由底片、照片和说明三部分 组成。 b) 底片：放入底片袋内，底片号标在底 片袋的右上方，底片号格式为：机构流水号，例：0136，按底片号 顺序将底片插入底片册； c) 说明：文件说明包括事由、时间、地点、 人物、背景、摄影者等六要素，要求文 字简洁、语言通顺、一般不超过 200 字，用阿拉伯数字表示时间。说明的格式为： d) 照片：统一使用照片档案册存放，首 先确定照片固定位置，然后标注照片 的题名（在尽量保证基本要素内容完 整的前提下，

16、将文字说明改写成照片 名称），不超过 30 字；照片号按案卷 内照片的顺序编排，同时注明照片底 片的编号。 e) 每一案卷都必须编制卷内目录，并有 完整和标准格式的照片案卷目录； f) e、大张照片应单独存放，并在卷内目 录的备考栏内注明“大张” g) 录音带、录象带、光（磁）盘：应分别有 文字说明和题名（参见照片的文字说 明和题名的要求），分别进行编号和 编制目录 5.2.5 会计档案 5.2.5.1 分凭证类，帐簿类，财务报告类和其他等四种方式整理立卷； 5.2.5.2 会计档案案卷的质量要求参照会计 法规和本公司财务管理的规定； 5.2.5.3 会计档案目录由财务部兼职会计档案员负责集中统一按年度编制。5.2.6 荣誉（实物）类 5.2.6.1 分别按时间顺序编号； 5.2.6.2 每一实物档案均要贴归档标签； 5.2.6.3 编制目录： 标签的示图为： 管理处实物形式编号产生时 间6 档案的保管档案的保管 6.1 各管理处的各类档案（会计档案除外）， 由各管理处档案