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1、Lecture 4 会展项目策划1第一节 会展策划概述2第二节 会展策划流程3第三节 会展立项策划书4第四节 会展项目可行性分析第一节 会展策划概述会展策划会展项目策划师对会 展进行管理和决策的 一种程序，它是一种 对会展项目的进程以 及会展项目的总体战 略进行前瞻性的规划 活动第一节 会展策划概论 1.1 会展策划定义Hi! Im Lindsay Pellegrino with Just Perfect Event Planning for A, and Im here to talk about event planning basics. Plan Your Event Budget C
2、lients never really give you a budget - they never really give you a number. So we kind of sit down and see what theyre most interested in, what they want to focus on, and we kind of work from there - we kind of do a line budget with them. Rentals are huge. This big tent in the background is probabl
3、y one of your biggest costs for today, as well as - because were at a track - insurance is another large liability, depending on the number of people and the tasks that are going on in the day. And food - food and alcohol, food and beverage is one of your largest costs as well. Get the Event Sponsor
4、ed Sponsorships really depend on the type of event that you are throwing. If you are throwing a charity / non-profit event, you pretty much rely on sponsorships to cover all your costs as well as make money for the charity youre covering. Anytime you can have a sponsor, it really cuts down any of yo
5、ur costs. I highly recommend getting a sponsor. Pick Your Event Date(s) Setting a date for your event can really rely upon what the event is, what the clients interest is. Also, cost wise, if youre going to do a mid-week event, your costs are going to be substantially lower than an evening on a week
6、end, on a Friday or Saturday night. You should always have a contingency plan for your event - if the weather isnt suitable, you need to have a tent option or an indoor option for your event if its outdoors. Also, a tentative reschedule of the date as well. Choose an Event Location When you are deci
7、ding on your venue, you really need to figure out what the event entails. First, how big is your guest list? Will the venue hold enough people? Do you want a music venue? Does it allow for proper sound for that event? Does it allow for proper lighting of an event? Is there ample parking for your eve
8、nt? Cut Corners Carefully When budgets are really tight, you have to cut corners in some areas, and I think your client calls the shots in those areas, where I think we have a better idea of where not to cut corners. Today, for example, were a little shy on helmets, and thats kind of messing up the
9、whole races, because you dont want to send a driver out on a racetrack without a helmet. Learn the Basics of Event Planning第一节 会展策划概论大型会展项目大型会展项目如意国家政府部门、贸促金钩、工商会 、集团公司等为主办者的会展，他们大多有相应的部 门或人员专门从事会展工作并有固定的决策程序，会 展项目策划的缓解相对也比较规范合理。小型会展项目对于小的项目和公司而言，可能策划的环节会比较简 单，连续参加或者连续举办的展会决策过程可以比较 简单一些。策划者策划 对象策划 方
10、案策划 依据效果 评估项目策划 要素策划者是整个会展运作实施过 程中起着“智囊”的作用，策 划者的素质直接影响着会展活 动的质量水平。会展项目策划要素策划对象既可以使某项整体会 展活动，也可以是会展诸要素 中某一要素（如会展宣传项 目、会展设计项目等）策划依据既包括策划者的知识 结构、信息储存以及有关策划 对象的专业信息，也包括会展 项目立项的主客观条件等。策划方案是策划者为实现策划 目标，针对策划对象而设计创 意的一套策略、方法和步骤。策划效果评估师对实施策划方 案可能产生效果进行预先的判 断和评估。系统性第二节 会展策划管理的流程第二节 会展策划流程 2.1 会展策划管理流程图1 会展营销
11、调研编写报告信息分析信息收集策划部进行有针对性 的市场调研，会展营 销调研主要针对参展 商与观众的购买行为 、会展市场开发信息 、会展技术信息、专 业客户信息进行调研 。u策划部对收集的有 关市场营销环境和 会展市场潜力的各 种资料，包括文字 、图片和录像等进 行分析u对收集的资料进行 分类编排、结集归 档，编制会展营 销调研报告重点：会展营销调 研 标准：真实、有效 相关资料：会展营销调研报告2 提出会展创意确定选题与定位提出构思与创意策划部根据会展营销 调研的结果提出会展 项目的构思与创意。重点：会展创意是指通 过发 掘资源，激发灵感 创造新的会展思路。 标准： 选题新颖、定位准确 相关资
12、料： 会展创意相关文件资料会展创意主要是解决 会展的选题和定位的 问题，通过策划部的 精心组织，将策划创 意转化成为真正为参 展商和专业观众交流 、交易的平台。3 会展主题策划策划部通过会展调研 分析和会展创意，明 确会展主题确定会展 的特色、性质、参展 商及观众的范围、展 品的类型等因素。u策划部根据掌握的 各种信息与资料， 对将要举办的会展 项目进行初步规划 ，设计出总体框架 。u策划部根据设计的 总体框架编写立 项策划书，包括 会展的目标市场、 会展的规模、展品 的选择、评估观众 数量和展览面积的 大小、预算等。重点：展会主题策划 标准：展会主题有特色、参展商和专业观众的层次和结构清晰。
13、 相关资料：立项策划书报请审批立项策划书报营销 副总和总经理审批 。立项策划书初步规划展会定性4 会展项目可行性分析报请审批编写报告组织分析策划部组织进行策划 项目的环境可行性分 析、可持续发展指标 可行性分析和财务可 行性分析。u策划部在对会展项 目进行可行性分析 后编制可行性分 析报告u可行性分析报告 报营销副总和总 经理审批重点：会展项目可行性分析 标准：分析客观科学、判断准确 相关资料：会展项目可行性分析报告5 报批与备案再报批与备案报批与备案策划部根据会展报批 与备案的相关规定向 有关行政部门办理报 批与备案手续。重点：报批与备案 标准： 按照相关规定办理 相关资料： 报批与备案相关
14、文件、 资料批报与备案未通过， 则由策划部组织补充 相关资料、文件重新 进行报批与备案。6 会展实施策划部对报批与备案 通过后的会展活动制 定详细完整的会展 策划方案，包括招 商策划、组织策划等 。u会展策划方案 报请营销副总和总 经理审批u审批通过后由策划 部进行实施前的培 训。让全体实施工 作人员理解策划方 案精神，熟悉策划 方案要求，掌握实 施方案、方法、步 骤和技巧。重点：会展实施 标准：策划方案切实、可行 相关资料： 会展策划方案、会展组织策划方案、会展 招商策划方案等展前宣传策划部负责印刷材料的 设计制作。利用会 展的会刊，站前快 讯、媒体报道等手 段进行前期宣传， 扩大影响力，吸
15、引 更多的目标客户。方案培训报请审批会展策划方案7 会展后评估审批后存档及时评估策划部手机会展实施 的相关信息，会展活 动结束后及时对会展 活动的实施效果进行 评估。重点：会展后评估总结 标准： 总结经验与不足 相关资料： 总结评估报告会展效果实施评估报 告报请营销副总和总 经理审批，并存档管 理第三节 展会策划立项书预备阶段方案种类 预备阶段即从确定展览题材、收集信 息、进行展览项目立项策划一直到正 式开幕前的预先阶段。 展会立项策划书、展会项目立项可行 性研究报告、参展说明书、展会招展 方案、展会招展函、招展进度计划、 观众邀请函、参展合同、展出工作方 案、展会费用预算表、展会宣传推广 计
16、划、广告文案等。展会立项策划书 根据掌握的各种信息，对即将举办的会展 的有关事宜进行初步规划，设计出展览会 的基本框架，提出计划举办的会展的初步 规划内容。 主要包括：展会名称和地点、办展机构、 展品范围、办展时间、办展频率、展会规 模、展会定位、招展计划、宣传推广和招 商计划、展会进度计划现场管理计划、 相关活动计划等。 1920展会立项策划书写作要求展会名称基本部分限定部分行业标识用来说明展会举办时间、 地点和展会性质三种展会举办时间表示法： 一用“届”表示；二用“年”表 示；三用“季”来表示。展会 举办的地点在展会的名称里 也要有所体现，名称里体现 展会性质的词主要有“国际” 、“世界”、“全国”、“地区” 等。用来表明会展的性质 和特征，常用词有： 展览会、博览会、展 销会、交易会和“节” 、嘉年华等。 用来表明展览题材和 展品范围。如第三届 大连国际服装节中的 “服装”表明本展会 是服装产业的展会。 行业标识通常是一个 产业的名称，
