秘书工作指导_ppt

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1、文秘人员职业化素质与技能提升培训目标全面提高个人的综合素质，掌握工作所需的各项专业 技能，帮助其从繁杂琐碎的工作中解放出来，科学高效 地处理各项办公事务，从而最大限度地发挥助手作用， 提高公司的整体办事效率。培训内容一、企业行政文秘职业特性与素质要求；二、文件资料管理与运用；三、办公室6S及办公用品管理；四、会议管理、时间管理和计划管 理及工作统筹技巧；五、职业礼仪与职业形象塑造；六、人际沟通与工作协调；七、文秘人员职业生涯规划。序言1：我们每天是不是很忙？忙茫盲为什么？问题在那里？序言2：你是怎样看待文秘岗位的？闹钟小喇叭文件夹传送信息者记事本 电脑问题1：文秘人员需要的素质与能力有哪些？1

2、、什么样的人员适合做 企业文秘人员？2、企业文秘人员需要具 备什么样的素质？3、企业文秘人员需要掌 握那些专业技能？4、企业文秘人员的主要 工作是什么？游戏2：别人心目中的你1、请评出我们公司里你认为最适合做文秘岗位的人员？说明：至少列出五条原因谨慎热情合群服从自信一、文秘人员需具备的个人素质认真 负责 条理 诚实 谦逊学历 性别 年龄 外貌 体质机智 勤快 整洁 自制 兴趣1.1.文秘人员需具备的专业技能？信息管理能力计算机操作能力统计分析能力计划与时间管理能力日常事务处理能力沟通与协调能力作为文秘人员，是硬实力重要还是软实力重要？101.2. 文秘人员的主要工作职责附：专业文秘应具备的素质

3、职责文档管理商务写作会务组织信息管理保密意识办公室管理有效沟通访客接待时间管理计划管理自我培训与提高12男性适合做 文秘工作吗 ？讨论3：男性适合做文秘工作吗？小测试4：你是一个优秀的文秘人员吗？（表一）序号 检测内容良一般 差1良好的文字处处理能力，字体优优美，书书写工整 。2良好的口头头表达能力，如得体地应对电话应对电话 。3善于与人沟通。4随机应变应变 能力强。5能严严守秘密谨谨慎处处理保密文件。6能准确理解上司的意图图。7能沉着处处理紧紧急事件。小测试4：你是一个优秀的文秘人员吗？（表三）及时将企业内外部信息传递给经理。 序号 检测内容良一般差8能代表经经理出席员员工大会并讲话讲话 ，

4、准确恰当 地表达经经理的意见见。9及时时将企业业内外部信息传递给经传递给经 理10经经理外出时时能主动动主持办办公室工作。 11良好的职业职业 道德和强烈的进进取心。 12精力充沛。13良好的安排时间时间 的能力（如出差计计划与安排 ）14良好的记忆记忆 力，尤其对对人名、地名、电话电话 号 码码反应应迅速。 责任创造价值，共赢成就未来小测试4：你是一个优秀的文秘人员吗？（表三）序号 检测内容良 一般 差15有组织观组织观 念和团队团队 精神。 16与同事及上司能融洽相处处，并能从中协调协调 作用17能参与企业业具体项项目的开展。 18积积极主动动而非被动动工作。 19懂办办公室内财务财务 管

5、理。 20知错错能及时纠时纠 正。 21知道何时时征求上司的意见见和给给上司建议议责任创造价值，共赢成就未来小测试4：你是一个优秀的文秘人员吗？（表四）序号 检测内容良一般 差22能以最佳的方式管理文件（归归档、保存、查查找23有一定数学头脑头脑 。 24会多种语语言25求知欲强。 26掌握先进计进计 算机软软件应应用。 27能代替上司处处理日常事务务。 28独立工作能力强。 责任创造价值，共赢成就未来二、文件资料管理A、文件分类标准 B、档案管理原则C、电子文档储存与保管文件资料管理D、相关信息收集与整理 责任创造价值，共赢成就未来收集整理附：文件资料档案工作步骤保管检索和利用整理工作的第一

6、道工序:分类整理工作的第二道工序:案卷排列整理工作的第三道工序:编制案卷目录责任创造价值，共赢成就未来三、办公室6S及办公用品管理办公各类设备的正常使用与维护办公用品申购、领用与管理办公室环境6S管理文件、物品流程化处理责任创造价值，共赢成就未来案例5：电话号码 一天下午，文秘小李在给经理送刚收到的邮件时，听到经 理正在与恒昌公司老板打电话。恒昌公司老板似乎在问沁园公司 老板的电话号码是多少，经理说要翻一下名片夹后告诉他。文秘 小李知道沁园公司老板的电话号码是87654321。 现在文秘小李有这么几种选择： a、马上把电话号码写在便条上，放到经理的面前。 b、当作没有听见。 c、如果经理问的话

7、，就告诉他是87654321 。 d、如果经理问的话，就写在便条上递给老板。 e、把电话号码写在便条上，站在旁边，等待时机。 对于秘书小李以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，说明理 由并对其他几种选择作出评析。 四、会议管理会后整理会议内容记录会议落实于追踪会 议 管 理会中协助会前各项准备附：会前计划与筹备安排会议议题邀请与会者 安排会议日程与议程 确定会议地点 布置会场 及时发送会议通知收集议题 筛选议题 确定议题选择与会者 评估与会者 通知与会者设计议程 编写议程 分发议程 场地大小与会议一致 方便与会者 照明、调温、通风设备 、 开会设备 避免外界干扰 成本礼堂式、教室式、玄 月式、

8、圆桌式、椭圆式 、马蹄式、方形中空式 、六边形内部会议通知 外部会议通知参加外派培训时有一个案例，讲1000元秘书和5000元秘书的差别，同样发一个开会通知，1000元秘书只知道将通知写在公告栏里，结果一半人没有看到而没有到会；5000元秘书与每一位参加会议的人员电话核实，不能到会的某某因为什么原因都要问个清楚。多年前参加过一次面试，面试官问我：“能否在1个小时之内通知1000人到会？”我简单计算一下，如果按30秒通知一个人，也只能通知120人。面试官没有告诉我答案，也因此没有录用我。此问题几年后我终于明白了：我只须用前30分钟通知30人（每分钟通知一个人），请这30位每人用后30分钟通知30

9、人，我可以用后30分钟的前15分钟再通知15人，请这15位利用后15分钟每人再通知15人，OK，超过1000人了：我通知的30人+这30人每人通知的30人+我再次通知的15人+这15人每人通知的15人 （30+30*30+15+15*15=1170）案例6：我们的差异到底在那？4.1.计划与时间管理目标管理与80/20法则 缓急轻重的优先管理个人工作计划分析自我时间管理，找出问题个人时间与领导工作时间冲突处理宾客接待、电话及邮件处理 时间管理原则个人工作计划责任创造价值，共赢成就未来五、职业礼仪与职业形象塑造服饰礼仪 化妆礼仪 姿态礼仪见面礼仪 拜访礼仪 用餐礼仪 电话礼仪穿着职业化 仪态职业

10、化 语言职业化 行为职业化社交礼仪职业形象职业礼仪案例7：她们给你的感觉有什么不同？案例8：她们给你的感觉有什么不同？责任创造价值，共赢成就未来案例9：她们给你的感觉有什么不同？责任创造价值，共赢成就未来六、人际沟通与工作协调传传送者接受者信 息反 馈馈只有双向的才叫做沟通，沟通一定要对准频率！ 听问问说说先 建 立 沟 通 的 管 道 与 桥 梁 后 再 传 递 信 息沟通不仅仅是传递传递 信息， 还还表达态态度与感觉觉，因此， 沟通一定要注意场场景、 情绪绪与氛围围！6.1.沟通定义6.2. 沟通的方式收发电子邮件开会电话/传真联系阅读备忘录面对面的交流作报告/演示6.3.人际沟通的四大原

11、则准确性原则：表达的意思要准确无误完整性原则：表达的内容要全面完整 及时性原则：沟通要及时、迅速、快捷策略性原则：要注意表达的态度、技巧和效果 甲：“先生，去电信局怎么走？” 乙：“向前走2个大路口，然后左转” 甲：“谢谢” 甲：“先生，去电信局怎么走？乙：“哪个电信局” 甲：“朝阳区电信局” 乙：“ 向前走过2个大路口，然后左转” 甲：“那种有红绿灯的是大路口，对吗？” 乙：“对，有信号灯的才是大路口” 甲：“是就在第二个大路口转左呢，还是过了第二个路口，也就是 说再下一个路口转左？” 乙：“是下一个，嗯 对，也就是第三个路口转左” 甲：“转过去就可以看到朝阳电信局了吗？” 乙：“不，还要走

12、大概100米，有栋红砖楼才是” 甲：“谢谢”案例10：两个沟通过程的对比思考11：如何与上级沟通？如何向你的上级提出加薪招呼语：谢谢您和公司给我的机会。我明白，在自己成长和 前进的过程中，您是个有影响力的人物。现在，我有个问题 请您帮忙。自述语1：过去我一直把精力集中在专业的提升上，忽视了 薪水的增加自述语2：我觉得自己的薪水不能反映我对公司的贡献自述语3：我觉得自己的薪水和工作责任不相配如果是你，你该如 何与上级沟通？6.4.沟通失效的原因发送者发送的信息接收者接收的信息未被理解的信息理解的信息误解的信息6.5.人际沟通漏斗责任创造价值，共赢成就未来思考12：如何处理上下级的关系小王是财务部

13、张经理手下的一名助理，平日工作不是很认 真，全办公室同仁也都知道张经理对小王非常不满意。本月小 王任职本公司刚好届满一年，按公司规定得做年度绩效考核， 张经理在考绩表上把小张评估得体无完肤，不仅不给予加薪， 还建议公司最好是换人，人力资源部门接受张经理的建议，于 是今天一上班，张经理找小王到他办公室，要他收拾东西离开 ，可是大雄说什么也不答应：我又没做错事，干嘛要我走？ 不管三七二十一坐在办公室沙发静坐表示抗议请问： 1、如果你是小王你应该如何做？ 2、作为上级的张经理，他处理员工的方法是否恰当，为什么 ？6.6.协调各层次人际关系的原则五大原则 尊重：做人的第一前提； 信任：相互信任，互不猜

14、疑； 宽容：人要有宽阔的胸怀，容人的雅量； 真诚：“精诚所致，金石为开”；“人心都是肉长的”； 自制：自我克制是有涵养的表现（曾国藩）；发怒是拿别人的错误惩罚自己。EQ?案例13：部门经理之间的矛盾李明是公司销售部经理，刘峰是市场部经理。一开始，他俩都 在销售部，而且是工作上的搭档。但两个人工作作风完全不同，李 明工作上一向大刀阔斧，而刘峰则精益求精。两人性格差异很大， 再加上一些个人之间的恩怨，两三年来他们一向不和，这在公司里 几乎是公开的秘密。刘副总刚从一家大公司跳槽过来不久，想打开欧州市场，准备派 李明和刘峰去参加下个月在德国国际博览会，同时考察德国市场。 文秘小郑在帮副总起草文件时，无

15、意中知道了老总的这个想法。 面对这种情况，文秘小郑应该怎么办？ 责任创造价值，共赢成就未来接上：文秘小郑有以下几种选择： a、如果老总问 自己派他们两人带队 去德国是否合适，就说自己不清楚。 b、主动向老总报 告，听销售部于娜说，刘峰与李明曾在公 司食堂动手打过架。 c、如果老总问 自己刘峰与李明的关系如何，就说他们两人因为性格等方面的原因，在工作中确实有些矛盾。 d、如果老总不问自己就不说这 件事。 e、如果老总问 自己，就说他俩性格有些合不来，但并不影 响他们一起带队 去欧洲。 你认为认为 哪种选择选择 比较较合适，请说请说 明理由，并对对其他几种选择进选择进 行 评评析。女性职业发展模式

16、与特点女性职业 发展模式一阶段模式（倒L模式）三阶段模式（M型模式）二阶段模式（倒U模式）多阶段模式（波浪模式）七、文秘人员职业生涯规划附：关于个人职业成长发展的几个问题1、你知道两、三年后你会在做什么？ 2、有任何的具体计划来增加自己的知识和经验吗？ 3、你对最近一次的业绩评估满意吗？为什么？ 4、你常愿意做一些额外的工作以增加学习机会 5、跟你的同龄人相比，你算成功吗？案例14：从运动员到博士再到团委副书记支撑你实现这一目标是动力是什么？邓亚萍胸有成竹地回答道：“简单说就是四颗心首先是决心，在你有了一个目标或是方向之后，要坚定不移地朝着这个目标努力；其次是恒心，在努力的过程中势必遇到一些困难，但这就是人生，如果不能克服困难，你也上不了一个台阶；再就是信心，最后里目标也许会差那么一点点，但一定