了解outlook

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1、*1*1*1长安汽车（集团）有限责任公司了解 Outlook 2003*2*2*2长安汽车（集团）有限责任公司在 Outlook 中，您可以将项目登记为约会、 会议或事件。具体选择哪一项既取决于还有 哪些其他的相关人员，也取决于您希望项目 在日历中以何种方式显示。在日历中正确安 排好项目的时间，各项事务的进展就会一目 了然。 了解 Outlook 日历 *3*3*3长安汽车（集团）有限责任公司您需要先了解如何查找日历，然后才能查 看其中的内容。要在 Microsoft Office Outlook 2003 中查看“日历”，请单击“导航 窗格”中的“日历”按钮。 在使用此方法切换到日历时，Ou

2、tlook 会 在“导航窗格”中显示其他与日历相关的选 项。*4*4*4长安汽车（集团）有限责任公司在 Outlook 中，当您在日历中输入项 目时，可以从三种类型的日历项中选 择。如果您了解了各种选项，就可以 更有效地安排事项了。 约会 约会是只与您自己有关的活动 。 会议 会议与约会类似。区别在于： 您会邀请其他人参加会议。 全天事件 此类事件是一种持续全天 的活动，但它不会在日历中预留时间 。使用全天事件时，仍可在当天的日 程中显示其他项目。*5*5*5长安汽车（集团）有限责任公司当希望显示您十分忙碌，但不涉及组织中 的其他人时，请使用约会。当您需要会见 客户、看医生对所做的项目进行调研

3、时， 可以输入一个约会，以便在日历中预留时 间。 创建约会的方法 快速创建约会（或类似的任何日历项）的 一种方法是选择所需的时间，右击，然后 使用快捷菜单（如 3 号图片中的示例所示 ）。图中还显示了在日历中创建约会的其 他方法。 您将在此填写详细信息，然后在日历中保 存该约会。在本课末尾的练习单元中，您 将有机会练习创建约会（以及会议和事件 ）。创建约会的三种不同方法：使用“常用”工具栏上的“新建 约会”按钮。使用“动作”菜单上的“新建约 会”命令。单击主“日历”网格以选择约会 的时间，右击，再单击快捷菜单上的“新建 约会”。*6*6*6长安汽车（集团）有限责任公司通过会议图标可以分辨会议与

4、约会之间的区别。会议与约会类似，唯一的区别是它还涉及其 他人和会议地点。日历中的会议可以是由您 组织的，也可以是您应他人的邀请而参加的 。会议将显示在您和其他被邀请人的日历中 。 Outlook 中的会议是借助会议要求建立的， 会议要求通过电子邮件递送给与会者。*7*7*7长安汽车（集团）有限责任公司在此日历中，输入了“情人节”，作为全天事 件。如果双击日历中的条目以查看其详细 信息，您将看到“全天事件”复选框处于选中 状态。此外还可以看到“开始时间”和“结束 时间”值只是日期，而非时间。使用全天事件，您可以记下要持续一整天 的重要事件，对此您可能不会觉得新鲜。 全天事件不会在日历中占用整块的

5、时间， 而是显示在日历中指定日期顶部的横条中 。 如果您需要显示在特定的某一天发生的活 动，而又不希望打乱日历中的任何时间条 ，请使用全天事件。以下是可以使用全天 事件的一些条目类型： 节日。 有关如何将区域性节日一次性添加到日 历中的信息。 定期年度事件，如生日或纪念日。 （我们将在下一课对定期事件进行 讨论。） 其他持续一整天的项，例如您自己 或他人的休假安排。 *8*8*8长安汽车（集团）有限责任公司在完成本课程之后，您将能够： 确定组织会议所需的基本组件并了解后台工作。 安排会议，查看谁将参加，进行更改，并使每个人获得更新。 管理并响应会议要求。 使用 Outlook 组织会议 *9*

6、9*9长安汽车（集团）有限责任公司一个成功的会议需要三个最基本的元素：组 织者、参与者和地点。在这方面，Outlook 会议并无不同。此外，在 Outlook 会议中， 每个涉及的人员都担当一个独特的角色，该 角色指定他可以执行哪些操作、拥有多大的 控制权。 会议需要有三个基本元素：会议组织人员、会议 参加人员以及会议召开地点。Outlook 可以帮助 您快速有效地将这些部分组合在一起。*10*10*10长安汽车（集团）有限责任公司在 Outlook 中，会议中的每名“与会 者”都由会议要求的“计划”选项卡上 显示的某个图标表示。Outlook 会议是您在日历中安排的、涉及邀 请其他人员或保留

7、资源的活动。涉及的人员 具有下列不同的头衔和角色： 会议组织者 任何建立会议的人员都会成 为会议组织者。组织者是唯一可以在会议建 立后更改会议详细信息的人员。此外，请记 住，永远不能为现有会议分配新组织者。您 一旦成为组织者，就永远是组织者。 与会者 受邀参加会议的任何人都被视为 与会者。与会者有两种类别：必选的与会者 和可选的与会者。一旦将与会者添加到与会 者列表中，此人便始终被视为会议的与会者 。即使某个与会者谢绝会议，他/她也仍旧 被视为与会者。 地点/资源 会议的召开场所为地点，有时 称为“资源”。如何为会议指定地点（或资源 ）取决于您的组织安排各项事宜的方式。*11*11*11长安汽

8、车（集团）有限责任公司会议组织者向与会者发送会议要求。要 求会被发送到与会者的“收件箱”和“日历” 。响应返回给会议组织者。在 Outlook 中安排和维护会议时，可以大大 提高该过程的效率，因为 Outlook 会使用“收 件箱”和“日历”跟踪详细信息。当这些详细信 息更改时，只需单击一次按钮就可以一次为 所有人进行更新。 下面对该过程进行简要概述： 会议组织者安排会议并向所有参加人发送一 种特殊类型的消息，称为“会议要求”。该要 求会被发送到所有会议参加人的“收件箱”中 。 一旦该要求在与会者的“收件箱”中，Outlook 就会将它识别为属于“日历”的内容，并将它 作为“暂定”条目放置在该

9、处，直到与会者有 机会响应。 与会者会阅读该要求并进行响应。会议响应 （与会议要求相似）将发送回到会议组织者 的“收件箱” 并且，Outlook 会将每个响应 识别为特殊内容，就像识别要求一样。该信 息条目在组织者的日历中使用有关谁即将参 加会议的信息进行更新。 *12*12*12长安汽车（集团）有限责任公司由 Outlook 中称为“嗅探器”的功能来收发会议要求 并跟踪相关的日历项。 查看“收件箱”中会议要求的信息栏或“日历”中的会议 条目，就可以看到“嗅探器”的工作结果。 注意 要求和响应需要在“收件箱”中逗留一会儿， 以便嗅测器有时间发现它们并且可以将它们添加到 您的“日历”中。所需的确

10、切时间不固定，但它的范 围为 30 秒钟到 5 分钟，具体取决于您的特定设置 以及当会议到达您的“收件箱”时 Outlook 正在执行 的其他操作。如果您很着急，可以在“收件箱”中单 击与会议相关的项，系统将立即通知嗅探器跟踪该 项。 当您是会议组织者时 当您发送给与会者的会议要 求以及与会者的响应在您的“收件箱”中时，嗅探器 可以检测到它们。然后，嗅探器会使用相关信息更 新“日历”和要求本身。例如，您可以查看信息栏以 查看您的“收件箱”中由嗅探器计算的响应。 当您是与会者时 当您收到会议要求时，嗅探器会 自动将该要求作为暂定项在您的日历中输入以帮助 您减少重复预订的机会。需要有关跟踪是否重复

11、安 排了会议的帮助吗？嗅探器也可以提供这种帮助。 例如，如果嗅探器检测到会议要求的较新版本，则 该要求的信息栏会显示“该要求已经过时”。 1 Outlook 在后台运行以保持会议要求、响应和日历中 条目之间的连接。发送给与会者的会议要求。信息栏。会议的暂定日历项。*13*13*13长安汽车（集团）有限责任公司当您是会议组织者时 作为会议组织者，您是会议的掌控人员。您 需要邀请大家参加会议，安排会议地点，选 择会议的开始时间和持续时间。 照老办法，您可能会按照手头的计划，给相 关人员打电话或亲自去通知他们。如果您可 以很方便地找到相关人员，或者您安排的会 议规模不是很大，这些方法很管用。但是，

12、如果您打电话或拜访时要找的人不在该怎么 办？电话留言和便笺可不一定总是能被及时 发现。在您需要与很多人联系的时候尤其麻 烦。再说如果后来不得不改变会议的日程， 又该怎么办呢？ 建立会议的人是会议组织者。*14*14*14长安汽车（集团）有限责任公司作为会议组织者，您可以日历中建立会议并 控制它。第一步是安排会议要求，该操作要 从“日历”中执行。 左边的图片显示了三种会议要求启动方法。 如果您还不了解这些不同的选项而且不知道 何时使用它们，不用担心。在本课程的下面 几节中，您将了解更多详细信息，以帮助您 进行选择。现在，您只需知道每个要求应包 括三种基本详细信息： 会议参加人员 会议的时间和持续

13、时间 会议的召开地点 有一点很棒：这个过程非常灵活。一旦您在“ 日历”中，就可以根据您的特定需要来决定创 建要求并包括这些详细信息所采取的具体步 骤。您公司所用的电子邮件系统的类型以及 您的公司对会议室预订问题的处理方式，也 决定了您执行该过程的方式。 您始终从“日历”安排会议要求。下面是启动会议要求的 三种不同方法。在“动作”菜单上，单击“新会议要求”。此方 法将为您提供会议白板并让您从会议要求的“收件人”框 开始。使用此方法时，您需要自己填写所有会议详细信息 。在“动作”菜单上，单击“安排会议”。当您的 第一个目标是在每个人的日程表中查找空闲时间时，可使 用此方法。右键单击日历中的选定时间

14、，然后单击“新会议 要求”。当您想要将会议预订在特定时间时，可使用此方 法。因为您首先 选择时间，所以打开要求时会填写要求 的这一部分。*15*15*15长安汽车（集团）有限责任公司您不能自己单独召开会议。因此，安排会 议要求的一个关键步骤是为与会者列表选 择人员。 为您的会议添加与会者的最佳方法是使用 通讯簿，从“选择与会者及资源”对话框， 可以轻松地访问通讯簿。（在本课末尾的 练习单元中，我们将介绍如何执行此操作 ）。使用该对话框，可以指定谁必须出席 会议以及谁可以退出会议而不会使会议失 去意义。使用“选择与会者及资源”对话框，可以指 定与会者是必选的还是可选的。“计划”选项卡上的图标可帮

15、助您跟踪您 的选择*16*16*16长安汽车（集团）有限责任公司我们提到过，可能会影响您安排会议的方式的 一个因素是您的公司使用的电子邮件系统的类 型。我们是这样说的：如果您的公司使用 Microsoft Exchange Server 收发电子邮件， 则您可以在安排会议之前检查同事的日程表。 此操作要从“计划”选项卡中执行。 在图片中，我们已经向您显示了“计划”选项卡 的两种情况。在图 1 中，请注意水平条。如果 您使用的是 Microsoft Exchange Server，将 会看到这些条。通过它们，您可以知道谁有时 间以及什么时候有时间。图 2 显示了使用非 Exchange 设置的“

16、计划”选项卡。（如果您脱 机工作或者如果您遇到其他网络连接问题，也 会看到类似内容。）您可以看到与会者的名字 ，但不能看到他们何时闲忙状况。图 1 使用 Microsoft Exchange Server 的公司中的“计划”选项卡。水平彩条显示时间约束，如“闲” 、“忙”或“外出”。绿色和红色垂直条表示您设置的会 议的开始时间和结束时间。要快速找到每个人的空闲时间，请 单击“自动选取下一个”。*17*17*17长安汽车（集团）有限责任公司图 2 忙/闲信息不可用的“计划”选项卡。忙/闲时间 使用 Microsoft Exchange Server，组织中的 人员可以自动共享有关他们的日程表的信息 。在 Outlook 中，该信息称为“忙/闲时间”。 “计划”选项卡的作用是使您可以一次检查所 有会议参与者的忙/闲时间。 本课程末尾的“课程摘要卡”中提供了指向共 享忙/