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1、电子邮件礼仪规范课程大纲p电子邮件收件人/抄送/密送p电子邮件主题 p电子邮件称呼与问候 p电子邮件正文 p关于附件 p电子邮件语言的选择 p电子邮件结尾签名 p电子邮件的回复及其他注意事项电子邮件收件人/抄送/密送电子邮件收件人/抄送/密送p收件人是受理这封邮件所涉及的主要问题的 ，理应对邮件予以回复响应的人。p而抄送的人则只是需要知道这回事。没有义 务对邮件予以响应，若被抄送的人对此有建 议，当然可以回复此电子邮件。p而密送，这个一般不用。p总的原则，发信人一定要根据不同情况，区 分收件人和抄送人，不要一股脑把一堆人都 放在收件者里。电子邮件主题电子邮件主题p主题是接收者了解邮件的第一信息
2、，因此要提纲挈领，使用有意义的主题，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。电子邮件主题p电子邮件主题注意事项：最忌空白 忌冗长（要简短） 写明邮件缓急状态以及是否需要采取措施 。比如：关键客户满意度事件，需要在明 天之前处理。有针对性，鲜明对应正文内容及重要性。 一般一封信只针对一个主题。电子邮件主题p电子邮件主题注意事项：可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应 适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 回复对方邮件时，可以根据回复内容需要 更改标题，不要RE RE一大串。电子邮件称呼与问候 p邮件开头要恰当地称呼收件者邮件的开头要称呼收
3、件人。这既显得礼貌，也明 确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给 出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼 大家、ALL。 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理” ；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小 姐”称呼，但要把性别先搞清楚 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自 己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌 的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络 。电子邮件称呼与问候pEmail开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写一个“HI”，中文的写个“你 好”。结尾常见的写个Best Regards；中文的写个“ 祝您顺利”之类的也就可以了。俗话说得好 ，
4、“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静 的看待。电子邮件正文p正文应简明扼要的说清楚事情；p第一行表明你的信息所要到达的目标： “需要你批准”，“想要请你”等等。这让接受者知道他需要马上采取什么 行动电子邮件正文p如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介 绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描 述。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的 邮件（大约一个显示屏内即可） p正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准 确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语 句。电子邮件正文p正文多用1234之类的列表，以清晰明确。如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明
5、。保持你的每个段落简短不冗 长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。p一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准 确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“ 更正”之类的邮件，这会让人很反感 电子邮件正文p尽可能避免拼写错误和错别字，注意使 用拼写检查 。这是对别人的尊重，也是自己态度的体现 。如果是英文Email，最好把拼写检查功能 打开; 如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。 在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。电子邮件正文p合理提示重要信息不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体 （尤其红色字体）、加大
6、字号等手段对一些信息 进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示 则会让人抓不住重点，影响阅度p合理利用图片，表格等形式来辅助阐述对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯 以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐 述，收件人一定会表扬你的体贴。电子邮件正文p不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻p Business Email 不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需 要强调出一定的轻松气氛的场合 。电子邮件正文p注意Email的论述语气 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系 ；邮件是对内还是对外性质的不同，选择 恰当的语气进行论述，以免引起对
7、方不适 。 尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常 出现。 电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人 意见的评论必须谨慎而客观。 “邮件门”就是深刻的教训！ 关于附件p如果邮件带有附件，应在正文里面提示收 件人查看附件p附件文件用有意义的名字命名，不可用外 星人才看懂的文件名p正文中应对附件内容做简要说明，特别是 带有多个附件时关于附件p附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件p如果附件是特殊格式文件，因在正文中 说明打开方式，以免影响使用p如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送 电子邮件语言的选择 p 只在必要的时候才使用英文邮件 英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫
8、耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如 果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由 于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示 成为乱码天书。p 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件 如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发 送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的 用中文回复。电子邮件语言的选择p 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。 你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文 理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。p 选择便于阅度的字号和字体中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 A
9、rial 字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀 奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别 对公务邮件。电子邮件结尾签名 p每封邮件在结尾都应签名，签名档可包 括姓名、职务、公司、电话、传真、地 址等信息，但信息不宜过多，行数不要 过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详 细的信息，自然会与你联系。电子邮件结尾签名p引用一个短语作为你的签名的一部分是 可行的，比如你的座右铭，或公司的宣 传口号。但是要分清收件人对象与场合 ，切记一定要得体。p签名档文字应选择与正文文字匹配，简 体、繁体或英文，以免成出现乱码。字 号一般应
10、选择比正文字体小一些。电子邮件结尾签名p使用结尾签名的好处：让别人知道你是谁，什么公司，什么部门 ，什么职务，负责什么。别人一旦需要电话联系你，只要一看你邮 件就知道怎么找你。便于公司外部客户或合作伙伴知道谁发的 邮件。便于公司新同事知道是谁发的邮件。电子邮件结尾签名p不需要签名档的场合你是公司老总，大家都知道你是谁你的工作主要和公司内部小团队联系 ，一般不涉及公司外部或部门外部的 人，这样大家都知道你是谁。电子邮件的回复p一般不超过2个工作日（48小时）。否则一般要道歉没能及时回复了。p若事情复杂，你不可能及时有确切答案来回 复，至少应及时回复说“来信已收到，我们正 在处理，一旦有结果会及时
11、答复你”等。p不管怎么样，别人来信时，及时作出响应， 哪怕只是确认一下收到了。电子邮件的回复p区分单独回复和回复全体只需要单独这个人知道的事，就单独回复 他（她）一个人就行了。大多数场合需要回复全体（Reply All），以便所有相关人都配合处理此电子邮件。按发信者的初衷，回复时该抄送的相关领 导也需要抄送，以便大家更好地知道某件 事的进展。不适合使用电子邮件的情况p过于私人的事情p过于复杂的事情p来回回复过好几次的事情电子邮件其他注意事项p当写紧急Email 时，问一下自己：“接受者需 要马上采取行动吗？”如果答案是肯定才能发 出这封紧急邮件p除非你知道接受的人愿意得到，否则千万别 转发大容
12、量的附件p除非为了让别人理解你的邮件，否则不要转 发相关的来龙去脉。p不要通过E-mail 来对感性的话题发表评论。电子邮件其他注意事项p不得擅自使用群组，使用公司全员群组 邮箱（如：“华贝全体员工”）只有人事 和财务等发布关于公司层级的相关制度/ 通知才能使用。华贝员工电子邮件使用要求p电子邮件是我司的工作沟通平台，一上班就 应打开； p使用本地打开邮件，以减轻服务器负担； p电子邮件需及时回复，重要或紧急事件直接 电话、或面对面沟通； p不允许电子邮件来回讨论一件事，一两次回 复不能解决问题的，应当面沟通； p属审批性质的邮件，应逐级上发，不得越级 发送 p使用公共邮箱的，必须署名华贝员工电子邮件使用要求p 公司层级的群组如“华贝全体员工”，一般情况下只允 许人事或财务部门发送公司层级制度或通知时使用。 其他部门需经人事行政经理审批后才可群发； p 所附附件需打开再检查确认正确才发送； p Lotus所带附件文件大小限制在2M以内，并尽量将附 件放在服务器上供大家浏览； p 日清日毕，尽量当天处理完当天邮件； p 落款格式标准化，不使用背景； p 离职告别，只需向直接上级、部门经理、人事部负责 人知悉即可，不得群发。合理的要求是训练，不合理的要求是磨练。西点名言不断提升自己谢谢大家！The End!
