秘书学 会议会谈工作

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1、第十一章会议会谈工作教学内容1 、会议概述 2 、会务工作流程 3 、会务工作具体内容4、常用会议的组织程序 5 、会见与会谈教 学 目 的通过本模块的学习，了解会务工作的基本内容及工作程序 ，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工 作中的文书工作。 教学重点与难点会议方案的制作；会场的布置；案例分析；技能训练1、教学重点 here2、教学难点 t in here案例分析会议筹备工作；会议方案的制作；会见与会谈的操作程 序与方法；导引案例：请柬发出之后某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请 柬邀 请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清 二楚。接到请柬的

2、几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。 一 看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道， 今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位 领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新 通知? 一气之下，都回家去了。 事后，会议主办机关的领导才解 释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人 取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬 上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位 用了，只好临时改换会议地点。 但由于邀请单位和人员较多，来 不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造 成的不良影响也难以消除。思考

3、题：这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？第一节 会议概述一、会议的涵义 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、 沟通信息、表达意愿的行为过程。 二、会议的要素名称、时间、地点、与会人员、 会议方式.1、形式 要素2、内容 要素3、程序 要素4、财务 要素指导思想、议题、目的、任务、 作用会议经费、设备、服务设施会议准备、会议开始、会议进行 、会议结束、会议决定的贯彻落 实。 三、 会议的作用及缺陷 （1）、会议作用 、交流信息，互通情报 、发扬民主，科学决策 、组织领导，推动工作 、带动消费，促进经济 、联络感情，塑造形象 (2). 会议缺陷 、造成时间、精力的浪费 、造成经济的浪

4、费 、造成信息的重复、浪费 、滋长不正之风 四、会议的种类 （1）按规模分： 特大型（万人以上）、大型（上千人）、 中型（数百人 上下）、小型（数十人或数人）。 （2）按性质分： 法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性 、 外事性 、专题性、综合性。 （3）按时间分： 定期和非定期。 （4）按出席对象分： 联席会、内部会、代表会、群众会. （5）按召开方式分： 电话会、电视会、广播会、网络会。 （6）公司常见会议类型 经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、 股东大会 和董事会、客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会.新 产品新闻发布会、联谊会、表彰会。 大家谈 你参加过一些什么样的会议？ 你

5、是否喜欢这些会议？为什么？ 五、会议成本意识 会议成本= 2ABT 式中: A 与会者平均工资的3倍（以小时计）; B 参加会议的人数; T 会议的时间（以小时为单位）。 六、会议秘书工作的基本任务 1、组织的工作 (1)协助领导确定会议议题； (2)根据议题安排议程、日程； (3)发会议通知，负责会议报到； (4)对与会人员进行编组； (5)布置会场，安排座次； (6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)； (7)负责会议签到； (8)会中组织和协调；(9)会场其他组织和管理； (10)会外的联络和协调；负责与会议有关的邀请、报道、乘 车、参观、 文体娱乐活动等方面的联系和组织。 (11

6、)会议的结束收尾工作。 2文书工作 (1)会议文书的起草； (2)会议文书编写； (3)会议文书印发及管理。 3生活管理工作(1)与会人员的食宿管理； (2)会议的财务管理； (3)会议的交通保障； (4)会议的文化活动；(5)与会人员的医疗保健。 4安全保卫工作 (1)会议的保密工作； (2)会议的警卫工作； (3)会场内外的安全保卫工作。开好会议议的关键键（一）作好会议的安排。好的准备是成功的一半。不能取得令 人满意结果的会议中，有一半是由于没有作好会议的安排。会议确有必要召开；要有经过很好准备的议事日程；要 仔细选择参加会议的人员；要在会前通知与会者并提供恰当的资料，以便他们尽可 能有准

7、备地进行讨论，不致于由于在会上介绍本应事先阅读 的材料而浪费时间；会上需要的参考资料，要事先准备好；会议安排的一个方面是要为会议提供恰当的物质条件，舒 适的会议室，恰当的通风、照明、视听设备以及其他设备。所有应该参加会议的人能够准时在制定的地点出席开会。这些本来是显而易见的事。但是，许多会议却由于会务 工作者没有做好这些显而易见的事而失败了。（二）掌握好会议的进行。1、使每一个参加参加会议的人感到自在。2、在会议开始时以生动的语言简要地讲一下所要讨论的题 目和问题。3、阐明会议的目的。4、控制发言、讨论。无关紧要的、跑题的、泛泛的、雷同 的等有意识规避。同时要促进共识、形成成果。以便在会 议结

8、束时，与会人员能够感到尽可能短的时间达到了会议 的预定目标，感到”这次会议开得好“。（三）获得与会者的参与。会议的领导者虽然对会议的成败负主要责任，但他还 必须获得合乎条件的参与者的积极帮助与协作。对某一题 目的无知的汇合是没有什么价值的。为了从参与集体思考 中获得最大的价值，参加会议的人必须知道什么时候以及 如何做到： 1、提供有关的资料。很可能对与会者有所触发，至少起到 有效参考作用。 2、引导与会者认真地对手头的材料进行新鲜的、有独立思 考与见解的分析和评价。 3、努力得出新鲜的、建设的、深层次的结论。会议的领导者要维持一种有利于讨论的气氛，他要创 造出这样一种条件：鼓励与会者畅所欲言、

9、求同存异。（四）贯彻执行。会议领导者要负责做一下一些事： 1、在会议结束时进行总结（或给与会者分配任务） 2、重述要采取的行动，并使所有参加会议的人表示已理解并愿 意进行这些行动 3、如果会议要求做出什么报告或提供记录，就指挥人们从事这 一工作 4、如果需要举行下一次会议，确定会议日期 5、注意使会议的决议不是停留在纸面上而是执行，采取适当的 、必要的配套措施贯彻执行所要采取的行动。会议的领导者必须采取任何必要的措施，以便在每次会议 之后完成恰当的活动。否则，就会像经常发生的那样，会议的 大部分收获就会丧失。恰当的贯彻执行时每一次会议的最后一 个重要方面。文秘人员如何主持会议？应注意哪些细节？

10、文秘人员如果在会议上要发言，应该先把要讲的内容 彻底考虑一下，做一个总结结构的构思，简略记下发言的 要点，条理清楚，重点突出。会议上始终保持平稳挺直的 姿态和愉快热忱的表情，用规范的语言和抑扬顿挫的响亮 声调说话，并控制发言的时间，必要时可用目光扫视听众 ，以引起他们的注意，也可以在某些时候作一停留，以给 听众思考的余地。第二节 会务工作流程图会务工作流程图（会前） 发出会议通知落实后勤服务（预订住宿客房 安排伙食 确定会议服 务人员 落实交通 其他活动的联系安排 印制有关 票证 准备有关礼品或奖品等 布置会场）会务工作流程图（会中）会务工作流程图（会后）第三节 会务工作的具体内容 一、指导会

11、务工作的原则 1、准备充分； 、组织严密； 、服务周到； 、确保安全。 二、 会前准备工作 1、 确定会议主题与议题 确定主题的主要方法： 一是要有切实的依据； 二是必须结合本单位实际；三是要目的明确。 议题是对会议主题的细化。 2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题 或主题来确定。 会议命名方法如序号命名（聊城大学第五次教学工作会 议），主题命名法（文学院2011年暑假大学生社会实践动员 大会），参加者身份命名法（文学院主要学生干部例会）， 地点或时间命名法（遵义会议、八七会议、博鳌亚洲论坛等 ）。许多时间，会议命名可有多种方法选择，要有利于突 出主题，突

12、出重要内容，有利于塑造品牌，有利于宣传和历 史档案资料建设等。总之要统筹考虑，马虎不得。如栖凤林 文化论坛，必须注明时间和期数（2011年第*期，总第*期 ）；有时领导邀请专家利用例会机会作报告，显然要突出报 告。3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题 。同时 本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 包括何时召开和开多长时间。何时召开要恰到好处，选取最佳时机召开 才能取得预期效果。比如主要学生干部例会，因为要部署一周的工作，故一般为周一下午课 外活动时间。干部开了需要根据内容多少确定传达形式

13、，内容多而重要便 需要安排专门会议及时传达，比如周一晚上，周二课外活动等而不可拖至 周三。再有，能整合套开的要套开，如我校即将举行的纪念建党90周年暨 表彰会，表彰一定要选取合适时间，否则效果会打折扣。如我校即将召开 的教学工作会议，不是每年都开了，这次是第五届，但离上一届却有七年 了。我们选在了全国、全省教育工作会议之后，是充分学习了精神，并研 究了本校情况之后，这样深度就能够保障。同时会议时间定在教师节前。 尤其是召开主题工作会，必须选取合适契机。有的是在取得成绩后，有的 是结合目前重点工作，有的是在遭遇危机后，有的是第一时间反应，有的 是过了很长时间与其他主题相结合。前面讲，在华南虎照片

14、事件公布调查 结论后的第一个工作日，陕西省政府昨日下午召开处级以上干部大会，通 报有关情况，同时启动省政府机关作风整顿教育活动。所以虽然提高作风 的出发点很好，但干部明显不买帐。会场上，不少干部旁若无人的睡觉， 听的人估计很多人也不以为然。为什么效果不好？就是因为选择时机、时 间不好。 5、 确定会议所需用品和设备 （1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备， 包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、 空调设备、投影和音像设备等。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判 会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和 设备。 6、建立会议组织机构 会务组 宣传组 秘书组 文件组 接待组

15、 保卫组 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性 质、议题、任务来确定与会人员。 法定会议的出席人必须按法定程序产生，如人大会议、政 协会议、职工代表大会等。法定出席人必须达到一定比例 才能召开。 决策性会议、专业性学术性会议、专题性会议等务必要请 专家、有水平的、有代表性的代表才行。而且人数往往不 是三两个。（这个邀请的沟通说服工作需要做。）8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有 时也考虑政治、经济、环境等因素。 会议在哪个地区召开，会场选在何处。选择会议地 点要服从会议内容的需要，如全国第三届校园文学论坛选 在作家刘绍棠的母校、有着142

16、年历史的北京通州潞河中 学。同时要考虑接待能力、会场设备、安全保障等，涉密 会议还要考虑到保密条件。还有特殊情况，可以不拘泥的 。如栖凤林文化论坛，就不拘泥于一定要在栖凤林举行。9、会议的方式是集中开全体大会，还是分组讨论，还是二者结合？ 是以口头发言为主，还是以书面发言为主？是开常规的面 对面的会议，还是借助于现代化通讯手段开电话会议、电 视会议、网络会议？会议方式的确定必须服从于会议内容 的需要，只要不影响会议效果，哪个能节约会议组织者和 参加者的时间，节省开支，哪个方式最好。10、安排会议议程与日程 会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概 略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。 会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。 某公司销售会议议程表 1、推选销售部经理的人选。 2、年度销售活动的总结。 3、有关销售问题的发言。 4、下年度销售目标