办公室人员基本工作方法

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1、 一、开展工作时应具备的一、开展工作时应具备的 八种意识八种意识1.1.八种意识八种意识 公司的期待； 有效开展、完成工作的前提； 个人能力提升的必备条件。 为什么要具备这些意识？1.1.八种意识八种意识八种意识之1目标意识1.1.八种意识八种意识 理解工作目的 了解工作内容 掌握工作流程 明确职责分担 为什么要做该项工作？ 该项工作包括哪些具体任务？ 完成该项工作需经过哪些环节或步骤，先后顺序如何？ 该项工作的分工情况如何？目标意识是顺利开展工作的前提八种意识之2交货期意识交货期意识是工作效率的保证1.1.八种意识八种意识 制定具体工作日程 确保工作按期完成 延期的预见和对应 提早制定合理具

2、体的工作推进日程随时确认工作开展进度（与日程进行核对） 出现特殊情况（如接受临时性工作）要立即与上司沟通，调整原定工作日程1.1.八种意识八种意识八种意识之3成本意识成本意识是防止工作中出现浪费的根本金钱、设备、耗材等 有形成本的控制易人力、动作、时间等 无形成本的控制难无形成本的管理水平 是衡量公司管理水平的 重要标志之一，同时也 制约着公司的生存与发展八种意识之4改善意识1.1.八种意识八种意识新课题水 平时间轴确认改善改善确认新课题新课题改善确认持续上升改善是持续的、永无止境的！在日常工作中培养问题意识，多问“为什么？” 发现问题后，勤于思考，找出对策。课题设定改善意识是不断提升工作水平

3、的途径八种意识之5协调意识1.1.八种意识八种意识协调意识是顺利开展团队合作的基础内部协调 （组内）外部协调 （与其他部门）协调目标工 作协调A组工 作A组B组C组良好的协调共同的目标团队合作更好地工作不断提升的 工作效果八种意识之6客户意识1.1.八种意识八种意识客户意识是提升工作质量的推动力 牢记： 后道工序是客户目标: 不给下一工序 造成麻烦保证： 本岗位工作的质量提升： 整体工作水平所有 我们提供服务的对象， 都是我们的客户！八种意识之7品质意识1.1.八种意识八种意识品质意识是工作效果和成果的保证 我们手中的工作我们制造的产品工作完成的 质量工作产生的 效果决定工作品质的提升 需要我

4、们坚持不懈 的努力！八种意识之8人才培养意识1.1.八种意识八种意识人才培养意识是新生力量产生的原动力有效的 指导做给 对方看让其 说说看让其 做做看让其 写写看说给 对方听写给 对方看将自己拥有的知识和经验 传授给别人的过程自身知识水平提升的过程2.PDCA二、高效工作方法二、高效工作方法PDCAPDCA 方针管理 组内日程 预算 育成计划PDCA 工作委派 工作协调、支援(组内、他组) 团队合作 工作指导2.PDCAPlanDoCheckAction 工作确认 如何批评 激励下属 工作改善结束页1. 根据部门的年度方针，设定工作课题。 2. 根据工作目的、期限等5W2H信息，制定业务计划。

5、 3. 针对上司委派的工作，考虑对策 （根据情况可与上司商量),并在计划中加以体现。明确工作的目的，优先顺序，整理实施项目P (Plan)2.PDCA注： 合理的计划可以使D,C,A有效率地进行。 日程要书面化、进程要可视化 。返 回D (Do)2.PDCA1. 经常有意识地回想工作目的，并且推进工作。2. 随时保持与相关部门的沟通。3. 根据需要，中途向上司报告进展情况。4. 如果情况有变，应重新讨论计划。按照计划确实执行返 回C（Check）C (Check)1. 以最初制定的计划为标准，进行效果评价。2. 检查实施过程是否完全按照日程进行。对实施的效果进行评价及反省注：如经评价，发现未达

6、到预期计划，一定要找出真正的原因。 2.PDCA返 回A (Action)1. 报告给上司及相关人员。2. 评价结果要反映到下次计划中，以期改善，防止同样错误再次发生 。考虑更好的应对策略，并使之贯彻执行2.PDCA返 回方 针 管 理经营环境年度方针部门年度方针分解组内工作目标设定新课题分解公司部门各组2.PDCA-方针管理返 回向组员解释和介绍公司、部门目标下属自我设定目标与下属进行目标商讨确认、合成组内日程如何制订组内工作日程？2.PDCA-日程管理日程管理中需考虑的问题 对曾经出现的问题，要分析原因，明确解决对策，并使之反映到日程中。 发现组员间的工作日程遵守差距，并给予适当提醒 实施

7、项目有无增减 实施期间有无延长或缩短 是否需要增加或减少与上司、老员工进行协商的机会2.PDCA-日程管理制订工作日程时 应注意什么？制订计划日程时应注意： 利用5W2H工作的优先顺序突发事件的处理程序工作日程的制订方法如何通过汇报修订工作计划案 例指 导B组组长一天的工作： 8:009:00 接待来访客人 9:009:30 吸烟 9:3010:30 品质会议 10:3010:45 私人电话 10:4512:00 支援组员小王工作 12:0012:30 与组员小李谈话 13:1015:10 新人教育 15:1015:25 吸烟、休息 15:2516:40 紧急工作对应 加 班 时 间： 开始制

8、作一份明天就要提交的方案2.PDCA-日程管理返 回突发事件的处理程序 step1 把握问题内容 Step2 讨论临时对应、制订对策、指示下属开展对应 Step3 及时向上司汇报突发事件的内容及对应情况 Step4 制订改善计划 Step5 监督实施 Step6 改善确认2.PDCA-日程管理返 回如何通过汇报修订工作日程将组内工作日程向上司汇报、确认。根据上司委派任务的重要度、紧急度，适当调整组内工作日程。避免工作日程中出现任务过于集中或过于空闲的情况。根据工作任务、育成计划、组员的工作日程，选取合适的人选、调整组内工作日程。调整后的工作日程及时与上司商量、确认2.PDCA-日程管理返 回为

9、什么要进行预算管理2.PDCA-预算管理重点项目成本支出资源支持评估未来效益工作中节约成本改善经营状况降低风险 提高成功率企业发展全年的工作计划预算管理的要点预算制作考虑要点：全年工作计划公司预算承受能力预算准确性工作完成效果优劣预算控制的考虑要点：按计划及预算开展工作节约开支2.PDCA-预算管理返 回1. 对部下的职责、能力、特性把握 2. 领会上司的育成计划 根据上司的育成计划安排OJT工作任务 、推进个人培养计划。育成计划OJT是什么？ OJT On the Job Training 通过工作来锻炼、提高能力2.PDCA-育成计划工作分析参考人材培养计划合适的人选委派工作选择时间目的紧

10、急度难度工作目的、内容交给他的原因何时完成、汇报工作评价标准下属制订工作日程日程确认现状把握、寻找差异下 属2.PDCA-育成计划 人才育成的流程返 回广义和狭义的团队意识狭义：自己负责的组内，班内的团队意识；广义：前后工序及相关部门的团队意识。作为专门职2级，积极培养广义的团队意识在开展工作中是必不可少的。组内、班内的 团队意识前后工序及相关部门的团队意识2.PDCA-团队合作怎样使1+12团队合作意识表率的作用交流沟通相互依赖培养下属团队合作意识影响组员的思想、行为形成共同的目标一致的想法避免冲突积极配合22.PDCA-团队合作返 回如何找出差距与不足达成目标过程有问题过程没有问题未达成目

11、标2.PDCA-效果评估工作 确认日程未完 成的对策工作方向不 正确的对策确认日程 遵守情况工作开展的 确认方法返 回工作确认工作方向的正确性是否按日程完成客户是否满意成本OJT学习情况工作目标.工作日程.工作效果.上司指令.进行工作确认确认内容确认依据2.PDCA-效果评估返 回日程未完成的对策2.PDCA-效果评估 努力程度不足 育成方向引导、督促 个人能力差距 OJT育成 工作量大、时间紧 组内协力 工作难度大 指导 资源不足 紧急对应、联络 他部门 联络、协商是否按日程完成调查延误的原因 对策返 回工作方向不正确的对策理解部门方针现状把握确认差异调整工作目标理想理想基准基准目标目标 现

12、状现状差异差异 问题问题现地现物 把握现状、 确认差异2.PDCA-效果评估返 回确认日程遵守情况难度大、最优先的工作重点检查经验少、有困难的下属两倍的检查一般性工作定期检查2.PDCA-效果评估返 回工作开展的确认方法要求组员汇报：做了什么怎样做的以前与现在的对比差异改善计划指导内容：必须完成工作的期限达到要求的行动方案工作中的优点、不足鼓励下属继续努力工作2.PDCA-效果评估返 回怎样激励下属怎样激励追查原因个人因素小组因素个人因素小组因素安排适当措施或工作调整 沟通交流，消除心理障碍 指出工作上的问题及后果拒绝遵从指令 不愿主动解决问题 员工努力目标不明确小组成员间信赖不足 出现问题时，只埋怨别人 同事间不能相互支持适当的工作调整 调解纠纷，消除敌意 帮助组员建立人际关系 改善工作程序，促进合作留意员工表现采取行动2.PDCA-效果评估返 回