秘书日常事务秘书日常事务语言的艺术性探析

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1、秘书日常事务 语言的艺术性探析古希腊曾流传着这样一则故事著名的寓言大师伊索年轻时曾经给一个贵族当 奴仆。一天，主人设宴，宴请城中的风流名士。主 人传下话来，让伊索准备最好的酒肴待客，伊索接 到主人的命令后，四处搜集各种动物的舌头，办了 一个舌头宴。开餐时，主人大吃一惊，忙问:“这是 怎么回事？”伊索笑着回答：“我尊敬的主人，您吩 咐我为这些高贵的客人办最好的菜肴，舌头是引导 各种学问的关键，对于这些名士、贵族们来说，舌 头宴不是最好的吗？”客人听后，一个个都发出赞 赏的笑声。主人也对伊索的机智表示赞许。次日，主人又吩咐伊索说：“明天给我办一次酒 宴，菜要最差的。”到了这一天，开席上菜时，依 然

2、是舌头。主人见状勃然大怒。伊索却不慌不忙 地说：“难道一切坏事不是从人口中出来的吗？舌 头既是最好的也是最坏的东西啊！”主人听后无话 可说。虽然，这则故事十有八九是人们编出来的，但 却说明了一个道理，即说话对于人来说有着无法 估量的作用。语言，是人类生命的特征，是人类生存的本能 ，是人际交往中最重要的媒介，也是人际沟通中 最不可缺少的工具。古人云：“一人之辩重于九鼎 之宝，三寸之舌强于百万之师。”孔子的弟子子贡 也说：“出言陈辞，身之得失，国之安危也。”可 见，掌握并灵活运用语言，拥有好的口才，对一 个人尤其是现代人来说，在其谋生存、求发展、 干事业过程中是何等重要。更有人说：原子弹、 电脑、

3、口才，是当今社会成功致胜的三大武器。 因而拥有了好的口才，就拥有了一种创造卓越人 生的资本；拥有了好的口才，就拥有了一种立足 社会的能力；拥有了好的口才，就拥有了一种征 服人心的艺术。在现代讲究人际沟通的时代，一个人的语言 素质已经显得很重要了，对于秘书人员来说尤为 重要。因为秘书处在一个特殊的位置，是领导的 左右手，是联系和沟通上下之间的桥梁，是各方 各面发生关系的纽带。秘书人员虽然很少去演说 ，但却经常要说话：上传下达要说话、汇报情况 要说话、接待来访要说话、接打电话要说话 说话的机会如此之多。可以说秘书的工作就离不 开说话，因而秘书人员要能说、要会说, 而且要 说好。秘书工作的特殊性也要

4、求秘书人员要不断 提高自己的说话水平，注意讲话的艺术性。秘书 日常事务语言的艺术性也就显得尤为重要了。展示提 纲秘书日常 事务语 言 的运用秘书日常事 务语 言的 艺术 特点及 艺术 化案例解析一、秘书日常事务语言的运用 1.1秘书日常事务 1.1.1工作范围 秘书日常事务属于秘书工作的一部分。而对秘书工 作的界定，有一个发展的过程。一般而言，秘书的 日常工作又大部分在办公室进行，诸如接待工作、 值班工作、电话事务等。 1.1.2业务特点 第一：政治性和政策性 任何时期的秘书工作都从 属于一定政治阶级，为一定的政治集团服务。秘书 工作不是纯粹的业务部门，是体现、执行、贯彻领 导意见的部门，这是

5、秘书工作政治性的深刻根源。 第二：辅助性和服务性 辅助性和服务性根源于秘 书部门的从属性地位。古今中外的秘书都不能单独 存在，都从属于领导集团。一、秘书日常事务语言的运用 第三：组织性与综合性 组织性有两方面的含义：一方面，秘 书部门处在机关的枢纽、核心位置，要处理上下、内外、左右 的许多关系，要办理众多的工作等等。另一方面，秘书工作的 组织性还体现在大量的组织工作活动之中。 第四：机要性 秘书部门是机关内部的机要核心部门，又是信 息中心，上下来往文电的出口；秘书又是领导近身工作的人员 ，最了解领导的活动，故能掌握一个机关的核心机密。 第五：工作效果潜隐性 秘书工作具有台下、幕后的性质，自 己

6、不显山，不露水，为领导唱戏敲锣打鼓跑龙套。因此秘书要 甘于做无名英雄，埋头苦干，不计名利，把自己的聪明才智贡 献于领导的工作之中。 第六：工作范围上赋予性 秘书的工作范围和任务，除了日常 的接待，办文、办事、办会外，还可以由于不同领导的需要被 授予超出这些基本职能以外的其他工作。一、秘书日常事务语言的运用 1.2秘书日常事务语言及其运用 1.2.1秘书日常事务语言的定义 秘书语言，是一种特殊的语体即秘书语体。它 是现代汉语在秘书工作这一特殊交际领域的功 能变异，而不是独立于现代汉语之外的另一门 语言。而所谓秘书日常事务语言，也即秘书在 处理日常事务时所使用的语言。秘书日常事务 语言作为秘书语言

7、的主体部分，涉及到秘书日 常工作的各方各面，秘书人员要在工作中不断 地提高自己的说话水平。一、秘书日常事务语言的运用 1.2.2秘书日常事务语言的运用和表达 秘书所处的特殊位置，决定了秘书要在领导和各级 部门及不同层次的同事或下属之间进行周旋。因而 秘书人员要针对不同的谈话对象，正确使用不同的 语言，以便顺利完成领导交代的各项工作。 第一：在与上级交谈时 秘书无论是在接受领导指示或命令时， 还是向领导汇报工作时，还是回答上司的提问时都要打起十 二分精神，体会领导讲话的意图，猜测领导所预期的答案。例如 ，某天领导说：“好冷啊。”这句话不见得只是为了告诉你天气的 状况，也许还有一点“一起去喝一杯”

8、或请你“打开空调”的意思。 你要是在这时候说：“ 明天天气晴，气温会升高。”这样就没什么 意思了，上司有可能还会十分扫兴。一、秘书日常事务语言的运用 第二：与同事交谈时 秘书是领导的左右手，能 第一时间知道领导的意图，这既是秘书人员的 优势，同时又可能给秘书工作者带来麻烦。秘 书在与同事闲聊时，同事之间必然要打探消息 ，秘书人员既不能泄密，又不能得罪同事，让 人觉得自己难以相处。这时候秘书讲话就要特 别注意，要讲究说话的技巧和艺术，说该说的 话。 第三：与下属交谈时 其实秘书这个职位他的上 司十分清楚，秘书的地位说高也高，说低也低 ，和其他职员之间并无清晰的级别关系。而秘 书又经常要替领导传达

9、命令和指示，怎样去说 ，用什么样的语气，就值得斟酌了。二、秘书日常事务语言的艺术特点 及艺术化 秘书语言首先属于语言的范畴，具有一般语言的 几个特征：运用语言的能力即口才不是与生俱来 的，它是后天刻苦、勤奋、坚持训练的结果；语 音是语言的物质外壳；口才离不开语言，依赖于 语音；口才是一个人综合能力的真实再现；好口 才讲究一定的技巧。而秘书语言作为一种职业语 言，又必然有着自己的特点。 2.1秘书日常事务语言的一般特点 秘书日常事务的内容和秘书日常工作业务的特点 决定了秘书日常事务语言具有以下的一些特点：二、秘书日常事务语言的艺术特点 及艺术化第一：思想性强 秘书工作历来就是从属于某个企事业单位

10、集体的，它的一切工 作都是为一定组织集团服务的，都是为了保证领导者的工作顺 利进行的。 第二：实践性强 秘书每天都要参与解决许多实际性的问题，并且这些实际问题 涉及到各方各面，这都使得秘书日常事务语言表现出很强的实 践色彩。 第三：时间性强 秘书工作的枢纽地位决定秘书工作者的口头语言表达的时间性 强这一特征。处理管理问题和技术问题，时间要求紧迫；答复 顾客和职工群众反映的问题，要迅速；谈判等交际活动，更不 能让人家耐心等待一段时间，才见你开口讲话。因此，秘书口 才必然具有很强的时间性，要求秘书人员要反映敏捷，以最快 的速度说出最合适的话。二、秘书日常事务语言的艺术特点 及艺术化 第四：涉及知识

11、面广 秘书工作的对内对外联系的功能，决定了秘工作中 会面对各种各样的人员、各种各样的问题，这就对 秘书从业人员的知识面提出了较高的要求，反映到 秘书日常工作的主要手段口才上，就是秘书工 作者的语言表达要求涉及较广阔的知识面。 第五：与本单位的业务联系紧密 秘书工作的口头语言表达与本单位的业务活动联系 紧密，这是秘书工作的从属性质、辅助功能所决定 的，前面论述的四个特征也要求紧密地联系本单位 的实际业务。二、秘书日常事务语言的艺术特点 及艺术化 2.2秘书日常事务语言的艺术特点 秘书日常事务语言因为职业的要求以及秘书所处的地位和所起的 作用具有了思想性强、实践性强、时间性强、涉及知识面广等方 面

12、的特点。同时也使得秘书日常事务语言形成了与众不同的语言 特色，那就是：平实、简洁、灵活、婉曲和文雅，在平实和简洁 当中透出灵活、文雅和婉曲。 2.2.1平实 就是自然实在、不雕饰，“清水出芙蓉，天然去雕饰“是平实的最高境界。平实 要求语言准确清新、晓畅明白、通俗易懂。秘书为领导服务，一项重要的日 常工作就是向上级汇报工作、请示问题，向下级传达领导指示和意见，这时 ，秘书的语言要尽量地平实，表现出可靠稳重。同时，在和领导说话时,语调 要平铺直叙,不滥加感情色彩，多用陈述句，因为拿腔捏调的叙述会给人一种 轻浮的感觉。二、秘书日常事务语言的艺术特点 及艺术化2.2.2简洁 就是指秘书说话要言约意丰，

13、包含的信息量大，它是由秘书语言交际 的目的决定的。秘书语言的交际目的不在于传情，而是为了达意。为 了达意，把意思讲清楚就行。而秘书语言简洁，既可以加快信息的传 递又可以减轻领导的工作负荷，提高办事的效率。 2.2.3灵活 就是指秘书说话要看对象，说话要得体。它是由秘书工作环境决定 的。秘书工作的环境复杂，接触的人物多，且他们的身份地位又各不 相同。这就要求秘书根据不同环境、不同的对象来确定自己的谈话方 式和说话内容。秘书说话灵活是秘书应变能力的基本功。 2.2.4文雅和婉曲 这是由秘书个体素质决定的。文雅是指秘书品德、心灵美等内在表现 ，体现出不卑不亢，敬人敬己的风度；婉曲是秘书说话一种艺术，

14、可 以帮助秘书建立良好的人际关系，改善工作环境，避免不应有的尴 尬。二、秘书日常事务语言的艺术特点 及艺术化 当然秘书语言的艺术特点远不止这些，提高秘书 日常事务语言艺术性的方式方法更是多种多样，这 都需要我们在实践中不断地总结与加强。 语言，无论在任何时代，无论在哪个专业领域， 都将是永恒的话题。而在秘书行业发展的今天，在 全球语境形成的今天，每一个秘书人员或即将从事 秘书工作的人员，都应转变文字秘书的观念，自觉 地锻炼自己的口才，提高自己的口语能力，积累相 关职业词汇，从各个方面加强自己说话的技巧，努 力提高说话水平。这是时代的要求，也是个人素质 提升的重要方面。秘书人员尤其要讲究语言的艺

15、术 性，尽量做到语言平实、简洁、灵活、文雅和婉 曲。 。案例解析 1、秘书的拒绝与尊严 宋史苏轼传 记载，元丰末年，杭州僧人净源死后，他的徒弟乘 海船到高丽将净源的死讯告知高丽王子义天，义天则派僧徒来中国祭 奠净源；同时，带来了高丽国国母所送的两个金塔，为宋朝皇帝和皇 后祝寿。当时苏轼任杭州知州，面对高丽国僧徒向皇帝转呈礼物的请 求，他果断地拒绝了，并立即上表朝廷报告这件事的原委，提出周详的处理意见。苏轼在上奏的公文中这样说：“我认为高丽国因为派人来 祭奠一个亡僧，就趁便让他带来了国母给本朝帝后的礼物，这样做真 是轻率无礼到了极点！要是朝廷收了而不回赠，或者回赠太轻薄，那 么他们今后就有了对我

16、们无礼的借口；要是收了礼物而回赠很丰厚， 那就是以重金来回报他们轻微而失礼的馈赠了。我已经令主管的官吏 将他们带来的进奉状退还了，并特别对那位高丽僧人说：朝廷的制度 很严，地方官不敢擅自奏闻外国僧人来往的事情。我料这个僧人一定 不肯善罢甘休，他会说本国派他来进献礼品，若不给他上奏，回国后就要重重得罪。我打算在他的状书上写个批语 地方官不能向朝廷上 奏不是他职权范围内的事情，高丽国没有正式发文，因此这件进奉状我不能转呈给朝廷，请持状回国复命。这样的处理，是以我地方官的 名义给他们的答复，不是朝廷拒绝他的礼物，似乎是一个比较稳妥的 办法。陛下如认为可以，请下诏批准施行。 从现代秘书挡驾的角度来看，苏轼的处理至少在三 个方面值得肯定： 一、定位准确。苏轼认为，高丽国国母送礼给宋朝 帝后，这是两国元首间很重要的外交事务，高丽国 应该派专使，上呈专文。现在却通过转呈的形式乘 便