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1、公文写作与处理中国人民大学曹润芳教授一、公文及其特点 行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成 的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务 活动的重要工具。公文具有以下特点：1、由法定作者制发，具有法定的权威性；2、具有法定的现实执行效用；3、具有规范的体式；4、必须履行法定的生效程序。 二、公文写作要则（一）正确选用文种文种，用于揭示公文的性质，发文机关的职权范围与 行文目的以及发文机关之间的行文关系，是公文标题的组成 部分。行政机关的公文种类主要有：1、命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规与规章；宣布施行 重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。2、决定适用于对重要事项或
2、者重大行动做出安排,奖惩有关单 位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3、公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。4、通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。5、通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属 机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或 者执行的事项，任免人员。6、通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。7、议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会 或人民代表大会常务委员会提请审议事项。8、报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关 的询问。9、请示适用于向上级机关请求指示、批准。10、批复适用于答复下
3、级机关的请示事项。11、意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。12、函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题， 请求批准和答复审批事项。13、会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。正确选用文种的依据： 1.国家的有关法规，不得漏掉、错选或自造文种。 2.发文机关的职权。 3.发文机关的行文目的。 4.发文机关与主送机关之间的行文关系。上行文：请示、报告、意见（建议性、呈请性） 下行文：通知、通报、批复、意见（指导性） 平行文：函、意见（商洽性） 平行文：不相隶属机关之间的行文。不相隶属机关是指： 1、同一组织系统中的同级机关。 2、非同一组织系统的任何机关。（二）符合规范的公文
4、格式 公文中各要素标识规则： 1.眉首。指置于公文首页红色 反线心上各要素。 （1）公文份数序号 （2）秘密等级和保密期限 （3）紧急程度 （4）发文机关标识 （5）发文字号 （6）签发人2.主体。 指置于红色反线（不含）以下至主题词（不含 ）之间的各要素。（1）公文标题要求准确揭示公文主要内容，做到含义明确， 范围限定；文字简明；结构完整；排列对称，分行 时保持词意完整，间距恰当。 关于（对） 的 发文机关 内容 文种 （作者） （事由） （名称） （介词） （助词） 转发 发文机关 + 批转 + 原文件标题 + 文种（的通知 ） 印发 国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的 通知拟写与修
5、改公文标题1.某省财政厅针对本省教育厅请求批准拨款 购置办公设备的来文制发一份文件，批准对方要求 。2.为了贯彻执行国务院关于提高高级专家 离退休后的生活待遇问题的通知，某直辖市人民 政府向所属单位转发了国务院的上述文件并提出具 体的措施和要求。3. 为了保证天安门广场联欢晚会的顺利进行, 北京市xx局决定 xxxx路禁止机动车辆行驶,为使广 大人民群众周知,特发布文件。拟写与修改公文标题4.xx省教育厅认为xx大学的工作报告很好,系统 地介绍了有关高校改革的经验,文中所提建议非常重 要并切实可行,便加上批语下发给所属各高等院校参 照执行。5.为了解决干部的夫妻两地分居问题，A市某 公司向B市
6、人事局制发公文，请求将本公司的工程 师xxx调到B市工作。6.中共中央、全国人大常委会、国务院向国内 外郑重宣告宋庆龄名誉主席病情。拟写与修改公文标题7.xx市xx局根据上级有关部门的规定和离退休 老同志的要求，准备成立老干部办公室，于1999年 5月就此事向该市民政局发文，请求批准。8.xx市人民政府同意xx区人民政府关于拓宽绿 地建立市中心公园的请示,特行文予以答复。9.“五一”劳动节前夕，总工会提出今年“五一” 庆祝活动的具体安排和对职工的要求。拟写与修改公文标题10.国务院根据一些地方部门外汇管理松弛， 超计划使用留成外汇，甚至有的不法分子倒卖外汇 ，严重扰乱金融秩序的情况，对今后如何
7、加强外汇 管理作出重要决策。11.xx市纪委关于xxx错误的处理决定12.关于开展追捕在逃犯罪人员的通告13.xx县人民政府关于我县遭受水灾情况的请示 。(2)主送机关即公文的主要受理机关。要求选择准确，明确 具体。 使用全称、规范化简称与统称。(3)公文正文每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能 回行。(4)附件(5)成文时间确定成文时间的依据，标注成文时间的要求。(6)公文生效标识a.单一发文印章、联合行文印章b.签署(7)特殊情况说明(8)附注3.版记。指置于主题词以下的各要素。 （1）主题词 （2）抄送（机关） （3）印发机关和印发时间 公文的特定格式 （1）信函式格式 （2）会议
8、纪要格式 （3）命令（令）格式（三）按行文关系规范行文方式 上行文与下行文应当采用的行文方式： 1、逐级行文 2、多级行文 3、越级行文平行文应当采用的行文方式：直接行文。（四）规范公文用语 1、简明，要求：1）对所写对象调查清楚，理解透彻；2）使用概括性词语，善于归纳概括，不罗列具 体事物与描述事物的细枝末节；3）开门见山，直述不曲。不说套话，不说空话 ；4）善于用数字简化文字表述，数字是公文书面 语言的组成部分，具有说服力，引用时应当核实 、精选并作多方面的比较；（四）规范公文用语1、简明，要求：5）善于用增加附件的办法，使正件简化 ；6）对于某些业务性、事务性文件可采用表格化的 形式，内
9、容标准化的形式；7）在文字表述上，可适当使用无主句、单音节词 和缩略语以增强公文简明性与庄重性；也可引用比 喻、成语、格言、公式、诗词以及群众语言，以增 强生动性；8）注重修改。单音节词兹=现在 迳=直接 顷=刚才 经=已经：业经、均经、复经、前经 拟=打算：拟请、拟于、拟办 即=就是：当时、当地：即日、即席 当即、迅即、在即单音节词与=参加、和：与会代表 予=给予：予以、不予、免予 切=千万、务必：切实、切勿 查=调查、清点：查复、查收、查核 案=记录：备案、记录在案、议案 悉=知道：敬悉、收悉、欣悉 鉴=考虑、教训、审查：鉴于、鉴戒、鉴定 系=是 以=用 2、庄重，要求：庄严持重，严肃周密
10、，用于规范 ，不生造词语，不用华丽词藻，格调 郑重；格调端庄；用于维护发文的严 肃性与发文机关的威信。（四）规范公文用语 （四）规范公文用语3、准确，要求：情况属实，用语真实确切，准确 表达意图，是非清楚，界限分明，褒 贬适当，语序合理，符合逻辑；无歧 义。为做到庄重、准确，应使用规范 化的书面语言与公文专用语。规范化书面语言，即不用口语、 方言行话、不滥用简称。公文专用语1、称谓词：指代称谓：我、本（代第一人称）， 贵、你(代第二人称),该（代第三人称）2、领叙词：依据：根据、按照、依照、遵照（先引标题，后引 发文字号）接、顷接、近接、前接(引述原文)悉：收悉、敬悉、谨悉(回复性文件)欣悉、
11、惊悉、电悉、获悉（致意性文件）目的：为，为了理由：兹因、鉴于公文专用语3、承转词：据此、故此、为此、鉴此、有鉴于此基于上述、综上所述、由此所见、总之、总而言 之、概而言之4、时态词：兹、顷、现、将、行将到来、即将、值此、时值 、按时、准时、届时、在即、迅即、着即、当即、 如期、先期、逾期、暂、暂作、曾经、日前5、结尾词：用于表示行文目的，结束上文：特此报告（通知、通报、批复、请示、函 告、函复、复函、通 告、公告）此复、此令、此据、此致、专此、谨此 公文专用语公文专用语5、结尾词：用于表示希望与要求为盼（上行文）为荷（平行文）为要（下行文）望认真执行、遵照办理、贯彻执行致意性：敬礼、谢谢合作、
12、谨致谢意顺致良好祝愿，顺致诚挚问候4、得体符合发文机关职权符合文体特点符合行文关系：上行文：尊重（敬而不卑）下行文：明确（严而不酷）平行文：谦和（分寸适宜）二、指出下列文字表述中不当之处，并予改正。 1.XX文件的标题是XX市人民政府关于批转XX 省人民政府关于认真整顿城市交通秩序，减少交通 事故的通知的通知（注：XX市人民政府为XX省属 市政府） 2.某市文化局向该市财政局行文，要求增加行 政经费，标题是XX市文化局关于要求增加行政经 费给XX市财政局的请示报告。发文字号是“XX文 发（2005）第001号”二、指出下列文字表述中不当之处，并予改正。 3.今天到会的有许多党政机关的领导干部、
13、市 长、副市长与教授、大专院校教师以及青年同志。 还有大学本科以上学历者2560名，约占全体人员的 百分之三十左右。 4.我市全面开展严厉打击拐买妇女儿童,因此, 这类案件较前几年减少了一倍。 5. XX局办公室努力加强文件的催办工作，目 的是为了督促检查文件办理的情况，要求做到紧急 公文定期催办，重要公文跟踪催办，一般公文重点 催办。 案例xx市公安局文件 xx发（2003）第008号关于申请设立专业培训机构的报告省公安厅：市政府：我局现有工作干部960名，包括处级以上干部252名，行政管理干部423名 ，业务干部557名；具有大学本科以上学历者340名，仅约占百分之三十左右 。由于干警文化
14、素质较低，影响工作开展，故此，特申请设立专业培训机构 ，并确定配备干部三至五名。为了表彰我局2002年评选出的先进工作者，拟于今年上半年召开表彰大 会，为此请拨给会议经费两万五千元。特此报告，如无不妥，请批复。xx市公安局2月29日抄送：本局所属各处室。 指出上面公文不当之处，并说明理由： 请示 工作报告 调查报告 会议纪要 函 通知（五）常用文件的撰写 1.请示1）.请示的结构：（1）标题：写明发文机关、内容与文种。（2）主送机关：只报送一个单位，一般情况下不报 送上级机关领导人。（3）正文：行文的依据、理由；请示事项(拟申请解决的问题与初步方案)；结束语。如：“当否，请批复”、“上述要求，
15、 请予批准。”1.请示2).请示的写作要求：（1）写前应认真进行调查研究，维护请示内容的合 理性与真实性；（2）请示的内容应一文一事，申请属于本机关职责 范围内确实无力或无权解决的问题，并从实际出发 提出切实可行的方案；（3）请示的理由应当充分，请示事项明确具体；（4）文字表述要求简明得体；（5）请示与报告分开，不用报告代替请示，不在请 示中汇报工作。2.报告1).报告的类型：综合性报告、专题性报告2).报告包括:工作成绩，措施与经验(体会)，工作中存在的问题(缺点)。有的还要写明对今后工作的设想，一般以“特此报告”结束。2.报告3).报告的写作要求：（1）报告应突出重点，中心明确，注重向上级 机关反馈工作的新情况、新经验、新问题和新典型 ；（2）反馈实质性、规律性信息；（3）要求结构严谨，条理清晰，点面结合；（4）有关事实、数据务必真实、准确、全面；（5）在报告中不能夹带请示事项，一般不得以 机关名义向上级机关负责人报送“报告”。3.调查报告调查报告:用于反映调查研究的成果，揭示事物的真相与规律。1).类型（1）根据内容可划分为综合性调查报告与专题性 调查报告;（2）根据调查报告的主要目的，可划分为应用性 调查报告与学术性调查报告:应用性调查报告a.认识社会的调查报告，如恩格斯的英国工人阶级的状况;b.政策研究的调查报告，为正确制定政策或正确执行政策服务。如:关于涉农价格收费
