如何更好的撰写商务邮件

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1、 “尝试写出好的信件常常能影响到我们的 思维能力、推动能力和自我表达能力，因为一 封成功的书信常常是一种高层次的思维、情感 和观念的交流，而不是日常生活中对某件事情 的浅层认识的交流。”史蒂芬 柯维高效能人士的七个习惯90%的信 件都是商 务信件l使客户和顾客满意l展现领导能力l影响决策l提高您的威望l为公司获取利润l 能帮您获得理想的职位在企业的来往商务电子邮件中，有34%可归为垃 圾邮件。员工平均每天处理电子邮件的时间为49分钟，处 理时间超过1小时的员工占总数的24%。而在员工收到 的电子邮件中，仅有27%需要立即作出答复。美国一家公司的调查结果课程目录一、邮件写作技巧 二、邮箱结构 三

2、、邮件防毒技巧 四、邮件范例一、邮件写作技巧例一尊敬的王女士： 主题：对于合并问题的答复全程参加了我司上周的讨论以后，我很高兴的通知您，到4月 15日我们就成为豪恩公司的合资子公司了。我们为此付出了巨大的努力，这个结果对于我们无疑是一个 非常好的消息，合并的优势主要体现在两个方面：第一，我们将 更易被公众所接受，我们的生产资金将更充裕，第二，我们将能 更迅速、有效、周到地为我们的顾客服务。为了使您了解更加详 细的情况，我们将于3月15日中午，在威尼斯酒店召开全公司范 围的午宴，您可以借此了解您所关心的问题。豪恩公司的负责人将回答您提出的问题，将表达他们的诚意 。请于3月8日前与我的行政助理张小

3、姐联系，通知她你们对于午 餐的要求，比如想是吃鸡、鸭还是鱼。这次宴会是很有意义的， 时间比较仓促，我希望您能尽快作决定。期待与您的会面。此致敬礼 张楠尊敬的王女士： 主题：我们将与豪恩公司合并到4月15日我们将成为豪恩公司的合资子公司。我们为此付出了巨大 的 努力，这次合并对于我们来讲是一个好消息。合并的两点优势显而易见 ： w将有更多的公众接受我们，我们的生产资金将更充裕。 w我们将能更迅速、有效、周到地为我们的顾客服务。您可通过午宴来了解更多详情我们将举办全公司范围的午宴，借此磋商我们共同关心的问题。豪 恩 公司的负责人将回答有关问题，您将感受到他们的诚意。时间：3月15日中午地点：威尼斯

4、酒店午宴供选择的食品：鸡、鸭、鱼下一步请您于3月8日前与我的行政助理张小姐联系，通知她您选择的午餐 ， 期待与您的会面。此致敬礼 张楠例二两封邮件的区别有哪些？他们是要合并吗？餐会安排在什么时候？三种用餐选择是什么？哪一封信对于读者来说是来更友好的？哪一封信使你能更快地找到答案？你更愿意读哪一封信？l通过主题传递了最主要的信息l标题就表达了全部内容，因此不必阅读整 封信就可以获得关键信息l作者在段落间留了的空隙，因此文章对比 强烈，也利于读者眼睛的休息l段落短小、易懂、易读。l句子短小、简单、易懂。l主要信息是用数字列表表示的。l确定你的收信群，你的信件要达到的目的和 你要陈述的主要问题l循序

5、渐近l创造良好的视觉效果l使用交谈式的语气l确保没有错误电子邮件也需 要精致关怀主题u周五16点同富裕如何撰写电子邮 件的培训通知u明年的预计利润率为15%u今年销售计划完成率为80%u节日快乐u立正公司六月份公开课u张楠，您好，中人网每周快讯我说，你想 说什么请说 清楚，太多 垃圾邮件了!妺儿、妺儿收件人 抄送人 密送人 ！u如果收信人的姓名和职务都很短，就把它们写在一行里，中间用逗 号分开。王先生，副总裁 u如果收信人的姓名和职务很长，把它们分两行写，并省略中间的逗 号。欧阳女士北京分公司人力资源部经理u如果你不知道收信人的姓别，可以直接写全名。 张楠，人事行政部培训组姓名和职务信函姓名和

6、职务u如果收信人的姓名和职务都很短，就把它们写在一行里。王副总裁 u如果收信人的姓名和职务很长人力资源部欧阳经理u如果你不知道收信人的姓别，可以直接写全名。 培训组张楠邮件问候和称呼“亲爱的”女士女士们先生们尊敬的先生全体同仁亲爱的先生/女士各位领导张楠致相关人士美观的主体u首段要相对简短。u用一两个论据来支持首段。u结尾要简短。版面格式l 形成视觉框：在邮件的四周留下不少于2厘米的空 白。这些空白在文字周围形成了一个视觉框。l 把段落限制在5-7行内，段落间留出双倍行距。l 标题全部使用粗体。l 重要信息用列表表示，但不要太多。l 并不是所有的邮件系统格式都相同，要注意电子 邮件中的图表往往

7、会出错。可以把图表按附件发送。问候和告别n正式的：此致敬礼、顺颂商褀、顺安、福安n不正式的：祝工作进步、您真诚的朋友、您的挚友 n私人的：我是你的、爱你的对以色列人可以用“Shalom” 西班牙语用“Hasta luego” 德国语用“Auf wiedersehen”签名l根据签名的大小，留下四至五行的空格。l千万别忘记了签名l秘书或助理代写的信，主管一定要审核后 签名，这是对客户和收信人的尊重。如果忘记签名，收信人会怎么想？例一人事行政部/张楠 公司：深圳市豪恩电声科技有限公司 地址：深圳市宝安区龙华镇同富裕工业园17栋 邮编：518109 电话：86-755-28030775 传真：86-

8、755-28030747 邮箱： 网址： 日期：2005-06-20 09:37:14例二黄 英Huang Ying 竞越顾问公司（深圳） 公开课程部 地址：深圳市南山区桃园路171号发展银行大厦 11C 室 电话：（86 755）2606 3457 / 2656 4459 -公开课程部 传真：（86 755）2656 5143 邮箱：huangyingfirst- 网址：http:/www.first- 竞越学习，快乐无比！ 例三不要“惹火”收件人：如果使用含有敌意的词句或者批评的语气 （电邮礼仪中称之为“火焰”），你会“惹火”对方并且造成糟糕的局 面。电子邮件不是大家“笔伐”的工具，如果有

9、问题，与对方当面 解决。切勿讲一些不会在公众场所对他人讲的话，在发信之前问问 自己，你会在公众场所中公开面对面地对他人讲这些话吗?如果 答案是否定的，请再重读重写，或重新思考到底要不要发出这么 一份讯息。千万不可以因为沒看到对方的脸，就毫不客气讲一些 沒有经大脑思考的话语。切勿在不給予回应或申辯机会的情況下 批評他人。 不要发送私人或者机密邮件：即使你选择“永久删除”，许多软 件和网络服务仍然可以访问硬盘上备份的信息。在你发送以前， 仔细考虑如果别人（比如老板）看到这封信会发生什么情况。你 当然不想老板看到你的私人邮件或者冒着泄露客户机密的风险发 送机密邮件。 n若想要幽默一下，則必須特別小心

10、。缺乏面對面的溝 通，您的笑話可能會被認為是一種諷刺。IMHO In My Humble/Honest Opinion FYI For Your Information BTW By The Way :-) happy face for humor :-( unhappy 例四例五例六如果邮箱的主人已经改变，请急时更正。要确定收件人知道您的英文名字。例七提前通知收件人：尽量在发邮件以前得到对方的 允许或者至少让他知道有邮件过来；确认你的邮件对 他有价值。没有人会喜欢垃圾邮件。收件人对于满篇 废话的不速之“件”的态度通常是作为垃圾邮件处理一删 了之。 ！例八收件人以应承担的责任大小排序。发送电子

11、讯息之前，须确认收件对象是否正确， 以免造成不必要的困扰。若要将信函复本同时转送相 关人员以供参考时，可善用Cc：的功能，但要將人数 降至最低，否則，发送与复本转送的用途将混淆不清 ，也制造了一大堆不必要的垃圾。 注意措辞：你也许认为自己的邮件浅显易懂，但 是有时侯却遭到误解。简单明了的邮件可以使你节省 打电话发传真澄清邮件意义的时间。 例九发送附件要考虑对方能否阅读该文件。给人细心 、体贴的感觉，而且让人意识到这个文件的重要性。小心使用附件功能：附件越大，下载时间就越长 ，占用收件人电脑空间就越多。有些附件可能毫无必 要，也许收件人已经有了。传真或者邮寄那些冗长的 附件。例十n回信或转信，请

12、将不相干的收件者删除，也就是FROM：之后的 文字消息，如此可避免泄漏朋友邮件并增加可阅读性。 n多次转寄的邮件，请先去除标注符号“”，如此可以方便阅读，并 表现对阅读者的尊重。n选择“回复邮件”，你将为原发件人一个人回复；选择“回复全部”， 你将为原件时的每个人回复。回复邮件的地址确定后，要回到邮 件正文检查一遍，由于模板的设置，有时会自动将对方姓名加入 邮件正文第一行的情况（转发邮件时也会出现），出现直呼其名 ，这时需要修改称呼。此问题一定要避免出现。记住，电子邮件如同一张明信片，任何人随时都可能在你不 知道的情况下阅读它！“ 要小心写在里的每一个字，每一句话。因 为现在法律规定也可以作为

13、法律证据。所以发 时要小心，如果对公司不利，千万不要写上， 如报价等。发邮件时一定要慎重。 电子商务示范法第9条专门对此作了规定：“在任何法 律诉讼中证据规则的适用在任何方面均不得以下述理由否定 一项数据电讯作为证据的可接受性：（a）仅以它是一项数据 电讯为由；或（b）如果它是举证人按合理预期所能得到的最 佳证据，以它并不是原样为由。” 世界上最短的一封信！1收信人和发信人的地址2信件开头称呼中的”dear”一词3信件结尾出发信人的结尾套语4日期中的年份 事务联络单不恰当地使用电子邮件是产生“职业性垃圾邮件”的主要原因，它们 会浪费员工的时间，从而增加公司的经营成本。而一家公司如果能够“消 灭

14、”自己产生的垃圾邮件，则可节省员工30%处理电子邮件的时间。总结 出以下几条“电子邮件礼仪” 。1.在点击“回复全部”按钮前应三思而行。2.慎用群组发送功能，只向确实需要了解信息的人发送邮件。3.如果收到无用的邮件，应向发件人发出礼貌的提醒，通知他以后 无需将此类邮件发送给你。4.发件人应明白，在得到确定结果之前，有些邮件是否真正有必要 发送出去。频繁地向上司发送没有确定结果的邮件反而会给自己留下不 好的印象。5.不要发送或转发笑话、连锁信等与工作无关的邮件。6.主动终止邮件的来往，可在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无 需行动”、“仅供参考，无需回复”。做好你发的所有东西都会被公开的思想准

15、备。 如果你不想让你的老板或单位里所有人知道你在邮件 里写了什么，就不要发出这封邮件，而是采取打电话 的方式。你永远也不会知道你的邮件什么时候会被转 发。 不会有人对收到的每一封邮件都立即给予回复。 然而，从你的老板、客户、你关心的人或你好久没有 联系过的人那里来的邮件永远值得你给予回复。当你 需要别人对你发的邮件给予答复时，要清楚地注明你 需要在多长时间内得到答复。 越级发邮件时要想清楚对你职业生涯的影响。确保所发收件人知道您的详细情况。一次非语言的自我介绍总结1.我们用肢体语言进行交流时，会存在比如：缺乏 经验、缺乏支持和辅助手段、背景差异这样 的一些障碍。为了消除这些障碍，我们要更 多的

16、考虑对方的背景和理解程度。2.本游戏是运用了肢体语言，如果您在写邮件 给对方时看不到对方的表情要怎么做呢？二、邮件结构如何在foxmail中设置新的邮箱 n（1）运行foxmail，在帐户新建。出现下图所示：点击下一步（2）填入用户名，邮箱路径不要更改。（3）填入发送者姓名、邮件地址即你申请成功的邮箱地址 。；（4）请注意下图中的红线部分，POP3帐户名请填写您 的完整邮件地址。（5）然后在出现的下图窗口中把SMTP服务器需要身份验 证选中如何在Outlook Express中设置电子 邮件帐号?（1）启动outlook,在菜单栏中找到“工具帐号邮件 添加邮件（2）输入姓名 (3)填入您的邮件地址，至于我想申请一个新的帐户不要 理它，点击下一步：(4)、外部邮箱POP3服务器和SMTP服务器均为 ma