会议的基本知识(1)

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1、会议的基本知识会议的概念 会议是人类群体有组织的会晤、 议事行为或过程。 会议的构成要素 n会议的要素即会议的组成因素。n分为基本要素和其它要素两大类。n基本要素即所有会议必有的要素（目的、时 间、会址、主持者、组织者、与会者、议题 、议程）。n其他要素即可供选择的、并非为所有会议所 共有的要素（名称、服务机构、秘书机构、 经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗 性材料）。会议的主要种类 n按组织类型：可分为内部会议和外部会议，正式会 议和非正式会议；n按时间方面的规定性：可分为定期和不定期两类；n按出席对象：可分为联席会（由若干单位共同召集 并参加）、内部会、代表会、群众会等；n按功能性质：

2、可分为决策性（必有决议、决定）、 讨论性、执行性（分配工作、布置任务、执行政策 ）、告知性（发布会、说明会）、学术性、协调性 、报告性、谈判性、动员性、纪念性等；会议的主要种类n按议题性质：可分为专业性（解决专门领域问 题）、专题性、综合性等；n按照规模大小：可分为特大型（万人以上）、 大型（数千人）、中型（数百人上下）、小型 （数十人或数人）等；n按会议采用的方式手段：可分为常规会、广播 会、电话会、电视会等；n按与会者的国籍及议题的范围：可分为国内会 议和国际会议等。公司常见会议的种类与作 用 n 经理例会与特别会议经理例会是指由本企业的经理们参加，研究经 营管理中重大事项的办公会议。这类

3、会议是例行的， 通常每月一次或每周一次，与会者和会议地点都相对 固定。经理特别会议是在企业的外部环境或内部运转 机制面临重要问题，急需领导集体研究，立即拿出解 决方案时召开的会议。这类会议的主要任务就是研究 和解决新问题，做出相应的对策。n部门员工例会是某一部门定期召开，由本部门全体员工参加 的会议。如生产部门例会、销售部门例会等。一般 起到通报情况、交流信息、解决问题、融洽感情的 作用。n股东大会和董事会议股东大会是股份制企业定期召开的例行性会议 ，一般每年召开一次，有股东参加，决定股份公司 的最高执行方针。秘书通常在会前三到四个星期就 要将会议通知邮寄给参会人员。董事会分例会和特 别会议。

4、公司常见会议的种类与作用n公司年会用于各部门报告一年来的工作业绩，确定下一 年的工作计划。公司年会往往在年终举行，不仅总 结表彰，还可能开展一系列的庆祝活动。n客户咨询会这类会议主要是邀请企业的客户代表、合作单 位代表参加，听取客户对企业经营管理方面的意见 、建议，对客户提出的问题集中给予解答。这类会 议的与会者来自方方面面，有本地区的，也有外埠 的；有本国的，也有外国的；规模比较大，工作量 难度较大，要求高。公司常见会议的种类与作用n产品展销定货会 这类会议是企业经营中经常使用的一种有效手段 ，一般由销售部门负责人操办。n业务洽谈会是企业中一项重要的活动，是企业提高经济效益 的关键。企业的领

5、导人常常亲临此类会议。n新产品新闻发布会企业研制出新产品并准备将其推入市场时。常常 采用新闻发布会的形式进行宣传。公司常见会议的种类与作用会议筹备拟订会议议程和日程 学习目标 掌握会议议程和日程表的设引方法。n会议议程会议议程是对会议所要通过的文件、 所要解决的问题的概略安排，并冠以序号 将其清晰地表达出来，会前发给与会者。n会议日程会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，如有说明可附于表 后，会前发给与会者。n宣布议程n说明人员缺席情况n宣读并通过上次会议的记录n财务主管报告n其他报告n新的议题n有关人事任命n提名并选举新的负责人n通知有关事项n宣布休会会议议程表的设计 正确的设计方法：n编

6、制会议议程表时，首先应注意议题 所涉各种事物的习惯性顺序和本公司章 程有无对会议议程顺序的明确规定。n议程表中，第一项是宣布议程，再安 排讨论的问题，尽量将同类性质的问题 集中排列在一起。n保密性较强的议题，一般放在后面。会议议程的样式 天地公司销售团队会议议程表 公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司 总部的三号会议室举行。 宣布议程 说明有关人员缺席情况 宣读并通过上次会议记录。 通信联系情况 。 东部地区销售活动的总结。 销售一部关于团队沟通问题的发言。 公司销售人员的招聘和重组。 销售二部经理的人选。 下季度销售目标。会议日程表的设计n会议的日程一般采用简短文字或表格形

7、 式，将会议时间分别固定在每天上午、 下午、晚上三个单元里，将会议的议题 具体化。会议日程的样式n天地公司新产品销售展示会日程安排n日期时间内容安排地点参加人自责人备注2003年 11 月 12日 8：30报到员工餐厅门厅全体员工9：00销 售主管做介绍公司会议厅全体员工9：50休息10：00 新产品展示技术总监主讲和演示公司会议厅全 体员工11：00销售活动录象员工餐厅三层自由参加 12：00自助午餐员工餐厅二层13：30员工自由观看 和动手操作新产品员工餐厅三层自由参加14：30销 售部人员讲解广告宣传单公司会议厅全体员工15： 30分小组讨论与咨询员工餐厅三层自由参加16：30 散会注意

8、事项n会议议程和日程、程序三种会议文件的功能是不 同的，应抓准三种文件所传达的会议信息的侧重点 。n会议议程的编制应在前，议程一旦确定，就不应 再变。会议日程在时间、地点、人员等问题上，如 遇到一些变化，可相应调整。n会议的议程与日程的安排必须吻合。n会议的议程、日程表制定后，必须经主管领导审 核方可实施。发送会议通知学习目标n准确地发送会议通知 发送形式n正式通知为了规范公司的管理及运作，除了非正式会议和每日例会 之外的所有会议，均应正式打印会议通知，再通过书面形式或 电子邮件传递到有关人员，以示正规和郑重。n非正式通知非正式会议，可采用非正式通知，如先发传真或打电话， 随后再寄备忘录或信函

9、。也可先发电子邮件，再通过电话或回复电子邮件确认。一些会议（如股东会议）在发送通知时应按规定的会议规 则行事。发通知的同时应附上一份代理委托书。其它类型的会 议如无法出席，也应在必要时授权代理，以保证通过决议时有 所需的法定人数。发送内容n 如果有预备议程、事先需准备的材料或其它需让与会者 事先了解的情况，应随会议通知寄发一份。n需要回复的会议通知或预备通知还可夹入一张明信片，上 面注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名，以便对方 有时间考虑并能及时回复。n可将会中使用的有关票证（入场券、代表证、汽车通行证 、座次号、编组名单、就餐证和乘车证等）与会议通知一 并发出。n如果某些与会者对会议地址

10、不熟悉，应附加一份说明或回 执单，要求与会者告知具体的到达和返程日期，并标明到 达会址的汽车、火车等交通工具线路。会议通知和委托书的样式nhui议通知的内容：被通知部门、被通知人员 的姓名及职务、通知事由、会议时间、会议 召开地点、会议出席对象或范围、会议程序 、议事内容、注意事项、公司全称、通知部 门、通知者姓名和职务、通知日期。便函式会议通知 致：各部门经理 发自：总经理秘书刘丽 日期：2002年7月15日主题：部门经理的圆桌会议通知 2002年7月25日上午11：00，在燕都宾馆会议室举行全体部门经理 的圆桌会议.下午12：15分将有午餐供应。假如您不能参加请在7月24日 之前打电话62

11、479521告知。 附上一份议事日程。除此之外，您还将得到一张另人满意的旅行指 导地图和一份便于在宾馆旁停放车辆的说明。 我很高兴地欢迎你们都来出席我们团体的这个重要的计划会议。 附件：议事日程 地图卡片式部门经理会议n目的：讨论公司下一年度市场营销计划n时间：2002年12月20日上午9：00n地点：公司第一会议室n 如您无法出席，请于月日前电 话告知。电话号码会议委托书委托书 兹任命（人名）和（人名）作为我的代理人参加 （日期）（时间）在（地点）举行的（公司名）股东 会议。他们均为本公司的高层管理人员或部门经理人 。不管此次会议如期还是延期召开，他们都将作为我 的全权代表，行使我出席时所拥

12、有的全部权力。生效日期签名（ 股东签字）地址邮编 会议回执请于12月1日以前将回执寄回。我准备参加此次会议。我将届时赴会，并带宾客来。我不能参加此次会议。署名公司 发送会议通知的注意事项n明确会议通知发送对象n落实发送的回复确认环节n对书面会议通知的地址、邮编一定要填写正确。 装信封和邮寄时应注意不要错装、漏装或漏寄。通 知的封筒应醒目标出“会议通知”字样。n对于经常参加某类会议的部分人员，可用计算机 打印出标签或准备多套邮寄标签，以免重复打印， 对于计算机中保存的地址要注意随情况变化不断更 新。正确选择会址 学习目标n能够正确选择会址。综合考虑各种因素选择恰当的会议 地点 n交通便利。n会场

13、的大小应与会议规模、主题相符。n场地要有良好的设备。n应尽量必开闹市区，场地应不受外界干扰。n选择会议地点应考虑有无停车场所。n场地租用的成本必须合理。 制发会议的姓名卡片和会议 证件学习目标n n掌握各种会议证件的制发方法。制发会议姓名卡片和证件的 方法n召开重要的大中型会议会议应视必要制发姓名卡片 和会议证件，通常小型会议，不必制发证件。n正确制作姓名卡片、会议证件的方法是：n内容设计上要有会议的名称、与会者姓名、称呼 （先生、女士、小姐等）、身份（职务、职称等） 、组织或公司的名称。n重要的大型会议要在证件上贴上本人的相片，并 加盖印章。姓名卡片可设计为红、蓝、白、黄四种 不同的颜色。n

14、在会议的接待区向与会人员发放，并在主席台等 必要的地方放置台签式姓名卡片。不同类型的姓名卡片样式 n粘性标签比较经济、方便，但它们可能由 于粘贴在衣服上而留下痕迹。n系带的卡片比较经济，戴取方便，但可能 在衣服上晃动。n有夹子的卡片成本略高，它们能更换塑料 封里面的标签而重复使用，并能移动夹在衣服 的不同部位。n台签式的姓名卡片这些是开会的时候放在 桌子上使用的。证件的类型、作用n代表证：与会者不仅能参加会议，而且有表决权， 选举权。n列席证：能够到会旁听，但无表决权。n工作证：只证明是大会的工作人员，在会议期间出 入行走有一定的限制。n记者证：是发给新闻媒体的有关的工作人员、记者 ，持记者证

15、在有些工作区域出入受到限制。n来宾证：表明是被主办方邀请的嘉宾。会议证件既能证明与会者身份，保证会议安全 ，控制出入人员；又能统计大会人数和维持会场秩 序。注意事项n在设计上应区分正式代表、列席代表、工 作人员、特邀嘉宾等与会者的不同身份。n应注意根据公司不同的文化理念设计会议 证件或姓名卡片。有的公司强调区分开不同 职务、地位人员的身份；有的公司强调所有 员工的平等。n姓名卡片的大小式样应注意经济活用美观 大方。 发放会议文件资料学习目标n掌握各种会议文件的发放方法n会议资料的准备对于会议的 成效至关重要。 会议文件资料发放工作的基本方 法n按照与会人员名单，准备好每人一个文件袋，在文件袋上

16、 填上与会者的姓名，并注明“会议文件”等字体。n分发重要文件一般要编号、登记。文件编号通常印在文件 首页的左上角处。字体字号应有别于文件正文。具有保密性 内容的文件，还要注明密级。n一些征求意见稿，或保密性文件，需要在会后退回的，则 应附上一份文件清退目录。n分发会议资料时要适时适量。准备会议资料不能有多少代 表就打印多少份，有可能出现临时增加与会者，或者出现代 表丢失材料的情况，一定要留有充分的余地。n内容重要又需事先送达与会者的文件，可派专人递送或用 传真、特快专递送达 n 常见的会议文件资料主要包括：开幕词、闭幕词、领导讲话稿、主题报告、 专题报告、会议简报、会议记录、会议纪要 、新闻稿、会议通知、日程安排等。准备会议所需用品和设 备学习目标n掌