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1、Office2000应用技巧 中文Office2000是一套功能强大的程序包，它包括字 处理程序Word2000、电子表格程序EXCEL、演示文稿程序 Powerpoint、信息管理程序Outlook、数据库管理程序 Access等，并提供了在各程序中直接访问网络资源的功能 。这些程序可以单独安装使用，也可以相互协调，进行数 据交换，共同完成日常工作。是办公自动化管理中不可缺 少的有力工具之一。本章主要介绍Word2000和 Powerpoint2000的应用技巧。 Word2000应用技巧 中文Word2000是Office2000的重要组成部分之一，适用 于制作各种文档，如信函、传真、公文
2、、报纸、书刊和简 历等。除了一般性的文字处理之外，它还提供给用户功能 强大的版面设计功能，能将文字、图形、表格等内容进行 综合加工处理，实现真正的所见即所得的编辑排版效果。本节的目的是在大家了解Word2000的基础上，通过合理地 运用Word2000的各种功能来方便快捷地完成文章、论文、 开题报告等的撰写任务。 定制自己风格的工具栏 Word的工具栏包含了一些常用的命令按钮，根据自己的 习惯，我们可以增删其中的按钮，根据自己的工作性质与需 要定制工具栏，把最常用的命令集中在里面，这样就能更方 便地使用，提高工作效率。对于搞化学的，经常要编写化学分子式和一些计算公式，上 、下标和公式编辑器是常
3、用的工具按钮，而对于诸如电子邮 件、超级连接等则用的较少。从菜单栏中选择工具菜单，从其中选择“自定义（C）”，在 打开的设置界面中选择“命令”卡片。 定制自己风格的工具栏 从左侧的列表框中选择“格式”，从右边的列表框中滚动鼠标 ，找到上标和下标按钮，用鼠标将其拖拽到工具栏上的合适位 置（图2）。再从左侧的列表框中选择“插入”，从右边的列表框 中滚动鼠标，找到公式编辑器按钮，用鼠标将其拖拽到工具栏 上的合适位置（图3）。还可以用鼠标选中不常用的按钮，将其 拖拽到自定义设置界面中，该按钮即被从工具栏中删除。需要 时可用同样的方法恢复。Office2000在默认安装时并不安装公式编辑器，只有当使 用
4、时才安装。因此，要么在安装时选择“自定义安装”，从选项 中选择安装公式编辑器到硬盘，要么在安装完后，先运行 Word2000，按上面步骤将公式编辑器拖拽出来，此时安装程序 会提示你是否安装该组件，按“确定”，公式编辑即被安装，可 以正常使用了。 定制样式或模板 一篇文章或论文在Word中包括两个大的方面：内容与形式 ，内容是作者用来表达自己思想的文字、图片、表格、公式 及整个文章的章节段落结构等，形式则是指文章、论文页面 大小、边距、各种字体、字号等。不同的文章和论文对表现形式有确定的和具体的要求，如果 在撰写之前先将之些要求在Word中设置好，那么就会省去了 日后文档排版的麻烦。许多出版社对
5、文章的格式有一定的要求，并提供相应的电子 版模板，因此，在撰写文章之前一定要先看看，找一找有没 有直接可用的模板可用。例如下面是济南大学学报（自然科 学版）对稿件的要求。投稿者只要下载该模板，在模板相应 的位置添加相应的内容即可。 定制样式或模板 对于开题报告、毕业论文等，各学校也有自己的要求和模板供撰写 者下载使用。如果没有模板而只有要求，那么就需要用户自己根据 要求设计模板了。对于毕业论文，其正文一般都是章节结构，如：为了在完成论文的撰写后，能让Word自动生成目录页，最好对一级 （对应章标题）、二级（对应节标题）、三级标题（对应小节标题 ）采用样式管理模式。Word的样式管理在格式工具栏
6、的最前端，先选中要定义样式的内容 ，如：“第一章 化工原理”，从样式管理中选择标题1，则该内容被 赋予标题1的属性，其字体、字号大小、是否居中等格式可以更改 。同样，将“1.1 单元操作”定义为标题2，并设定好其字体、字号、 是否居中等格式，再将“1.1.1 精馏塔操作”定义为标题3，设定其各 格式属性。一个基本的样式模板就算建立其来了。 对其它章节、小节的格式定义，可以利用格式刷来完成。如输 入了“3.1 换热器操作”，要将其定义为定的标题2属性，只要先将光 标放在已设好标题2属性的内容上，单击工具栏上的格式刷按钮， 然后用鼠标在“3.1 换热器操作”上刷一下，就变具有标题2属性的内 容了。
7、 自动生成目录页 一篇本科生毕业论文现在要求都在50006000字的范围内 ，一般分为四五章，章内又分为若干节和小节，正文一般 为2050页。论文完成后编辑目录页十分费事，好不容易编 辑完了，指导老师一审查，论文要修改，造成页面变化很大 ，目录页就需要重新编辑。但如果你是以Word中的标题样式来定义的章、节和小节，目 录页的生成就方便多了。从菜单栏的插入菜单中选择“索引和目录”，在打开的设置 界面中选择“目录” 自动生成目录页 如果不需要更改，直接按“确定”，即可生成包括章、节、 小节标题和页码的目录页。当论文内容发生改变，章、节、 小节所在的页面与原来相比不相同或对章、节、小节作了添 加或删
8、减操作后，只要将光标移到目录页上，单击鼠标右键 ，在打开的快捷方式中选择“更新域”，在随后出现的选项中选 择“只更新页码（论文修改后没有增删节或小节）”或选择“更 新整个目录（论文修改后有章节的添加或删减）”即可得到新 的目录列表。 利用题注自动生成图表编号 所谓题注就是指Word中任何能够被当类的东西，如图、表 等。化学、化工类的论文往往包含有大量的图和表，编辑过程 中又常前后移动或增减，若完全采用手工编号工作量也是很大 的。Word中提供的题注功能可以帮助用户解决这一问题，只要在 想要编号的地方插入一个 题注，Word即可自动生成相应的编 号。从插入菜单中选择“题注” 利用题注自动生成图表
9、编号 默认的是“图表”编号，可以从新建标签中建立一个“图”的编 号标签。确定后，在图的下面出现“图1”，当对第二张图执行 插入题注时，插入结果为“图2”。从编号选项中还可以设定是 否显示章节编号，如果选择了该项，则题注变为“图1-1”、“图1 -2”的形式。要设定这样的题注，首先要将你的章节样式与项目编号联系 在一起。先输入一个章的题目，从样式管理中将其定义为“标题1” 属性，从格式菜单中选择“项目符号和编号”，从多级符号中选 择一种格式。 利用题注自动生成图表编号 打开“自定义”选项，从级别选项中选择“1”，起始编号设置 为该章的序号，如3，在下方的将级别链接到样式中选择“标题 1”，按确定
10、，该章的编号出现在其标题内容前。 此时，可以插入带章编号的题注了。对于表格的编号，设置方法相同 。 页眉、页脚的编辑 Word将页面正文以外的顶部称之为页眉区，正文以外的底部 叫做页脚区。通常，一篇完整的论文的页眉用来表示文章的章 节名、页码等，页脚也常用来存放页码、提示等信息。要在文 章中添加页眉及页脚，可从菜单栏的“视图”菜单中选择页眉和 页脚命令，该命令打开页眉和页脚工具条及页眉与页脚的编辑 区。在论文撰写时，正文前面有许多文前页，如封面、任务说明 书、指导教师评语等，这些页面的页眉和页码一般与正文是不 一样的，在撰写时可以分成两个文档来写，分别对页码编号。 如果是在一个文档里编写，可以
11、利用分隔符里的“分节符”来设 定不同的页眉和页码格式。将光标定位到文前页的最后一页的末端，从插入菜单中选 择插入分隔符。 页眉、页脚的编辑 在分节类型中选择下一页，则在正 文与文前页之间添加了一个分节符 。Word中对页面的各种设置分为针对 整个文档和针对分节两种。因此， 可以利用分节符对文档的不同部分 设置不同的格式。 将光标定位在文前页的任意一页上，从视图菜单中选择“页眉 页脚”，打开页眉页脚编辑区，在其中设置页眉内容和页码形 式，一般为了与正文页码区别，文前页可采用罗马数字编号 。 页眉、页脚的编辑 点击带“#”字符号的按钮可插入页码，点击其右边第二个按钮可 设置页码格式。 从数字格式中
12、选择合适的格式，页码编排选 择续前节（因为是第一节），按确定，页码 格式设置完毕。如果要将页码设置为奇偶页 不同（一般奇数页页码在页面右侧，偶数页 在左侧），可点击插入页码按钮右侧第五个 按钮（象一本打开的书），在打开的设置中 选择奇偶页不同。然后在该节中的任一奇数 和偶数页上编辑页码位置。 对于正文，应该在其分节的第一页设置页码，页码编排选择起始页 码。如果已经设置了项目编号与章节标题属性的关联，还可以在页 码格式设置中选择包含章节号。 页眉、页脚的编辑 要想在页眉中显示每节的标题文字，可利用插入域的功能来实现。双击已建立的页眉，打开页眉编辑区，将光标移到想要插入每节标 题文字的位置，从插入
13、菜单中选择“域”，从右侧的下拉列表中选择 “StyleRef”，然后按“选项”， 页眉、页脚的编辑 从选项设置的样式中选择“标题2”（假定你已经把节定义为标题2属 性），按“添加到域”，然后按确定，标题2属性的内容就会显示到 页眉中，且会随标题2的增加而改变。 页眉、页脚的编辑 从页眉页脚设置中的插入自动图文集中也可选择相应的页码格式。如果页眉、页脚中的内容比较多，为了便于排版，可利用表格来对 齐页眉中的内容。如要产生下面的页眉效果，可按以下步骤制作。 先在页眉区画一个一行三列的表格，将表格设置为虚框，在第一 和第三个表格单元中，用五号宋体字输入相应内容，在第二个单元 格中输入相应的文本，将汉
14、字定义为小四号加粗楷体，将英文字符 设置为小四号加粗Times New Roman斜体。选中整个表格，从格式 菜单中选择边框和底纹，设置下边框为1.5磅实线，底纹为白色 30%的背景色。产生一种立体的视觉效果。 表格的制作 对于普通的表格可从表格菜单中选择插入表格，在打开的对话 框中定义好表格的列数与行数即可。对于行列数较少的表格也可 以点击工具栏上的表格按钮，通过鼠标拖拽定义表格的结构。 表格的制作 对于结构比较复杂的表格（如下表） 开会时间年 月 日 午 时 分开会地点 主持人 联络人 电 话 人 员 出 席 单 位 人 员 列 席 单 位 表格的制作 可先建立一个规范的表格，再通过 点击
15、按钮，利用其中的笔形工具添加行 或列，分割单元格。利用其中的橡皮擦 工具合并不同的单元格。最终达到所要 求的表格形式。Word还可以对表格中的数据进行简单 计算，其使用方法是：将插入点定位在 记录结果的单元格中，然后打开“表格” 下拉菜单中的“公式”命令，出现对话框 后，在等号后面输入运算公式或“粘贴 函数”。计算公式可引用单元格，表格 中的列可用A、B、C等表示，行数用 1、2、3表示，与EXCEL中类似。 表格的制作 下表中第四列的前三个数据是利用公式中的“=Sum(left)”得到的 ，该列的第四个数据用的是公式中的“=Sum(above)”，第五个数 据用的是“=max(d2:d4)”
16、，第二列中的第四个数据用的是公式 “=Sum(above)”，第五个数据用的是“=average(b2:b4)”得到的。 名 称数 量单 价（元Kg）金 额（元）产品甲12612.561582.56产品乙55813.677627.86产品丙38615.315909.66合 计1070 15120.08平均产量356.67单项最高金额7627.86在编辑表格比较多的文档时，如果表格内容多于一 页，这种情况下为了阅读方便，通常都在每页表格的第 一行上设置标题行。在Word中选中已经设置好的第一页 表格上的标题行，然后执行“表格标题行重复”命令即可 实现其它各页表格的首行都自动设置为标题行。 表格的制作 图片的修饰与导出 许多时候，在Word中插入了一些图片，但某些图片周边留 的空白较大，还有些图片只需要其中的一部分。这时可以利 用图片工具栏中的裁剪工具对图片进行修饰。例如对下面的 数据图片 图片的修饰与导出 希望减小其周边的空白区时，可单击图片，点鼠标右键，从捷 菜单中选择“显示图片工具栏”， 单击从
