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1、 企业档案工作规范 归档范围及保管期限张 妍 TEL：23678980 E：TJDAJQYC126.COM档案业务工作n企业档案业务工作包括文件的收集、整 理、归档、保管、鉴定、统计、利用等 各业务环节。档案业务工作n一、 收集工作收集工作就是按照企业管理的有关规定 ，依据企业档案归档范围，通过一定的方法 将企业各部门和个人手中有保存价值的档案( 包括文字、图表、录音、录像、磁盘等)集中 到企业档案管理机构(档案馆、室)的过程。 企业档案的收集是实现企业档案集中管理的 重要内容和基本措施。 档案业务工作n一、收集工作1、对企业文件收集积累过程的控制（1）以企业各项工作程序和有关规章、制度为依据
2、，监督、 指导企业文件的收集积累工作（2）实行“三纳入”，将企业文件的形成和积累纳入企业管 理制度（3）抓住薄弱环节和容易造成文件散失的环节，协助做好企 业文件收集积累工作（4）根据企业不同种类文件的形成特点，监督、指导企业文 件的收集积累工作（5）运用经济手段，加强对企业文件收集积累的监督和指导n在企业档案管理中需要明确的概念：n1）企业文件形成及管理是企业科技和生产等 管理部门本职工作的组成部分。2）做好文件形成及其管理是企业科技和生 产 及其管理人员的职责。3）检查、指导文件的形成及管理是档案部 门和档案人员的职责。n企业各层级对档案工作的责任：n在企业的领导层：n将档案工作纳入企业领导
3、的议事日程;n对企业档案工作的发展做出整体规划;n对企业档案管理制度的建立、完善和嵌入企 业各有关制度进行整体协调;n将文件管理纳入有关人员乃至全体员工岗位 责任制进行考核和奖惩，确保档案管理有关制度在企业各层级、各岗位得到贯彻落实 。 n在企业管理的中层：n将文件管理工作纳入分管领导和各业务部门 负责人的工作计划中，以保证在安排和下达 科技、生产计划及项目计划的同时，将文件 管理工作同时安排和下达；n将档案管理的具体要求落实到企业各项业务 和活动的规章制度及工作流程中；n督促员工做好文件工作。n在企业的基层：n将文件管理落实企业各部门和有关人员乃至 所有人员的岗位或经济责任制，明确各有关 人
4、员及全体人员在文件档案化管理中的职责 任务；n做好文件管理的具体工作；n把完成职责任务的情况作为考核和奖励的指 标和条件。 档案业务工作一、收集工作2、企业管理文件材料在收集积累时应注意的事项（1）文件材料的收集积累范围要符合企业档案的归 档范围。（2）在收集积累过程中，尽可能保留文件正文和原 件。 （3） 收集积累的文件一定要进行登记。 n“文件的档案化管理”一、收集工作 3、做好档案收集工作要做到 ：扩大档案收集对象扩大档案收集范围扩大档案收集渠道有针对性地指导档案服务要到位二、归档工作企业文件材料的归档，是指企业内部 职能部门，把在其职能范围活动中形成的 、已办理完毕或项目告一段落，经鉴
5、定具 有保存价值的文件材料，按照归档制度的 要求，收集齐全、系统整理、移交给本单 位档案部门的工作。 n二、归档工作n三个方面的要求：n 文件的归档范围、n 文件的归档时间、n 文件的归档要求。文件归档范围u归档范围要包括从企业筹建、运营生产、产权 发生变动、直至注销，各个阶段的文件（包括 各种载体形式）都应在档案中有所记录和保存 ，要能够真实记录和准确反映企业的发展历程 ；u归档文件的主要来源；u归档范围要突出反映企业的特点和主要活动。n企业档案工作规范7.3.2.1中明确规 定:企业在筹备、建设、生产、经营、管 理等活动及产权变动过程中形成的具有 保存价值的各种载体形式的文件都应纳 入归档
6、范围。国有企业文件归档范围应 符合档发20044号文件要求（国有 企业文件材料归档办法）。各类企业在制订归档范围时注意把握的几点n一是“以我为主，为我所需” n二是“与时俱进，具有时代特色” n三是“内容、形式全覆盖”制订归档范围的基本方法：l掌握依据，调查研究 l拟定初稿l广泛征求意见l各立档部门负责人审核l修改完善后报批l主管部门审批，发布执行l纳入相关制度各类企业应该在制订归档范围时，重点列出能够反映本企业特点的文件材料：u1、制造业企业。各类科技文件特别是产品档案的数 量占有相当大的比例。u2、交通运输企业。基建和设备文件材料对于正常运 营和安全生产具有重要的保障作用。u3、建筑安装企
7、业。以工程项目为单位的成套性特点 较为突出；由于建筑物、构筑物等主要产品的使用 时间较长，合同类文件材料一般都需要较长的保存 期限。u4、金融企业。内容相对专一；作用具有多功能性； 数量增长速度快，会计和信贷文件量大。u5、流通企业。经营管理性文件材料是主体，拥有一 定规模的基建和设备文件材料，文件材料呈现出较 强的时间性和项目性等特征。u6、邮电通讯企业。业务文件材料的日生产量较大， 设备文件材料内容复杂而且存址分散；相当一部分 文件材料是由多个企业共同形成。u7、农业企业。经营性文件材料为主，具有综合性、 情报性特点。需要注意的问题：u1、在确定归档范围时，对容易忽视或不易收 全的文件材料
8、应予以特别注意。 u2、企业应根据新变化的需求对文件材料归档 的范围进行调整和完善。u3、在确定科技档案的归档范围时，也应注意体现“以人为本”的原则。 关于附录A的说明：1、附录A给出的是资料性附录。 2、附录A不作为企业档案的分类标准。 3、附录A增强了可操作性。 4、附录A首次给出了企业档案保管期限的建议 。 文件归档时间文件材料的归档时间主要有两种：定期归档 随时归档 n（1）经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工 作、党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二 年一季度归档。n（2）科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工 验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产 及服
9、务业务应定期或按阶段归档。n（3） 产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知 识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的 文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。n（4） 会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部 门整理归档，保管一年后向档案部门移交。n（5） 电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归 档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一 致。n（6） 磁带、照片及底片、胶片、实物等载体 形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相 应内容的纸质载体归档时间一致。n（7） 更新、补充的文件；企业内部机构变动 和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文 件；企业资产与产权变动过程中形成的文件；
10、其他活动中形成的文件等，应随时归档。应该随时归档的其它文件：1、需要严加控制的核心文件；2、机密性强的、特殊的科技文件；3、应清退的文件；4、非纸质载体文件；5、外来文件。电子文件的归档n企业档案工作规范8.2.1 电子文件 归档要求及功能应嵌入文件生成系统。 企业各信息系统生成的文本、图形、图 像、数据等类型电子文件归档范围应参 照纸质文件归档范围确定。音频、视频 、多媒体等类型电子文件及数据库的归 档范围应根据相关规定和需要确定。n“双套制” 的规定 逻辑归档是指在计算机网络上进行 ，不改变原存储方式和位置而实现的将 电子文件的管理权限向档案部门移交的 过程。 物理归档是指把电子文件集中下
11、载到 可脱机保存的载体上，向档案部门移交 的过程。 n企业档案工作规范8.2.2 企业各信 息系统所形成的电子文件的元数据、背 景信息，以及生成非通用电子文件格式 的软件等应与电子文件一并归档。元数据包括：文件的格式、编排结构、硬件和 软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具 软件、字符集等数据。背景信息指描述生成电子文件的职能活动、电 子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系 以及对其产生影响的历史环境等信息8.2.6 文件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性。可按照CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理（GB/T17678.1
12、-1999）和电子文件归档与管理规范（GBT 188942002）的有关要求，对电子文件鉴定、整理和归档。文件归档要求归档份数归档要求u第一，应实行部门立卷；u第二，归档文件的质量；u第三，归档原件；u第四，非纸质文件和外文材料；u第五，归档文件的份数；u第六，合作项目文件；u第七，填写档案交接登记表。l企业文件材料的归档手续归档部门对归档材料的简要说明交接双方办理的交接手续u归档材料说明包括：本套材料的名称， 完整、准确程度，项目负责人姓名，材 料整理人等。三、企业文件材料的鉴定1、归档文件材料的鉴定l归档文件材料完整性的鉴定l归档文件材料准确性的鉴定l归档文件材料保存价值和保管期限的鉴定2
13、、保管期限的划分u注意文件之间的联系，防止孤立地划分其价值u考察文件的实际内容，防止从形式上看其价值u考虑文件的长远需要，防止静止地看待问题 企业档案部门对于归档鉴定要做的基本工作：u区分档案与非档案。u区分“永久”与“非永久”。u区分重要档案和一般档案。u区分要控制使用的和可以公开使用的文件与档案。u区分归档后会有动态变化需要修正的档案和归 档后较为稳定的档案。u区分电子文件归档中哪些文件要同时保存一份 纸质档案。企业编制档案保管期限表应注意以下几点：n1、编制企业档案保管期限表要以国家和上级已颁发的有关档案保管期限规定为依据，结合企业的职能特性和专业特点，将其细化为本企业的规章制度。n2、
14、国有企业档案保管期限表应当经过批准，报有关部门备案。n3、档案保管期限表应当由企业正式行文公布或通过其他形式发布周知。n4、档案保管期限表应该及时进行修订。四、档案整理工作 （一）编制分类方案n 企业档案的分类，就是根据企业档案的性 质、内容、特点以及相互之间的内在联系， 把企业档案划分为一定的类别，使企业全部 档案形成一个纵向从属关系和横向平行关系 的不同层次的系统。（一）编制分类方案1、企业档案一级类目的设置：一级类目就是企业 档案分类的第一个层次，即企业档案的基本大类 。2、企业档案二级及二级以下类目的设置：要依据 企业管理职能的分工，结合档案的内容和特点来 进行具体划分。3、企业档案分
15、类类目的标识：可根据企业档案分 类的实际情况，采用阿拉伯数字、英文字母、拼 音字母中的一种或两种混合方法设定。工业企业档案分类试行规则（1）党群工作类 （2）行政管理类（3）经营管理类（4）生产技术管理 类（5）产品类（6）科学技术研究类 （7）基本建设类 （8）设备仪器类 （9）会计档案类 （10）干部职工档案类n（二）文件整理n管理类文件的整理应该符合文书档案案卷格 式GB/T9705和归档文件整理规则DA/T22 的要求；n科技文件的整理应该符合科技档案案卷构成 一般要求GB/T11822的要求；n基本建设项目文件的整理应该符合或可以参照 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理 规范DA
16、/T28的要求； n会计文件的整理应该符合会计档案管理办 法财会字199832号文件的要求；n职工文件的整理应该符合企业职工档案管 理工作规定劳力字号文件 的要求；n照片文件的整理应该符合照片档案管理规 范GB/T11821的要求； n录音、录像、软磁盘等磁性载体文件的整理 应该符合磁性载体档案管理与保护规范 DA/T15的要求；n电子文件的整理应该符合电子文件归档与 管理规范GB/T18894和公务电子邮件归档 与管理规则DA/T32的要求；n计算机辅助设计文件的整理应该符合CAD电 子文件光盘存储、归档与档案管理要求 GB/T17678.1的要求。 （三）全宗全宗是一个独立的机关、团体、企事业单位或人 物在各项活动中形成的档案有机整体，它是档案部 门对社会组织的档案进行管理的基本单位。也可通 俗地理解为一个立档单位的全部档案。企业变动与全
