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1、公文写作与处理中国人民大学曹润芳教授一、公文及其特点 行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成 的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务 活动的重要工具。公文具有以下特点:1、由法定作者制发,具有法定的权威性;2、具有法定的现实执行效用;3、具有规范的体式;4、必须履行法定的生效程序。 二、公文写作要则(一)正确选用文种文种,用于揭示公文的性质,发文机关的职权范围与 行文目的以及发文机关之间的行文关系,是公文标题的组成 部分。行政机关的公文种类主要有:1、命令(令)适用于依照有关法律公布行政法规与规章;宣布施行 重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。2、决定适用于对重要事项或
2、者重大行动做出安排,奖惩有关单 位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3、公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。4、通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。5、通知适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属 机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或 者执行的事项,任免人员。6、通报适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。7、议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会 或人民代表大会常务委员会提请审议事项。8、报告适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关 的询问。9、请示适用于向上级机关请求指示、批准。10、批复适用于答复下
3、级机关的请示事项。11、意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。12、函适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题, 请求批准和答复审批事项。13、会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。正确选用文种的依据: 1.国家的有关法规,不得漏掉、错选或自造文种。 2.发文机关的职权。 3.发文机关的行文目的。 4.发文机关与主送机关之间的行文关系。上行文:请示、报告、意见(建议性、呈请性) 下行文:通知、通报、批复、意见(指导性) 平行文:函、意见(商洽性) 平行文:不相隶属机关之间的行文。不相隶属机关是指: 1、同一组织系统中的同级机关。 2、非同一组织系统的任何机关。(二)符合规范的公文
4、格式 公文中各要素标识规则: 1.眉首。指置于公文首页红色 反线心上各要素。 (1)公文份数序号 (2)秘密等级和保密期限 (3)紧急程度 (4)发文机关标识 (5)发文字号 (6)签发人2.主体。 指置于红色反线(不含)以下至主题词(不含 )之间的各要素。(1)公文标题要求准确揭示公文主要内容,做到含义明确, 范围限定;文字简明;结构完整;排列对称,分行 时保持词意完整,间距恰当。 关于(对) 的 发文机关 内容 文种 (作者) (事由) (名称) (介词) (助词) 转发 发文机关 + 批转 + 原文件标题 + 文种(的通知 ) 印发 国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的 通知拟写与修
5、改公文标题1.某省财政厅针对本省教育厅请求批准拨款 购置办公设备的来文制发一份文件,批准对方要求 。2.为了贯彻执行国务院关于提高高级专家 离退休后的生活待遇问题的通知,某直辖市人民 政府向所属单位转发了国务院的上述文件并提出具 体的措施和要求。3. 为了保证天安门广场联欢晚会的顺利进行, 北京市xx局决定 xxxx路禁止机动车辆行驶,为使广 大人民群众周知,特发布文件。拟写与修改公文标题4.xx省教育厅认为xx大学的工作报告很好,系统 地介绍了有关高校改革的经验,文中所提建议非常重 要并切实可行,便加上批语下发给所属各高等院校参 照执行。5.为了解决干部的夫妻两地分居问题,A市某 公司向B市
6、人事局制发公文,请求将本公司的工程 师xxx调到B市工作。6.中共中央、全国人大常委会、国务院向国内 外郑重宣告宋庆龄名誉主席病情。拟写与修改公文标题7.xx市xx局根据上级有关部门的规定和离退休 老同志的要求,准备成立老干部办公室,于1999年 5月就此事向该市民政局发文,请求批准。8.xx市人民政府同意xx区人民政府关于拓宽绿 地建立市中心公园的请示,特行文予以答复。9.“五一”劳动节前夕,总工会提出今年“五一” 庆祝活动的具体安排和对职工的要求。拟写与修改公文标题10.国务院根据一些地方部门外汇管理松弛, 超计划使用留成外汇,甚至有的不法分子倒卖外汇 ,严重扰乱金融秩序的情况,对今后如何
7、加强外汇 管理作出重要决策。11.xx市纪委关于xxx错误的处理决定12.关于开展追捕在逃犯罪人员的通告13.xx县人民政府关于我县遭受水灾情况的请示 。(2)主送机关即公文的主要受理机关。要求选择准确,明确 具体。 使用全称、规范化简称与统称。(3)公文正文每自然段左空2字,回行顶格,数字、年份不能 回行。(4)附件(5)成文时间确定成文时间的依据,标注成文时间的要求。(6)公文生效标识a.单一发文印章、联合行文印章b.签署(7)特殊情况说明(8)附注3.版记。指置于主题词以下的各要素。 (1)主题词 (2)抄送(机关) (3)印发机关和印发时间 公文的特定格式 (1)信函式格式 (2)会议
8、纪要格式 (3)命令(令)格式(三)按行文关系规范行文方式 上行文与下行文应当采用的行文方式: 1、逐级行文 2、多级行文 3、越级行文平行文应当采用的行文方式:直接行文。(四)规范公文用语 1、简明,要求:1)对所写对象调查清楚,理解透彻;2)使用概括性词语,善于归纳概括,不罗列具 体事物与描述事物的细枝末节;3)开门见山,直述不曲。不说套话,不说空话 ;4)善于用数字简化文字表述,数字是公文书面 语言的组成部分,具有说服力,引用时应当核实 、精选并作多方面的比较;(四)规范公文用语1、简明,要求:5)善于用增加附件的办法,使正件简化 ;6)对于某些业务性、事务性文件可采用表格化的 形式,内
9、容标准化的形式;7)在文字表述上,可适当使用无主句、单音节词 和缩略语以增强公文简明性与庄重性;也可引用比 喻、成语、格言、公式、诗词以及群众语言,以增 强生动性;8)注重修改。单音节词兹=现在 迳=直接 顷=刚才 经=已经:业经、均经、复经、前经 拟=打算:拟请、拟于、拟办 即=就是:当时、当地:即日、即席 当即、迅即、在即单音节词与=参加、和:与会代表 予=给予:予以、不予、免予 切=千万、务必:切实、切勿 查=调查、清点:查复、查收、查核 案=记录:备案、记录在案、议案 悉=知道:敬悉、收悉、欣悉 鉴=考虑、教训、审查:鉴于、鉴戒、鉴定 系=是 以=用 2、庄重,要求:庄严持重,严肃周密
10、,用于规范 ,不生造词语,不用华丽词藻,格调 郑重;格调端庄;用于维护发文的严 肃性与发文机关的威信。(四)规范公文用语 (四)规范公文用语3、准确,要求:情况属实,用语真实确切,准确 表达意图,是非清楚,界限分明,褒 贬适当,语序合理,符合逻辑;无歧 义。为做到庄重、准确,应使用规范 化的书面语言与公文专用语。规范化书面语言,即不用口语、 方言行话、不滥用简称。公文专用语1、称谓词:指代称谓:我、本(代第一人称), 贵、你(代第二人称),该(代第三人称)2、领叙词:依据:根据、按照、依照、遵照(先引标题,后引 发文字号)接、顷接、近接、前接(引述原文)悉:收悉、敬悉、谨悉(回复性文件)欣悉、
11、惊悉、电悉、获悉(致意性文件)目的:为,为了理由:兹因、鉴于公文专用语3、承转词:据此、故此、为此、鉴此、有鉴于此基于上述、综上所述、由此所见、总之、总而言 之、概而言之4、时态词:兹、顷、现、将、行将到来、即将、值此、时值 、按时、准时、届时、在即、迅即、着即、当即、 如期、先期、逾期、暂、暂作、曾经、日前5、结尾词:用于表示行文目的,结束上文:特此报告(通知、通报、批复、请示、函 告、函复、复函、通 告、公告)此复、此令、此据、此致、专此、谨此 公文专用语公文专用语5、结尾词:用于表示希望与要求为盼(上行文)为荷(平行文)为要(下行文)望认真执行、遵照办理、贯彻执行致意性:敬礼、谢谢合作、
12、谨致谢意顺致良好祝愿,顺致诚挚问候4、得体符合发文机关职权符合文体特点符合行文关系:上行文:尊重(敬而不卑)下行文:明确(严而不酷)平行文:谦和(分寸适宜)二、指出下列文字表述中不当之处,并予改正。 1.XX文件的标题是XX市人民政府关于批转XX 省人民政府关于认真整顿城市交通秩序,减少交通 事故的通知的通知(注:XX市人民政府为XX省属 市政府) 2.某市文化局向该市财政局行文,要求增加行 政经费,标题是XX市文化局关于要求增加行政经 费给XX市财政局的请示报告。发文字号是“XX文 发(2005)第001号”二、指出下列文字表述中不当之处,并予改正。 3.今天到会的有许多党政机关的领导干部、
13、市 长、副市长与教授、大专院校教师以及青年同志。 还有大学本科以上学历者2560名,约占全体人员的 百分之三十左右。 4.我市全面开展严厉打击拐买妇女儿童,因此, 这类案件较前几年减少了一倍。 5. XX局办公室努力加强文件的催办工作,目 的是为了督促检查文件办理的情况,要求做到紧急 公文定期催办,重要公文跟踪催办,一般公文重点 催办。 案例xx市公安局文件 xx发(2003)第008号关于申请设立专业培训机构的报告省公安厅:市政府:我局现有工作干部960名,包括处级以上干部252名,行政管理干部423名 ,业务干部557名;具有大学本科以上学历者340名,仅约占百分之三十左右 。由于干警文化
14、素质较低,影响工作开展,故此,特申请设立专业培训机构 ,并确定配备干部三至五名。为了表彰我局2002年评选出的先进工作者,拟于今年上半年召开表彰大 会,为此请拨给会议经费两万五千元。特此报告,如无不妥,请批复。xx市公安局2月29日抄送:本局所属各处室。 指出上面公文不当之处,并说明理由: 请示 工作报告 调查报告 会议纪要 函 通知(五)常用文件的撰写 1.请示1).请示的结构:(1)标题:写明发文机关、内容与文种。(2)主送机关:只报送一个单位,一般情况下不报 送上级机关领导人。(3)正文:行文的依据、理由;请示事项(拟申请解决的问题与初步方案);结束语。如:“当否,请批复”、“上述要求,
15、 请予批准。”1.请示2).请示的写作要求:(1)写前应认真进行调查研究,维护请示内容的合 理性与真实性;(2)请示的内容应一文一事,申请属于本机关职责 范围内确实无力或无权解决的问题,并从实际出发 提出切实可行的方案;(3)请示的理由应当充分,请示事项明确具体;(4)文字表述要求简明得体;(5)请示与报告分开,不用报告代替请示,不在请 示中汇报工作。2.报告1).报告的类型:综合性报告、专题性报告2).报告包括:工作成绩,措施与经验(体会),工作中存在的问题(缺点)。有的还要写明对今后工作的设想,一般以“特此报告”结束。2.报告3).报告的写作要求:(1)报告应突出重点,中心明确,注重向上级 机关反馈工作的新情况、新经验、新问题和新典型 ;(2)反馈实质性、规律性信息;(3)要求结构严谨,条理清晰,点面结合;(4)有关事实、数据务必真实、准确、全面;(5)在报告中不能夹带请示事项,一般不得以 机关名义向上级机关负责人报送“报告”。3.调查报告调查报告:用于反映调查研究的成果,揭示事物的真相与规律。1).类型(1)根据内容可划分为综合性调查报告与专题性 调查报告;(2)根据调查报告的主要目的,可划分为应用性 调查报告与学术性调查报告:应用性调查报告a.认识社会的调查报告,如恩格斯的英国工人阶级的状况;b.政策研究的调查报告,为正确制定政策或正确执行政策服务。如:关于涉农价格收费