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1、简报技巧简报技巧谢宝暖国立台湾大学图书信息学系副教授Email:pnhsiehccms.ntu.edu.tw民国91年5月22日信息与网络资源利用2简报成功的关键 内容 态度/形象 声音 7 58 353简报成功的关键态度我能做好简报我的内容很有价值我的观众很重要（顾客焦点）我要让观众很有收获4简报成功的关键形象情绪 我很高兴来做简报 我要用热情感染我的观众 衣着 我很专业 我很有精神 男：西装（深色）衬衫（白） 女：套装裙子5简报成功的关键 声音运用声调技巧 停顿 感情 目光接触 节奏快慢 强调6成功简报七步骤 观众 讯息 组织 练习 讲义 开讲 检讨7观众 观众的基本信息性别、公司、工作、
2、职位、年龄等与简报内容建立关系 观众的特性为什么会来听我们演讲？想从演讲中得到什么？简报内容能否符合其需求？观众人数有多少？ 观众对主题的熟悉程度所有人都熟悉，还是只有部份人熟悉？背景、教育程度、工作性质之同质/异质性8观众愈了解简报的对象，简报成功的机会就 愈高，请多了解观众的背景。观众是谁？他们在乎谁的意见？为什么？观众为什么来听这场简报？目的为何？对于简报的主题，观众了解多少？观众的同构型为何？异质性为何？9讯息 KISS原则(Keep It Simple and Stupid) 文字的使用 字体大小 标题的使用 勿用标点符号 缩写的使用 数字的使用 关联信息的使用 图表的使用 动画的使
3、用 信息来源10讯息 简报设计的原则是KISS (Keep It Simple and Stupid)。其实准备简报内 容和写文章是一样的，订好题目后，先 列出大纲，把重要的观念和关键词的关 连性架构出来，接下来再加上创意，以 数据、图表、动画等视觉工具来辅助说 明。11讯息简报设计的原则KISS：Keep It Simple and Stupid 订好题目 列出大纲 架构重要观念和关键词的关连性 加上创意 以视觉工具辅助说明 数据 图表 动画12讯息文字的使用善用PowerPoint的简报设计模板MagicSeven原则 （7士259）MagicSeven原则 幻灯片是辅助传达演讲信息的，只
4、列出要点即可，切忌不要成为演讲稿的PPT版，全 篇都是文字。同时背景不要追求花哨，清爽最佳。每张幻灯片传达5个概念效果最好，7个正好符合人们接受程度，超过9个则会让人感 觉负担重。我们是来演讲，不是来做视力检查！字体要大，大标题用44号粗体，标题1用32号粗 体，标题2用28号粗体，再小就不建议了。标题最好只有59个字，最好不要用标点符号，至于括号也尽量少用。表胜于文，图胜于表，所以图表自己就能讲故事。同时，图表不要加文字解释，这个 工作不该电脑做的，而应该留给你。最好有一张演讲要点预告幻灯片，告诉听众你要讲什么。在完成演讲的时候应有一张 总结幻灯片，让听众再次回顾一遍，加深印象。好的演讲者要
5、能控制时间，所以最好利用PowerPoint的排练功能(幻灯片放映排练 计时)预估一下时间。1314讯息字体大小字体要大、行数要少字体大，行数自然，当然就符合MagicSeven 原则！字型：细明、标楷15简报字体要多大这是12点的字，您看得到吗？ 这是14点的字，您看得到吗？ 这是16点的字，您看得到吗？ 这是18点的字，您看得到吗？ 这是20点的字，您看得到吗？ 这是24点的字，您看得到吗？ 这是28点的字，您看得到吗？ 这是32点的字，您看得到吗？ 这是36点的字，您看得到吗？ 这是40点的字，您看得到吗？ 这是44点的字，您看得到吗？ 这是48点的字，您看得到吗？16大标题用44点粗体
6、标楷体 标题1是32点，再加粗，很清楚标题2是28点，再加粗，也很清楚标题3是24点，再加粗，还算清楚 标题4用20点，再加粗，再小就看不到了17讯息标题的使用标题是每张投影片的主轴简洁有力地传达每张投影片的重点最好是以59个字来说明每张投影片就是大小标题的组合，也就是概 念的串连18讯息勿用标点符号投影片就是大小标题的组合以项目符号、字型字体等分段组织尽量少用括号 特别是在标题上若加上括号就好像在大庭广众 咬耳朵一样，如果在大标题中真的觉得有加括号 的必要，那就把它放到次层标題中，这样可以让 我们的标题简洁有力 19讯息缩写的使用英文缩写字可以让简报内容更精简，更专业缩写的效果只有对非常熟悉
7、主题的人才有用 20讯息数字的使用数字会说话，善用数字来支持我们的观点或 是论证投影片中宜以精确数字呈现口述时，宜使用近似值，因为近似值容易记 忆容易联想21数字的魅力 如果我们把全球人口压缩成只有100人的部落57个亚洲人，21个欧洲人，14个美洲人，8个非洲人52个男人，48个女人30个白种人，70个非白种人30个基督徒，70个非基督徒89个异性恋者，11个同性恋者6个人将拥有全部财富的59%，而且这6个人全部来 自美国80个人的居家生活不甚理想，50个人营养不良,1个人 即将死亡，1个人即将生产 70个文盲， 1个人拥有大专学历， 1个人拥有 计算机22数字的魅力 如果您今天早上醒来时还
8、算健康，恭喜 您，因为有一百万人将活不过一星期。 如果您不曾经历战争的危险、被监禁的 寂寞、被凌虐的痛苦、或是饥寒交迫， 恭喜您，您比5亿人还好命。 如果您可以活动而不必担心被 骚扰、逮捕、凌虐、或死亡，恭喜您， 您比30亿人还自由。23 如果您的冰箱里有食物、有衣服穿、还有地 方住，恭喜您，您比全世界75%的人还富 有。 如果您在银行有存款、钱包里有钞票、还有 一些零钱，恭喜您，您是全世界前8%的有 钱人。 如果您的双亲都还健在而且没有离婚，您算 是幸运儿。 您可以读这篇文章，那是双重幸运：有人想 到您这个朋友，而且有20亿人根本不识字 。 25讯息关联信息的使用信息透过时间和空间的关联，更
9、具意义流程图、组织结构、时间表、timelines， 都可以让信息更为生动Visio是很好的辅助工具2627讯息 图表的使用表胜于文，图胜于表图表自己就能说故事图表只须标题，勿再加上文字解释图表内容 。重要的信息，要讲的内容打在备忘稿中。 28讯息 动画的使用 用大饼图、柱形图等来呈现统计数字 用大饼图、柱形图等来呈现统计数字 29知之阶梯 Ladder of Understanding资料(data)- Paul Evan Peters, Director of the Coalition for Networked Information信息(information)知识(knowledg
10、e)智慧(wisdom)30知识管理的要素文化 (Culture)过程 (Process)信息、内容与经验 (Information, Content, and Experianec)科技 (Technology)知识管理31訊息 資訊來源 應尊重智慧財產權，註明資料來源 引用資訊的權威性 彰顯我們的專業建立自己的風格，將資訊來源固定安排在投 影片的固定地方 採用標準書目格式32知識管理觀念的釐清管理資訊流落實組織學習善用知識庫彰顯組織價值資料來源：Marianne Broadbent. “The Phenomenon of Knowledge Management: What Does It
11、 Mean to the Information Profession?” http:/www.sla.org/pubs/serial/io/1998/may98/broadben.html33組織 開場白（introduction） 預告（Preview） 說明主要的和次要的概念（講給聽眾聽） 這些概念對聽眾有什麼意義（利益） 回顧：告訴聽眾我們講過了什麼 結論：聽眾現在該知道什麼或做什麼 別忘了說：謝謝！34組織 開場好的開始是成功的一半！ 第一張投影片要充份彰顯佔簡報成功關鍵 58的態度和形象 提供下列完整的資訊 會議名稱 演講主題 演講者、職稱、服務單位、連絡方式 日期3536组织 预
12、告（preview）告诉听众我们接下来要讲什么 以一张投影片标示内容大纲 图示更念人印象深刻 研究成果发表，可以研究流程做Preview 两、三个小时的演讲，可以此preview投影片串 场，帮助观众掌握进度 3738组织 说明主要的和次要的概念 要用讲的，就像是说故事一样，切勿念稿 从很久很久以前开始，然后，从此 王子与公主过着幸福快乐的日子。突显核心概念 这些概念对听众有什么意义（利益） 回顾：告诉听众我们讲过了什么 结论：听众现在该知道什么或做什么 别忘了说：谢谢！39練習 時間控制 PowerPoint排練的功能40講義 講義提供演講是無形的服務，講義是有形的強化從彩色到黑白，遺漏了什麼 發送時機演講前演講後 清楚易讀每頁二、三張為原則41开讲 投影机透明片 电子简报 开场白谢谢主持人、致意重要听众建立游戏规则 建立主题与听众的关联性 永远说我们，而不要用你们 例子和经验42检讨 要 多说故事，多举例 用讲(Talk)，不用念（ 是演讲不是说教） 简短（演讲要像迷你裙 愈短愈好） 切题（永远围绕着主题 ） 好懂 不要 不要用术语或缩写 不要用太多统计数字 不要太过花俏眩耀 不要超过时间不要念，不要背
