《如何帮助员工有效地进行时间管理》附时间管理测评与答案

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1、培训回顾-付峥峥15:30-15:456月事故回顾及7月工作重点-关华春15:45-16:00卫生及内务-周为华16:00-16:10时间管理及审计回顾-曹阳16:10-16:30 双向沟通 16:30-17:00月度沟通会日程安排如何帮助员工 有效地进行时间管理“可惜，我没有足够的时间！”“一天有35小时就好了！ ”以上的话，你曾听到过多少次？自己又讲过多少次呢 ？每天有24小时，每周有168小时，每年有8,736小时 ，不多不少，绝对公平。无论你是富有或贫困，强或弱 ，总经理或仓管员，行政管家或楼层服务员，成功人士 或家庭主妇，大家都有相同的时间。如果我们选择一项 富有挑战性的职业，每周所

2、耗由54小时增至64小时，时 间哪里来？家庭、空闲还是睡眠？因此可以说，时间管 理就是在每168小时内完成所安排的工作之过程。为了使我们的讨论更有效，在此之前不妨做一个如下 的个人活动耗时分析。时间管理75 years = 27,375 days(1/3 sleep) 18,250 days时间管理睡眠 小时/天 用膳 小时/天穿衣 小时/天交通 小时/天家务 小时/天工作时间 小时/天个人成长, 如: 教育、阅读、嗜好 小时/天家庭 小时/天空间 小时/天总计 168小时/每周个人活动有关资料表明，一个督导员要有效地使用时间，他应该：1. 养成写记事簿的习惯 2. 将乏味且难度大的工作安排在

3、精力最充沛的时间去做 3. 定期检讨自己的工作活动，并自问“他人能否做出与 我一般的水准”？ 4. 善于对工作进行取舍或重新安排一个精明能干的管理者则应该：1. 有充足的时间去做他们想做的事情 2. 认识到短期的工作满足感亦是重要的 3. 很少认为工作负担过重 4. 明白有时小事情要给大目标让路的道理 5. 有将事情按轻重缓急安排的能力而在日常生活中，总是存在着一些“偷时者”（Time Robbers）。所谓“偷时者”就是某些令我们无法完成 重大事情的琐碎事。它们通常有两类：（一）外来的 （二）内在的电话 不善聆听来访者 不予重视会议 犹豫不决员工问题 视而不见突发事件 有求必应资料不全 需时

4、失算缺乏沟通 文件满桌特别要求 人生中独特且必要的资源。 供给无弹性。 无法租、买、借。 无法储蓄累积。 无替代品。 过了就不能重来。 时间本身是无法管理的。时间的特性下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”。1.你通常工作很长时间吗？2.你通常把工作带回家吗？3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7.你时常在做重要工作时被打断吗？8.你在办公室用餐吗？9.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10.你时

5、常把工作拖到最后一分钟，然后很努力地去做完它们？11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事？16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？总结你的时间掌控如何对付上述诸多“偷时者”？究竟怎样进行时间管理？ 我们将从以下九个方面进行讨论：（一）如何拟定计划以避免时间之浪费？（二）如何拒绝他人之请托以避免时间之浪费？（三）如何对付不速之客以避免时间之浪费？（四）如何对付电话干扰以避免时间之浪费？（五）

6、如何治疗会议病以减少时间之浪费？对 策（六）如何治疗“文件满桌病”以避免时间之浪费？（七）如何减少上下班交通所引起的时间浪费？（八）如何减少“事必躬亲”所引起的时间浪费？（九）如何清除上司所引起的时间浪费？对 策如何拟定计划以避免时间之浪费？重要又紧迫的事情重要但不紧迫的事情紧迫但不重要的事情例行性的事情第二优先第三优先第一优先第四优先请排出正确的行事优先级4 th 緩3 rd 輕不重要的事2 nd 重1 st 急重要的事不緊迫的事緊迫的事?轻重缓急层次表Important 重要Not important 不重要PRIORITY 2 乙PRIORITY 1甲PRIORITY 3丙PRIORIT

7、Y 4丁Urgent Not urgent 急 不急如何拒绝他人之请托以避免时间之浪费？管理者之所以不好意思拒绝他人之请托，可能是基于以下的原因：时 间不知如何拒绝他人之请托不了解拒绝他人请托的重要性想做一位广受爱戴的好人担心拒绝接纳请托后会触怒请托者接纳请托比拒绝请托更为容易如何对付不速之客以避免时间之浪费？不要采用无条件的“门户开放政策”在办公室外接见外界不速之客站立会客利用隐蔽的办公室定期和部属或同一阶层的同事见面时 间如何对付电话之干扰以避免时间之浪费？外来电话应先由秘书接听事后回复电话的办法比较值得采纳尽量将须打出去的电话集中在一起时 间如何治疗会议病以避免时间之浪费？A. 思考是否

8、有必要以会议的形式进行商讨？ B. 尽量减少与会人员。 C. 当关键性人物无法与会时，原则上不应开会。 D. 为避免会议过长，可将会议安排在午餐前、下班前或另一个活动之前。 E. 计算会议成本：例：(1) 与会者有10位；(2) 每位月薪4,000元, 享有的福利计有1,000元 (薪金的25%)；(3) 每位每月工作时间为10,000分钟，一个会议长达一小时，则耗资300元。A. 会议中如等候迟到者，则等于惩罚准时者。 B. 不要令与会者太过舒服。 C. 避免受电话或访客之干扰。 D. 根据实际需要，可让部分与会者只参加会议的一部分。 E. 会议结束时，总结达成的结论及定下工作的时限。A.

9、会议记录应尽快作成。 B. 迅速解决会议中的决议及待办事项。 C. 为杜绝与会者的无故缺席/迟到或早退，可考虑在会议记录上注明。会议前会议中会议后时 间如何治疗“文件满桌病”以避免时间之浪费 ？培养“只处理来往文件一次”的习惯阅读后立即在文件上注明要采取之行动避免把文件列入“General”或“Miscellaneous”档案内时 间如何减少上下班交通所引起的时间浪费？避免交通拥挤的高峰时间上下班选择班次稳定的交通工具利用上班的时间构思当天的工作细节利用下班的时间检讨当天的工作得失时 间如何减少“事必躬亲”所引起的时间浪费？适当地分权授责（Delegation）采取Management by

10、exception 的管理方法时 间授权Who? 计划人物 What? 具体 数字化 Why? 重要性 When? 何时开始、完成时间需时多少进度 Where? 地点 How? 方法 资源 How Much? 费用如何清除上司所引起的时间浪费？A. 应开门见山、单刀直入。B. 技巧地指明你与他谈论的事端对他可能产 生的利害关系。A. 当他指派工作给你时，多作询问。 B. 如你的工作繁多，请他为你决定完成工作 的优先次序。 C. 询问他完成工作的时限。A. 若你能一边听他说话一边继续工作，则采 取这种听话方式。 B. 尽量避免发问或对他的话语作出评论。应付“听而不闻”的上司对付见异思迁的上司对付

11、以你为听众的上司时 间运用管理工具提升工作效率万用手册行事历与日程表便条与备忘录通讯簿名片簿提醒自己的方法小纸条闹钟数码科技的运用电脑PDA我们有这些好习惯吗? 自我管理=好习惯=效率 事先要有安排 排定优先顺序 临事要集中精神 沟通要彻底 避免杂乱无章 不苛求尽善尽美 不要怕说“不” 不要拖延 要能当机立断 善用零碎时间 养成“过手一次”的处理原则问题/回答Recommendations：The security contract should be considered for reevaluation and the working conditions for the guard fo

12、rce modified. It appears the prerequisite housing and required hours at the brewery are limiting the guard personnel to have ample time off. CORRECTIVE ACTION: Review and reevaluated the security contract including:1.Review and update the standing by program. Reduce the member of standing by to six

13、security guards (fire truck operator). Other security guards can go home after job.2. Considering to increase security guard headcount to increase day off from 4 days to 8 days each month. It will increase the cost of 145706.4 RMB.3. Replace the security guards with middle-aged personnel to decrease

14、 the turnover.4. Replace the uniform.AuditRecommendations：BWIB has minimal CCTVs (or recording devices) and no mail/package screening x-ray equipment. Suggest consideration be given to upgrading the technical security at the plant with CCTVs (and recorders) and x-ray equipment.CORRECTIVE ACTION: Install mail/package screening x-ray equipment at gate No.3 AuditRecommendations：It is suggested that the fencing on top of the wall be upgraded to a higher profile to hinder scaling from the roofs of the housing area. Additionally, it is suggested BWIB not store materials or objects so close to t